Dz.Urz.MS.03.3.11
ZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 27 czerwca 2003 r.
w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów
administracji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury
(Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 2
października 2003 r.)
Na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o
prokuraturze (Dz. U. z 2002 r. Nr 21, poz. 206 i Nr 213, poz. 1802) zarządza
się, co następuje:
CZĘŚĆ l
ORGANIZACJA l ZAKRES
DZIAŁANIA SEKRETARIATÓW
Rozdział 1
Przepisy
ogólne
§ 1. 1. W każdej
powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury działa sekretariat do
wykonywania prac kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w sprawach
załatwianych przez prokuratorów w ramach ich ustawowych kompetencji.
2. Sekretariat w zakresie zleconym przez
prokuratora wykonuje czynności formalnoprawne przewidziane w ustawach, jeżeli
do ich wykonania nie jest uprawniony wyłącznie prokurator.
§ 2. 1. Czynności z
zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, okręgowego i rejonowego
wykonują wyznaczeni pracownicy w wydziałach lub działach bądź zajmujący
samodzielne stanowiska pracy.
2. W prokuraturach rejonowych czynności
określone w ust. 1 mogą wykonywać pracownicy sekretariatu.
§ 3. Kontrolę biurowości prokuratur wykonuje
inspektor do spraw biurowości i statystyki.
§ 4. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych,
w których nie powołano inspektora do spraw biurowości i statystyki, biurowość
- w podległych wymienionym prokuraturom jednostkach - kontrolują kierownicy
sekretariatów tych prokuratur.
§ 5. Organizację ochrony informacji niejawnych
oraz organizację i funkcjonowanie kancelarii tajnych regulują przepisy ustawy
z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r.
Nr 11, poz. 95 z późn. zm.), a także wydane na jej podstawie akty wykonawcze.
Rozdział 2
Organizacja
sekretariatów
§ 6. W wydziałach lub samodzielnych działach
prokuratury apelacyjnej i okręgowej mogą być tworzone odrębne sekretariaty,
jeżeli do wykonywania czynności kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w
wydziale lub dziale uzasadnione jest zatrudnienie nie mniej niż trzech
pracowników sekretariatu.
§ 7. 1. W skład
sekretariatów wchodzą następujące agendy administracyjne: biuro podawcze,
hala maszyn, składnica dowodów rzeczowych, statystyka i informatyka, archiwum
zakładowe i biblioteka.
2. W prokuraturach rejonowych, w których
wielkość jednostek i wpływ spraw to uzasadnia, mogą być tworzone samodzielne
stanowiska pracy.
3. Prokurator okręgowy, po zasięgnięciu opinii
właściwych prokuratorów rejonowych, może zarządzić, aby agendy, o których
mowa w ust. 1, prowadzone były łącznie dla prokuratury okręgowej i
prokuratury rejonowej lub kilku prokuratur rejonowych, jeżeli jednostki te
mają siedziby w jednej miejscowości.
4. Przepis ust. 3 stosuje odpowiednio prokurator
apelacyjny w odniesieniu do agend prokuratury apelacyjnej i okręgowej.
5. W przypadku łącznego prowadzenia agend, o
których mowa w ust. 1 dla prokuratur różnych szczebli, nadzór nad
prawidłowością dokonywanych w nich czynności sprawuje kierownik sekretariatu
jednostki nadrzędnej, a dla agend równorzędnych jednostek - wyznaczony przez
prokuratora okręgowego kierownik sekretariatu jednej z tych jednostek.
6. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych
agendy administracyjne określone w ust. 1 mogą stanowić wyodrębnione komórki
organizacyjne.
§ 8. 1. Kierownik
sekretariatu prokuratury oraz pozostali pracownicy sekretariatu, a także
inspektor do spraw biurowości i statystyki w prokuraturach apelacyjnych i
okręgowych podlegają naczelnikowi wydziału lub kierownikowi samodzielnego
działu organizacyjnego, a w prokuraturach, w których nie utworzono takich
wydziałów lub działów - odpowiednio zastępcy prokuratora apelacyjnego lub
okręgowego.
2. Jeżeli utworzono sekretariaty wydziałowe,
podlegają one naczelnikom tych wydziałów.
§ 9. 1. Kierownik
sekretariatu prokuratury rejonowej i pracownicy sekretariatu podlegają
zastępcy prokuratora rejonowego.
2. W prokuraturach rejonowych, w których
utworzono działy, można tworzyć sekcję sekretariatu dla działu, jeżeli do
jego obsługi niezbędne jest zatrudnienie nie mniej niż trzech pracowników
sekretariatu. Sekcja sekretariatu dla działu podlega wówczas kierownikowi
działu.
§ 10. 1. Kierownik
sekretariatu prokuratury odpowiada przed swoim przełożonym za sprawną
organizację pracy podległych mu pracowników.
2. Kierownik sekretariatu prokuratury sprawuje
nadzór nad pracą całego sekretariatu, jest zwierzchnikiem zatrudnionych w nim
pracowników i w zakresie wskazanym w zarządzeniu o podziale czynności
przysługują mu uprawnienia przełożonego.
3. Na polecenie przełożonego kierownik
sekretariatu prokuratury sprawuje nadzór w szczególności:
- w prokuraturze apelacyjnej i okręgowej nad sekretariatami wydziałów
lub samodzielnych działów,
- w prokuraturze rejonowej nad sekcjami sekretariatów w działach,
- w prokuraturach apelacyjnych, okręgowych i rejonowych nad agendami
dowodów rzeczowych, prowadzonymi przez wyznaczonych pracowników
sekretariatu.
§ 11. 1. W sekretariatach
zatrudnieni są pracownicy obsługi. Do ich obowiązków określonych w zakresie
czynności należy m.in. ekspediowanie korespondencji, doręczanie pism i
przesyłek przekazywanych bez udziału poczty i wykonywanie pomocniczych
czynności biurowych.
2. Pracownicy obsługi wykonują też inne niż
wymienione w ust. 1 czynności zlecone przez kierownika sekretariatu
prokuratury.
Rozdział 3
Zakres
działania sekretariatów
§ 12. 1. Zadaniem
sekretariatu jest wykonywanie czynności biurowych i pomocniczych zgodnie z
przepisami kodeksów: karnego, postępowania karnego, karnego wykonawczego,
karnego skarbowego, postępowania w sprawach o wykroczenia, cywilnego,
postępowania cywilnego i administracyjnego oraz innymi przepisami prawa, a
także zarządzeniami i poleceniami Prokuratora Generalnego i prokuratorów
przełożonych.
2. Pracownicy sekretariatu zobowiązani są do
wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie,
wykazywania życzliwości i bezstronności wobec obywateli, przestrzegania
tajemnicy państwowej i służbowej, a także dbania o kulturę urzędowania.
§ 13. W szczególności do zadań sekretariatu
należy:
1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w
prokuraturze dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie
i rejestrowanie,
2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych
niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych
dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia,
3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów
z zakresu administracji kierownika jednostki,
4) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez
prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach
przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów,
5) informowanie stron procesowych i ich pełnomocników o biegu spraw
zawisłych w prokuraturze w zakresie przewidzianym przepisami prawa lub
wskazanym przez prokuratorów,
6) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,
7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania
dokumentów,
8) sporządzanie wezwań i zawiadomień oraz informowanie stron o terminach
czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,
9) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i
kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie - za zgodą prokuratora
prowadzącego postępowanie przygotowawcze - odpłatnie uwierzytelnionych
odpisów dokumentów lub kserokopii,
10) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i
podręcznych zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie
załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie
odpowiednich adnotacji na okładkach,
11) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i
przechowywanie w jednostkach prokuratury oraz przekazywanie, zgodnie z
decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób,
12) wykonywanie czynności związanych z zadaniami wynikającymi z ustawy z
dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu
informacji kryminalnych (Dz. U. Nr 110, poz. 1189 z późn. zm.), zgodnie z
zarządzeniem Prokuratora Krajowego w sprawie gromadzenia, przetwarzania i
przekazywania informacji kryminalnych w powszechnych jednostkach
organizacyjnych prokuratury,
13) wykonywanie zadań w zakresie udzielania i przesyłania informacji do
Krajowego Rejestru Karnego,
14) wykonywanie czynności związanych z pilotażowym wdrożeniem Systemu
Informatycznego Prokuratury, a następnie jego wdrożeniem w jednostkach
organizacyjnych prokuratury,
15) przygotowywanie okresowych (półrocznych i rocznych) informacji
statystycznych oraz w oparciu o te informacje - projektów innych informacji
o wynikach działalności prokuratury,
16) wypełnianie formularzy sprawozdawczych dla potrzeb statystyki oraz
innych formularzy przeznaczonych do przekazywania informacji źródłowych dla
systemów informatycznych w formie elektronicznej,
17) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie
archiwum zakładowego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem
akt do archiwum państwowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na
zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich
przechowywania w prokuraturze,
18) wykonywanie czynności związanych z zaopatrzeniem prokuratury w
materiały piśmienne, druki, repertoria, rejestry i formularze urzędowe oraz
sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami,
19) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika jednostki lub
uprawnionego prokuratora.
§ 14. 1. Pracownicy
sekretariatu wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności, sporządzonym
przez kierownika sekretariatu prokuratury i zatwierdzonym przez kierownika
jednostki.
2. W zarządzeniu o podziale czynności wymienia
się uprawnienia poszczególnych pracowników sekretariatu do podpisywania
korespondencji wychodzącej z prokuratury oraz zakres udzielania przez nich
informacji stronom procesowym o sprawach zawisłych w prokuraturze.
3. Na pracownikach sekretariatu spoczywa
obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych
na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu "wykonano",
opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.
Rozdział 4
Czynności
sekretariatu w sprawach karnych
§ 15. 1. Stronom
procesowym oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w
toku postępowania przygotowawczego sekretariat udziela informacji o
sygnaturze akt sprawy, kwalifikacji prawnej czynu będącego przedmiotem
postępowania, zastosowaniu wobec podejrzanego środka zapobiegawczego, a w
przypadku stosowania przez sąd tymczasowego aresztowania - o miejscu
osadzenia podejrzanego i czasie, na który ten środek zastosowano oraz o
sposobie załatwienia sprawy.
2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat
udziela - w uzgodnieniu z prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym
postępowanie - także informacji o przewidywanych terminach czynności
procesowych, jeżeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w takich
czynnościach.
3. Informacje telefoniczne mogą być udzielane w
zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 wyłącznie osobom uprawnionym, co do których
tożsamości pracownik sekretariatu nie ma wątpliwości.
§ 16. 1. Przeglądanie akt
sprawy w toku postępowania przygotowawczego, sporządzanie z nich odpisów i
kserokopii przez osoby uprawnione (art. 156 § 5 k.p.k.) odbywa się w
sekretariatach pod kontrolą wyznaczonego pracownika, przy czym informację o
skorzystaniu z wymienionych w tym przepisie uprawnień, w określonym czasie i
przez wskazane osoby, pracownik ten odnotowuje na drugiej stronie okładki akt
podręcznych.
2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu
należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.
§ 17. 1. Po wydaniu przez
prokuratora postanowienia o przedstawieniu zarzutów lub przesłuchaniu
podejrzanego sekretariat zwraca się niezwłocznie z zapytaniem do Krajowego
Rejestru Karnego o udzielenie informacji o podejrzanym.
2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1,
sekretariat kieruje również wówczas, gdy w zakończonym śledztwie lub
dochodzeniu, prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do
prowadzenia postępowania, brak jest danych dotyczących karalności
podejrzanego, a z przekazanych prokuratorowi akt sprawy nie wynika, że takich
danych zażądano.
§ 18. 1. Przed
skierowaniem sprawy do sądu z aktem oskarżenia, z wnioskiem o warunkowe
umorzenie postępowania karnego lub umorzenie postępowania i zastosowanie
środka zabezpieczającego, sporządza się w jednym egzemplarzu wykaz
poniesionych kosztów śledztwa lub dochodzenia, który załącza się do akt
głównych, sprawdzając przy tym, czy do akt dołączone zostały wszystkie
dokumenty dotyczące kosztów. Rachunki otrzymane po skierowaniu akt sprawy do
sądu, przesyła się sądowi po ich uregulowaniu w ślad za sprawą.
2. O sporządzeniu wykazu poniesionych kosztów
śledztwa lub dochodzenia czyni się wzmiankę na drugiej stronie okładki akt
podręcznych z podaniem łącznej sumy tych kosztów.
3. Zasady obliczania kosztów postępowania
karnego określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 sierpnia
1998 r. w sprawie wysokości i sposobu obliczania wydatków Skarbu Państwa w
postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 111, poz. 705).
§ 19. Wysyłając do sądu akta sprawy, w wypadkach
określonych w § 18 ust. 1, sekretariat wykonuje czynności polegające na
ustaleniu, czy:
1) w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które należało
dołączyć do akt głównych,
2) sporządzono odpowiednią liczbę odpisów aktu oskarżenia wraz ze
składanymi z nimi wnioskami, odpisów wniosku o umorzenie postępowania i
zastosowanie środka zabezpieczającego,
3) wysłano zawiadomienie o skierowaniu aktu oskarżenia i o treści art.
335 i 387 k.p.k. oraz wniosków wymienionych w pkt 2 do oskarżonego i jego
obrońcy oraz ujawnionego w toku śledztwa lub dochodzenia pokrzywdzonego i
jego pełnomocnika wraz z pouczeniem, o którym mowa w art. 334 § 2 k.p.k., a
także do osoby lub instytucji, która złożyła zawiadomienie o przestępstwie,
4) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów
rzeczowych w sprawie,
5) zawiadomiono o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu
przeciwko osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i
społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom - przełożonych tych
osób,
6) zawiadomiono właściwy organ wojskowy o wszczęciu i prowadzeniu
postępowania przygotowawczego oraz o zastosowaniu środka zapobiegawczego
wobec oskarżonego podlegającego obowiązkowej służbie wojskowej,
7) zawiadomiono zakład karny o przekazaniu do dyspozycji sądu
oskarżonego tymczasowo aresztowanego,
8) zawiadomiono - w wypadku zastosowania innego środka zapobiegawczego -
właściwy organ uprawniony do wykonywania tego środka lub zobowiązany do
podejmowania działań w związku z jego zastosowaniem.
§ 20. W sprawach, w których prokurator kieruje
sprawę do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia
postępowania mediacyjnego, sekretariat:
1) wpisuje sprawę do wykazu kontrolnego Pm - dla spraw skierowanych do
instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia takiego
postępowania,
2) odnotowuje datę wydania przez prokuratora postanowienia o skierowaniu
sprawy do instytucji lub osoby, o których mowa w pkt 1, oraz termin
zakreślony przez prokuratora,
3) przekazuje - zgodnie z zarządzeniem prokuratora - akta sprawy lub
materiały tej instytucji lub osobie godnej zaufania,
4) po zakończeniu postępowania mediacyjnego odnotowuje datę zwrotu akt
sprawy lub materiałów wraz ze sprawozdaniem i załącza do akt wykaz kosztów
tego postępowania.
§ 21. 1. W sprawach, w
których śledztwo lub dochodzenie zawieszono z uwagi na długotrwałą przeszkodę
uniemożliwiającą jego prowadzenie (art. 22 § 1 k.p.k.), sekretariat sprawdza,
nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, czy przyczyny zawieszenia nadal trwają, w
szczególności wysyła zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego i pismo do
Centralnego Biura Adresowego, a jeżeli zarządzono poszukiwania podejrzanego,
ustala, jaki jest stan tych poszukiwań. W sprawach tego wymagających
zapytanie kieruje również do Straży Granicznej i innych odpowiednich organów.
2. W sprawach, w których postępowanie zawieszono
na podstawie art. 11 § 2 k.p.k., sekretariat - wykonując zarządzenie
prokuratora - ustala datę wydania orzeczenia i jego uprawomocnienia się w
sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w art. 11 § 1 k.p.k., a następnie
przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi w czasie
umożliwiającym podjęcie decyzji przed upływem 3 miesięcy od daty
uprawomocnienia się wymienionego orzeczenia.
3. W sprawach, w których postępowanie umorzono
na podstawie art. 11 § 1 k.p.k., sekretariat - wykonując zarządzenie
prokuratora - ustala datę uchylenia lub zmiany treści prawomocnego wyroku,
orzeczonego w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w tym przepisie, a
następnie przedkłada akta umorzonego postępowania prokuratorowi celem
podjęcia przez niego decyzji o nadaniu biegu sprawie zgodnie z brzmieniem
art. 11 § 3 k.p.k.
4. W postępowaniach, które zawieszono na
podstawie art. 7 ustawy z dnia 25 czerwca 1997 r. o świadku koronnym (Dz. U.
Nr 114, poz. 738 z późn. zm.), sekretariat - wykonując zarządzenie
prokuratora - ustala datę uprawomocnienia się orzeczenia kończącego
postępowanie przeciwko pozostałym sprawcom i niezwłocznie przedkłada akta
zawieszonego postępowania prokuratorowi.
5. W przypadku zawieszenia postępowania na
podstawie art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 1997 r. o przeciwdziałaniu
narkomanii (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 198), sekretariat ustala datę
zakończenia leczenia, wykonując następnie czynności wskazane w ust. 4.
§ 22. 1. Za wydanie na
wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora uwierzytelnionych
odpisów, zaświadczeń oraz innych dokumentów sporządzonych na podstawie akt
sprawy, sekretariat pobiera opłaty kancelaryjne na zasadach określonych
przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości opłaty
za wydanie kserokopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.
2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz
za zgodą prokuratora kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty
kancelaryjne w sposób i w wysokościach określonych przepisami rozporządzenia,
o których mowa w ust. 1.
3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od
osoby, której należy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia
(art. 100 § 2 k.p.k. w zw. z art. 106 k.p.k.) oraz od podejrzanego, któremu
na jego żądanie wydano odpis postanowienia (art. 157 § 1 k.p.k.).
4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich
odpisów lub kserokopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat
sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub
notatkę urzędową, którą załącza się do tych akt.
§ 23. 1. W wypadku wydania
przez prokuratora postanowienia o nałożeniu kary pieniężnej lub ukarania
grzywną (art. 285 § 1 k.p.k.), a także obciążenia kosztami postępowania (art.
289 § 1 k.p.k.), sekretariat kieruje pismo do ukaranego, wzywając go do
dobrowolnego uiszczenia należności w terminie 14 dni i przesyła mu odpowiedni
blankiet wpłaty z podaniem konta - odpowiednio prokuratury apelacyjnej lub
okręgowej. Odpis postanowienia przesyła się do wydziału lub działu
budżetowo-administracyjnego prokuratury apelacyjnej lub okręgowej.
2. Po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu,
akta sprawy wraz z projektem zarządzenia o wyegzekwowaniu należności za
pośrednictwem komornika sądowego, przedstawia się prokuratorowi.
CZĘŚĆ II
BIUROWOŚĆ W SPRAWACH
PROKURATORSKICH
Rozdział 1
Zasady ogólne
§ 24. Na pismach wpływających, sporządzanych w
prokuraturze oraz wysyłanych do innych organów i osób, umieszcza się
sygnaturę akt sprawy, której one dotyczą.
§ 25. Przekazywanie korespondencji między
komórkami organizacyjnymi tej samej jednostki odbywa się na podstawie
dekretacji przekazującego, bez pism przewodnich.
§ 26. W pismach kierowanych do jednostek
wojskowych należy oznaczyć adresata wyłącznie przez podanie numeru jednostki
wojskowej i miejsca jej postoju.
§ 27. 1. Pisma w sprawach
osób tymczasowo aresztowanych kierowane do sądów, organów prowadzących
postępowanie przygotowawcze i Krajowego Rejestru Karnego oznacza się napisem
"Areszt".
2. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki
oznacza się napisem "Pilne", a w sprawach terminowych - "Terminowe".
3. Korespondencję w sprawach osób tymczasowo
aresztowanych należy załatwiać bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością
załatwiania spraw.
§ 28. 1. W piśmie
wysyłanym przez prokuraturę podaje się nazwę prokuratury, sygnaturę akt
sprawy, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko
podpisującego. Pełne brzmienie stanowiska służbowego i imienia może być
zastąpione odpowiednim skrótem.
2. W nagłówku pisma podaje się - w miarę
potrzeby - określenie przedmiotu sprawy.
3. Odpowiadając na otrzymane pismo, powołuje się
datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.
4. Pod tekstem pisma, z lewej strony należy
podać liczbę załączników, jeżeli się je załącza. Na oryginale i na kopii
pisma należy ponadto umieścić inicjały imienia i nazwiska autora pisma oraz
osoby sporządzającej maszynopis.
§ 29. 1. Pieczęć urzędową
- okrągłą - przykłada się na postanowieniach prokuratora: o zastosowaniu
środka zapobiegawczego, o uchyleniu tymczasowego aresztowania i innych
środków zapobiegawczych, o poszukiwaniu podejrzanego listem gończym i
odwołaniu listu gończego, o zabezpieczeniu majątkowym, o zatrzymaniu rzeczy i
o przeszukaniu oraz na zezwoleniach na widzenie z osobą tymczasowo
aresztowaną, nakazach zwolnienia osób tymczasowo aresztowanych, przekazaniach
tymczasowo aresztowanych do dyspozycji sądu, a także na pismach dotyczących
przekazania ścigania za granicę i na wnioskach o zagraniczną pomoc prawną,
uwierzytelnionych dokumentach wydawanych stronom procesowym i na
pełnomocnictwach udzielanych do występowania przed sądami w sprawach
określonych w art. 67 § 2 k.p.c. Pieczęć taką - w sprawach osobowych -
przykłada się na legitymacjach służbowych, świadectwach pracy oraz innych
dokumentach dotyczących stosunku pracy.
2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej na
innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.
3. Odcisk pieczęci urzędowej umieszcza się na
pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie
podpisu.
§ 30. Pisma o często powtarzającej się treści
mogą być sporządzane na formularzach, w jednym egzemplarzu. O wysłaniu
takiego pisma czyni się wzmiankę w aktach sprawy lub w urządzeniu
ewidencyjnym, w którym zarejestrowano sprawę.
Rozdział 2
Przyjmowanie i
wysyłanie korespondencji
§ 31. 1. Pracownicy
sekretariatu otwierają wpływające do prokuratury przesyłki urzędowe, z
wyjątkiem przesyłek oznaczonych klauzulą: "Ściśle tajne", "Tajne", "Poufne" i
"Zastrzeżone", a także przesyłek adresowanych imiennie oraz z napisem "Do rąk
własnych".
2. O otwarciu przesyłki urzędowej adresowanej
imiennie lub "Do rąk własnych", przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy,
decyduje kierownik jednostki.
3. Zasady postępowania z przesyłkami urzędowymi
oznaczonymi klauzulą: "Ściśle tajne", "Tajne", "Poufne" i "Zastrzeżone"
regulują przepisy określone w § 5.
§ 32. 1. Na każdym piśmie
wpływającym do prokuratury umieszcza się adnotację (prezentatę) zawierającą
nazwę prokuratury, datę otrzymania pisma i liczbę załączników oraz imienną
pieczątkę lub czytelny podpis pracownika sekretariatu przyjmującego pismo.
2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z
kompetencji sekretariatu, adnotacje, o której mowa w ust. 1, umieszcza się na
adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.
3. W przypadku korespondencji oznaczonej
klauzulą tajności adnotację (prezentatę) umieszcza się na zewnętrznej
kopercie.
4. Na żądanie osoby składającej pismo pracownik
sekretariatu wydaje pokwitowanie lub potwierdza na kopii odbiór pisma,
podając datę przyjęcia oraz odciska stempel z nazwą prokuratury i składa
podpis.
§ 33. 1. Akta główne i
podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium "Ds" oraz akta sądowe i akta
administracyjne wpisuje się do wykazu "Dor" i doręcza właściwej komórce
organizacyjnej za pokwitowaniem w tym wykazie. Pozostałe przesyłki doręcza
się bez pokwitowania właściwym pracownikom.
2. Pisma i przesyłki powinny być doręczone
adresatowi w dniu ich wpływu, a najpóźniej w godzinach rannych dnia
następnego.
§ 34. 1. Przy pismach
wpływających za pośrednictwem poczty koperty pozostawia się tylko dla
udokumentowania zachowania terminu. Jeżeli w kopercie przesłano kilka pism
(akt), kopertę dołącza się do jednego z tych pism.
2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy
koperta stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania
przygotowawczego i podlega włączeniu do akt sprawy.
§ 35. 1. Akta spraw, akty
oskarżenia, wnioski o warunkowe umorzenie postępowania karnego lub o
umorzenie postępowania i zastosowania środka zabezpieczającego, zarządzenia,
wytyczne, polecenia o charakterze ogólnym, kasacje, apelacje, zażalenia,
sprzeciwy, skargi do sądu administracyjnego, wystąpienia, dokumenty osobiste
i inne pisma wskazane przez ich autora jako ważne, jeżeli nie są doręczane
przez pracownika obsługi - przesyła się listami poleconymi, a postanowienia
podlegające zaskarżeniu i odpisy postanowień o uchyleniu tymczasowego
aresztowania - listami poleconymi za zwrotnym pokwitowaniem odbioru,
natomiast nakazy zwolnienia doręcza się aresztowi śledczemu w dniu ich
wydania przez uprawnionego pracownika.
2. Akta spraw kierowanych z aktami oskarżenia
lub wnioskami, o których mowa w ust. 1, do miejscowego sądu, doręcza się za
pokwitowaniem na odpisach pism przewodnich.
3. Dowody rzeczowe wartościowe oraz przedmioty,
substancje i materiały wymienione w art. 232a § l k.p.k., a także przedmioty
stanowiące poręczenie majątkowe, przekazuje się przez uprawnionego pracownika
i przy zapewnieniu niezbędnych środków ostrożności. Inne dowody rzeczowe
przekazuje się przez pracownika obsługi lub przesyła za pośrednictwem poczty,
przesyłką poleconą za zwrotnym pokwitowaniem odbioru.
4. Wezwania, zawiadomienia i odpisy postanowień
innych niż wymienione w ust. 1 przesyła się jako przesyłki polecone za
zwrotnym pokwitowaniem odbioru, a pozostałe pisma doręczane przez pocztę -
jako przesyłki listowe polecone, na zasadach określonych przepisami
rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu
doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym.
5. Wnioski prokuratora o zastosowanie
tymczasowego aresztowania wraz z aktami sprawy przesyła się do sądu za
pośrednictwem pracownika obsługi.
§ 36. Przekazywanie akt i dokumentów pomiędzy
wydziałami i działami mającymi odrębne sekretariaty oraz innymi wydzielonymi
komórkami organizacyjnymi - odpowiednio w prokuraturach apelacyjnych,
okręgowych i rejonowych - odbywa się za pokwitowaniem w wykazie kontrolnym
"E". Pozostałą korespondencję przekazuje się pomiędzy wydziałami i działami
oraz innymi komórkami organizacyjnymi bez pokwitowania.
Rozdział 3
Zakładanie i
prowadzenie akt
§ 37. Pisma dotyczące tej samej sprawy łączy się
w akta w porządku chronologicznym, chyba że skomplikowany charakter sprawy, w
tym wielość zdarzeń objętych jednym postępowaniem przygotowawczym i liczba
podejrzanych, uzasadniają inny niż chronologiczny układ akt. Decyzję w tym
przedmiocie podejmuje prokurator.
§ 38. 1. Akta główne i
akta podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium "Ds", akta postępowania w
sprawach cywilnych i administracyjnych, a także akta nadzoru umieszcza się w
oddzielnej okładce (obwolucie) oznaczonej sygnaturą.
2. Na okładce akt (obwolucie) umieszcza się
stempel z nazwą prokuratury.
3. Akta spraw wpisanych do rejestrów "Ko", "Ko/kks"
i "Ko/kw" po załatwieniu umieszcza się w teczkach zbiorczych dla każdego z
tych rejestrów, zakładanych oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.
§ 39. 1. Sygnatura akt
prokuratora składa się z oznaczenia literowego repertorium lub rejestru, do
którego sprawa została wpisana, oznaczenia kolejnego numeru sprawy oraz dwóch
ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. Ds 288/03).
2. Sygnaturę akt prokuratora apelacyjnego i
okręgowego poprzedza oznaczenie cyfrą rzymską numeru wydziału lub działu.
Przed sygnaturą akt prokuratora apelacyjnego umieszcza się dodatkowe
oznaczenie literowe "Ap". W przypadku spraw nadzorowanych, sygnaturę akt
uzupełnia się dodatkowo inicjałami nazwy nadzorowanej prokuratury okręgowej
lub rejonowej (np. l Dsn 288/03/Sz.).
3. W prokuraturach rejonowych, w których
wyodrębniono działy lub w których prowadzi się więcej niż jedno repertorium "Ds",
sygnaturę akt prokuratora poprzedza oznaczenie cyfrą arabską numeru działu
lub takiego repertorium (np. 3 Ds 288/03).
4. Na okładkach akt podręcznych sprawy
zarejestrowanej w repertorium "Ds" umieszcza się ponadto obok sygnatury akt
symbol, którym oznaczono sprawę w tym repertorium.
§ 40. 1. Na okładkach akt
podręcznych spraw, poza oznaczeniem sprawy, umieszcza się w sposób trwały
napisy:
- "Areszt" - jeżeli chociaż jeden z podejrzanych w sprawie jest
tymczasowo aresztowany, wskazując liczbę osób tymczasowo aresztowanych w
sprawie,
- dotyczące innych środków zapobiegawczych zastosowanych w sprawie, np.
"Dozór Policji", "Poręczenie majątkowe", "Poręczenie osobiste",
- "Zabezpieczenie majątkowe" - gdy wydano w sprawie postanowienie o
zabezpieczeniu majątkowym,
- "Postępowanie zawieszono (art. 22 § 1 k.p.k.)" - gdy wydano
postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego z uwagi na
długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą jego prowadzenie,
- "Postępowanie zawieszono (art. 11 § 2 k.p.k.)" - gdy wydano
postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego do czasu
uprawomocnienia się orzeczenia w innej sprawie,
- "Postępowanie zawieszono (art. 7 ustawy o świadku koronnym)" - gdy
wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego na tej
podstawie,
- "Postępowanie zawieszono (art. 57 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu
narkomanii)" - gdy postępowanie zawieszono na mocy przepisów tej ustawy,
- "Postępowanie mediacyjne" - gdy sprawę skierowano do instytucji lub
osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,
- "Materiały wyłączono" - gdy z akt wyłączono materiały do odrębnego
prowadzenia postępowania przygotowawczego,
- "Drz" - gdy zabezpieczone w sprawie przedmioty wpisano do rejestru
dowodów rzeczowych,
- "Kks" - gdy postępowanie toczy się w sprawie karnej skarbowej,
- "Kw" - gdy postępowanie toczy się w sprawie o wykroczenie,
- ewentualnie inne, jeżeli przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.
2. Napisy na okładkach akt sprawy należy
uaktualniać w miarę zachodzących zmian w toczącym się postępowaniu.
§ 41. Karty w aktach sprawy powinny być
ponumerowane i zszyte, zwłaszcza po zakończeniu postępowania w sprawie lub
gdy wysyła się akta z prokuratury. Na trzeciej stronie okładki akt pracownik
sekretariatu odnotowuje liczbę kart w aktach, składając swój podpis i
wskazując datę czynności.
§ 42. Dokumenty i pisma, o których z góry
wiadomo, że po zakończeniu postępowania nie pozostaną w aktach sprawy,
powinny być umieszczone w kopercie wszytej do akt, na której oznacza się jej
zawartość.
§ 43. 1. O wydaniu z akt
sprawy uwierzytelnionych odpisów dokumentów, wypisów, zaświadczeń i innych
pism należy uczynić wzmiankę na oryginałach tych dokumentów lub w odrębnych
notatkach urzędowych załączonych do akt albo na drugiej stronie okładki akt
podręcznych, podając imię i nazwisko oraz numer dowodu tożsamości osoby
odbierającej, a także datę ich odbioru. Osoba otrzymująca uwierzytelniony
odpis dokumentu lub innego pisma potwierdza ich odbiór swoim podpisem
umieszczonym pod adnotacją pracownika sekretariatu o ich wydaniu.
2. Na wydanych uwierzytelnionych odpisach
dokumentów należy zaznaczyć, w aktach jakich spraw znajdują się oryginały.
§ 44. 1. Jeden tom akt
sprawy nie może zawierać więcej niż 200 kart. Odstąpienie od tej zasady
możliwe jest tylko w razie konieczności.
2. W wypadku, gdy pisma w aktach sprawy układane
są w porządku chronologicznym, kolejne tomy akt, oznaczone numeracją rzymską,
zachowują ciągłość numeracji kart.
3. W wypadku określonym w § 37, gdy przyjęto
inny niż chronologiczny system układania pism w aktach sprawy, ciągłość
numeracji kart należy zachować w obrębie tego samego wątku osobowego lub
przedmiotowego, a jeżeli liczba tomów akt w poszczególnych wątkach jest
większa niż jeden, należy je oznaczać dodatkowo wielkimi literami alfabetu.
§ 45. 1. Dla spraw
zarejestrowanych w repertorium "Ds" zakłada się akta główne i akta podręczne.
2. W aktach głównych zakłada się kartę
przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. Jeżeli akta
zawierają więcej tomów, kartę przeglądową zakłada się dla każdego z nich.
3. W aktach podręcznych zamieszcza się wykaz
stron procesowych i innych uczestników postępowania, z podaniem ich imion i
nazwisk oraz adresów i adresata dla doręczeń w kraju, a także ze wskazaniem
tomu i numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te
dane.
4. W aktach podręcznych zamieszcza się również
wykaz podejrzanych, wobec których zastosowano środki zapobiegawcze.
5. Akta podręczne wykorzystywane są przez
prokuratora w toku nadzoru nad śledztwem lub dochodzeniem oraz w postępowaniu
sądowym, a także dla celów kontrolnych.
§ 46. Do akt głównych, poza dokumentami
sporządzonym w toku śledztwa lub dochodzenia, bądź przed ich wszczęciem,
załącza się odpisy skierowanych zawiadomień, adnotacje urzędowe oraz rachunki
wydatków poniesionych w toki postępowania, zwrotne pokwitowania odbioru pism,
stanowiące dowód przestrzegania przepisów procesowych przewidzianych w art.
21, 140, 317, 318, 321 i 334 k.p.k oraz w art. 336 § 4 k.p.k., a także - w
zależności od decyzji prokuratora - pisma nadsyłane w sprawie przez strony
procesowe i innych uczestników postępowania.
§ 47. 1. Akta podręczne
powinny zawierać odpisy: postanowień wydanych w toku śledztwa lub dochodzenia
bądź przed ich wszczęciem, protokołów zajęcia mienia na poczet roszczeń
odszkodowawczych i kar majątkowych, pism o charakterze profilaktycznym, aktu
oskarżenia oraz dołączonych do niego wniosków, a także wniosków o
warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz o umorzenie postępowań! i
zastosowanie środka zabezpieczającego, środków odwoławczych, dokumentów
dotyczących dowodów rzeczowych i pism skierowanych do sądu. Załącza się do
nich równie pisma Policji i innych organów uprawnionych do prowadzę nią
postępowania, kierowane do prokuratora, aprobowana przez przełożonego
rękopisy oraz kopie pism procesowych kopie decyzji instancyjnych
podejmowanych przez są i prokuratora nadrzędnego, a także pisma prokuratora
nać zorującego.
2. Zamiast załączania niektórych odpisów
dokumentów wymienionych w ust. 1 można ich treść odnotować na
trzeciej stronie okładki akt podręcznych, jeżeli okaże się to wystarczając
dla potrzeb prokuratora w toku nadzoru nad śledztwem lub dochodzeniem oraz
jego uczestnictwa w postępowaniu sądowym.
§ 48. 1. Akta główne
spraw, w których prokurator umorzy) śledztwo lub dochodzenie wobec
niewykrycia sprawcy przestępstwa, przechowuje się w jednostce prokuratury, po
uprzednim zakwalifikowaniu ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej oraz
wskazaniu okresu ich przechowywania w archiwum zakładowym.
2. Akta główne spraw, o których mowa w ust. 1,
przekazuje się odpowiednim jednostkom Policji bądź innym organom uprawnionym
do prowadzenia śledztwa lub dochodzenia w przypadku podjęcia w nich przez te
organy dalszych czynności dowodowych lub wykrywczych.
3. Akta główne spraw, w których prokurator
zatwierdził postanowienie o umorzeniu śledztwa prowadzonego przez Policję
bądź inny organ uprawniony do jego prowadzenia z powodu niewykrycia sprawcy
przestępstwa, a także spraw, w których prokurator zatwierdził postanowienie o
umorzeniu dochodzenia i wpisaniu sprawy do rejestru przestępstw (art. 325f
k.p.k.), przekazuje się - po uprawomocnieniu się wymienionych decyzji - do
organów prowadzących te postępowania, po uprzednim określeniu danych
dotyczących archiwizacji i przechowywania akt w sposób wskazany w ust. 1.
Zgodnie z przyjętą kwalifikacją dla akt głównych - w archiwum zakładowym
przechowuje się wówczas akta podręczne, do których dołącza się akta główne po
ich zwrocie z wymienionych organów.
4. Dalszy sposób ewidencjonowania spraw, o
których mowa w ust. 1 i 3, i zakwalifikowanie ich do odpowiedniej kategorii
archiwalnej oraz ustalenie okresu ich przechowywania w archiwum zakładowym,
uzależnione są od wyników czynności przeprowadzonych po prawomocnym umorzeniu
postępowania i podjętej w związku z nimi decyzji prokuratora.
§ 49. Akta znajdujące się w prokuraturze powinny
być posegregowane przez pracownika sekretariatu według rodzaju spraw, stadiów
postępowania i ułożone kolejno według numerów ich sygnatur.
§ 50. 1. Prowadzenie akt
spraw obejmujących materiały zawierające informacje niejawne, gromadzenie w
nich dokumentów, miejsce przechowywania tych akt bądź ich części lub
poszczególnych dokumentów zawierających takie informacje, a także sposób
udostępniania ich osobom do tego uprawnionym określają odrębne przepisy, o
których mowa w § 5.
2. Informacje o pozycji wpisu i miejscu
przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne uwidacznia się w
repertoriach "Ds", "Pn", "Pc" i "Pa" oraz rejestrach "Ds/z", "Ds/u", "Dsn", "Ko",
"Ko/kks", "Ko/kw" i "Drz" w rubryce "uwagi" oraz na drugiej stronie okładki
(obwoluty) akt podręcznych i akt nadzoru.
§ 51. 1. Wokandy rozpraw i
posiedzeń sądowych gromadzi się w teczkach zakładanych na każdy rok
kalendarzowy.
2. W miarę potrzeby mogą być zakładane i
prowadzone teczki dla innych dokumentów dotyczących tego samego przedmiotu.
§ 52. 1. W sekretariacie
prokuratury apelacyjnej, okręgowej i rejonowej przechowuje się zbiór
aktualnie obowiązujących w jednostkach prokuratury zarządzeń i instrukcji.
2. Jeżeli zarządzenie lub instrukcja zostały
całkowicie lub częściowo uchylone albo zmienione, należy w dokumentach tych
dokonać odpowiednich adnotacji, podając datę zarządzenia wprowadzającego
zmianę.
Rozdział 4
Prowadzenie
urządzeń ewidencyjnych
§ 53. 1. W powszechnych
jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i
rejestry według ustalonych wzorów:
1) repertoria:
- "Ds" - dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych
skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora,
Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
- "Pn" - dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne
rozpoznawane przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i nieletnich),
- "Pc" - dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń
społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i
innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej,
prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych
- także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora
nadrzędnego,
- "Pa" - dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami
rozpatrywanymi przez Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w
prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych - także dla
spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
2) rejestry:
- "Ds/z" - dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego
nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub
inny organ uprawniony do jego prowadzenia,
- "Ds/u" - dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu
wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,
- "Dsn" - dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw
karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,
- "Ap" - dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie
postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach
karnych,
- "K" - dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,
- "Oz" - dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,
- "Ko" - dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze
stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych i o
czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w
sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych
urządzeniach ewidencyjnych,
- "Ko/kks" - dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegają
rejestracji w repertorium "Ds",
- "Ko/kw" - dla spraw o wykroczenia, niepodlegających rejestracji w
repertorium "Ds",
- "A" - dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub
dochodzenia,
- "Drz" - dla dowodów rzeczowych i przedmiotów stanowiących poręczenie
majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów
mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów
uprawniających do przekroczenia granicy.
2. W odpowiednich komórkach organizacyjnych
prokuratury prowadzi się wykazy kontrolne:
- "Pm" - dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania
w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,
- "Wz" - dla spraw, w których postępowanie zawieszono,
- "Dor" - dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych
postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,
- "E" - dla ekspedycji pism i przesyłek.
3. Ponadto w prokuraturach prowadzi się:
- kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji
Kryminalnych,
- wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji
Kryminalnych,
- kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania,
- kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do
zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł
być następstwem czynu zabronionego,
- wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,
- kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,
- kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji
ubezpieczeniowych.
4. Niezależnie od wykazów i kontrolek wskazanych
w ust. 3, w prokuraturach może być prowadzona kontrolka aresztów
ekstradycyjnych.
5. Kierownicy jednostek mogą zarządzić stale lub
okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek niż wymienione w ust 2,3 i 4,
jeżeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką.
6. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań
statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.
§ 54. W powszechnych jednostkach organizacyjnych
prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry:
- w prokuraturach apelacyjnych - Ds, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K, Pc, Pa, Oz,
Ko, A, Drz,
- w prokuraturach okręgowych - Ds, Pn, Pc, Pa, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K,
A, Oz, Ko, Drz,
- w prokuraturach rejonowych - Ds, Pn, Pc, Pa, Ds/z, Ds/u, A, Ko, Ko/kks,
Ko/kw, Drz.
§ 55. Dla spraw rejestrowanych w repertoriach "Ds"
prowadzi się skorowidz. Dla spraw rejestrowanych w innych repertoriach i
rejestrach może być prowadzony skorowidz.
§ 56. 1. Repertoria i
rejestry zakłada się dla każdego roku kalendarzowego, zachowując w ciągu roku
kolejność wpisów. Niewykorzystane karty repertoriów należy wykorzystywać w
roku następnym.
2. Karty repertoriów i rejestrów powinny być
przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a liczba kart odnotowana na ostatniej
stronie urządzenia ewidencyjnego.
3. Na pierwszej stronie urządzenia ewidencyjnego
zakładanego na rok następny wypisuje się numery spraw niezakończonych w
latach ubiegłych.
4. Sprawy wpisuje się do odpowiedniego
repertorium lub rejestru z datą i w kolejności, w jakiej wpływają pisma
stanowiące podstawę wpisu.
5. Z uwagi na wymogi określone w części V
zarządzenia dotyczące materiałów archiwalnych zaliczanych do kategorii "A",
repertoria i rejestry prowadzi się do zakreślenia ostatniego wpisu.
6. Zamknięcie repertorium lub rejestru następuje
poprzez podkreślenie ostatniej pozycji wpisu i odnotowanie danych dotyczących
liczby pozycji w wymienionym urządzeniu ewidencyjnym oraz opatrzenie tej
adnotacji datą i podpisem sporządzającego ją pracownika sekretariatu.
7. W sytuacjach tego wymagających, np. zmiany
sposobu zapisów w repertoriach i rejestrach, prowadzi się je tylko do końca
roku kalendarzowego, niezależnie od liczby zarejestrowanych w nich spraw.
§ 57. 1. Sprawy
merytorycznie zakończone należy zakreślić w repertorium lub rejestrze obok
numeru sprawy znakiem "L".
2. Wpis omyłkowy należy przekreślić z
zachowaniem czytelności tekstu zakreślonego.
§ 58. 1. Do repertorium "Ds"
należy wpisywać:
1) śledztwa i dochodzenia wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez
niego do prowadzenia,
2) śledztwa i dochodzenia wszczęte przez Policję i inne organy
uprawnione do prowadzenia tych postępowań,
3) sprawy, w których prokurator podejmuje czynności w toku dochodzeń
prowadzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia tych
postępowań,
4) postępowania sprawdzające (art. 307 § 1 k.p.k.),
5) postępowania w niezbędnym zakresie (art. 308 § 1 i 2 k.p.k.),
6) sprawy karne skarbowe, w tym:
- sprawy przejęte do prowadzenia przez prokuratora (art. 122 § 3 k.k.s.),
- sprawy objęte nadzorem przez prokuratora z uwagi na zastosowanie
tymczasowego aresztowania (art. 122 § 2 zd. 2 k.k.s.),
- sprawy o przestępstwa skarbowe, w tym również takie, w których
prokurator zatwierdził i wniósł akt oskarżenia (art. 155 § 2 k.k.s.),
- dochodzenia prowadzone przez organ niefinansowy, z wyjątkiem
prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową (art. 113 § 1 k.k.s.),
- sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez niefinansowy organ
dochodzenia, w których prokurator zatwierdził postanowienie o odmowie
wszczęcia dochodzenia, bądź o jego umorzeniu lub zawieszeniu,
7) sprawy o wykroczenia, w których:
- prokurator podjął czynności wyjaśniające (art. 54 i 56 k.p.w.),
- wniósł do sądu wniosek o ukaranie (art. 18 § 1 k.p.w.).
8) zawiadomienia o zdarzeniach, co do których można przypuszczać, że
zostały spowodowane przestępstwem ściganym z urzędu,
9) sprawy o przestępstwa ścigane z oskarżenia prywatnego, w których
prokurator wszczął postępowanie albo wstąpił do postępowania już wszczętego
(art. 60 § 1 k.p.k.).
2. Do repertorium "Pn" wpisuje się postępowania
w sprawach nieletnich, w których prokurator podjął czynności w odniesieniu do
czynów karalnych rozpoznawanych przez sąd rejonowy - wydział rodzinny i
nieletnich lub zgłosił udział w postępowaniu toczącym się przed tym sądem.
3. Do repertorium "Pc" wpisuje się sprawy, o
których mowa w § 53 ust. 1 pkt 1, w których prokurator podjął czynności bądź
zgłosił udział w postępowaniu toczącym się przed sądem cywilnym, pracy i
ubezpieczeń społecznych.
4. Do repertorium "Pa" wpisuje się sprawy z
zakresu prawa administracyjnego, w których prokurator podjął czynności lub
zgłosił udział w toczącym się postępowaniu administracyjnym, a także w
postępowaniu przed Naczelnym Sądem Administracyjnym.
5. Do rejestru "Ds/z" wpisuje się zażalenia na
postanowienia, zarządzenia i czynności prowadzącego postępowanie
przygotowawcze, jeżeli nie jest nim prokurator (art. 465 § 3 k.p.k.).
6. Do rejestru "Ds/u" wpisuje się sprawy, w
których na podstawie art. 397 § 1 k.p.k. sąd zleci) prokuratorowi usunięcie
istotnych braków postępowania przygotowawczego.
§ 59. 1. Sprawa wpisana do
repertorium "Ds" prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą,
nawet wówczas, gdy została przejęta do dalszego prowadzenia przez inną
komórkę organizacyjną tej samej prokuratury i tam załatwiona.
2. Sprawę przejętą z innej jednostki
organizacyjnej prokuratury wpisuje się do repertorium "Ds" tylko wówczas, gdy
prowadzone w niej postępowanie przygotowawcze pozostaje w toku lub dokonywane
są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W przeciwnym wypadku
wpisuje się ją do rejestru "Ko", z uwzględnieniem odpowiedniego okresu
przechowywania akt sprawy w archiwum zakładowym.
3. W sytuacji, gdy przejmuje się akta sprawy z
innej jednostki organizacyjnej prokuratury celem łącznego prowadzenia z
toczącym się śledztwem lub dochodzeniem, dołączyć je należy do akt tego
postępowania, zarejestrowanego pod określonym numerem w repertorium "Ds".
4. Sprawy rejestrowane w repertorium "Ds"
oznacza się dodatkowo symbolami:
- "Sw" - śledztwo wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego do
prowadzenia,
- "Sp" - śledztwo powierzone przez prokuratora do prowadzenia w całości
bądź w określonym zakresie Policji lub innemu organowi uprawnionemu do
prowadzenia tego postępowania,
- "S" - śledztwo prowadzone przez Policję lub inny organ uprawniony do
jego prowadzenia,
- "Dw" - dochodzenie wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego
do prowadzenia,
- "D" - dochodzenie prowadzone przez Policję lub inny organ uprawniony
do jego prowadzenia,
- "Dr" - dochodzenie umorzone i wpisane przez Policję do rejestru
przestępstw.
5. Nazwiska i imiona podejrzanych wpisuje się w
odpowiedniej rubryce repertorium jedno po drugim, oznaczając je kolejno
liczbą. Jeżeli w rubryce zabraknie miejsca do wpisywania dodatkowo
ujawnionych podejrzanych, ich nazwiska wpisuje się w najbliższej wolnej
pozycji repertorium, oznaczając tę pozycję liczbą pierwotnego wpisu i czyniąc
odpowiednią wzmiankę w rubryce "uwagi".
§ 60. Do rejestru "Ko" wpisuje się pisma,
wnioski, podania i inne materiały w sprawach, które nie podlegają rejestracji
w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych, w tym:
1) sprawy prowadzone przez inne niż Policja organy uprawnione do ich
prowadzenia, w których prokurator dokonał incydentalnych czynności
procesowych, nierejestrowane w repertorium "Ds",
2) wnioski o karną pomoc prokuratorską ("Kpp"),
3) pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy karnej innej
jednostce prokuratury lub innemu właściwemu organowi, bądź ustalenia
jednostki prokuratury właściwej do jej prowadzenia,
4) wnioski o stwierdzenie nieważności orzeczeń wydanych wobec osób
represjonowanych, kierowane na podstawie ustawy z dnia 23 lutego 1991 r. o
uznaniu za nieważne orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych za
działalność na rzecz niepodległego bytu Państwa Polskiego (Dz. U. Nr 34,
poz. 149 z późn. zm.),
5) zażalenia rozpatrywane przez prokuratora na sposób prowadzenia
czynności wskazanych w art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji
(Dz. U. z 2002 r. Nr 7, poz. 58 z późn. zm.) oraz zażalenia na czynności
strażników straży gminnych - art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779 z późn. zm.),
6) zawiadomienia o przestępstwie ściganym z oskarżenia prywatnego,
7) sprawy z zakresu prawa cywilnego, pracy i ubezpieczeń społecznych,
rodzinnego i opiekuńczego oraz sprawy dotyczące czynów karalnych
rozpoznawanych przez sąd rodzinny, a także gospodarcze i administracyjne
nierejestrowane w repertoriach "Pn", "Pc" i "Pa", w których prokurator nie
podejmował czynności,
8) zawiadomienia anonimowe, pozostawione bez biegu lub przekazywane
właściwym organom,
9) pisma procesowe w innych sprawach, w których prokurator nie jest
zobowiązany do podejmowania czynności,
10) pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie innym jednostkom
prokuratury lub innym organom.
§ 61. Do rejestru "Ko/kks" wpisuje się sprawy
karne skarbowe, niepodlegające rejestracji w repertorium "Ds", w tym:
1) sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez finansowy jak i
niefinansowy organ dochodzenia, w których organ ten zwrócił się do
prokuratora z wnioskiem o podjęcie czynności wskazanych w art. 122 § 2
k.k.s.,
2) sprawy, w których prokurator został zawiadomiony o wniesieniu aktu
oskarżenia w dochodzeniu prowadzonym przez finansowy organ dochodzenia.
3) sprawy, w których zachodzi potrzeba uchylenia na podstawie art. 328
k.p.k. prawomocnego postanowienia o umorzeniu dochodzenia, zatwierdzonego
przez finansowy organ nadrzędny, prowadzonego o przestępstwo podlegające
rozpoznaniu w trybie uproszczonym.
§ 62. 1. Do rejestru "Ko/kw"
wpisuje się sprawy o wykroczenia, które nie podlegają rejestracji w
repertorium "Ds", w tym:
1) zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia,
2) pisma prokuratorów zlecające Policji przeprowadzenie czynności
wyjaśniających w sprawach tego rodzaju (art. 56 k.p.w.)f
3) pozostałe pisma i wnioski stron w sprawach o wykroczenia przekazywane
według właściwości sądowi, organom Policji lub innym uprawnionym organom
(art. 9, 10 i 17 k.p.w.),
4) wnioski Policji o wydanie postanowienia o przeszukaniu lub o
zatwierdzenie takiej czynności (art. 44 k.p.w.).
2. Rejestry "Ko/kks" i "Ko/kw" mogą być
prowadzone łącznie, jeżeli liczba spraw w jednostkach prokuratury nie wymaga
odrębnego ich prowadzenia, z oznaczeniem przy numerze sprawy - odpowiednio
wymienionych symboli.
§ 63. 1. Odrębnej
rejestracji - w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii tajnej prokuratur
okręgowych - podlegają:
1) pisma komendantów wojewódzkich Policji i innych uprawnionych organów
skierowane do prokuratorów okręgowych w celu uzyskania pisemnej zgody na
wystąpienie z wnioskiem do sądu o zarządzenie kontroli operacyjnej - art.
19-19b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji,
2) pisma komendantów oddziałów Straży Granicznej skierowane do
prokuratorów okręgowych w celu uzyskania pisemnej zgody na wystąpienie z
wnioskiem określonym w pkt 1 - art. 9e, f, g ustawy z dnia 12 października
1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1399 z późn.
zm.),
3) przekazane prokuratorowi przez Policję, Straż Graniczną i inne
uprawnione organy materiały zgromadzone podczas stosowania kontroli
operacyjnej z wnioskiem o wszczęcie postępowania.
2. Rejestracja materiałów, o których mowa w ust.
1 pkt 3, w repertorium "Ds" i innych urządzeniach ewidencyjnych odbywa się na
podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki lub prokuratora prowadzącego
postępowanie. Przy ich wpisie należy umieścić adnotację o miejscu
przechowywania materiałów w sprawie zawierających informacje niejawne.
§ 64. 1. Jeżeli połączono
dwie lub więcej spraw prowadzonych w formie śledztwa lub spraw prowadzonych w
formie dochodzenia, wpisanych do repertorium "Ds", należy je prowadzić dalej
pod sygnaturą sprawy najwcześniej zarejestrowanej, a pozostałe zakreślić,
dokonując w rubryce uwagi wzmianki o włączeniu ich do innych spraw z podaniem
sygnatury.
2. Niezależnie od kryteriów przyjętych w ust. 1,
materiały dochodzenia dołącza się do akt śledztwa, a materiały dotyczące
innych postępowań - do akt śledztwa wszczętego przez prokuratora.
3. Jeżeli połączeniu podlega sprawa, w której
zastosowano tymczasowe aresztowanie, należy dołączyć do niej wszystkie inne
sprawy, bez względu na daty ich wpisu do repertorium.
4. Przepisów ust. 1, 2 i 3 nie stosuje się,
jeżeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania
sprawy.
5. Przy łączeniu spraw wpisanych do innych
repertoriów i rejestrów stosuje się zasady określone w ust. 1.
§ 65. 1. Do spraw nowych,
poza wpływającymi po raz pierwszy, zalicza się:
- sprawy wyłączone ze spraw wcześniej zarejestrowanych,
- sprawy, które uprzednio były zakończone, a następnie z jakichkolwiek
powodów powinny być ponownie prowadzone.
2. Nie wpisuje się jako nowe spraw wyłączonych,
przekazywanych według właściwości innym jednostkom lub innym organom oraz
spraw ponownie podjętych, podlegających połączeniu z innymi, zarejestrowanymi
uprzednio sprawami będącymi w toku.
3. Ponowne zarejestrowanie sprawy powinno być
odnotowane w rubryce "uwagi", z uwzględnieniem dotychczasowej i nowej pozycji
repertorium lub rejestru.
§ 66. 1. Jako zakończone
zakreśla się w repertorium lub rejestrze sprawy, w których:
- skierowano do sądu: akt oskarżenia, wniosek o warunkowe umorzenie
postępowania karnego, wniosek o umorzenie postępowania i zastosowanie
środków zabezpieczających, wniosek o zastosowanie amnestii, pozew, wniosek
lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym,
- przekazano sądowi materiały z czynności zleconych w trybie art. 397 §
1 k.p.k.,
- umorzono śledztwo lub dochodzenie, w tym umorzono dochodzenie i
wpisano sprawę do rejestru przestępstw (art. 325f k.p.k.),
- umorzono postępowanie na podstawie art. 11 § 1 k.p.k.,
- wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania na podstawie art. 11 §
2 k.p.k. lub art. 22 § 1 k.p.k., a także art. 7 ustawy o świadku koronnym i
art. 57 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii,
- odmówiono wszczęcia śledztwa lub dochodzenia,
- skierowano sprzeciw lub inny środek prawny w postępowaniu
administracyjnym,
- załatwiono sprawę w inny sposób, a w szczególności prokurator odstąpił
od dalszego udziału w postępowaniu sądowym w sprawie cywilnej, ze stosunku
pracy i ubezpieczeń społecznych lub administracyjnej, przekazano sprawę
innej prokuraturze lub innemu organowi.
2. Zakreślenie sprawy w repertorium lub
rejestrze jako zakończonej następuje z datą podpisania przez prokuratora
decyzji kończącej postępowanie w formie wymaganej dla doręczeń stronom
procesowym.
3. Wykonanie wszystkich czynności kancelaryjnych
związanych z decyzją, o której mowa w ust. 2, w tym zawiadomienie stron
procesowych i innych osób uprawnionych o jej wydaniu (art. 305 § 4 k.p.k. i
art. 334 § 2 k.p.k.), a także przesłanie odpisu tej decyzji stronom, ich
obrońcom i pełnomocnikom oraz innym osobom uprawnionym do jej otrzymania,
wskazanym w zarządzeniu prokuratora o doręczeniu, powinno nastąpić
niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu do od daty podpisania tej
decyzji.
§ 67. 1. Środki
odwoławcze, o których mowa w § 58 ust. 2, wpisuje się do rejestru "Ds/z"
według kolejności ich wpływu do prokuratury, jednakże wszystkim zażaleniom
złożonym w tej samej sprawie nadaje się jeden numer "Ds", zgodny z numerem
sprawy (śledztwa lub dochodzenia) zarejestrowanej w repertorium "Ds".
2. Zakreślenie sprawy w rejestrze "Ds/z"
następuje z datą podpisania przez prokuratora postanowienia rozpoznającego
zażalenie na decyzję Policji lub innego organu uprawnionego do prowadzenia
postępowania w formie określonej w art. 66 ust. 2. Wykonanie czynności
kancelaryjnych po wydaniu postanowienia odbywać się powinno w sposób i w
terminie wskazanym w § 66 ust. 3.
3. Sprawę do rejestru "Dsn", niezależnie od
rodzaju nadzoru sprawowanego przez prokuratora nadrzędnego, wpisuje się tylko
raz.
4. W jednostkach, w których w wydziałach
postępowania przygotowawczego wyodrębniono działy, prowadzi się wykazy
pomocnicze do rejestru "Dsn" w zakresie sprawowanego nadzoru służbowego i
procesowego, a w razie potrzeby - również inne urządzenia ewidencyjne,
zawierające adnotacje dotyczące biegu sprawy oraz rodzaju i terminu decyzji
podejmowanych przez prokuratora nadrzędnego.
5. Sprawy wpisane do rejestru "Dsn" w związku ze
sprawowanym przez prokuratora nadrzędnego nadzorem służbowym lub procesowym
zakreśla się z datą:
- zakończenia śledztwa lub dochodzenia i skierowania do sądu aktu
oskarżenia, wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego albo wniosku
o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających,
- uprawomocnienia się decyzji o umorzeniu śledztwa lub dochodzenia bądź
decyzji o odmowie wszczęcia śledztwa lub dochodzenia,
- uprawomocnienia się decyzji o zawieszeniu postępowania w sprawie
nadzorowanej.
6. Sprawy przejęte z innych jednostek
organizacyjnych wpisuje się do rejestru "Dsn" tylko wówczas, gdy nadzorowane
przez prokuratora nadrzędnego postępowanie przygotowawcze pozostaje w toku
lub dokonywane są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W
przeciwnym wypadku wpisuje się je do rejestru "Ko", z uwzględnieniem wymogów
określonych w § 59 ust. 2.
§ 68. 1. W repertoriach i
rejestrach oznacza się dodatkowo symbolem "Sk" sprawy, w związku z którymi
rozpatrywano skargi wniesione w trybie przepisów działu VIII kodeksu
postępowania administracyjnego, jeżeli skargi te dotyczyły działalności
prokuratury, a symbolem "Sk/l" - skargi dotyczące innych organów, przekazane
według właściwości.
2. W pozycjach repertoriów i rejestrów
oznaczonych symbolami "Sk" i "Sk/l" w rubryce "uwagi" odnotowuje się
sygnaturę skargi zarejestrowanej w spisie założonym według zasad określonych
w § 97 i § 98.
§ 69. W celu zapewnienia terminowego wykonywania
czynności pracownicy sekretariatu odnotowują daty zaplanowanych czynności w
terminarzach wznowień bądź układają chronologicznie akta według terminów
wznowienia. O czynnościach, których nie podjęto w określonym terminie,
zawiadamia się niezwłocznie przełożonego lub zwierzchnika.
§ 70. Poza systemem rejestracji spraw określonym
w § 53, 54, 55, 58, 60, 61 i 62 w powszechnych jednostkach organizacyjnych
prokuratury może być prowadzony elektroniczny system rejestracji spraw i
przetwarzania danych o prowadzonych postępowaniach oraz o innych
podejmowanych czynnościach dla celów sprawozdawczości, statystyki, analizy
kryminalistycznej i kryminologicznej.
Rozdział 5
Dowody
rzeczowe
§ 71. Porządek postępowania z dowodami
rzeczowymi, zgodny z zasadami zawartymi w niniejszym rozdziale, określają
przepisy kodeksu postępowania karnego i innych ustaw wymienionych w § 12 oraz
przepisy dotyczące postępowania z depozytami rzeczowymi i inne przepisy
szczególne, których zastosowanie z uwagi na charakter przedmiotu stanowiącego
dowód rzeczowy okaże się potrzebne.
§ 72. 1. Do rejestru "Drz"
wpisuje się na podstawie postanowienia prokuratora:
1) dowody rzeczowe w śledztwach i dochodzeniach wszczętych lub
przejętych do prowadzenia przez prokuratora,
2) kwoty pieniężne uzyskane ze sprzedaży przedmiotów stanowiących dowody
rzeczowe w sprawach wskazanych w pkt 1,
3) pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, papiery wartościowe i inne
środki płatnicze oraz przedmioty ruchome stanowiące poręczenie majątkowe,
4) paszporty i dokumenty uprawniające do przekroczenia granicy, co do
których prokurator wydal postanowienie na podstawie art. 277 § 1 k.p.k. lub
których zatrzymanie nastąpiło na podstawie art. 277 § 2 k.p.k., choćby
postanowienia jeszcze nie wydano,
5) dokumenty uprawniające do prowadzenia pojazdów mechanicznych oraz
inne dokumenty mogące stanowić przedmiot postanowienia prokuratora o
zastosowaniu środka zapobiegawczego na podstawie art. 276 k.p.k..
2. W śledztwach wymienionych w ust. 1 pkt 1,
których prowadzenie prokurator powierzy) Policji lub innemu uprawnionemu
organowi, dowody rzeczowe nie podlegają wpisowi do rejestru "Drz", jeżeli
postanowienie w odniesieniu do nich nie zostało wydane przez prokuratora.
§ 73. 1. Pod jedną pozycją
w rejestrze "Drz" wpisuje się przedmioty dotyczące jednej osoby (sprawy), a
spośród przedmiotów dotyczących tej samej osoby wpisuje się oddzielnie:
1) pieniądze obiegowe polskie,
2) pieniądze zagraniczne i złote monety,
3) kamienie i metale szlachetne oraz wyroby z tych kamieni i metali,
4) zagraniczne i krajowe papiery wartościowe,
5) weksle, skrypty dłużne, listy gwarancyjne oraz książeczki
oszczędnościowe i karty płatnicze,
6) inne przedmioty niewymienione w pkt 1-5, jeżeli prokurator tak
postanowi.
2. W wypadku, gdy przed rejestracją pieniądze
przekazano do banku emisyjnego w celu zbadania autentyczności, w rejestrze
należy zamieścić informację o liczbie przekazanych banknotów i ich nominale
oraz o oznaczeniu pisma, przy którym zostały przesłane.
3. Przedmioty w sprawach z zakresu prawa
autorskiego i praw pokrewnych tego samego rodzaju i o identycznej zawartości
nośników (np. kasety wideo, płyty CD, CD-ROM) wpisuje się w rejestrze "Drz"
zbiorczo, z podaniem ich łącznej liczby, określeniem rodzaju i nazwy tych
przedmiotów, a także wskazaniem cech pozwalających na ich identyfikację w
przypadku przekazania odpowiednim organom lub wydania uprawnionym osobom.
4. Zbiorczo należy wpisywać do rejestru "Drz"
także przedmioty inne niż wymienione w ust. 3, jeżeli są wielokrotnością
egzemplarzy tego samego rodzaju. Należy wówczas podać liczbę egzemplarzy i
cechy, o których mowa w ust. 3.
5. Wykazy przedmiotów, o których mowa w ust.
1-5, sporządzone przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia
postępowań, załącza się do akt głównych sprawy.
§ 74. 1. Dowody rzeczowe
oraz dokumenty wymienione w § 72 ust. 1 pkt 4 i 5 przyjmuje się za
pokwitowaniem odbioru. W pokwitowaniu odbioru wymienia się: oznaczenie
sprawy, nazwisko i imię osoby, której dotyczą, oraz wskazuje dokładny opis
przedmiotów i numer pozycji rejestru "Drz", pod jakim zostały wpisane.
Pokwitowanie podpisują przekazujący i przyjmujący te przedmioty.
2. Pokwitowanie odbioru sporządza się:
1) w trzech egzemplarzach, jeżeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub
dowodów z dokumentów (w tym - jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz
opakowania przedmiotów, drugi - doręcza się przekazującemu przedmioty,
trzeci - dołącza się do akt głównych),
2) w dwóch egzemplarzach, jeżeli dotyczy innych przedmiotów (z
przeznaczeniem do dołączenia do akt głównych i doręczenia przekazującemu
przedmioty).
3. Odbiór dowodów rzeczowych może być dokonany
na sporządzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia
postępowań wykazach, jeżeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 1 i 2.
§ 75. O wydaniu postanowienia w przedmiocie
dowodu rzeczowego, przyjęciu poręczenia, a także o wydaniu postanowienia o
zabezpieczeniu majątkowym w odniesieniu do książeczki oszczędnościowej bądź
innego dokumentu uprawniającego do dysponowania kontami lub depozytami
bankowymi, zawiadamia się niezwłocznie właściwy oddział banku.
§ 76. 1. Opakowywanie i
otwieranie opakowania przedmiotów wartościowych, składanych i podejmowanych z
banku, odbywa się komisyjnie z udziałem pracownika sekretariatu i kierownika
jednostki lub wyznaczonego prokuratora.
2. Pracownik sekretariatu prowadzący agendy
dowodów rzeczowych wydaje upoważnionym pracownikom dowody rzeczowe za
pokwitowaniem. Do jego obowiązków należy przestrzeganie terminowego zwrotu
dowodów rzeczowych wydanych do wykorzystania w toku czynności procesowych.
3. Po wykorzystaniu w toku czynności procesowych
dowodu rzeczowego podjętego z banku, pracownik sekretariatu prowadzący agendy
dowodów rzeczowych ponownie składa go do banku.
§ 77. Na opakowaniu przedmiotów przechowywanych
w prokuraturze oznacza się nazwę prokuratury, sygnaturę akt sprawy i pozycję
rejestru "Drz".
§ 78. 1. Przedmioty
stanowiące dowody rzeczowe mogą być przechowywane w aktach sprawy we wszytej
do akt kopercie, jeżeli ich rodzaj, rozmiar i wartość oraz znaczenie dla
sprawy na to pozwalają.
2. Przy przesyłaniu akt sprawy innej
prokuraturze lub innemu organowi, przedmioty wymienione w ust. 1 mogą być na
podstawie zarządzenia prokuratora wyłączone z akt, a następnie załączone do
akt po ich zwrocie.
§ 79. 1. Pieniądze, które
powinny być zachowane w konkretnych egzemplarzach, należy przechowywać w
banku jako depozyt zamknięty.
2. Znajdujące się czasowo w prokuraturze
przedmioty zaliczane do wartościowych i do dowodów z dokumentów oraz
pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, powinny być przechowywane w szafie
żelaznej.
3. Broń, amunicję, materiały wybuchowe lub
łatwopalne, materiały radioaktywne, substancje trujące, duszące lub parzące,
środki odurzające, substancje psychotropowe lub prekursory przechowuje się w
sposób i miejscu określonym w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w
sprawie szczegółowych zasad i miejsca przechowywania tych przedmiotów,
substancji, materiałów i prekursorów oraz warunków i sposobu ich niszczenia,
wydanym na podstawie art. 232a § 4 k.p.k.
4. Pieniądze obiegowe, jeżeli nie muszą być
zachowane w konkretnych egzemplarzach, a także pieniądze uzyskane ze
sprzedaży przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe, należy wpłacić na
rachunek pomocniczy sum depozytowych sądu rejonowego w sprawach należących do
właściwości tego sądu bądź na konto depozytowe prokuratur apelacyjnych lub
okręgowych w pozostałych sprawach.
5. Dokumenty określone w § 72 ust. 1 pkt 4 i 5
przechowuje się w prokuraturze, z wyjątkiem praw jazdy, które należy
przekazać do właściwych wydziałów komunikacji.
§ 80. Jeżeli na polecenie prokuratora przedmioty
wpisane pod jedną pozycją w rejestrze "Drz" ulegają podzieleniu, ich
wyłączoną część zapisuje się pod odrębną pozycją rejestru "Drz", czyniąc o
tym wzmiankę w rubryce "uwagi" pod pozycją pierwotnego wpisu.
§ 81. Dowody rzeczowe w sprawach umorzonych
wobec niewykrycia sprawców przestępstwa oraz w sprawach, w których
postępowanie zawieszono, należy przechowywać do czasu przedawnienia
karalności.
§ 82. 1. Przedmioty uznane
za dowody rzeczowe i wpisane do rejestru "Drz" przekazuje się i wydaje
odpowiednim organom lub uprawnionym osobom tylko na podstawie postanowienia
prokuratora i we wskazanym przez niego terminie.
2. Przy przekazywaniu sprawy sądowi lub innemu
uprawnionemu organowi należy przekazać zabezpieczone w formie dowodów
rzeczowych przedmioty znajdujące się w prokuraturze oraz przedmioty będące na
przechowaniu poza prokuraturą, wykazane w rejestrze "Drz", a także przelać
sumy depozytowe znajdujące się na koncie sum depozytowych prokuratury
apelacyjnej lub okręgowej.
3. W sposób określony w ust. 2 przekazuje się
również sądowi lub innemu uprawnionemu organowi dowody rzeczowe
niezarejestrowane w prokuraturze w rejestrze "Drz", a będące w dyspozycji
Policji lub innych organów uprawnionych do prowadzenia postępowania.
4. Dowód rzeczowy przekazuje się do dyspozycji
sądu także w sprawie umorzonej w prokuraturze, w której skierowano wniosek o
przepadek dowodu rzeczowego.
§ 83. 1. Zakreślenie
sprawy w rejestrze "Drz" następuje z chwilą:
1) wydania uprawnionej osobie przedmiotów przechowywanych w prokuraturze
lub dokumentów upoważniają cych do odebrania przedmiotów przechowywanych
poza prokuraturą,
2) doręczenia sądowi lub innemu organowi przedmiotów przechowywanych w
prokuraturze,
3) przekazania sądowi przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą, w
tym także kwot pozostających na rachunku pomocniczym sum depozytowych sądu
rejonowego,
4) otrzymania zawiadomienia o dokonaniu przelewu na rachunek pomocniczy
sum depozytowych sądu kwot pozostających na koncie sum depozytowych
prokuratury apelacyjnej lub okręgowej,
5) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami
rejestru "Drz",
6) umorzenia postępowania o fałszowanie znaków pieniężnych w przypadku,
gdy z ekspertyzy Narodowego Banku Polskiego wynika, iż przekazane do badań
banknoty lub monety zostały tam zatrzymane jako fałszywe,
7) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego
stosownym protokołem,
8) zniszczenia dowodu rzeczowego, po uzyskaniu zezwolenia na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 120 ust. 1, wobec upływu
okresu jego przechowywania w archiwum zakładowym,
9) zniszczenia dowodu rzeczowego w postaci materiału określonego w art.
192a § 1 k.p.k., co do którego prokurator wydal zarządzenie o usunięciu z
akt sprawy i zniszczeniu.
2. O wydaniu dokumentów upoważniających do
odebrania przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą zawiadamia się za
zwrotnym pokwitowaniem odbioru osobę lub instytucję przechowującą te
przedmioty.
§ 84. Po upływie roku kalendarzowego prokuratury
apelacyjne, okręgowe i rejonowe uzgadniają z właściwym bankiem stan depozytów
wartościowych będących w ich dyspozycji.
§ 85. Przekazanie prowadzenia agend dowodów
rzeczowych przez pracownika sekretariatu innemu pracownikowi następuje na
podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Rozdział 6
Biblioteki
§ 86. Przy prowadzeniu bibliotek mają
zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o
bibliotekach (Dz. U. z 1997 r. Nr 85, poz. 539 z późn. zm.) i wydane na ich
podstawie przepisy wykonawcze Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w
sprawie zasad i ewidencji materiałów bibliotecznych.
§ 87. Biblioteki prowadzą prokuratury apelacyjne
i okręgowe. W prokuraturach rejonowych prowadzi się biblioteki podręczne.
§ 88. Księgozbiory składają się przede wszystkim
z książek i czasopism z dziedziny prawa i dziedzin pokrewnych, z roczników
Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz dzienników urzędowych organów
administracji.
§ 89. 1. Poszczególne
numery czasopism inwentaryzuje się w kartach inwentarzowych. Każda karta i
każdy zeszyt zinwentaryzowanych w nich czasopism powinny być oznaczone
kolejnym numerem i symbolem "Cz".
2. Po zebraniu pełnego rocznika czasopism i
zapisaniu go do księgi inwentarzowej na karcie inwentarzowej w rubryce
"uwagi" umieszcza się numer książki inwentarzowej.
§ 90. Każdą książkę kataloguje się na dwóch
kartach katalogowych pod hasłem "autor" i pod hasłem "tytuł książki".
§ 91. 1. Książki i
czasopisma wypożycza się wyłącznie na podstawie rewersu.
2. Nie wypożycza się poza obręb biblioteki
książek i czasopism o znaczeniu historycznym i wyjątkowym.
3. Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z
księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgodę na korzystanie poza obrębem
prokuratury może udzielić wyjątkowo kierownik jednostki.
4. Dla celów statystycznych prowadzi się zeszyt
kontrolny osób korzystających z księgozbioru.
§ 92. 1. Księgozbiory
bibliotek podręcznych powinny być ujęte w księdze inwentarzowej biblioteki
prokuratury okręgowej.
2. W bibliotece podręcznej prokuratury rejonowej
księgozbiór ewidencjonuje się w dwóch zeszytach: zeszycie wpływu książek i
zeszycie wpływu czasopism.
3. Karty zeszytów numeruje się i zaznacza na
ostatniej stronie liczbę kart.
4. Książki i czasopisma oznacza się kolejnymi
numerami zeszytu wpływu.
§ 93. Biblioteki podręczne wypożyczają książki i
czasopisma za pokwitowaniem w odpowiednim zeszycie. Przepisy § 91 stosuje się
odpowiednio.
§ 94. O zaginięciu lub zniszczeniu książki lub
czasopisma zinwentaryzowanych w bibliotece podręcznej prokuratury rejonowej
zawiadamia się prokuraturę okręgową. Po otrzymaniu z tej prokuratury
zawiadomienia o dokonaniu wpisu do rejestru ubytków czyni się odpowiednią
wzmiankę w zeszycie wpływu.
CZĘŚĆ III
BIUROWOŚĆ Z ZAKRESU
ADMINISTRACJI PROKURATORA
Rozdział 1
Ogólne zasady
systemu bezdziennikowego
§ 95. 1. Sprawy z zakresu
administracji prokuratora apelacyjnego, okręgowego i rejonowego rejestruje
się według zasad obowiązujących w systemie bezdziennikowym opartym na
jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym w uzgodnieniu z właściwym
archiwum państwowym.
2. Wykazy, o których mowa w ust. 1, określają
słownie i cyfrowo hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzajów spraw z zakresu
administracji prokuratora oraz ich kwalifikacje do kategorii materiałów
archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów ustawy z
dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
38, poz. 173 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń
właściwego ministra sprawującego nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.
3. Rzeczowe wykazy akt ustala z właściwym
archiwum państwowym:
- prokurator apelacyjny - w odniesieniu do akt prokuratury apelacyjnej,
- prokurator okręgowy - w odniesieniu do akt prokuratury okręgowej i
podległych mu prokuratur rejonowych.
Rozdział 2
Rejestrowanie
i znakowanie spraw z zakresu administracji prokuratora
§ 96. 1. Wpływającą
korespondencję, względnie notatki o wszczęciu z urzędu sprawy z zakresu
administracji prokuratora rejestruje się w "spisach spraw". Każdemu hasłu w
wykazie odpowiada stosownie oznaczony "spis spraw".
2. Zbiór wszystkich "spisów spraw" załatwionych
w jednostce prokuratury (jej komórce organizacyjnej) stanowi rejestr spraw.
3. Spisy i rejestry spraw prowadzą wyznaczeni
pracownicy sekretariatu.
§ 97. 1. Pozycja "spisu
spraw", pod którą zarejestrowana została korespondencja, stanowi podstawowy
składnik znaku sprawy. Na znak ten składają się: literowe oznaczenie
jednostki (komórki organizacyjnej prokuratury), liczbowy symbol hasła
klasyfikacyjnego ustalonego w wykazie akt, kolejny numer porządkowy "spisu
spraw" i dwucyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym sprawa została
wpisana (np. III 011/5/02 - korekta struktury organizacyjnej prokuratury,
wniosek o utworzenie ośrodka zamiejscowego prokuratury rejonowej).
2. Znak jest stalą cechą rozpoznawczą sprawy.
Wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy są opatrzone tym
samym znakiem i tworzą akta sprawy.
§ 98. 1. Ostateczne
załatwienie sprawy uwidacznia się w "spisie spraw" przez zakreślenie znakiem
"L" numeru porządkowego, pod którym sprawa została wpisana, z jednoczesnym
podaniem skrótowo sposobu załatwienia sprawy.
2. W wypadku częściowego lub wstępnego
załatwienia sprawy, w rubryce uwagi "spisu spraw" czyni się ołówkiem
adnotację o terminie wznowienia sprawy. Adnotacje te usuwa się po ostatecznym
załatwieniu sprawy.
3. Po zakończeniu roku kalendarzowego należy
sporządzić kserokopię poszczególnych spisów spraw i dołączyć je do teczek
aktowych odpowiadających danemu hasłu kwalifikacyjnemu.
Rozdział 3
Akta i teczki
aktowe
§ 99. 1. Akta spraw
ostatecznie załatwionych, objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym,
przechowuje się w "teczce aktowej", oznaczonej na zewnętrznej stronie okładki
słownie i cyfrowo hasłem klasyfikacyjnym przyjętym dla danego "spisu spraw".
2. Teczki aktowe przechowuje się w
sekretariatach przez okres dwóch lat, licząc od roku następnego po roku, w
którym teczkę założono, a następnie przekazuje się je do archiwum
zakładowego. Fakt ten odnotowuje się w "spisie spraw" poprzez podanie daty,
numeru wykazu i pozycji, pod którą teczkę wpisano w spisie zdawczo-odbiorczym
- odpowiednio do zasad obowiązujących przy przekazywaniu akt do archiwum
zakładowego.
§ 100. 1. W wypadku, gdy
po dwuletnim okresie od założenia teczki aktowej nie zostały załatwione
wszystkie sprawy objęte właściwym dla niej "spisem spraw", przed przekazaniem
teczki do archiwum zakładowego sprawy niezalałwione wpisuje się do założonego
na rok bieżący "spisu spraw", czyniąc o tym wzmiankę w odpowiednich pozycjach
poprzedniego "spisu spraw" i z podaniem nowego znaku sprawy.
2. Poza przypadkiem, o którym mowa w ust. 1,
sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego są załatwiane w
latach następnych bez zmiany znaków dotychczasowych i bez ponownego ich
rejestrowania w nowych "spisach spraw".
§ 101. 1. "Spisy spraw"
przechowywane są w jednostkach (komórkach organizacyjnych prokuratury) przez
okres 15 lat, po czym przekazywane są do archiwum zakładowego.
2. Łączny okres przechowywania spisów spraw w
jednostkach organizacyjnych prokuratury, w tym po ich przekazaniu do archiwów
zakładowych, wynosi 50 lat.
CZĘŚĆ IV
ARCHIWA ZAKŁADOWE
Rozdział 1
Organizacja
archiwów zakładowych
§ 102. 1. Dokumentację
powstającą w wyniku działalności powszechnych jednostek organizacyjnych
prokuratury przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.
2. Archiwa zakładowe działają w prokuraturach
apelacyjnych, okręgowych i rejonowych.
§ 103. Do zakresu działania archiwum zakładowego
należy w szczególności:
1) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych
prokuratury (jednostki organizacyjnej),
2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz
prowadzenie jej ewidencji,
3) udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
4) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały
archiwalne zaliczane do kategorii "A" do właściwego archiwum państwowego,
5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczanej do
kategorii "B" i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie
wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na
makulaturę,
6) utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.
Rozdział 2
Podział zasobu
archiwum zakładowego
§ 104. Dokumentacja podlegająca przechowaniu w
archiwum zakładowym dzieli się na kategorie oznaczone symbolami:
1) "A" - dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art.
1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 1984 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.), którą po upływie
określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do
archiwum państwowego,
2) "B" -dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu, która po
upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
3) "BE" - dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym,
która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie
właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i
znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej
dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.
§ 105. 1. Podział
dokumentacji na kategorie określony jest:
1) w części V niniejszego zarządzenia w odniesieniu do akt prokuratora i
urządzeń ewidencyjnych tych akt,
2) w rzeczowych wykazach akt, o których mowa w § 95, w odniesieniu do
akt z zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, okręgowego i
rejonowego.
2. Prokurator apelacyjny i okręgowy w
porozumieniu z właściwym archiwum państwowym może uzupełnić - stosownie do
zmieniających się potrzeb - jednolity rzeczowy wykaz akt, oznaczając dla
poszczególnych akt kategorie i okresy przechowywania, zaliczyć część
dokumentacji kategorii "B" do kategorii "A" lub zmienić okresy przechowywania
dokumentacji kategorii "B".
§ 106. 1. Materiały
archiwalne zaliczane do kategorii "A", określone w rzeczowych wykazach akt,
przechowywane są w archiwum zakładowym przez 25 lat. Okresy przechowywania
innych materiałów archiwalnych określa § 136.
2. Po upływie okresów przechowywania, o których
mowa w ust. 1, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego.
3. Okresy przechowywania dokumentacji kategorii
"B" są oznaczone cyframi arabskimi umieszczonymi obok symbolu "B" np.: "B-5".
Po upływie tych okresów akta podlegają brakowaniu.
Rozdział 3
Przyjmowanie i
ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej
§ 107. 1. Archiwum
zakładowe przyjmuje dokumentacje zgromadzoną w teczkach aktowych, zakładanych
odrębnie dla kategorii "A" oraz dla akt kategorii "B" z jednakowym okresem
przechowywania.
2. Jeżeli zachodzi potrzeba łączenia w jednej
teczce akt kategorii "A" z aktami kategorii "B", całą zawartość teczki
zalicza się do kategorii "A". W przypadku połączenia akt w jednej teczce
kategorii "B" o różnych okresach przechowywania - całą zawartość teczki
zalicza się do najdłuższego z ustalonych okresu przechowywania.
§ 108. 1. Dokumentacja
przejmowana przez archiwum zakładowe powinna być uporządkowana przez
przekazujące komórki organizacyjne prokuratury.
2. Uporządkowanie dokumentacji polega na:
1) ułożeniu pism w poszczególnych aktach spraw zgodnie z przepisami o
biurowości oraz ułożenie akt w teczkach, w kolejności zgodnej z numeracją
spisu spraw lub numeracją zapisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym
(repertorium i rejestrze),
2) opisaniu teczek na tytułowej stronie,
3) zszyciu lub trwałym złączeniu w inny sposób pism znajdujących się w
teczkach akt kategorii "A" i ponumerowaniu kart w tych aktach,
4) usunięciu z akt części metalowych (zszywki, spinacze, złącza
skoroszytowe),
5) zagięciu arkuszy o wymiarach większych od formatu "A-4", równolegle
do brzegów pozostałych kart.
§ 109. Klauzulę o zakwalifikowaniu akt
znajdujących się w teczce do odpowiedniej kategorii w odniesieniu do
dokumentacji określonej wykazami, o których mowa w § 95, podpisuje kierownik
jednostki lub komórki organizacyjnej, w której akta powstały. Podpisywanie
klauzul na aktach prokuratora regulują przepisy części V niniejszego
zarządzenia.
§ 110. 1. Jednostki
prokuratury i jej komórki organizacyjne przekazują uporządkowane akta na
podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego na formularzach "Pu.A-30".
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno
dla każdej kategorii akt: w czterech egzemplarzach dla kategorii "A" i w
trzech egzemplarzach dla kategorii "B".
3. Jednostka prokuratury i jej komórka
organizacyjna wypełnia rubryki spisu zadawczo-odbiorczego 1-5. Teczki aktowe
w spisie powinny być ułożone w kolejności haseł wykazu akt.
§ 111. 1. Po sprawdzeniu
prawidłowości uporządkowania akt i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego
pracownik archiwum zakładowego potwierdza swoim podpisem odbiór akt, po czym
rejestruje spis w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i
nadaje im numery bieżące wykazu.
2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego
otrzymuje jednostka prokuratury i jej komórka organizacyjna przekazująca
akta, a dwa egzemplarze pozostawia się w archiwum zakładowym. Jeden
egzemplarz spisu akt kategorii "A" przekazuje się właściwemu archiwum
państwowemu.
3.Treść spisów zdawczo-odbiorczych uzupełnia się
przez podanie w rubryce 6 spisu numeru regału i półki, na której akta zostały
złożone.
4. Przyjęte akta oznaczone zostają sygnaturą
archiwalną składającą się: z oznaczenia literowego "Arch", kolejnego numeru
wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego
oraz dwucyfrowego oznaczenia roku kalendarzowego właściwego dla wykazu
spisów.
§ 112. 1. Materiały
archiwalne zaliczone do kategorii "A" przechowuje się na oddzielnych
regałach.
2. Układ teczek (akt) i ich segregacja na
poszczególnych pólkach powinny zapewnić sprawne wyszukiwanie akt i sukcesywne
ich brakowanie.
3. W razie potrzeby dokumentację poddaje się
zabiegom konserwacyjnym. W przypadku materiałów odbywa się ona według wskazań
archiwum państwowego.
4. Pomieszczenia archiwum zakładowego powinny
odpowiadać kryteriom zapewniającym warunki właściwego przechowywania
dokumentacji i jej zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.
§ 113. 1. Dokumentacja
przechowywana w archiwum zakładowym objęta jest prowadzoną na bieżąco
ewidencją.
2. Ewidencję zasobu archiwum zakładowego
stanowią:
1) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum,
2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych,
3) kartoteka udostępnienia akt,
4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do
archiwum państwowego,
5) spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia, wraz z
protokołami brakowania akt kategorii "B" i wydanymi przez państwowe
archiwum zezwoleniami na zniszczenie akt.
3. Karty udostępnienia akt przechowywane są w
archiwum przez okres dwóch lat, pozostałe urządzenia ewidencyjne wymienione w
ust. 2 stanowią dokumentację kategorii "A" i przechowywane są w archiwum.
§ 114. Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji
przyjętej na przechowanie prowadzi się w oddzielnych teczkach dla kategorii
"A" i kategorii "B" w dwóch zbiorach:
1) zbiór l - stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych,
ułożone według kolejności numerów porządkowych w poszczególnych latach
kalendarzowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów,
2) zbiór II - stanowią egzemplarze spiso w zdawczo-odbiorczych,
przechowywane w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek
organizacyjnych.
Rozdział 4
Udostępnianie
dokumentacji archiwalnej
§ 115. 1. Dokumentacja dla
celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w
pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona
tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
2. Materiały archiwalne dla celów innych niż
służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się - zgodnie z przepisami ustawy z
dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
38, poz. 173 z późn. zm.) - po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie
narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
3. Warunki wcześniejszego udostępnienia
materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują
przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13
grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu
wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13,
poz. 116).
4. Osoby ubiegające się o udostępnienie
materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1, 2 i 3 winny złożyć
we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i
nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o
udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego
bądź tematu, którego on dotyczy, oraz celu i przewidywanego sposobu
wykorzystania tego materiału.
5. Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia
materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1, 2 i 3 wydaje
kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały.
Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które
mają być udostępnione oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej w ust.
4.
6. Zarządzenie o odmowie udostępnienia
materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we
wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia
na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych w zakresie wskazanym w ust. 1
i 2 wnosi się na zasadach ogólnych, a w wypadku odmowy wcześniejszego
udostępnienia materiałów archiwalnych - w trybie wskazanym w § 6 ust. 2
rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wymienionego w ust.
3.
7. Udostępnienie materiałów archiwalnych
odnotowuje się w kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego
archiwum zakładowe i przechowywanych zgodnie z wymogami § 113 ust. 3.
§ 116. W przypadku zagubienia, stwierdzenia
braków lub uszkodzenia materiałów archiwalnych, wypożyczonych poza archiwum
zakładowe, sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, który podpisują:
wypożyczający materiały, jego bezpośredni przełożony i pracownik
odpowiedzialny za archiwum zakładowe.
§ 117. W odpowiednim miesiącu każdego roku
pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe przedstawia kierownikowi
jednostki wykaz wypożyczonych materiałów archiwalnych, niezwróconych w ciągu
ostatnich trzech miesięcy, z przygotowanymi ponagleniami o zwrot
wypożyczonych materiałów.
Rozdział 5
Brakowanie akt
oraz przekazywanie akt do archiwum państwowego
§ 118. 1. Brakowanie akt
odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzą: bezpośredni przełożony
pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe lub wyznaczony przez niego
prokurator, przedstawiciel komórki organizacyjnej prokuratury, której akta
poddawane są brakowaniu, oraz pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe.
2. Do zadań komisji należy:
1) zakwalifikowanie do zniszczenia wydzielonych akt kategorii "B", w
przypadku których minął okres ich przechowywania,
2) sporządzenie protokołu brakowania akt oraz spisu tych akt.
3. Spis wybrakowanych, przewidzianych do
zniszczenia akt, sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu
wraz z protokołem brakowania przedstawia się archiwum państwowemu w celu
uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.
§ 119. Komisja brakowania akt w uzasadnionych
przypadkach może dokonać zmiany kwalifikacji akt z kategorii "B" na kategorię
"A" lub przedłużyć pierwotnie ustalony okres przechowywania akt kategorii
"B".
§ 120. 1. Po uzyskaniu
zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej należy:
1) wyłączyć z akt przeznaczonych do zniszczenia oryginały dokumentów
osobistych (metryki, świadectwa, umowy, akty notarialne),
2) doprowadzić akta do stanu uniemożliwiającego ich odtworzenie,
3) przekazać uzyskaną w ten sposób makulaturę do odpowiedniej składnicy
surowców wtórnych wraz z jednym egzemplarzem zezwolenia archiwum
państwowego na zniszczenie akt.
2. Wyłączone z akt dokumenty, o których mowa w
ust. 1 pkt 1, przechowuje się w archiwum zakładowym i zwraca za pokwitowaniem
na żądanie uprawnionych osób do ich odbioru.
§ 121. Na podstawie stwierdzonego przez archiwum
państwowe spisu akt przeznaczonych do zniszczenia sporządza się w spisach
zdawczo-odbiorczych adnotację o zniszczeniu tych materiałów, wpisując w
rubryce datę wybrakowania oraz numer zezwolenia wydanego przez archiwum
państwowe.
§ 122. Jeden egzemplarz spisu akt wybrakowanych
i przekazanych do zniszczenia przechowuje się w archiwum zakładowym.
§ 123. Materiały oznaczone kategorią "BE", po
upływie obowiązującego okresu ich przechowywania, zgłasza się archiwum
państwowemu w formie uzgodnionej z tym archiwum. Dalsze postępowanie z tymi
materiałami uzależnione jest od ekspertyzy archiwum państwowego.
§ 124. Materiały archiwalne w postaci akt
zaliczonych do kategorii "A", po upływie okresu ich przechowywania w archiwum
zakładowym, przekazuje się do archiwum państwowego w uzgodnionych z tym
archiwum terminach.
§ 125. 1. Materiały
archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu
zdawczo-odbiorczego, sporządzonego w trzech egzemplarzach.
2. Dwa egzemplarze spisu przedstawia się
archiwum państwowemu co najmniej na dwa tygodnie przed uzgodnionym terminem
przekazania akt.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się
krótki opis jednostki prokuratury i jej strukturę z okresu, w którym powstały
przekazane akta.
§ 126. 1. Archiwum
państwowe potwierdza odbiór akt na trzecim egzemplarzu spisu
zdawczo-odbiorczego. Egzemplarz ten przechowuje się w archiwum zakładowym w
oddzielnej teczce.
2. Na podstawie spisu, o którym mowa w ust. 1, w
archiwum zakładowym sporządza się w spisach zdawczo-odbiorczych adnotację o
przekazaniu akt do archiwum państwowego, wpisując w uwagach datę przekazania
akt.
CZĘŚĆ V
OKRESY
PRZECHOWYWANIA, WARUNKI NISZCZENIA l PRZEKAZYWANIA DO ARCHIWUM AKT SPRAW
§ 127. 1. Akta spraw i
urządzenia ewidencyjne dzieli się na materiały archiwalne zaliczane do
kategorii "A" i dokumentację niearchiwalną zaliczaną do kategorii "B" oraz
ustala okres ich przechowywania, z uwzględnieniem wymogów procesowych i
wynikających z zasad organizacyjnych prokuratury.
2. Po upływie okresów przechowywania w
prokuraturze akta kategorii "A" przekazuje się do archiwum państwowego, a
akta kategorii "B" - do zniszczenia.
§ 128. Okres przechowywania akt w prokuraturze
liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym
ukończono czynności procesowe lub związane z:
1) wykonaniem postanowienia lub zarządzenia kończącego postępowanie, a
gdy nie zachodzi potrzeba wykonania, okres ten liczy się od uprawomocnienia
się postanowienia lub zarządzenia,
2) uprawomocnieniem się orzeczenia sądowego w sprawach skierowanych
przez prokuratora do sądu lub w sprawach, w których prokurator zgłosił swój
udział w postępowaniu przed sądem,
3) rozpatrzeniem przez uprawnione organy sprzeciwu lub innego środka
prawnego wniesionego przez prokuratora,
4) odmową wniesienia nadzwyczajnego środka prawnego, wniosku o
ułaskawienie lub wniosku o wznowienie postępowania,
5) załatwieniem sprawy w inny sposób.
§ 129. 1. Prokurator
wykonujący końcowe czynności w sprawie zalicza akta do odpowiedniej kategorii
i ustala okresy ich przechowywania w archiwum zakładowym.
2. Kategorie i okres przechowywania urządzeń
ewidencyjnych i innych urządzeń biurowych określa prokurator rejonowy, a w
prokuraturze apelacyjnej i okręgowej - wyznaczony prokurator.
§ 130. 1. Zarządzenia o
przekazaniu akt do archiwum państwowego lub przekazaniu ich na zniszczenie
wydają kierownicy jednostek.
2. Komisji powołanej do brakowania akt
przewodniczy prokurator. Komisja może dokonać zmiany kwalifikacji akt
kategorii "B" na kategorię "A" lub przedłużyć okres przechowywania akt
kategorii "B".
§ 131. Nie mogą być przekazane archiwum
państwowemu lub do zniszczenia akt sprawy, w których nie ukończono wszystkich
czynności związanych z wykonaniem orzeczenia (zarządzenia), a w przypadku
umorzonych spraw karnych - przed upływem okresu przedawnienia karalności.
§ 132. W sprawach karnych do kategorii "A"
zalicza się:
1) akta umorzonych śledztw lub dochodzeń w sprawach:
a) o zbrodnie przeciwko pokojowi, ludzkości oraz zbrodnie wojenne,
b) o przestępstwa wymienione w rozdziale XVII, XXIV i XXXI oraz w art.
253, 256-258 i 265 k.k.,
c) o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust. 1, art.
48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. z
1981 r. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.),
d) o wyjątkowym znaczeniu ze względu na zebrany materiał w śledztwie
lub dochodzeniu bądź występujące w sprawie osoby,
2) akta nadzoru:
a) nad wykonaniem kary w sprawach o zbrodnie wojenne i zbrodnie
przeciwko ludzkości oraz w sprawach, w których na podstawie
obowiązujących uprzednio przepisów prawomocnie orzeczono karę śmierci, a
obecnie karę dożywotniego pozbawienia wolności,
b) w sprawach, w których Prokurator Generalny:
- wystąpił do organów państw obcych o ściganie zbrodni wojennych lub
zbrodni przeciwko ludzkości popełnionych na szkodę narodu polskiego
albo o wydanie sprawców takich przestępstw, przeciwko którym prowadzi
się postępowanie w Polsce,
- wniósł rewizję nadzwyczajną lub kasację, żądając rehabilitacji
osób niesłusznie skazanych za przestępstwa popełnione z pobudek
politycznych.
§ 133. Do kategorii "A" zalicza się również:
1) urządzenia ewidencyjne (repertoria i rejestry) przeznaczone do
ewidencjonowania akt spraw,
2) akta spraw, w których Prokurator Generalny wystąpił do Prezesa Rady
Ministrów lub ministrów z wnioskiem o usunięcie stwierdzonych uchybień lub
usprawnienie działalności administracji lub gospodarki.
§ 134. Akta spraw niewymienione w § 132 i § 133
zalicza się do kategorii "B".
§ 135. Ustala się następujące okresy
przechowywania akt spraw zaliczanych do kategorii "B":
1) dla akt śledztw umorzonych z innych przyczyn niż określone w art. 17
§ 1 pkt 1 i 2 k.p.k.:
- w sprawach o zbrodnie zabójstwa - 30 lat,
- w sprawach o inne zbrodnie - 20 lat,
2) 15 lat - dla akt umorzonych śledztw lub dochodzeń o występki, z
wyłączeniem spraw umorzonych z przyczyn określonych w art. 17 § 1 pkt 1 i 2
k.p.k.,
3) 10 lat dla:
a) akt śledztw i dochodzeń umorzonych warunkowo przed 1 września 1998
r. oraz umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k. w sprawach o
zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, akt zakończonych odmową wszczęcia
postępowania o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, w których prokurator
przekażą) informację o pobraniu ze zwłok komórek, tkanek i narządów,
b) akt podręcznych w sprawach, w których prokurator:
- uczestniczył w postępowaniu przed sądem cywilnym ze względu na
wyjątkową potrzebę ochrony interesu społecznego lub praworządności, w
tym w sprawach o rejestrację organizacji związkowych, stowarzyszeń i
innych organizacji społecznych,
- kierował skargę do Naczelnego Sądu Administracyjnego,
- podejmował czynności w ochronie praworządności na wniosek Sejmu,
Senatu i ich organów, Prezydenta RP i Prezesa Rady Ministrów,
4) 5 lat dla:
a) akt śledztw i dochodzeń umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 1 i
2 k.p.k., z wyłączeniem spraw o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym,
b) akt śledztw i dochodzeń umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 3
k.p.k.,
c) akt spraw zakończonych odmową wszczęcia śledztwa lub dochodzenia, z
wyjątkiem spraw o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, o których mowa w pkt
3a,
d) akt podręcznych śledztw i dochodzeń, z wyłączeniem spraw umorzonych
z powodu niewykrycia sprawców, które przechowuje się w okresach
przewidzianych w § 48,
e) akt nadzoru prokuratora nadrzędnego nad prowadzonymi w podległych
prokuraturach postępowaniami w sprawach karnych, cywilnych,
administracyjnych oraz w sprawach związanych z wykonaniem wyroków,
f) akt dotyczących:
- rozpatrzonych wniosków o rewizję nadzwyczajną (kasacje) oraz
udziału prokuratora w postępowaniu kasacyjnym,
- udziału prokuratora w postępowaniu rewizyjnym (apelacyjnym),
- rozpatrzonych wniosków o wydanie przez prokuratora postanowienia o
wyznaczeniu cudzoziemcowi miejsca przymusowego pobytu,
- zastosowaniu przez sąd tymczasowego aresztowania w celu wydalenia,
- postępowania ułaskawieniowego,
- akt podręcznych w sprawach, w których prokurator podejmował
czynności w celu ochrony praworządności, z wyłączeniem spraw
wymienionych w pkt 3,
g) spraw wpisanych w repertorium "Pn" oraz w rejestrze "Oz" i "Ko",
h) kontrolek oraz wykazów kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego
Centrum Informacji Kryminalnych,
5) 2 lata - dla akt spraw niewymienionych w § 131, 132 i 133 pkt 2 oraz
w pkt 1-4 niniejszego przepisu oraz pomocniczych urządzeń ewidencyjnych.
§ 136. 1. Zaliczane do
kategorii "A" repertoria i rejestry, po zakończeniu w nich wpisów zgodnie z
wymogami wynikającymi z części III i IV zarządzenia, nie wcześniej niż po
upływie 5 lat od daty dokonania ostatniego z nich, przekazuje się do archiwum
zakładowego, w którym przechowuje się je przez okres 50 lat, a akta spraw -
przez 30 lat. Po tych okresach wymienione urządzenia ewidencyjne i akta
przekazywane są do archiwum państwowego.
2. Akta spraw, o których mowa w S 59 ust. 2 i §
67 ust. 4, przejęte z innych jednostek prokuratury, niezależnie od ich
podstawy, wpisuje się we właściwym urządzeniu ewidencyjnym i przechowuje w
archiwum zakładowym w okresach wskazanych w § 132 i 135, odpowiednio dla
każdej z tych spraw.
CZĘŚĆ VI
WARUNKI l ZASADY
PRZETWARZANIA DANYCH O PROWADZONYCH POSTĘPOWANIACH W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM
PROKURATURY
§ 137. 1. W powszechnych
jednostkach organizacyjnych prokuratury może zostać wdrożony System
Informatyczny Prokuratury, polegający na rejestrowaniu spraw w urządzeniach
ewidencyjnych, wskazanych w części II zarządzenia oraz gromadzeniu danych dla
potrzeb analitycznych, sprawozdawczości i statystyki w formie zapisu
elektronicznego.
2. Wdrożenie systemu informatycznego w
określonych jednostkach organizacyjnych prokuratury zarządza Prokurator
Krajowy. Wdrożenie tego systemu może również nastąpić na wniosek właściwego
prokuratora apelacyjnego lub okręgowego, jeżeli w tych jednostkach zostały
spełnione łącznie następujące warunki:
1) wprowadzenie danych do systemu informatycznego następuje na
stanowiskach włączonych do sieci komputerowej,
2) serwer bazy danych oraz sieć informatyczna spełniają wymagania
techniczne zapewniające prawidłową ich eksploatację oraz bezpieczeństwo
danych,
3) jednostka organizacyjna prokuratury zatrudnia co najmniej jednego
pracownika posiadającego odpowiednie umiejętności w zakresie informatyki,
wykonującego wyłącznie obowiązki administratora systemu informatycznego,
4) użytkownicy systemu informatycznego zostali przeszkoleni w zakresie
obsługi oprogramowania i zapoznani z instrukcją jego użytkowania oraz
zasadami pracy w systemie.
3. Prokurator Krajowy może ograniczyć wdrożenie
systemu informatycznego do wybranych wydziałów lub działów danej jednostki
albo do wybranych repertoriów, rejestrów lub wykazów kontrolnych.
4. Kierownik jednostki, w której wdrożono system
informatyczny, może zarządzić dodatkowe prowadzenie przez czas oznaczony
urządzeń ewidencyjnych zgodnie z zasadami określonymi w części II
zarządzenia.
§ 138. 1. Po upływie 6
miesięcy od chwili przystąpienia do wdrożenia systemu informatycznego
właściwy prokurator apelacyjny lub okręgowy przesyła Prokuratorowi Krajowemu
sprawozdanie dotyczące oceny prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie
zapisu elektronicznego, uwzględniając w szczególności:
1) prawidłowość prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w zakresie
poprawności i terminowości wprowadzania danych do systemu,
2) przestrzeganie zasad bezpieczeństwa pracy w systemie,
3) efektywność przyjętej organizacji pracy.
2. Prokurator Krajowy po zapoznaniu się ze
sprawozdaniem, o którym mowa w ust. 1, zleca prokuratorowi apelacyjnemu lub
okręgowemu podjęcie stosownych czynności mających na celu usunięcie
stwierdzonych nieprawidłowości.
§ 139. 1. Szczegółowe
zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w formie zapisu elektronicznego -
odpowiednio dla każdego repertorium, rejestru lub wykazu oraz przetwarzania
gromadzonych w nich danych - określają przepisy zarządzenia Prokuratora
Krajowego w sprawie warunków i zasad przetwarzania danych, o prowadzonych
postępowaniach przygotowawczych w Systemie Informatycznym Prokuratury.
2. Zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu
danych w systemie informatycznym określi odrębna instrukcja.
3. W kwestiach nieuregulowanych w zarządzeniu
Prokuratora Krajowego, o którym mowa w ust. 1, stosuje się przepisy
niniejszego zarządzenia.
§ 140. Do czasu wdrożenia systemu
informatycznego we wszystkich powszechnych jednostkach organizacyjnych
prokuratury mogą być stosowane dotychczasowe zasady i techniki rejestracji
danych oraz techniki informatyczne wykorzystujące oprogramowanie
umożliwiające prowadzenie odpowiednich repertoriów, rejestrów i wykazów
określonych w zarządzeniu.
§ 141. Prokurator Krajowy, jeżeli uzna to za
celowe, może zarządzić przeprowadzenie pilotażowego systemu informatycznego
prokuratury w określonych jednostkach organizacyjnych na czas niezbędny do
ich przygotowania do wdrożenia tego systemu.
CZĘŚĆ VII
PRZEPISY KOŃCOWE l
PRZEJŚCIOWE
§ 142. Przepisy niniejszego zarządzenia stosuje
się odpowiednio do rejestrowania, ewidencjonowania, prowadzenia i
przechowywania akt spraw w Prokuraturze Krajowej.
§ 143. 1. Akta spraw
zakończonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia kwalifikuje się według
dotychczasowych przepisów.
2. Akta umorzonych postępowań przygotowawczych w
sprawach karnych o przestępstwa wymienione w art. 1 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 5
kwietnia 1955 r. o przekazaniu sądom powszechnym dotychczasowej właściwości
sądów wojskowych w sprawach karnych osób cywilnych, funkcjonariuszy organów
bezpieczeństwa publicznego (Dz. U. Nr 15, poz. 83) oraz w sprawach o
przestępstwo z art. 275 Kodeksu karnego i w sprawach wymienionych w § 132 pkt
1 lit. c) - w których postępowanie zostało zakończone przed dniem wejścia w
życie zarządzenia - kwalifikuje się ponownie i zalicza się do kategorii "A",
chyba że zostały zaliczone do tej kategorii na podstawie przepisów
dotychczasowych.
3. Komisje powołane do brakowania akt kategorii
"B", o których mowa w § 130 ust. 2, dokonują zmian kategorii akt i okresów
ich przechowywania stosownie do przepisów zarządzenia.
§ 144. Traci moc zarządzenie Nr 108/90/0
Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 1990 r. w sprawie wewnętrznej
organizacji powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury oraz zakresu
działania sekretariatów i innych działów administracji (Dz. Urz. Min.
Sprawiedl. z 1991 r. Nr 1, poz. 3 z późn. zm.).
§ 145. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1
lipca 2003 r.
Minister Sprawiedliwości: Grzegorz Kurczuk
|