|
Dz.U.2006.227.1664
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW
WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
1)
z dnia 27 listopada 2006 r.
w sprawie sporządzania i
doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych
Na podstawie art. 391 § 2
ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego
(Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.2)) zarządza się, co
następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa:
1) strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów
elektronicznych;
2) warunki organizacyjno-techniczne doręczania pism w formie dokumentów
elektronicznych, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism
przez ich adresata;
3) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych.
§ 2.
Określenia użyte w
rozporządzeniu oznaczają:
1) struktura logiczna dokumentu elektronicznego —
sposób ułożenia informacji w dokumencie elektronicznym zdefiniowany
poprzez określenie elementów informacyjnych tego dokumentu oraz powiązań
między nimi;
2) struktura fizyczna dokumentu elektronicznego —
wynik przetworzenia, w tym kodowania i szyfrowania, informacji zawartych
w dokumencie elektronicznym na dane w układzie bitowym (format danych);
3) wyróżnik — element struktury logicznej dokumentu elektronicznego
służący do automatyzacji obsługi pism w formie elektronicznej, a w
szczególności pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według
kompetencji właściwym organom;
4) zakres użytkowy dokumentu elektronicznego —
zawartość dokumentu elektronicznego zdefiniowaną przez określenie
struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami
wynikającymi z przepisów prawa oraz rodzaju spraw załatwianych przez
podmiot publiczny;
5) urzędowe poświadczenie odbioru — dane elektroniczne dołączone do
doręczanego pisma w formie dokumentu elektronicznego lub połączone z tym
dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w
tym dokumencie jest rozpoznawalna.
§ 3.
1. Pisma w formie dokumentów
elektronicznych oraz urzędowe poświadczenie odbioru sporządza się w
strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z
formatami danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18
pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z
2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej „ustawą o
informatyzacji", i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym.
2. Sporządzone przez organy
administracji publicznej pisma w formie dokumentów elektronicznych
powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności
certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu
elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji zgodnie ze
specyfikacją techniczną ETSI TS 101 903 1.3.2 lub nowszą.
3. Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego
wykorzystuje się wzory dokumentów elektronicznych, które zawierają
wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu
elektronicznego.
4. Minister właściwy do spraw informatyzacji tworzy i udostępnia organom
administracji publicznej centralne repozytorium wzorów pism w formie
dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium umieszcza się,
przechowuje i udostępnia wzory pism, które:
1) spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art.
16 ust. 3 ustawy o informatyzacji;
2) spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art.
18 pkt 1 ustawy o informatyzacji;
3) uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych
określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z
dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.
U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr
220, poz. 1600).
5. Organy administracji publicznej przekazują do centralnego
repozytorium oraz udostępniają w Biuletynie Informacji Publicznej wzory
pism w formie dokumentów elektronicznych. Przy sporządzaniu wzorów pism
stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów
elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem
konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia w Biuletynie
Informacji Publicznej zasady tworzenia wyróżników, o których mowa w ust.
3.
6. Niezależnie od obowiązku wynikającego z ust. 5 organy administracji
publicznej mogą prowadzić własne lub wspólnie z innymi organami
administracji publicznej repozytoria wzorów pism w formie dokumentów
elektronicznych.
7. Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru
dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w
centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia
podań — pism w postaci dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art.
63 § 3a pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania
administracyjnego.
§ 4.
1. W celu doręczenia pisma w
formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła
na adres elektroniczny adresata informację zawierającą:
1) wskazanie, że adresat może
odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
2) wskazanie adresu elektronicznego (skrytki), z którego adresat może
pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia
pisma;
3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu
autoryzacji pod wskazanym adresem elektronicznym oraz informacji o
wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru bezpiecznym podpisem
elektronicznym.
2. Autoryzacja pod wskazanym adresem elektronicznym następuje poprzez
podanie kodu dostępu, którym może być w szczególności indywidualny
identyfikator, hasło lub certyfikat cyfrowy, autoryzowane przez organ
administracji publicznej, lub za pomocą bezpiecznego podpisu
elektronicznego i związanego z nim certyfikatu kwalifikowanego adresata
pisma.
3. Po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji adresat pisma
potwierdza odebranie pisma poprzez opatrzenie urzędowego poświadczenia
odbioru bezpiecznym podpisem elektronicznym.
4. Urzędowe poświadczenie odbioru określa:
1) pełną nazwę podmiotu wystawiającego poświadczenie;
2) pełną nazwę podmiotu, któremu doręcza się dokument elektroniczny
(adresata);
3) datę i czas podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym urzędowego
poświadczenia odbioru oraz datą odbioru wpisaną przez adresata;
4) oznaczenie sprawy;
5) oznaczenie pisma, którego dotyczy.
5. Po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym system
teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism udostępnia do
pobrania pismo wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nie później niż
w ciągu 10 sekund od zakończenia procesu weryfikacji bezpiecznego
podpisu elektronicznego adresata.
6. System teleinformatyczny
służący do obsługi doręczeń pism zapisuje dane niezbędne do określenia
czasu wystawienia urzędowego poświadczenia odbioru oraz odbioru pism.
7. Do przesyłania kodów dostępu, pism oraz potwierdzania doręczeń organy
administracji publicznej wykorzystują bezpieczny kanał komunikacji
oparty na jednym z protokołów określonych przepisami wydanymi na
podstawie art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji albo na protokole https
oraz zapisują dane niezbędne do określenia czasu wysłania oraz dotarcia
pisma do komputera adresata.
8. System teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń pism zapewnia
oznaczanie pism w postaci dokumentów elektronicznych danymi
stwierdzającymi ważność kwalifikowanych certyfikatów i czas ich
weryfikacji. Przy dokonywaniu oznaczeń za pomocą systemu
teleinformatycznego należy:
1) spełniać, co najmniej, wymagania zgodnie z normą Europejskiego
Instytutu Standaryzacyjnego CEN-CWA 14167-1 (marzec 2003) lub nowszą;
2) wykorzystywać bezpieczne moduły kryptograficzne (HSM), spełniające
wymagania normy FIPS 140-2 poziom 3 lub CEN-CWA 14167-2 lub nowszą, w
szczególności poprzez:
a) zapewnienie generowania i przechowywania materiału kryptograficznego
służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność certyfikatów
kwalifikowanych,
b) ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w bezpiecznej obudowie
odpornej na nieuprawnioną ingerencję z zewnątrz,
c) zabezpieczenie przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie
materiału kryptograficznego w przypadku jej wykrycia;
3) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas
UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania
sygnałów czasu urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL)
(Dz. U. Nr 56, poz. 548);
4) wykorzystywać algorytmy szyfrowe z długością klucza co najmniej 2040
bitów.
§ 5.
1. Organ administracji
publicznej wykorzystuje do doręczania pism w formie dokumentu
elektronicznego system teleinformatyczny spełniający wymagania
techniczne i organizacyjne określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 18 pkt 1 ustawy o informatyzacji. System ten w szczególności
uzależnia zapoznanie się przez odbiorcę z treścią pisma od złożenia
bezpiecznego podpisu elektronicznego na urzędowym poświadczeniu odbioru.
2. System teleinformatyczny umożliwia automatyczne generowanie
informacji wskazujących pisma doręczane za pomocą środków komunikacji
elektronicznej, co do których nie wpłynęło potwierdzone urzędowe
poświadczenie odbioru w terminie określonym w art. 46 § 3 ustawy z dnia
14 czerwca 1960 r. —
Kodeks postępowania administracyjnego.
3. System teleinformatyczny umożliwia udostępnianie pism i urzędowych
poświadczeń odbioru oraz ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych
doręczonych poszczególnym adresatom oraz urzędowych poświadczeń odbioru,
a także czasu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru oraz dotarcia
wystanego pisma do komputera adresata.
4. Organ administracji publicznej przechowuje otrzymane i potwierdzone
urzędowe poświadczenia odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki
obowiązany jest przechowywać pismo, którego dotyczy to poświadczenie.
5. Za datę doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego
wysyłanego przez organ administracji publicznej uważa się dzień
podpisania urzędowego poświadczenia odbioru.
6. Organ administracji publicznej nieodpłatnie udostępnia
oprogramowanie, które umożliwia:
1) prezentację umożliwiającą odczytanie przesyłanego pisma wraz z
weryfikacją bezpiecznego podpisu osoby, która podpisała pismo;
2) weryfikację autentyczności urzędowego poświadczenia odbioru i
prezentację czasu podpisania potwierdzenia;
3) weryfikację bezpiecznego podpisu elektronicznego osoby odbierającej
pismo, która podpisała urzędowe poświadczenie odbioru.
7. Minister właściwy do spraw informatyzacji może utworzyć elektroniczną
skrzynkę podawczą umożliwiającą obsługę systemu teleinformatycznego do
doręczeń dla organów administracji rządowej. Inne organy administracji
publicznej mogą upoważnić, w drodze porozumienia, ministra właściwego do
spraw informatyzacji do obsługi doręczeń dotyczących tych organów.
8. Doręczenia dokonywane za
pomocą upoważnionej elektronicznej skrzynki podawczej uważa się za
dokonywane przez organ administracji publicznej, który wystawił
upoważnienie.
9. Elektroniczna skrzynka podawczą, nie później niż w czasie 2 godzin od
doręczenia dokumentu, przekazuje właściwym organom administracji
publicznej urzędowe poświadczenia odbioru.
§ 6.
Jeżeli adresatem pisma w
formie dokumentu elektronicznego jest organ administracji publicznej,
doręczenie następuje na warunkach i w formie określonych w przepisach
wydanych na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji.
§ 7.
1. Kopie pism w formie
dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci
dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem
elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści
udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych
określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej
sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne
dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym
certyfikacie osoby sporządzającej kopie.
2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogą być także udostępniane
w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały
podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres ważności
kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikację przez odbiorcę.
3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w
postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego.
4. Do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych
stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. —
Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące uwierzytelnionych
odpisów z akt sprawy.
5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust.
1 i 2, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji
elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.
§ 8.
Rozporządzenie wchodzi w
życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
------------------------------------------------
1) Minister Spraw
Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej —
informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu
działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131,
poz. 919).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały
ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz.
984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188
i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692 oraz z 2005 r. Nr 64,
poz. 565, Nr 78, poz. 682 i Nr 181, poz. 1524.
|
