|
Dz.U.2002.167.1375
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i
kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych
Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34,
poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88,
poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016,
z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz
z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne,
o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", dzieli się na:
1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów
archiwalnych.
§ 2.
Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na
okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§ 3.
1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy
jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki
organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite
rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".
2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art.
5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w
akta spraw.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art.
5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich
obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek
organizacyjnych - w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy
niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z
dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą
wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek
organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.
5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych
jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi
załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1
ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5,
odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.
§ 4.
1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po
upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności
do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu
jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki
organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie
zgody.
§ 5.
1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust.
3, może być:
1) jednorazowa;
2) generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.
2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego
archiwum państwowego.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych.
4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej
przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1
ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy
materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją
kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.
§ 6.
1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy
i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1
ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.
2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących
działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie -
właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek
organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 - archiwum
państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.
§ 7.
1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik
nr 3 do rozporządzenia;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na
makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do
rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik
nr 5 do rozporządzenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1,
sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki
organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład
wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe
lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo
składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których
dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej,
organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca
się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie
ekspertyzy.
§ 8.
1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej
zgody, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów
archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która
podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.
2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie
określonym w § 7 ust. 2.
§ 9.
Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt
dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami
przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź
protokółami jej zniszczenia.
§ 10.
1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego
archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z
zastrzeżeniem ust. 2.
2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów
stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których
okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi
przepisami;
2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny
Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.
§ 11.
1. W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o
których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy.
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z
tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich
wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki
organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki
organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub
jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce
organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki
organizacyjnej, której działalność ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną
i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną,
której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu
organowi administracji rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe
jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje
się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się
przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim
przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki
finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu
przechowywania dokumentacji.
§ 12.
1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne
jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.
2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały
archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania
archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.
§ 13.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy,
powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora
właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa
egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego według wzoru określonego
w załączniku nr 6 do rozporządzenia, podpisanego przez kierownika jednostki
organizacyjnej.
2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego
sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.
3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania
materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do
czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich
wykonania.
4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu
zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.
5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną
jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych
oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
§ 14.
1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu
właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności
spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma
wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce
powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej
stronie każdej teczki:
1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której
materiały powstały;
2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu
klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce
organizacyjnej;
3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt,
obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju
materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego
materiału archiwalnego w teczce;
5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru
pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
7) liczby stron w teczce.
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek
zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w
czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek
organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt
jednostki organizacyjnej.
5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich
w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem
maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im
układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką
elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci
wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora
archiwum państwowego.
§ 15.
1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa
przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki
organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.
2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor
archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być
sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką
elektroniczną.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do
przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące
zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą
przekazywane materiały archiwalne.
4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki
organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego
należy dołączyć:
1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki
organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;
2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od
ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i
funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
§ 16.
Przekazywane materiały należy:
1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów
metalowych;
2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących
przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z
dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju
materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki
organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych
materiałów archiwalnych.
§ 17.
Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną,
geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz
utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do
przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§ 18.
Przepisy § 13-17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa
państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.
§ 19.
Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z
dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216).
§ 20.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej
materiały archiwalne.
2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej,
z tym że:
1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji
o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych
latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty
jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla
potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów
kontrolnych;
2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie
praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na
makulaturę;
3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po
upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu
na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum
państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana
kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać
zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za
materiały archiwalne.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
Tytuł klas I i II rzędu
0 Zarządzanie
00 Organy kolegialne
01 Organizacja
02 Akty normatywne. Pomoc prawna
03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
04 Informatyka
05 Skargi i wnioski
06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja
07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
08 Współpraca z zagranicą
09 Kontrole
1 Kadry
10 Ogólne zasady pracy i płac
11 Zatrudnienie
12 Ewidencja osobowa
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
15 Metody pracy
16 Dyscyplina pracy
17 Sprawy socjalno-bytowe
18 Ubezpieczenia osobowe
2 Środki rzeczowe
20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi
21 Typizacja i normalizacja
22 Inwestycje i remonty (kapitalne)
23 Administracja nieruchomości
24 Gospodarka materiałowa
25 Źródła zaopatrzenia
26 Transport i łączność
27 Gospodarka energetyczna
28 Ochrona zakładu pracy (mienia)
29 Ochrona środowiska
3 Ekonomika
30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
31 Finanse, księgowość
32 Księgowość finansowa
33 Rozliczenia płac
34 Księgowość materiałowo-towarowa
35 Koszty i ceny
36 Fundusze specjalne
37 Inwentaryzacja
ZAŁĄCZNIK Nr
3 -
(dostępny na płycie CD)
ZAŁĄCZNIK Nr
4 -
(dostępny na płycie CD)
ZAŁĄCZNIK Nr
5 -
(dostępny na płycie CD)
ZAŁĄCZNIK Nr
6 -
(dostępny na płycie CD)
|
