|
Dz. Urz. MFIN nr ? z 2006 r.
ZARZĄDZENIE NR 15
MINISTRA FINANSÓW
z dnia 10 lipca 2006r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji
kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu
informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu finansów
Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co
następuje:
ROZDZIAŁ 1.
PRZEPISY OGÓLNE
§ 1
1. Przepisy zarządzenia stosuje się w jednostkach organizacyjnych podległych
Ministrowi Finansów.
2. Zarządzenie określa szczególne sposoby organizacji kancelarii tajnych,
stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.
§ 2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) urządzeniach kancelaryjnych - należy przez to rozumieć książki, dzienniki,
rejestry i pieczęcie służące do ewidencjonowania dokumentów i materiałów
niejawnych;
2) inspektorze bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej - należy
przez to rozumieć pracownika pionu ochrony, o którym mowa w art. 64 ust. 1
pkt 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych,
zwanej dalej „ustawą";
3) komórce wywiadu skarbowego - należy przez to rozumieć komórkę utworzoną w
celu realizacji zadań określonych w rozdziale 4 ustawy z 28 września 1991r. o
kontroli skarbowej (Dz. U. z 2004r. Nr 8. poz. 65, z późn. zm.);
4) komórce wywiadu celnego - należy przez to rozumieć komórkę utworzoną w
celu realizacji zadań określonych w zał. nr 1 do zarządzenia Nr 8 Ministra
Finansów z dnia 22 kwietnia 2004r. w sprawie nadania statutów izbom celnym i
urzędom celnym (Dz. Urz. Min. Fin. z 2004r. Nr 4, poz. 21, z późn. zm.) oraz
w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2004r. w sprawie
wyodrębnionych komórek organizacyjnych administracji celnej, których
funkcjonariusze celni, wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze (Dz. U. Nr
269, poz. 2669 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 71).
ROZDZIAŁ 2
SZCZEGÓLNY SPOSÓB ORGANIZACJI KANCELARII TAJNYCH
§ 3
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której są wytwarzane, przetwarzane,
przesyłane lub przechowywane dokumenty i materiały zawierające informacje
niejawne oznaczone klauzulą „poufne" lub stanowiące tajemnicę państwową, jest
obowiązany, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1, do utworzenia kancelarii tajnej,
zwanej dalej „kancelarią".
2. Kancelarią kieruje kierownik, wyznaczony przez kierownika jednostki
organizacyjnej na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji
niejawnych, zwanego dalej „pełnomocnikiem ochrony".
3. W przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej występuje niewielka liczba
dokumentów i materiałów, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki
organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony, może wyznaczyć kierownika
kancelarii spośród pracowników jednostki organizacyjnej, posiadających
stosowne poświadczenie bezpieczeństwa. Pracownik ten wykonuje obowiązki
kierownika kancelarii niezależnie od swoich dotychczasowych obowiązków.
4. Pracownik, o którym mowa w ust. 3, w zakresie obowiązków kierownika
kancelarii podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.
5. W uzasadnionych przypadkach w jednostce organizacyjnej oraz jej oddziałach
zamiejscowych można utworzyć oddziały kancelarii; kierownik kancelarii
nadrzędnej jednostki organizacyjnej jest obowiązany do koordynowania prac
tych oddziałów.
6. W jednostce organizacyjnej (w oddziale zamiejscowym jednostki
organizacyjnej), w której funkcjonuje komórka wywiadu skarbowego lub wywiadu
celnego, do jej obsługi można utworzyć oddział kancelarii.
7. Pracownika do kierowania oddziałem kancelarii, o którym mowa w ust. 5 i 6,
wyznacza kierownik jednostki organizacyjnej spośród pracowników tej komórki
organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony w porozumieniu z kierownikiem
komórki organizacyjnej lub ośrodka zamiejscowego, do obsługi których oddział
ten został powołany. Pracownik ten - w zakresie pracy kancelarii, podlega
kierownikowi kancelarii.
8. Dla oddziałów kancelarii, o których mowa w ust. 5 i 6, zakłada się
oddzielne rejestry i urządzenia kancelaryjne, o których mowa w § 10.
§ 4
1. W jednostkach organizacyjnych, w których występuje niewielka liczba
dokumentów i materiałów niejawnych można nie tworzyć kancelarii, obsługę w
zakresie ewidencjonowania, przechowywania i przesyłania tych dokumentów i
materiałów zapewnia kancelaria nadrzędnej jednostki organizacyjnej.
2. Decyzję o objęciu obsługą w zakresie ewidencjonowania, przechowywania i
przesyłania materiałów niejawnych jednostki organizacyjnej, o której mowa w
ust. 1, na wniosek jej kierownika, podejmuje kierownik nadrzędnej jednostki
organizacyjnej.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dla obsługiwanych jednostek
organizacyjnych zakłada się odrębne urządzenia kancelaryjne, ale rejestruje
je we wspólnym rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek.
§ 5
1. Bezpośredni nadzór nad pracą kancelarii i oddziałów kancelarii sprawuje
pełnomocnik ochrony.
2. Pełnomocnik ochrony przeprowadza okresową kontrolę stanu ochrony urządzeń
kancelaryjnych, o których mowa w § 10, oraz dokumentów i materiałów
niejawnych, a także prawidłowości obiegu i zabezpieczenia dokumentów w
jednostce organizacyjnej.
3. Pełnomocnik ochrony może przeprowadzać w każdym czasie kontrole doraźne
stanu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym również
przestrzegania zasad ochrony materiałów niejawnych przez pracowników, którym
kancelaria wydała takie materiały.
4. Wyniki kontroli okresowej i doraźnej przedstawia się w formie protokołu
pokontrolnego kierownikowi jednostki organizacyjnej.
§ 6
1. Do obowiązków kierownika kancelarii i pracownika wyznaczonego do
prowadzenia oddziału kancelarii należy:
1) bezpośredni nadzór nad ewidencją dokumentów i materiałów niejawnych oraz
nad poprawnością ich sporządzania i wykonywania w jednostce organizacyjnej
lub komórkach organizacyjnych;
2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów i materiałów niejawnych
upoważnionym osobom, posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa;
3) przedkładanie adresatom otrzymywanej korespondencji niejawnej, zgodnie z
dekretacją uprawnionej osoby;
4) egzekwowanie zwrotu korespondencji niejawnej;
5) odbiór dokumentów i materiałów niejawnych od osób, z którymi rozwiązano
stosunek pracy lub przeniesiono na inne stanowisko służbowe;
6) nadzór nad pakowaniem i doręczaniem przesyłek zawierających dokumenty i
materiały niejawne;
7) prowadzenie i systematyczne aktualizowanie, w porozumieniu z
pełnomocnikiem ochrony, wykazów pracowników jednostki organizacyjnej
upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych, według klauzul tajności;
8) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami i materiałami
zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom;
9) przeprowadzanie, co najmniej raz w roku, okresowej kontroli zgodności
stanu faktycznego dokumentów i materiałów z ich stanem ewidencyjnym w
kancelarii; przeprowadzenie kontroli należy odnotować w odpowiednich
dziennikach korespondencji i ewidencji;
10) dokonywanie skreśleń i adnotacji na pismach, wobec których zniesiono
przyznaną klauzulę tajności lub minął ustawowy okres ochrony lub ustanowiony
przez osobę, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy, na podstawie jej
dekretacji lub pisma;
11) przygotowywanie oraz przekazywanie dokumentacji niejawnej do archiwum.
2. Kierownik jednostki organizacyjnej, po uzyskaniu opinii pełnomocnika
ochrony, może powierzyć kierownikowi kancelarii wykonywanie innych zadań,
niezwiązanych bezpośrednio z czynnościami kancelaryjnymi, o ile nie spowoduje
to utrudnień w wykonywaniu przez niego obowiązków określonych w ust. 1.
§ 7
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii lub pracownika
wyznaczonego do prowadzenia oddziału kancelarii sporządza się w obecności
pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przyjmującej
obowiązki kierownika, w dwóch egzemplarzach, protokół zdawczo-odbiorczy.
Jeden egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, drugi u
pełnomocnika ochrony.
2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii lub pracownika
oddziału kancelarii, jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik
kancelarii, a w razie braku pracownika kancelarii, jej prowadzenie powierza
się protokolarnie pracownikowi jednostki organizacyjnej oddelegowanemu do
prowadzenia kancelarii, posiadającemu stosowne poświadczenie bezpieczeństwa.
Pracownik ten na czas wykonywania swoich obowiązków podlega pełnomocnikowi
ochrony.
3. W przypadku likwidacji kancelarii lub oddziału kancelarii, przepis ust. 1
stosuje się odpowiednio, a jeden egzemplarz protokółu z przekazania
materiałów niejawnych i urządzeń kancelaryjnych przechowuje się w kancelarii
nadrzędnej jednostki organizacyjnej, a drugi u pełnomocnika ochrony. Protokół
podpisują kierownik lub pracownik wyznaczony do prowadzenia likwidowanej
kancelarii (oddziału kancelarii) i kierownik kancelarii nadrzędnej jednostki
organizacyjnej przyjmujący materiały niejawne i urządzenia kancelaryjne.
ROZDZIAŁ 3.
ZASADY STOSOWANIA ŚRODKÓW OCHRONY FIZYCZNEJ
§ 8
1. Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania:
1) być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa, w miarę możliwości na piętrze
z wyłączeniem poddaszy;
2) ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów
niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej
oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z
cegły pełnej o grubości 250 mm;
3) drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny
spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie
PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą przechowywane dokumenty lub
materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową,
drzwi należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej
Normie PN-90/B-92270;
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do
nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości
poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu
dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub
wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych
niż 150 mm na 150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność
na włamanie nie mniejszą niż krata;
5) okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz.
2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod
warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej
Normy PN-ĘN-12320.
3. W przypadku innego usytuowania okien, niż określone w ust. 1 pkt 4, okna
zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o
podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie
większych niż 20 mm na 20 mm lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność
na włamanie nie mniejszą niż siatka.
4. W pomieszczeniach kancelarii, w których są przechowywane dokumenty
oznaczone klauzulą „ściśle tajne" lub „tajne", powinny być ponadto
zainstalowane co najmniej:
1) system sygnalizacji pożarowej;
2) system sygnalizacji włamania i napadu;
3) systemy nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do
obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii - w przypadku przechowywania w
kancelarii dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne".
5. Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny odpowiadać co najmniej
klasie SA 3 według Polskiej Normy PN-93 E-08390/14.
6. W kancelarii można wydzielić pomieszczenie lub miejsce - czytelnię, w
którym osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą zapoznawać się z
materiałami niejawnymi.
7. Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór ze
strony pracowników kancelarii.
8. W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.
9. W zależności od nadanej klauzuli tajności, dokumenty lub materiały należy
przechowywać:
1) „poufne" - w szafach stalowych klasy A;
2) „tajne" - w szafach stalowych klasy B;
3) „ściśle tajne" - w szafach stalowych klasy C.
10. Dokumenty lub materiały mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w
znajdujących się wewnątrz kancelarii pomieszczeniach spełniających
następujące wymagania, w zależności od nadanej tym dokumentom i materiałom
klauzuli tajności:
1) „poufne" - odpowiadające co najmniej klasie 0 odporności na włamanie
według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
2) „tajne" - odpowiadające co najmniej klasie 1 odporności na włamanie według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
3) „ściśle tajne" - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie
według
Polskiej Normy PN-EN 1143-1.
11. Drzwi do pomieszczeń, o których mowa w ust. 10 pkt 3, zabezpiecza się
dodatkowo odpowiednim zamkiem szyfrowym.
12. Wymagania techniczne urządzeń do ochrony dokumentów i materiałów, o
których mowa w ust. 9, 10 i 11, mają być zgodne z określonymi w załączniku nr
1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie
organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741).
13. Dokumenty i materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności są
przechowywane w odrębnych szafach lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą one w
skład zbioru dokumentów.
14. Dokumenty i materiały, o których mowa w ust. 13, mogą być przechowywane w
jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia w
sposób umożliwiający osobne zamknięcie. W takim przypadku szafa lub
pomieszczenie musi spełniać wymagania odpowiednie dla najwyższej klauzuli
tajności przechowywanych w nich dokumentów lub materiałów.
15. Kierownik jednostki organizacyjnej lub inna upoważniona przez niego osoba
mogą wyrazić pisemną zgodę na przechowywanie dokumentów poza pomieszczeniami
kancelarii, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do
ich klauzul tajności, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z
dostępem do tych dokumentów.
16. Szafy na dokumenty plombuje się, po zakończeniu pracy, pieczęcią
odciskową (referentką).
17. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik
kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i
pomieszczeń kancelarii.
18. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich
duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania,
zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków
szyfrowych, określa plan ochrony informacji niejawnych.
19. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w
ust. 18, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.
20. Zasady określone w ust. 17-19 obowiązują odpowiednio w stosunku do innych
pomieszczeń, w których są przechowywane dokumenty lub materiały, oraz osób za
te pomieszczenia odpowiedzialnych.
21. Pomieszczenie, o którym mowa w ust. 6, może być wyposażone w urządzenia
do zapoznawania się z informacjami niejawnymi zapisanymi na
elektromagnetycznych i optycznych nośnikach informacji oraz lokalny system
teleinformatyczny, umożliwiający przetwarzanie informacji niejawnych,
utrwalonych na nośnikach elektronicznych.
22. Wykonanie, instalacja oraz eksploatacja systemu, o którym mowa w ust. 21,
mają być zgodne z wymaganiami określonymi w przepisach o ochronie informacji
niejawnych. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
23. Eksploatacja systemu, o którym mowa w ust. 21, odbywa się pod nadzorem
właściwego administratora systemu, a zgodność funkcjonowania systemu z
aktualnymi szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa kontroluje na bieżąco
inspektor bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.
§ 9
Materiały niejawne o dużych gabarytach można przechowywać w odrębnych
pomieszczeniach spełniających wymogi bezpieczeństwa przewidziane dla
kancelarii.
ROZDZIAŁ 4
OBIEG INFORMACJI NIEJAWNYCH
§ 10
1. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła
dokumenty i materiały niejawne, oznaczone klauzulami „ściśle tajne", „tajne"
i „poufne" i prowadzi, według potrzeb, następujące urządzenia kancelaryjne:
1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek;
2) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą „ściśle
tajne", „tajne" i „poufne";
3) karty zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową;
4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych;
5) wykaz przesyłek nadanych;
6) dziennik korespondencji;
7) książkę ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej;
8) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych.
2. W kancelarii mogą być prowadzone inne pomocnicze urządzenia kancelaryjne,
usprawniające jej funkcjonowanie.
3. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 - 5, mają być zgodne z
wzorami określonymi odpowiednio w załącznikach nr 2 i 4 - 7 do rozporządzenia
Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i
funkcjonowania kancelarii tajnych.
4. Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 - 8, określają załączniki
nr 1 - 3 do niniejszego zarządzenia.
5. W kancelarii może być stosowany Dziennik Korespondencyjny, którego wzór
określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18
października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii
tajnych.
6. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z
pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane,
przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzulą
„zastrzeżone".
§ 11
1. Podstawowe zasady przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony
materiałów i dokumentów niejawnych mają być zgodne z zasadami określonymi
przez rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w
sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony
materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650).
2. Przesyłki z dokumentami i materiałami, zawierające informacje niejawne
stanowiące tajemnicę państwową lub tajemnicę służbową oznaczone klauzulą
„poufne", przyjmuje się za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek
miejscowych lub na wykazie przesyłek nadanych, przy czym pokwitowanie
obejmuje również odciśnięcie pieczęci i wpisanie daty wpływu do jednostki
organizacyjnej.
3. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:
1) prawidłowość adresu;
2) całość pieczęci i opakowania;
3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;
4) zgodność numeru na przesyłce z numerem w wykazie przesyłek nadanych lub w
książce doręczeń.
4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania
pracownik kancelarii, kwitujący odbiór przesyłki, sporządza, wraz z
doręczającym, protokół uszkodzenia i przekazuje go nadawcy, kierownikowi
jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi - jeżeli pośredniczył w obiegu
przesyłek.
5. Po otwarciu przesyłki:
1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wymienionym na niej
numerom ewidencyjnym;
2) ustala się, czy liczba stron pisma przewodniego i załączników oraz ilość
załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach.
6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 4, oraz
niezgodności zawartości przesyłki ze stanem ewidencyjnym, kierownik
kancelarii informuje o nich pełnomocnika ochrony i wyjaśnia nieprawidłowości
z nadawcą.
§ 12
1. Kierownik kancelarii lub uprawniony pracownik rejestruje przyjęte
dokumenty:
1) oznaczone klauzulą „ściśle tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów
oznaczonych klauzulą „ściśle tajne";
2) oznaczone klauzulą „tajne" - w dzienniku korespondencji dokumentów
oznaczonych klauzulą „tajne";
3) oznaczone klauzulą „poufne" - w dzienniku korespondencji dokumentów
oznaczonych klauzulą „poufne".
2. Zaewidencjonowanie korespondencji otrzymanej polega na wpisaniu:
1) w dzienniku korespondencji:
a) kolejnego numeru,
b) daty wpływu i innych danych ewidencyjnych dokumentu zgodnie z
obowiązującymi pozycjami dziennika;
2) na pierwszej stronie dokumentu na odcisku pieczęci wpływowej:
a) numeru ewidencyjnego dokumentu, którym jest liczba porządkowa (poprzedzona
cyframi „00" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „ściśle tajne";
cyfrą „0" - w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „tajne"; literami „Pf'
- w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne" i oddzielona od tego
numeru myślnikiem) kolejnej pozycji w dzienniku korespondencji,
b) daty ewidencji zgodnej z zapisem w dzienniku korespondencji,
c) liczby stron dokumentu i liczby załączników oraz liczby stron załączników.
3. Jeśli jest mata ilość dokumentów dopuszcza się prowadzenie jednego
wspólnego dziennika korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami
wymienionymi w ust. 1.
4. Dla każdego dokumentu zawierającego informacje niejawne, oznaczone
klauzulami „ściśle tajne" i „tajne", z chwilą zarejestrowania w odpowiednim
dzienniku, zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się
do dokumentu lub przechowuje w oddzielnej teczce.
5. Do zbioru dokumentów załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.
6. Dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle tajne" i „tajne"
kierownik kancelarii udostępnia w pomieszczeniach kancelarii upoważnionym
pracownikom jednostki organizacyjnej.
7. Kancelaria może wydać dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle
tajne" i „tajne" pracownikom, którzy zapewniają przechowywanie dokumentów
zgodnie z wymaganiami i uzyskali pisemną zgodę kierownika jednostki
organizacyjnej na przechowywanie dokumentów na czas niezbędny dla załatwienia
sprawy.
8. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą
„ściśle tajne" i "tajne" może nastąpić jedynie po sprawdzeniu przez
pracownika kancelarii w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, czy
pracownik jest upoważniony do dostępu do informacji oznaczonych określoną
klauzulą tajności lub został pisemnie upoważniony do dostępu do określonych
informacji niejawnych przez Ministra Finansów w trybie art. 49 ust. 1 ustawy.
9. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą
„ściśle tajne" i "tajne" pracownik kancelarii każdorazowo odnotowuje w
odpowiednim urządzeniu kancelaryjnym, w tym również w karcie zapoznania się z
dokumentem lub materiałem.
10. Kancelaria wydaje dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ściśle tajne"
i „tajne" do załatwienia w godzinach pracy, wyłącznie tym pracownikom,
którzy:
1) mają możliwość pracy z nimi bez wglądu osób trzecich;
2) mogą przechowywać je w szafach, o których mowa w § 8 ust. 9.
11. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne" kancelaria przekazuje upoważnionym
pracownikom, po sprawdzeniu w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, na
czas niezbędny do załatwienia sprawy za pokwitowaniem w dzienniku
korespondencji lub w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
12. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą
„poufne" może nastąpić jedynie po sprawdzeniu przez pracownika kancelarii w
wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 7, czy pracownik jest upoważniony
do dostępu do informacji oznaczonych tą klauzulą tajności lub został pisemnie
upoważniony do dostępu do określonych informacji niejawnych przez kierownika
jednostki organizacyjnej w trybie art. 49 ust. 2 ustawy.
13. Udostępnienie lub wydanie dokumentu (materiału) oznaczonego klauzulą
„ściśle tajne", „tajne" oraz „poufne", osobie, która jest pracownikiem
resortu finansów i nie figuruje w wykazach, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt
7, a posiada odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, może nastąpić po
pisemnym upoważnieniu przez adresata dokumentu oraz sprawdzeniu poświadczenia
bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych.
14. Dopuszcza się przekazywanie dokumentów (materiałów) niejawnych poza
kancelarię, na czas dłuższy niż określony w pkt 7 i 10, w przypadku obiegu
dokumentów związanych z działalnością komórek wywiadu skarbowego i celnego,
pod warunkiem zapewnienia wymagań określonych w § 8 i pisemnej zgody
kierownika jednostki organizacyjnej. Obieg tych dokumentów następuje za
pośrednictwem Kancelarii tajnej i stosownie do obowiązujących przepisów
obiegu informacji niejawnych.
§ 13
1. Nadawca może oznaczyć przesyłkę „do rąk własnych", co oznacza że musi być
ona dostarczona adresatowi bez otwierania w kancelarii.
2. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych „Do rąk własnych",
wpisując do dziennika korespondencji na podstawie danych z opakowania
przesyłki, nadawcę, numer i datę wpływu pisma; w rubryce „Uwagi" odnotowuje
się, że przesyłka była oznaczona „Do rąk własnych".
3. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu,
pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku
korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie
jego nieobecności, osobie pisemnie przez niego upoważnionej do odbioru - za
pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.
4. Zatrzymanie przez adresata przesyłki, o której mowa w ust. 1, odnotowuje
się w dzienniku korespondencji, w rubryce „Uwagi".
5. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych" zwraca się, po wykorzystaniu, do
kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym, w zależności od decyzji
adresata oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w dzienniku
korespondencji.
6. Przy zwrocie do kancelarii przesyłki otwartej, na pierwszej stronie
dokumentu kierownik lub pracownik kancelarii nanosi dane ewidencyjne, o
których mowa w ust. 3, oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w
dzienniku korespondencji i ewidencji.
§ 14
Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy doręcza się adresatom bezzwłocznie.
Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych
odnotowuje się godzinę doręczenia.
§ 15
1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę wpisuje się jako kolejną pozycję do
właściwego dziennika korespondencji.
2. Zapisów w dziennikach korespondencji i ewidencji dokonuje się atramentem
lub tuszem koloru niebieskiego lub czarnego, a zmiany zapisów w tych
dziennikach - kolorem czerwonym, umieszczając datę i czytelny podpis
dokonującego zmiany.
3. Wycieranie i zamazywanie zapisów w dziennikach korespondencji i ewidencji
jest zabronione.
4. Każdy zakończony rok kalendarzowy w dzienniku korespondencji i innych
urządzeniach ewidencyjnych kancelarii należy podkreślić i opisać poprzez
podanie: na jakiej pozycji dany rok zakończono, datę i czytelny podpis
kierownika kancelarii oraz odcisk pieczęci „Do pakietów".
§ 16
1. Dokumenty i materiały, zawierające informacje stanowiące tajemnicę
państwową, wytwarza się w kancelarii lub w obrębie właściwych stref
bezpieczeństwa.
2. Sporządzanie i wykonywanie dokumentów zawierających informacje niejawne
oraz przetwarzanie informacji niejawnych, w przypadku wykorzystywania
elektronicznych nośników informacji, może odbywać się tylko w systemach i
sieciach teleinformatycznych do przetwarzania informacji niejawnych, które
uzyskały akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego właściwej służby
ochrony państwa. W przypadku braku takich systemów materiały niejawne należy
wytwarzać ręcznie lub z wykorzystaniem mechanicznych maszyn piszących.
3. Dokumenty i materiały, zawierające informacje stanowiące tajemnicę
państwową lub tajemnicę służbową oznaczone klauzulą „poufne", wytwarza się z
wykorzystaniem zarejestrowanych w kancelarii: brulionu, pojedynczych arkuszy
papieru, nośnika do zapisu informacji w postaci cyfrowej, dysku optycznego
lub innego elektronicznego nośnika danych.
4. Pracownik sporządzający projekt dokumentu niejawnego jest obowiązany do
pobrania za pokwitowaniem z kancelarii - elektronicznego,
(elektromagnetycznego, optycznego) nośnika informacji lub brulionu albo
kartek papieru i pomocniczych materiałów kancelaryjnych, takich jak: taśma
maszynowa, kalka maszynowa itp.
5. Dopuszcza się przechowywanie zarejestrowanych w kancelarii elektronicznych
nośników informacji, o których mowa w ust. 4, na stanowisku systemu
teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych. W takim przypadku
upoważnionym pracownikom sporządzającym materiały niejawne wydaje je za
pokwitowaniem inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego tego systemu.
6. Materiały, o których mowa w ust. 4 i 5, rejestruje się w urządzeniu
kancelaryjnym, o którym mowa w § 10 ust. 1 pkt 8.
7. Wykonanie kserokopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia z dokumentu niejawnego
nadesłanego wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej.
8. Wykonanie kserokopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia z dokumentu niejawnego
wytworzonego w danej komórce organizacyjnej wymaga zgody kierownika tej
komórki organizacyjnej.
9. Kserokopie z dokumentów niejawnych zawierających informacje stanowiące
tajemnicę państwową oraz oznaczonych klauzulą „poufne" wolno wykonywać, po
uzyskania zgody, o której mowa w ust. 7 i 8, wyłącznie w:
1) w Ministerstwie Finansów w pionie pełnomocnika do spraw ochrony informacji
niejawnych lub w Wydziale Poligrafii w obecności uprawnionego pracownika
pionu ochrony informacji niejawnych;
2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych resortu finansów w specjalnie
wyznaczonym pomieszczeniu i pod nadzorem kierownika kancelarii lub pracownika
oddziału kancelarii.
10. Każdy wykonany dokument, kopia, odpis lub wyciąg, który zawiera
informacje niejawne, powinien bezpośrednio po wykonaniu zostać zarejestrowany
w odpowiednim dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.
§ 17
1. Dokumenty ostatecznie załatwionej sprawy oraz karty zapoznania się z
dokumentem wszywa się do teczki, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, i całość
kwalifikuje według dokumentu o najwyższej klauzuli tajności, spośród
znajdujących się w teczce, a do całego zbioru dokumentów (teczki) dokłada się
jedną kartę zapoznania się z dokumentem.
2. Karty zapoznania się z dokumentem, odłączone od dokumentów wysłanych lub
zniszczonych, przechowuje się w odrębnej teczce.
3. Dokumenty, materiały oraz zbiory dokumentów dotyczące spraw ostatecznie
zakończonych przechowuje się w kancelarii tajnej nie dłużej niż 2 lata. Po
upływie tego okresu przekazuje się je do archiwum zakładowego lub składnicy
akt, spełniających wymogi bezpieczeństwa odpowiednie dla ich klauzuli
tajności, jeżeli jednostka organizacyjna takim dysponuje.
4. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie ma odpowiedniego archiwum
zakładowego lub składnicy akt, dokumenty, materiały i zbiory tych dokumentów
są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich
ochronę odpowiednio do przyznanej im klauzuli tajności.
5. Zasady brakowania i archiwizowania dokumentów regulują odrębne przepisy.
§ 18
1. Materiały robocze, zawierające informacje niejawne, w tym materiały
pomocnicze i zużyte, które utraciły swoje praktyczne znaczenie (w
szczególności projekty dokumentów, zbędne kopie i egzemplarze, wadliwe
wydruki dokumentów), podlegają bieżącemu niszczeniu przez osobę sporządzającą
taki materiał i pracownika kancelarii na podstawie decyzji osoby
sporządzającej dokument. Zniszczenie materiału odnotowuje się wpisem do
odpowiedniego dziennika ewidencji, przy czym wymagane jest złożenie
czytelnego podpisu przez osobę decydującą o zniszczeniu materiału oraz
kierownika kancelarii lub pracownika kancelarii albo pracownika oddziału
kancelarii.
2. Zniszczenie kopii (dokumentów powielonych własnych) należy odnotować także
na dokumencie, z którego kopię wykonano.
3. Do zniszczenia dokumentów i materiałów niejawnych, które utraciły swoje
znaczenie i nie podlegają trwałemu przechowywaniu, kierownik jednostki
organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony, powołuje komisję, która
umieszcza w protokole wykaz dokumentów zakwalifikowanych do zniszczenia.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, zatwierdza kierownik jednostki
organizacyjnej zezwalając na zniszczenie wymienionych w nim dokumentów (wzór
protokółu zniszczenia określa załącznik nr 4 do zarządzenia).
5. W skład komisji, o której mowa w ust. 3, powołuje się pracowników
posiadających poświadczenia bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do
informacji niejawnych oznaczonych klauzulą, jaką posiadają niszczone
dokumenty i materiały.
6. Zniszczenie dokumentów i materiałów, o których mowa w ust. 3, potwierdzone
protokołem zniszczenia, odnotowuje się w dzienniku ewidencji lub
korespondencji, w którym zniszczone dokumenty i materiały były
zaewidencjonowane, wpisując numer protokołu zniszczenia i jego datę.
7. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 4, podlega zarejestrowaniu,
jako dokument wchodzący jawny, i jest przechowywany w aktach kancelarii jako
dokument kategorii A.
8. Dokumenty i materiały niejawne powinny być niszczone w warunkach
zabezpieczających zachowanie tajemnicy, w sposób uniemożliwiający odczytanie
zawartych w nich wiadomości; sposób zniszczenia informacji niejawnych,
zapisanych na elektronicznych nośnikach, powinien gwarantować ich
nieodwracalne usunięcie.
9. Elektroniczne (elektromagnetyczne, optyczne) nośniki informacji, używane
do przetwarzania informacji niejawnych, nie mogą być użytkowane wtórnie przez
innego użytkownika.
ROZDZIAŁ 5.
PRZEPISY KOŃCOWE
§ 19
1. Pomieszczenia kancelarii, utworzone przed wejściem w życie
niniejszego zarządzenia, należy dostosować do określonych w nim wymagań w
terminie 3 lat od dnia jego wejścia w życie.
2. Dopuszcza się stosowanie rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników
i książek ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 8 do
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999r. w sprawie organizacji
kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156 oraz z 2003r. Nr 17, poz. 156) -
do czasu jego pełnego wykorzystania.
§ 20
Traci moc Zarządzenie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2002r. w
sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków
ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.
§ 21
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.
ZAŁĄCZNIKI (dostępne na CD)
Załącznik nr 1 - Książka
ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej /wzór/
Załącznik nr 2 - Dziennik
ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych /wzór/
Załącznik nr 3 - Dziennik
korespondencji /wzór/
Załącznik nr 4 - Protokół
zniszczenia dokumentów /wzór/
|
