|
Dz.Urz.MON.2016.32
Dz.Urz.MON.2023.48
|
ZARZĄDZENIE Nr 9/MON
MINISTRA OBRONY
NARODOWEJ
z dnia 17 marca 2016 roku
w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony
Narodowej lub przez niego nadzorowanych
|
 |
| |
|
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446)
zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1.
1. Zarządzenie określa:
1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w tym dokumentów
elektronicznych;
2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez
jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez
niego nadzorowane.
2. Przepisy zarządzenia nie stosują się do Archiwum Służby Kontrwywiadu
Wojskowego i Archiwum Służby Wywiadu Wojskowego.
§ 2.
Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) archiwum – Centralne Archiwum Wojskowe, które wchodzi w skład
Wojskowego Biura Historycznego i archiwa podległe dyrektorowi Wojskowego
Biura Historycznego, o których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie
art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);
2) ekspertyza archiwalna – czynności mające na celu ocenę dokumentacji i
ustalenie jej ostatecznej kwalifikacji archiwalnej. Ekspertyzę
archiwalną przeprowadzają pracownicy archiwum, a jej wyniki
dokumentowane są w protokole zatwierdzonym przez dyrektora Wojskowego
Biura Historycznego;
3) kwalifikacja archiwalna – przyporządkowanie dokumentacji do kategorii
archiwalnej i oznaczenie jej odpowiednim symbolem zgodnie z jednolitym
rzeczowym wykazem akt jednostki organizacyjnej lub kwalifikatorem
dokumentacji;
4) skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci
nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do
systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, utworzony w jednostce
organizacyjnej, w której wprowadzono ten system;
5) ustawa – ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
Rozdział 2
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
§ 3.
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej prowadzi się po dniu 1
stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej
przechowywania.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można
prowadzić bezpośrednio po utracie jej znaczenia dla jednostki
organizacyjnej.
3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac
bieżących w jednostce organizacyjnej, zwłaszcza niezbędna do celów
kontrolnych i dowodowych.
4. Brakowanie dokumentów elektronicznych przeprowadza się w trybie
określonym w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
§ 4.
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w składzie
chronologicznym prowadzi się po wyodrębnieniu z jej składu materiałów
archiwalnych i ujęciu jej w odrębnej ewidencji (spisie materiałów
archiwalnych wydzielonych ze składu chronologicznego).
§ 5.
1. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej obejmują:
1) powołanie komisji brakowania przez kierownika jednostki
organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa Obrony
Narodowej;
2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres
przechowywania;
3) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej;
4) sporządzenie protokołu brakowania i spisu dokumentacji niearchiwalnej
odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B”, „BE” i
„Bc”;
5) wystąpienie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej;
6) fizyczne zniszczenie dokumentacji.
1a. Czynności brakowania teczek akt postępowań sprawdzających,
wytworzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o
ochronie informacji niejawnych (Dz. U. poz. 742 oraz z 2022 r. poz. 655
i 1933), dokonywane są przez pełnomocnika do spraw ochrony informacji
niejawnych i obejmują:
1) wydzielenie teczek akt postępowań sprawdzających, dla których upłynął
okres przechowywania;
2) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej;
3) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem
„B20”;
4) wystąpienie z wnioskiem o wydanie zezwolenia na zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej;
5) fizyczne zniszczenie teczek akt postępowań sprawdzających w
urządzeniach przeznaczonych do niszczenia dokumentów niejawnych.
2. Protokół brakowania i spis dokumentacji niearchiwalnej sporządza się
w dwóch egzemplarzach, według wzoru określonego odpowiednio w
załącznikach Nr 1 i Nr 2 do zarządzenia.
3. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem
„BE” poprzedza ekspertyza archiwalna.
4. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej niż określonej
w ust. 3 mogą być poprzedzone ekspertyzą archiwalną.
§ 6.
Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża Minister Obrony
Narodowej, lub dyrektorzy archiwów w przypadku ich upoważnienia.
§ 7.
1. Zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, zwanego dalej
„zezwoleniem”, udziela dyrektor archiwum, według wzoru określonego w
załączniku Nr 3 do zarządzenia, na podstawie zatwierdzonego protokołu
brakowania i spisu dokumentacji niearchiwalnej.
2. Zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum
wyodrębnionym, o którym mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29
ust. 3 ustawy, udziela dyrektor Wojskowego Biura Historycznego lub inna
osoba upoważniona przez Ministra Obrony Narodowej.
§ 8.
1. Zezwolenie obejmuje całość lub część dokumentacji wykazanej w
protokole brakowania i spisie dokumentacji niearchiwalnej.
2. Zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest
przeznaczony dla jednostki organizacyjnej prowadzącej brakowanie, a
drugi dla archiwum.
3. Ewidencję wydanych zezwoleń prowadzi archiwum według wzoru
określonego w załączniku Nr 4 do zarządzenia.
§ 9.
1. Zezwolenie nie zostaje wydane, jeżeli protokół brakowania lub spis
dokumentacji niearchiwalnej nie spełniają wymogów formalnych albo
informacje w nich podane są niepełne lub błędne.
2. Wyłączeniu z zezwolenia może podlegać dokumentacja, wobec której
nastąpiła zmiana kwalifikacji archiwalnej albo której kwalifikacja
archiwalna dokumentacji budzi wątpliwości.
§ 10.
Dyrektor archiwum, nie wydając zezwolenia lub wyłączając z zezwolenia
część dokumentacji, wskazuje przyczyny odmowy lub wyłączenia oraz wydaje
odpowiednie zalecenia.
§ 11.
1. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po
otrzymaniu zezwolenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
2. Informację o zniszczeniu dokumentacji zamieszcza się w odpowiednich
urządzeniach ewidencyjnych.
Rozdział 3
Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i
dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania
działalności przez jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony
Narodowej lub przez niego nadzorowane
§ 12.
1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę
organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego
nadzorowaną, jednostka ta do czasu zaprzestania działalności jest
zobowiązana:
1) zamknąć lub zakończyć prowadzone sprawy;
2) wykonać spisy dokumentacji zgromadzonej w jednostce;
3) przekazać dokumentację lub zakończyć brakowanie dokumentacji.
2. Zamknięcie prowadzonych spraw polega na zakończeniu czynności
związanych z prowadzeniem sprawy i jej opisaniu w sposób umożliwiający
dalsze jej prowadzenie przez inną jednostkę organizacyjną.
3. Zakończenie prowadzonych spraw polega na ostatecznym ich
skompletowaniu i opisaniu dokumentacji tych spraw w celu jej
archiwizacji.
§ 13.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, która zaprzestaje działalności,
informuje niezwłocznie dyrektora archiwum o:
1) podstawach prawnych trwałego zaprzestania działalności przez
jednostkę organizacyjną;
2) dacie trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę
organizacyjną;
3) normatywach kancelaryjnych, w szczególności jednolitych rzeczowych
wykazach akt, z podaniem okresów ich obowiązywania, protokołach
ekspertyz archiwalnych oraz innych przepisach stanowiących podstawę
kwalifikacji dokumentacji.
2. Dyrektor archiwum określa termin nadesłania spisów, o których mowa w
§ 12 ust. 1 pkt 2, oraz określa ostateczny termin przekazania materiałów
archiwalnych.
§ 14.
1. Dokumentacja zgromadzona w rozformowywanej jednostce organizacyjnej,
przed jej wybrakowaniem lub przekazaniem, podlega ekspertyzie
archiwalnej.
2. Dyrektor archiwum określa zakres i termin ekspertyzy archiwalnej.
§ 15.
Materiały archiwalne należy przekazać do archiwum w sposób określony w
przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 2i ustawy.
§ 16.
1. Dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął okres
przechowywania określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, należy
przekazać:
1) dokumentację osobową – do archiwum, o którym mowa w zarządzeniu
wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy;
2) dokumentację spraw niezakończonych i dokumentację niezbędną do
prowadzenia działalności w zakresie przejętych kompetencji i zadań - do
jednostki organizacyjnej przejmującej te zadania i kompetencje;
3) pozostałą dokumentację – do jednostki organizacyjnej lub organu, o
których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy,
wskazanych w rozkazie (decyzji) o zaprzestaniu działalności.
2. Wykazy dokumentacji, o której mowa w ust. 1, podlegają uzgodnieniu z
dyrektorem archiwum, a następnie akceptacji ze strony kierownika
jednostki organizacyjnej nadrzędnej w stosunku do jednostki
organizacyjnej, która zaprzestaje działalności.
§ 17.
Wobec dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres
przechowywania, należy zakończyć brakowanie przed upływem terminu
zaprzestania działalności jednostki organizacyjnej.
§ 18.
Dokumenty dotyczące zaprzestania działalności przez jednostkę
organizacyjną gromadzi się w teczce likwidacyjnej, która w szczególności
powinna zawierać:
1) wykaz dokumentów znajdujących się w teczce;
2) dokumenty organizacyjne - zarządzenia i decyzje organizacyjne
Ministra Obrony Narodowej oraz rozkazy organizacyjne dowódców (szefów,
komendantów, dyrektorów, kierowników) jednostek organizacyjnych
poszczególnych szczebli dowodzenia Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej
Polskiej oraz osób funkcyjnych, którym są podporządkowane jednostki
organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego
nadzorowane;
3) plany, wytyczne, harmonogramy określające w sposób szczegółowy
przedsięwzięcia w zakresie rozformowania;
4) meldunki z realizacji zadań ujętych w rozkazach organizacyjnych;
5) spisy akt przekazanych do archiwum i protokoły lub wykazy
dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do innych jednostek
organizacyjnych;
6) protokoły brakowania i zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
przeprowadzonego w związku z zaprzestaniem działalności przez jednostkę
organizacyjną.
§ 19.
1. Teczkę likwidacyjną po zakończeniu działalności jednostki
organizacyjnej przekazuje się do archiwum.
2. Za przekazanie teczki likwidacyjnej do archiwum odpowiada kierownik
jednostki organizacyjnej nadrzędnej w stosunku do jednostki
organizacyjnej, która trwale zaprzestaje działalności.
3. Dokumentację niearchiwalną dotyczącą zaprzestania działalności, inną
niż wymienioną w § 18, przekazuje się do jednostki organizacyjnej, o
której mowa w § 16 ust. 1 pkt 2 lub pkt 3.
§ 20.
W przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Obrony
Narodowej, do organu przejmującego jego zadania i kompetencje przekazuje
się dokumentację spraw niezakończonych oraz dokumentację niezbędną do
prowadzenia działalności w zakresie przejętych kompetencji i zadań, zaś
do Archiwum Ministerstwa Obrony Narodowej – materiały archiwalne oraz
pozostałą dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął okres
przechowywania.
Rozdział 4
Przepisy końcowe
§ 21.
1. Wyłączeniu z brakowania w trybie określonym zarządzeniem podlega
dokumentacja przechowywana w zasobach Centralnego Archiwum Wojskowego,
które wchodzi w skład Wojskowego Biura Historycznego i archiwów
podległych dyrektorowi Wojskowego Biura Historycznego.
2. Sposób i tryb brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1,
określają odrębne przepisy.
§ 22.
Brakowanie dokumentacji technicznej sprzętu wojskowego prowadzi się w
uzgodnieniu z Inspektoratem Uzbrojenia jako instytucją zarządzającą
dokumentacją techniczną w Siłach Zbrojnych.
§ 23.
Przepisy zarządzenia nie mają zastosowania do dokumentacji, o której
mowa w art. 29 ust. 5, art. 30 ust. 6, art. 31 ust 18, art. 32 ust. 6a
ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. o Żandarmerii Wojskowej i wojskowych
organach porządkowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 568, z późn. zm.1)).
§ 24.
Materiały kryptograficzne podlegają brakowaniu w trybie określonym w
przepisach wykonawczych wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia
2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 oraz
z 2015 r. poz. 21 i 1224).
§ 25.
Proces wycofywania z użytkowania i niszczenia wojskowych wydawnictw
specjalistycznych określają odrębne przepisy.
§ 26.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia 2).
--------------------------------------------------------
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały
ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 628, i z 2014 r. poz. 1055 oraz z 2015
r. poz.1322.
2) Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr
42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania
oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w
jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub
przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. z 2013 poz. 368),
które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art.1 pkt 2
lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz. 566)
Załączniki
(dostępne na CD - szczegóły
>>>)
|
