INFORMACJA NIEJAWNA - w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Dz.Urz.MS.07.6.30

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 27 lipca 2007 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1.

Zarządzenie określa szczególny sposób organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

§ 2.

Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) ustawa - ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.);
2) rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696);
3) rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650);
4) zarządzenie Prokuratora Generalnego - zarządzenie Prokuratora Generalnego z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie sposobu realizacji kompetencji Prokuratora Generalnego i prokuratorów okręgowych w zakresie kontroli operacyjnej i innych czynności operacyjno-rozpoznawczych dokonywanych przez uprawnione organy (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 8, poz. 35, z późn. zm.);
5) kancelaria - kancelarię tajną w Ministerstwie Sprawiedliwości lub w jednostce organizacyjnej resortu sprawiedliwości;
6) oddział kancelarii - oddział kancelarii tajnej Ministerstwa Sprawiedliwości, oddział kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej lub oddział kancelarii tajnej utworzony w podległej jednostce organizacyjnej;
7) kierownik kancelarii - pracownika pionu ochrony, który organizuje i koordynuje pracę osób zatrudnionych w kancelarii, zgodnie z określonym zakresem zadań i obowiązków;
8) pracownik kancelarii - pracownika pionu ochrony zatrudnionego w kancelarii;
9) osoba upoważniona - osobę posiadającą odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych odpowiednią klauzulą tajności, i przeszkoloną w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie, a także prokuratorów i asesorów prokuratorskich pełniących czynności prokuratorskie oraz inne osoby, których dostęp do informacji niejawnych regulują odrębne przepisy;
10) sporządzający - osobę upoważnioną opracowującą merytorycznie dokument niejawny;
11) wykonawca - osobę upoważnioną do wykonania dokumentu niejawnego przez odręczne napisanie, z wykorzystaniem mechanicznej maszyny do pisania, systemu lub sieci teleinformatycznej, kserowanie, kreślenie itp.;
12) dokument niejawny - każdą utrwaloną informację niejawną, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informację niejawną utrwaloną na elektronicznych nośnikach danych;
13) dokument przetwarzany - dokument niejawny o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne" wchodzący, wychodzący, wytwarzany lub przechowywany.

Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej

§ 3.

1. Kancelaria stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną, podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. W uzasadnionych przypadkach tworzy się oddziały kancelarii funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

3. Kancelaria jest odpowiedzialna za właściwy obieg dokumentów niejawnych w jednostce organizacyjnej.

4. Do zadań realizowanych w kancelarii należy w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych otrzymanych, wysyłanych lub wydawanych;
2) powiadamianie adresata o otrzymaniu dokumentu niejawnego;
3) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom upoważnionym;
4) przekazywanie dokumentów niejawnych i egzekwowanie ich zwrotu;
5) wysyłanie dokumentów niejawnych;
6) zapewnienie należytej ochrony dokumentów niejawnych przechowywanych w kancelarii;
7) kompletowanie dokumentów niejawnych oraz przygotowywanie i przekazywanie ich do archiwum;
8) wykonywanie prac techniczno-ewidencyjnych związanych z rejestrowaniem i kopiowaniem dokumentów niejawnych lub zmianą albo zniesieniem klauzuli tajności;
9) sprawowanie nadzoru nad dokumentami niejawnymi, pozostającymi w dyspozycji jednostki organizacyjnej, a znajdującymi się poza kancelarią.

5. Czas pracy kancelarii powinien być uregulowany w sposób zapewniający wydawanie i przyjmowanie dokumentów niejawnych, jak również pracę własną kancelarii, tj. ewidencjonowanie dokumentów niejawnych, kontrole itp.

§ 4.

1. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Kierownik kancelarii podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może powołać zastępcę kierownika kancelarii.

3. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony, zwany dalej kierownikiem oddziału kancelarii.

4. W jednostkach organizacyjnych, w których przetwarza się niewielką liczbę dokumentów niejawnych, oddziałem kancelarii może kierować inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony.

5. Kierownik kancelarii koordynuje pracę podległych oddziałów kancelarii.

6. Na stanowisko kierownika kancelarii, zastępcy kierownika kancelarii, pracowników kancelarii, kierownika oraz pracowników oddziału kancelarii wyznacza się osoby, które posiadają poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności dokumentów przetwarzanych w kancelarii i odbyły przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz wykonywania czynności kancelaryjnych, potwierdzone stosownymi zaświadczeniami.

§ 5.

Zakres obowiązków kierownika kancelarii, zastępcy kierownika kancelarii i pracowników kancelarii oraz kierownika i pracowników oddziału kancelarii ustala pełnomocnik ochrony, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 6.

1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych;
2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom do tego upoważnionym;
3) egzekwowanie zwrotu dokumentów niejawnych;
4) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;
5) prowadzenie bieżącej kontroli w zakresie postępowania z dokumentami niejawnymi, ich właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii, a także rejestrowania zmian lub znoszenia klauzul tajności w urządzeniach ewidencyjnych;
6) informowanie pełnomocnika ochrony o wszelkich nieprawidłowościach związanych z ochroną informacji niejawnych;
7) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem dokumentów niejawnych do przekazania do archiwum;
8) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;
9) nadzór nad pracą oddziałów kancelarii.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 4 ust. 2-4, wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-8.

§ 7.

1. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, jeżeli nie został powołany zastępca kierownika kancelarii, a w razie braku stałego pracownika kancelarię przejmuje protokolarnie, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa i przeszkolony w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz wykonywania czynności kancelaryjnych, inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.

3. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w obecności kierownika kancelarii zdającego obowiązki, osoby przejmującej obowiązki kierownika oraz pełnomocnika ochrony. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach: pierwszy egzemplarz przechowywany jest w kancelarii, drugi - u pełnomocnika ochrony.

4. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:

1) dane dotyczące zgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii;
2) ewentualne uwagi lub wnioski osoby przejmującej obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące nieprawidłowości ujawnionych w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów niejawnych.

5. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 1.

§ 8.

Wstęp do pomieszczeń kancelarii mają tylko:

1) kierownik jednostki organizacyjnej;
2) pracownicy kancelarii;
3) pełnomocnik ochrony;
4) osoby uprawnione do zapoznania się z dokumentami niejawnymi;
5) osoby upoważnione przez pełnomocnika ochrony.

§ 9.

1. Przed zakończeniem pracy pracownicy kancelarii powinni sprawdzić stan dokumentów przetwarzanych w danym dniu.

2. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

§ 10.

1. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa plan ochrony informacji niejawnych.

2. Naruszenie zasad, o których mowa w ust. 1, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

§ 11.

Zasady określone w § 9 i 10 obowiązują odpowiednio w stosunku do innych pomieszczeń, w których są przechowywane dokumenty niejawne, oraz osób za te pomieszczenia odpowiedzialnych.

Rozdział 3
Środki ochrony fizycznej

§ 12.

1. Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania:

1) powinna być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa;
2) ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm;
3) drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą przechowywane dokumenty niejawne zawierające tajemnicę państwową, drzwi należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270;
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na 150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na włamanie nie mniejszą niż krata;
5) okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz.

2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN-12320.

3. W przypadku innego usytuowania okien niż określone w ust. 1 pkt 4, okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm, lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą niż siatka.

4. W pomieszczeniach kancelarii, w których są przechowywane dokumenty niejawne zawierające tajemnicę państwową, powinny być ponadto zainstalowane co najmniej:
1) system sygnalizacji pożarowej;
2) system sygnalizacji włamania i napadu;
3) systemy nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii - w przypadku przechowywania w kancelarii dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne".

5. Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny odpowiadać co najmniej klasie SA 3 według Polskiej Normy PN-93 E-08390/14.

§ 13.

1. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce lub w zespole pomieszczeń kancelarii wyznaczyć pomieszczenie, w którym osoby upoważnione mogą zapoznawać się lub sporządzać dokumenty niejawne, zwane dalej czytelnią.

2. Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór ze strony pracowników kancelarii.

3. W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.

§ 14.

1. W zależności od nadanej klauzuli tajności dokumenty niejawne przechowywane są:

1) "poufne" - w szafach stalowych klasy A;
2) "tajne" - w szafach stalowych klasy B;
3) "ściśle tajne" - w szafach stalowych klasy C.

2. Klasyfikację i wymagania techniczne urządzeń do ochrony dokumentów niejawnych określa załącznik nr 2.

3. Dokumenty lub materiały niejawne mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w pomieszczeniach spełniających następujące wymagania, w zależności od nadanej tym dokumentom i materiałom klauzuli tajności:

1) "poufne" - odpowiadające co najmniej klasie 0 odporności na włamanie według Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
2) "tajne" - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie według Polskiej Normy PN-EN 1143-1;
3) "ściśle tajne" - odpowiadające co najmniej klasie I odporności na włamanie według Polskiej Normy PN-EN 1143-1.

4. Drzwi do pomieszczeń, o których mowa w ust. 3, zabezpiecza się dodatkowo odpowiednim zamkiem szyfrowym.

Rozdział 4
Obieg dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej

§ 15.

Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty niejawne.

§ 16.

1. Dokumenty niejawne w wersji roboczej opracowywane są przez sporządzającego w zarejestrowanym zeszycie pracy lub na numerowanych, niezarejestrowanych kartach opieczętowanych pieczątką "do pakietów" z podpisem pracownika kancelarii wydającego karty, w czytelni lub innym przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu znajdującym się w strefie bezpieczeństwa.

2. Po opracowaniu dokumentu niejawnego w wersji roboczej sporządzający przekazuje go do wykonania operatorowi lub wykonuje dokument samodzielnie.

3. Każdy wykonany dokument niejawny jest przekazywany pracownikowi kancelarii celem zarejestrowania w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów. Po podpisaniu przez osobę upoważnioną dokument niejawny jest pozostawiany do dyspozycji osób upoważnionych lub rejestrowany w dzienniku korespondencji.

4. Dokumenty niejawne wymagające podpisu kierownika jednostki organizacyjnej lub innej upoważnionej przez niego osoby, po opracowaniu i wykonaniu oraz parafowaniu przez sporządzającego, są przekazywane pracownikowi kancelarii celem nadania dalszego biegu sprawie.

5. Luźne karty, na których sporządzono wersję roboczą dokumentu niejawnego, są niszczone przez pracownika kancelarii w obecności sporządzającego zaraz po podpisaniu lub parafowaniu przez niego dokumentu niejawnego, tylko w przypadku posiadania zgody właściwego archiwum państwowego.

§ 17.

Zasady i sposób oznaczania dokumentów niejawnych określa rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

§ 18.

1. Dokument niejawny klasyfikuje do odpowiedniej klauzuli tajności sporządzający. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do osoby podpisującej dokument.

2. Nadawanie klauzuli tajności dokumentowi niejawnemu dokonuje się poprzez klasyfikowanie informacji zawartych w tym dokumencie, stosownie do ustaleń określonych w ustawie, z uwzględnieniem:

1) wykazu rodzajów informacji niejawnych, które mogą stanowić tajemnicę państwową, określonego w załączniku nr 1 do ustawy;
2) wykazu rodzajów informacji niejawnych, które mogą stanowić tajemnicę służbową, wprowadzonego do użytku wewnętrznego przez kierownika jednostki organizacyjnej.
3. Nie dopuszcza się klasyfikowania i oznaczania klauzulą tajności dokumentów niejawnych oraz zmiany ich klauzuli tajności przez wykonawcę.

4. W przypadku niewłaściwego zaklasyfikowania dokumentu niejawnego, zmiana klauzuli tajności dokonywana jest na zasadach, o których mowa w § 6 rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

§ 19.

Wykonywanie kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń dokumentów niejawnych odbywa się na zasadach, o których mowa w § 7 rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

§ 20.

1. Przesyłki lub dokumenty niejawne zawierające tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli "poufne" przyjmuje się do kancelarii za pokwitowaniem i odciska na nich pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

2. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

1) prawidłowość adresu;
2) nienaruszenie pieczęci i opakowania;
3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy;
4) zgodność numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek nadanych lub w książce doręczeń.

§ 21.

1. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii kwitujący odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia, przekazując go nadawcy, pełnomocnikowi ochrony w jednostce organizacyjnej odbiorcy i przewoźnikowi -jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek.

2. Po otwarciu przesyłki:

1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;
2) ustala się, czy liczba załączników, stron lub innych jednostek miary jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach.

3. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 2, kierownik kancelarii lub pracownik kancelarii sporządza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości; pierwszy egzemplarz dołącza się do dokumentu niejawnego i przechowuje wraz z nim w kancelarii, drugi przekazuje się do kancelarii nadawcy.

4. Kierownik lub pracownik kancelarii odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 3, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce "Uwagi".

§ 22.

1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych "do rąk własnych". W dzienniku korespondencji wpisuje się z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu pisma. W rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona "do rąk własnych".

2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i kolejny numer zapisu, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej do odbioru - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.

3. Przesyłki oznaczone "do rąk własnych", po wykorzystaniu, zwraca się do kancelarii w stanie otwartym lub zamkniętym.

4. W przypadku zwrotu do kancelarii przesyłki "do rąk własnych" w stanie otwartym kierownik lub pracownik kancelarii uzupełnia dane dotyczące przesyłki w dzienniku korespondencji.

5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki "do rąk własnych" w kancelarii w stanie zamkniętym, kierownik lub pracownik kancelarii nie dokonuje czynności, o których mowa w ust. 4. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce "Uwagi".

§ 23.

Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy doręcza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub wykazie przesyłek odnotowuje się oprócz daty godzinę doręczenia.

§ 24.

1. Przyjęte dokumenty niejawne kierownik lub pracownik kancelarii rejestruje w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

2. Dla każdego dokumentu niejawnego zawierającego tajemnicę państwową, z chwilą zarejestrowania, zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. Podobną kartę można załączyć do dokumentu zawierającego informacje oznaczone klauzulą "poufne".

3. Do zbioru dokumentów niejawnych załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.

4. Zarejestrowane dokumenty niejawne kierownik lub pracownik kancelarii przekazuje albo udostępnia adresatowi lub upoważnionej osobie za pokwitowaniem.

§ 25.

Pracownik kancelarii o fakcie otrzymania dokumentu niejawnego powiadamia niezwłocznie adresata, który z danym dokumentem zapoznaje się w czytelni.

§ 26.

1. Dokumenty niejawne mogą być udostępniane i przechowywane poza kancelarią, po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej, jedynie na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności.

2. Dokumenty niejawne wymagające decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub jego zastępców dostarczane są wymienionym osobiście przez pracownika kancelarii, w wyjątkowych wypadkach przez pełnomocnika ochrony, w specjalnych teczkach.

3. Zapoznawanie się z dokumentami niejawnymi i ich dekretacja odbywa się w obecności osoby przedstawiającej te dokumenty. Nie dotyczy to zapoznawania się z dokumentami niejawnymi przez Ministra Sprawiedliwości - Prokuratora Generalnego.

4. Dokumenty niejawne, o których mowa w ust. 2, mogą być dostarczane przez osobę, o której mowa w § 4 zarządzenia Prokuratora Generalnego lub pełnomocnika ochrony - odpowiednio do zakresu powierzonych zadań i czynności.

§ 27.

Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument niejawny rejestruje się odpowiednio w kolejności wytworzenia lub otrzymania. Wyjątek stanowią przesyłki oznaczone jako "pilne" oraz dokumenty niejawne, o których mowa w zarządzeniu Prokuratora Generalnego, rozpatrywane w trybie niecierpiącym zwłoki.

§ 28.

1. Przesyłanie dokumentów niejawnych odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów.

2. Przygotowanie do przesłania teczek lub zbiorów dokumentów niejawnych do innej jednostki organizacyjnej wymaga:

1) zarejestrowania w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek;
2) dołączenia opisu spraw znajdujących się w teczce, którego wzór określają załączniki nr 3 i 4;
3) dołączenia wykazu zmian dokonanych w teczce dokumentów (wydawnictw), którego wzór określa załącznik nr 5;
4) dołączenia karty zapoznania się z dokumentem, której wzór określa załącznik nr 6;
5) ponumerowania wszystkich stron bez opisu spraw i wykazu zmian;
6) ponumerowania, przesznurowania, opieczętowania i opisania liczby stron teczki, której wzór określa załącznik nr 7.

3. Przed zapakowaniem przesyłki należy sprawdzić prawidłowość oznakowania dokumentu niejawnego oraz zgodność liczby wysyłanych egzemplarzy i stron załączników z liczbą określoną w dokumencie.

Rozdział 5
Urządzenia ewidencyjne prowadzone w kancelarii tajnej

§ 29.

Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:

1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (rejestr jawny);
2) dziennik korespondencji (dla dokumentów o klauzuli "ściśle tajne" - dziennik oznaczony klauzulą "ściśle tajne" lub "tajne", dla dokumentów o klauzuli "tajne" - dziennik oznaczony klauzulą "tajne", dla dokumentów o klauzuli "poufne" - dziennik oznaczony klauzulą "poufne");
3) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" (dziennik oznaczony klauzulą "tajne");
4) karty zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową (karty jawne);
5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych (książka jawna);
6) wykaz przesyłek nadanych (wykaz jawny).

§ 30.

W zależności od potrzeb jednostki organizacyjnej dopuszcza się prowadzenie innych urządzeń ewidencyjnych niż określone w § 29, takich jak:

1) rejestr wydanych dokumentów (rejestr jawny);
2) skorowidz rejestru wydanych dokumentów (skorowidz jawny);
3) książka ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej (książka oznaczona klauzulą "tajne");
4) inne urządzenia ewidencyjne.

§ 31.

Dodatkowo, niezależnie od urządzeń ewidencyjnych określonych w § 29 i 30, w zależności od potrzeb, kancelaria prowadzi ewidencję dotyczącą czynności związanych z kontrolą działań operacyjno-rozpoznawczych organów ścigania, wynikającą z ustaw: o Policji, o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego i Służbie Wywiadu Wojskowego, o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, o Straży Granicznej i o kontroli skarbowej.

§ 32.

Urządzenia ewidencyjne wymienione w § 31 oznacza się odpowiednio w zależności od klauzuli tajności wpływających dokumentów, tzn.:

1) dla dokumentów o klauzuli "ściśle tajne" i "tajne" - urządzenia oznaczone klauzulą "tajne";
2) dla dokumentów o klauzuli "poufne" - urządzenia oznaczone klauzulą "poufne".

§ 33.

Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, w wyjątkowych wypadkach w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane, wydawane i wysyłane dokumenty niejawne zawierające tajemnicę służbową o klauzuli "zastrzeżone", jeżeli zostaną zapewnione właściwe warunki lokalowe oraz obsada etatowa pozwalająca na wykonywanie w pełni wszystkich czynności realizowanych przez kierownika i pracowników kancelarii.

§ 34.

Po zakończeniu roku kalendarzowego w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się adnotacji, na jakiej pozycji zakończono ewidencję dokumentów niejawnych, potwierdzając ją podpisem kierownika kancelarii i odciskiem pieczęci "do pakietów" oraz wpisując datę sporządzenia adnotacji.

§ 35.

1. Dokumenty niejawne w postaci nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej wytworzone w jednostce organizacyjnej można rejestrować w rejestrze wydanych dokumentów.

2. Do każdego nośnika, o którym mowa w ust. 1, dołącza się metrykę nośnika, a do nośników zawierających tajemnicę państwową dodatkowo zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem.

3. Wzór metryki nośnika niejawnego, danych dotyczących zapisu na nośnik oraz danych dotyczących odtwarzania określa załącznik nr 8 lub dokumenty szczególnych wymagań bezpieczeństwa i procedury bezpiecznej eksploatacji systemu lub sieci teleinformatycznej do przetwarzania informacji niejawnych.

§ 36.

1. Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD) jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych rejestrów prowadzonych przez kancelarię i nie podlega ewidencji.

2. Na przesznurowanych stronach rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek umieszcza się kolejne numery, wpisując na ostatniej stronie adnotację o liczbie stron rejestru, potwierdzoną datą i pieczęcią "do pakietów" oraz imieniem i nazwiskiem osoby prowadzącej rejestr.

3. W rejestrze ewidencjonuje się:

1) dziennik korespondencji;
2) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów;
3) książkę ewidencji wydawnictw-dokumentacji technicznej;
4) teczki tematyczne;
5) akta postępowań karnych oraz akta nadzoru nad tymi postępowaniami, a także akta postępowań dyscyplinarnych;
6) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek z oddziału kancelarii;
7) rejestry kontrolne;
8) inne urządzenia.

4. Każdy tom urządzenia ewidencyjnego, teczki tematycznej, akt postępowań karnych oraz akt nadzoru nad tymi postępowaniami, a także akt postępowań dyscyplinarnych, o których mowa w ust. 3, rejestruje się pod odrębną pozycją.

5. W rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek nie rejestruje się powtórnie teczek tematycznych rejestrowanych w latach poprzednich, jeżeli są one nadal prowadzone i zostały zarejestrowane w tym rejestrze.

6. Numer ewidencyjny dokumentu zarejestrowanego w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek składa się ze skróconej nazwy rejestru, oznaczenia klauzuli tajności, pozycji zapisu w rejestrze łamanej przez rok kalendarzowy, w którym dokument zarejestrowano.

7. Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek podlega przekazaniu do archiwum jedynie w przypadku likwidacji kancelarii.

8. Wzór rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek określa załącznik nr 9.

§ 37.

1. W dzienniku korespondencji rejestruje się dokumenty niejawne otrzymywane i wysyłane (wchodzące i wychodzące) oraz materiały wytworzone na potrzeby wewnętrzne (własne) jednostki lub komórki organizacyjnej.

2. Po wykorzystaniu wszystkich stron dziennika korespondencji zakłada się następny tom i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

3. Zarejestrowanie otrzymanego dokumentu niejawnego w dzienniku korespondencji polega na:

1) opatrzeniu otrzymanego dokumentu niejawnego pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie oraz odciśnięciu pieczęci "Załącznik nr ... do pisma nr ... z dnia ..." na pierwszej stronie załącznika, z zastrzeżeniem, iż pieczęci "Załącznik nr ..." nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, wydawnictw oraz dokumentów przesłanych do akceptacji (zatwierdzenia) lub podpisu;
2) wpisaniu pod kolejnymi numerami zapisu dziennika korespondencji:

a) oznaczenia klauzuli tajności dokumentu i numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym,
b) danych ewidencyjnych dokumentu niejawnego (numeru i daty) oraz daty rejestracji dokumentu,
c) liczby stron lub innych jednostek miary dokumentu niejawnego wraz z załącznikami,
d) liczby załączników i liczby stron lub innych jednostek miary załączników oraz wypełnieniu pozostałych rubryk dziennika korespondencji;

3) wpisaniu danych wymienionych w pkt 2 ppkt a-d na dokumencie niejawnym w odpowiednich polach odcisków pieczęci wpływu.

4. Zarejestrowanie dokumentu wysyłanego odbywa się na zasadach określonych w ust. 3, z tym że zamiast pieczęci wpływu używa się pieczęci nagłówkowej, a w odpowiednich rubrykach dziennika korespondencji wpisuje się nazwę adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu wraz z załącznikami, liczbę załączników oraz stron lub innych jednostek miary załączników przesłanych do adresata.

5. Dokumenty niejawne sporządzone w jednostce organizacyjnej na potrzeby własne ewidencjonuje się w dzienniku korespondencji jak dokumenty wysyłane, z tym że w rubryce przeznaczonej do określenia adresata wpisuje się wyraz "własne".

6. W przypadku odłączenia od pisma przewodniego jednego lub więcej ów, w rubryce "Uwagi" dziennika korespondencji zamieszcza się adnotację, potwierdzoną czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu wraz z datą jego dokonania, zawierającą jedną z następujących informacji:

1) nazwę urządzenia ewidencyjnego oraz numery pozycji, pod którymi zarejestrowano odłączone załączniki;
2) numer wychodzący z dziennika korespondencji, za którym załączniki odesłano do innej jednostki organizacyjnej;
3) numer i pozycję protokołu zniszczenia.

7. W przypadku znacznej liczby dokumentów niejawnych rejestrowanych w kancelarii dopuszcza się prowadzenie odrębnych dzienników korespondencji dla poszczególnych klauzul tajności.

8. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 10.

§ 38.

1. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów ewidencjonuje się dokumenty niejawne, wytworzone w jednostce organizacyjnej.

2. Dodatkowo wytworzony dokument niejawny, w szczególności odpis, kopię lub reprodukcję, rejestruje się każdorazowo pod kolejnym numerem zapisu dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

3. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów rejestruje się w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek.

4. Wzór dziennika ewidencji wykonanych dokumentów określa załącznik nr 11.

§ 39.

1. W karcie zapoznania się z dokumentem rejestruje się każdorazowo fakt udostępnienia dokumentów niejawnych zawierających tajemnicę państwową. W przypadku dokumentu niejawnego wytworzonego w jednostce organizacyjnej, w karcie zapoznania się z dokumentem nie umieszcza się sporządzającego, wykonawcy, osoby podpisującej dokument niejawny i pracownika kancelarii dokonującego rejestracji tego dokumentu.

2. Do akt nadzoru prokuratorskiego i teczek tematycznych dotyczących ustaw, o których mowa w § 31, zakładana jest jedna karta zapoznania się z dokumentem, a nie z poszczególnymi dokumentami.

3. Dopuszcza się zakładanie karty zapoznania się z dokumentem dla dokumentów niejawnych zawierających tajemnicę służbową o klauzuli "poufne".

4. Kartę zapoznania się z dokumentem dołącza się do dokumentu niejawnego i przechowuje wraz z nim w teczce tematycznej.

5. Karty zapoznania się z dokumentem archiwizuje się wraz z dokumentem niejawnym albo pismem przewodnim pozostającym w aktach.

6. Przed przekazaniem dokumentu niejawnego z kancelarii Ministerstwa Sprawiedliwości lub jej oddziałów do innej jednostki organizacyjnej wykonuje się kopię karty zapoznania się z dokumentem.

7. Kopie kart zapoznania się z dokumentem w kancelarii Ministerstwa Sprawiedliwości lub jej oddziałach gromadzi się w teczkach tematycznych, których okres przechowywania jest taki sam jak urządzenia ewidencyjnego, o którym mowa w § 29 pkt 2.

8. Wzór karty zapoznania się z dokumentem określa załącznik nr 6.

§ 40.

1. W książce doręczeń przesyłek miejscowych rejestruje się przekazywanie dokumentów niejawnych przez pracowników kancelarii w ramach komórek organizacyjnych danej jednostki (obieg wewnętrzny) oraz jednostek organizacyjnych resortu - w tej samej miejscowości (obieg zewnętrzny).

2. Dopuszcza się rejestrowanie przekazywania dokumentów niejawnych, o których mowa w zarządzeniu Prokuratora Generalnego, przez pracowników kancelarii ich odbiorcom.

3. Książkę doręczeń przesyłek miejscowych rejestruje się w rejestrze wydanych dokumentów, o którym mowa w § 42.

4. Książkę doręczeń przesyłek miejscowych wykorzystuje się aż do zapisania wszystkich stron.

5. Wzór książki doręczeń przesyłek miejscowych określa załącznik nr 12.

§ 41.

1. W wykazie przesyłek nadanych rejestruje się w szczególności przesyłki przekazywane w relacji nadawca -poczta specjalna - adresat oraz przekazywanie dokumentów niejawnych bezpośrednio przez pracowników kancelarii w relacji nadawca - odbiorca poza jednostki organizacyjne resortu (obieg zewnętrzny).

2. Zasady stosowania wykazu przesyłek nadanych w obiegu zewnętrznym określa rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów.

3. Kancelaria przekazuje wykazy przesyłek nadanych do archiwum w teczce prowadzonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

4. Wzór wykazu przesyłek nadanych określa załącznik nr 13.

§ 42.

1. Rejestr wydanych dokumentów zakłada się dla wykonawcy, dokumentu niejawnego lub komórki organizacyjnej.

2. W rejestrze wydanych dokumentów rejestruje się między innymi:

1) materiały pomocnicze do wykonania dokumentu niejawnego:
a) zeszyty pracy służące do wykonywania czystopisów,
b) kalki, taśmy maszynowe i taśmy karbonizowane jednorazowego użytku itp.;
2) dokumenty niejawne w postaci nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej i inne;
3) urządzenia ewidencyjne - zbroszurowane - dokumentów niejawnych niepodlegające przekazaniu do archiwum, a prowadzone przez kancelarię;
4) załączniki odłączone od pism przewodnich, niepodlegające ewidencji w innych urządzeniach ewidencyjnych.

3. W rejestrze wydanych dokumentów rejestruje się również udostępnianie wykonawcom dokumentów niejawnych:

1) zarejestrowanych w innych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka tego urządzenia ewidencyjnego przeznaczona do pokwitowania dokumentu niejawnego została całkowicie wykorzystana,
b) rodzaj dokumentu niejawnego albo dekretacja na nim wskazują, że będzie on udostępniony większej liczbie osób;

2) w formie wydawnictw, dokumentacji technicznej, map, teczek i innych dokumentów niejawnych, dla których nie przewiduje się możliwości pokwitowania pobrania i zwrotu dokumentu niejawnego.

4. Na dokumentach niejawnych zarejestrowanych w rejestrze wydanych dokumentów nanosi się i poświadcza pieczęcią kancelarii tajnej "do pakietów" numer ewidencyjny, który składa się z numeru, o którym mowa w § 43 ust. 2, łamanego przez oznaczenie klauzuli tajności, kolejny numer zapisu w tym rejestrze i dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (RWD 5/0-17/07).

5. Karty rejestru wydanych dokumentów niszczy się komisyjnie, dokonując adnotacji o zniszczeniu w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów.

6. Czasokres przechowywania kart rejestru wydanych dokumentów zależy od okresu przechowywania urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 3.

7. Wzór rejestru wydanych dokumentów określa załącznik nr 14.

§ 43.

1. W skorowidzu rejestru wydanych dokumentów rejestruje się rejestr wydanych dokumentów imiennie dla wykonawców, komórek organizacyjnych lub poszczególnych dokumentów niejawnych.

2. Numerem ewidencyjnym karty rejestru wydanych dokumentów jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów.

3. Wzór skorowidza rejestru wydanych dokumentów określa załącznik nr 15.

§ 44.

1. W książce ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej rejestruje się dokumenty niejawne otrzymywane lub wytwarzane na potrzeby jednostki organizacyjnej, które mają formę:

1) wydawnictw fachowych;
2) materiałów szkoleniowych i informacyjnych;
3) dokumentacji technicznej (rysunki, mapy, schematy);
4) gotowych materiałów filmowych itp.

2. Kancelaria rejestruje dokumenty niejawne, o których mowa w ust. 1, wpisując:

1) numer porządkowy, nazwę lub tytuł dokumentu niejawnego otrzymanego lub wytwarzanego na potrzeby jednostki organizacyjnej wg kolejności ich wpływu;
2) liczbę dokumentów niejawnych i numery egzemplarzy;
3) numer i datę pisma przewodniego, faktury lub asygnaty, za którym został przesłany.

3. Numer porządkowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym egzemplarzy danego tytułu.

4. Pisma przewodnie, faktury, asygnaty, za którymi przesłano dokumenty niejawne, o których mowa w ust. 1, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów.

5. Książka ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej zachowuje ciągłość numeracji bez względu na lata rejestracji.

6. Wzór książki ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej określa załącznik nr 16.

§ 45.

Wpisów do urządzeń ewidencyjnych dokonuje się tuszem lub atramentem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmianę kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem pracownika dokonującego zmiany. W przypadku anulowania pozycji w urządzeniach ewidencyjnych należy w rubryce "Uwagi" odnotować powód jej anulowania.

§ 46.

Wpisy, o których mowa w § 45, nie mogą być wycierane, zamazywane lub zaklejane.

§ 47.

Ewidencję dokumentów w rejestrach, o których mowa w § 36, 37, 38,40 i 41, prowadzi się w cyklu rocznym, rozpoczynając każdego roku kalendarzowego numerowanie od liczby "1".

Rozdział 6
Kompletowanie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów niejawnych

§ 48.

Kwalifikowanie dokumentów niejawnych do odpowiednich grup rzeczowych (teczek tematycznych) oraz do właściwej kategorii archiwalnej prowadzi się zgodnie z rzeczowym wykazem akt jednostki organizacyjnej.

§ 49.

1. Dokumenty niejawne kompletuje się chronologicznie według spraw w teczkach tematycznych założonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

2. Teczkom nadaje się klauzule tajności odpowiednio do najwyższej klauzuli znajdujących się w nich dokumentów niejawnych.

3. Zarządzenia i wytyczne można kompletować w jednej teczce przez kilka lat przy zachowaniu wymogów określonych w ust. 7. Praktykę tę można stosować również do innych dokumentów niejawnych.

4. W teczkach nie gromadzi się kopert, opakowań itp. korespondencji wchodzącej, chyba że stanowią one dowód zachowania terminu nadania przesyłki bądź jej otwarcia przez osobę nieupoważnioną.

5. Materiałów dowodowych w postaci kaset, płyt CD itp., ze względu na możliwość uszkodzenia, nie wszywa się do akt sądowych lub prokuratorskich. Stanowią one załącznik do tych akt.

6. Dokumenty niejawne, które nie mogą być włączone do teczek tematycznych w danym roku kalendarzowym, można przerejestrować do dziennika korespondencji roku następnego, dokonując odpowiedniej adnotacji w ewidencji i na dokumencie.

7. Strony każdej teczki tematycznej numeruje się, na oddzielnym arkuszu wpisuje się liczbę stron lub innych jednostek miary i datę zszycia, opieczętowuje i potwierdza podpisem kierownika kancelarii. Prace związane z kompletowaniem teczek kończy się w terminie do 31 grudnia każdego roku.

8. Teczka tematyczna nie może zawierać więcej niż 200 arkuszy (400 stron). Odstąpienie od tej zasady możliwe jest tylko w razie konieczności.

9. Opis na zewnętrznej stronie teczki tematycznej powinien zawierać:

1) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej;
2) na górze i dole teczki, po prawej stronie - klauzulę tajności;
3) bezpośrednio pod klauzulą tajności, na górze strony tytułowej - oznaczenie kategorii archiwalnej dokumentów niejawnych zawartych w teczce, zgodnie z rzeczowym wykazem akt;
4) z lewej strony na górze - symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt;
5) pośrodku teczki - tytuł, tzn. hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt właściwe dla spraw złożonych w teczce, uzupełnione o bliższe wyjaśnienia opisujące zawartość teczki;
6) z lewej strony od dołu - numer z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, pod którym teczka została zarejestrowana;
7) z prawej strony u dołu - daty skrajne, tj. roczną datę rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy oraz liczbę stron dokumentów lub w przypadku teczki zawierającej jedną sprawę - analogicznie roczną datę wpięcia do teczki pierwszego i ostatniego dokumentu oraz liczbę stron dokumentów.

10. W razie konieczności dołączenia lub wyłączenia dokumentu niejawnego z zakończonej teczki tematycznej lub akt sprawy wypełnia się odpowiednie rubryki w wykazie zmian, którego wzór określa załącznik nr 5.

11. Dopuszcza się przechowywanie dokumentu jawnego w zbiorze dokumentów niejawnych, jeżeli ma on ścisły związek z tym zbiorem.

§ 50.

1. Dokumenty niejawne oznaczone różnymi klauzulami tajności są przechowywane w odrębnych szafach, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów.

2. Dokumenty niejawne, o których mowa w ust. 1, mogą być przechowywane w jednej szafie pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia. W takim przypadku szafa musi spełniać wymagania określone w § 14, odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w niej dokumentów niejawnych.

3. Dokumenty niejawne oznaczone różnymi klauzulami tajności mogą być przechowywane poza szafami, o których mowa w ust. 1 i 2, w jednym pomieszczeniu, pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia. W takim przypadku pomieszczenie musi spełniać wymagania określone w § 14 ust. 3.

§ 51.

1. Dokumenty niejawne dotyczące spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat. Po upływie tego okresu przekazuje się je w stanie uporządkowanym, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, do archiwum zakładowego, spełniającego wymogi bezpieczeństwa odpowiednie dla ich klauzul tajności, jeżeli jednostka organizacyjna takim dysponuje.

2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 17.

3. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie ma odpowiednio zabezpieczonego archiwum zakładowego, dokumenty niejawne są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich ochronę, odpowiednio do przyznanej im klauzuli tajności. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej.

4. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, nie dotyczą niejawnych akt sądowych lub wyłączonych z nich niejawnych protokołów zeznań, dla których czas przechowywania w kancelarii określają inne przepisy, oraz urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w kancelarii.

§ 52.

1. Dokumenty niejawne zakwalifikowane do kat. Bc nieposiadające wartości archiwalnej i użytkowej mogą zostać zniszczone po uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku dokumentów niejawnych kat. Bc wykorzystywanych do użytku wewnętrznego, takich jak zeszyty pracy, zbędne kopie pojedynczych dokumentów niejawnych itp., można wystąpić do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie generalnej zgody na brakowanie.

3. Po uzyskaniu generalnej zgody dokumenty wymienione w ust. 2 mogą być niszczone po stwierdzeniu ich nieprzydatności do bieżącej pracy przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

4. Protokół dokumentów niejawnych zakwalifikowanych do zniszczenia sporządza kierownik kancelarii, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

5. Wzór protokołu zniszczenia dokumentów niejawnych określa załącznik nr 18.

§ 53.

1. W celu zniszczenia dokumentów niejawnych, o których mowa w § 52 ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję, na wniosek pełnomocnika ochrony, która sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 19, oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia, którego wzór określa załącznik nr 20.

2. Zadania, o których mowa w ust. 1, może wykonywać również komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, o której mowa w § 57.

3. Na wniosek komisji, o której mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej występuje do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie zezwolenia na zniszczenie zakwalifikowanych dokumentów niejawnych, którego wzór określa załącznik nr 21.

4. Niszczenie procesowych dokumentów niejawnych bez zgody właściwego archiwum państwowego regulują odrębne przepisy.

§ 54.

1. Przed zniszczeniem dokumentów niejawnych sprawdza się zgodność stanu faktycznego dokumentów ze stanem ewidencyjnym.

2. Do czasu ostatecznego zniszczenia dokumenty niejawne zabezpiecza się, przechowując je w kancelarii.

3. Fakt zniszczenia dokumentów niejawnych poświadcza się podpisami odpowiednio:

1) w urządzeniach ewidencyjnych;
2) na piśmie przewodnim w razie zniszczenia jedynie załączników do tego pisma;
3) w dzienniku korespondencji w razie zniszczenia pisma przewodniego, od którego odłączono załączniki;
4) na pierwszym egzemplarzu dokumentu niejawnego w razie zniszczenia pozostałych egzemplarzy.

§ 55.

1. Dokumenty niejawne niszczy fizycznie kierownik kancelarii w obecności komisji, o której mowa w § 53, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym wgląd do tych dokumentów lub ich zabór. Niszczenie dokumentów niejawnych odbywa się poprzez pocięcie w niszczarce na paski lub spalenie.

2. Dokumenty niejawne w postaci nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej i innych kierownik kancelarii niszczy fizycznie w obecności członków komisji, o której mowa w § 53, zgodnie z zasadami określonymi w dokumentach szczególnych wymagań bezpieczeństwa i procedurach bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego do przetwarzania informacji niejawnych.

Rozdział 7
Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej

§ 56.

Kontrolę kancelarii przeprowadza się w celu sprawdzenia zgodności jej funkcjonowania z wymogami ustawy oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.

§ 57.

Do prowadzenia kontroli upoważnieni są:

1) dyrektor Biura Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych oraz osoby przez niego upoważnione;
2) pełnomocnik ochrony lub komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony;
3) uprawnione organy na mocy odrębnych przepisów.

Rozdział 8
Postanowienia końcowe

§ 58.

Pomieszczenia kancelarii, utworzone przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, należy dostosować do określonych w nim wymagań w terminie do dnia 11 grudnia 2008 r.

§ 59.

Ustalenia zarządzenia dotyczą odpowiednio oddziału kancelarii.

§ 60.

W zakresie nieuregulowanym zarządzeniem stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741).

§ 61.

Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2005 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 8, poz. 36).

§ 62.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2007 r.

ZAŁĄCZNIKI (dostępne na CD)

Załączniki