Dz.Urz.KGP 06.1.3
Dz.Urz.KGP 06.12.74
ZARZĄDZENIE NR 1579
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 30 grudnia 2005 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji
kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu
informacji niejawnych w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji
Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co
następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1
Zarządzenie określa szczególny sposób organizacji w jednostkach i komórkach
organizacyjnych Policji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony
fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych, a w szczególności:
1) tryb tworzenia i likwidacji, organizację i sposób funkcjonowania
kancelarii tajnej;
2) obowiązki kierownika i pracownika kancelarii tajnej;
3) system obiegu i sposób ewidencjonowania dokumentów i nośników
elektronicznych, zawierających informacje niejawne;
4) tryb przeprowadzania okresowych inwentaryzacji dokumentów i materiałów,
zawierających informacje niejawne oraz ich archiwizowanie;
5) środki i procedury ochrony fizycznej informacji niejawnych.
§ 2
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) ustawa - ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji
niejawnych;
2) jednostka organizacyjna Policji - Komendę Główną Policji, komendę
wojewódzką (stołeczną) Policji, komendę powiatową (miejską, rejonową)
Policji, komisariat Policji, komisariat specjalistyczny Policji, Wyższą
Szkołę Policji, szkołę policyjną, oddział prewencji Policji, samodzielny
pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział antyterrorystyczny
Policji oraz ośrodek szkolenia Policji;
3) struktura jednostki organizacyjnej Policji - układ i wzajemne zależności
między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi oraz stanowiskami, wskazujące
hierarchię oraz specjalizację zadań służbowych w jednostce organizacyjnej
Policji;
4) komórka organizacyjna - wyodrębnioną część struktury jednostki
organizacyjnej Policji;
5) pion ochrony - wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną do spraw ochrony
informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej Policji;
6) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych,
o którym mowa w art. 18 ust. 2 ustawy;
7) dokument niejawny - każdą utrwaloną informację niejawną, w szczególności
na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów
informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w
formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury,
książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub
wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy
atramentowej, jak również informację niejawną utrwaloną na elektronicznych
nośnikach danych;
8) materiał niejawny - dokument, jak też chroniony jako informację niejawną
przedmiot lub dowolna jego część, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub
broń wyprodukowaną będącą w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich
wytworzenia;
9) nośnik niejawny - dyskietkę, CD-ROM, dysk magnetyczny lub inny nośnik
zapisu informacji w postaci cyfrowej i analogowej, zawierający informacje
niejawne oznaczone klauzulą tajności;
10) zbiór dokumentów niejawnych - logicznie uporządkowaną, wyodrębnioną grupę
dokumentów niejawnych wraz ze spisem tych dokumentów;
11) kancelaria - także oddział kancelarii i punkt kancelaryjny;
12) pracownik - pracownika zatrudnionego lub policjanta pełniącego służbę w
kancelarii;
13) przesyłka - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych,
zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;
14) strefa bezpieczeństwa - wydzielony obszar, obiekt, część obiektu,
usytuowany w strefie administracyjnej, poddany szczególnej kontroli wejść,
wyjść oraz kontroli przebywania;
15) strefa administracyjna - wydzielony obszar, obiekt, fragment obiektu
wokół strefy bezpieczeństwa, w którym zapewniona jest kontrola osób oraz
pojazdów.
Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej
§ 3
1. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, w której są wytwarzane,
przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty niejawne, tworzy
kancelarię tajną, zwaną dalej „kancelarią".
2. Kancelaria stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną pionu ochrony
odpowiedzialną za rejestrowanie, przechowywanie, wysyłanie, obieg i wydawanie
dokumentów i materiałów, o których mowa w § 2 pkt 5, 6 i 7, podległą
pełnomocnikowi ochrony.
3. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały tworzone
i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla
kancelarii.
4. Oddział kancelarii tworzy pełnomocnik ochrony na wniosek kierownika
komórki organizacyjnej.
5. Oddział kancelarii, o którym mowa w ust. 4, może obsługiwać więcej niż
jedną komórkę organizacyjną.
§ 4
1. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi kierownik jednostki
organizacyjnej Policji może, na wniosek pełnomocnika ochrony, utworzyć więcej
niż jedną kancelarię. Kierownik komórki organizacyjnej, w której ma być
utworzona kancelaria, jest obowiązany przedstawić pełnomocnikowi ochrony
założenia organizacyjno-funkcjonalne powoływanej kancelarii wraz z
uzasadnieniem.
2. Kancelaria utworzona w trybie określonym w ust. 1 podlega kierownikowi
komórki organizacyjnej, dla której ją utworzono. Kierownik tej komórki
organizacyjnej jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o
ochronie informacji niejawnych.
3. Przepis ust. 2 nie narusza ustawowych uprawnień pełnomocnika ochrony.
4. Do kancelarii, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio § 3 ust. 3.
§ 5
1. W komórce organizacyjnej, do czasu utworzenia oddziału kancelarii, może
być utworzony punkt kancelaryjny, funkcjonujący zgodnie z zasadami i na
warunkach przewidzianych dla kancelarii, który jest odpowiedzialny za
rejestrowanie, przechowywanie i obieg dokumentów niejawnych.
2. Punkt kancelaryjny, niebędący kancelarią lub odziałem kancelarii (np.
sekretariat), powołany na wniosek kierownika komórki organizacyjnej za zgodą
pełnomocnika ochrony, stanowi wydzieloną część kancelarii, oddziału
kancelarii lub komórki organizacyjnej.
§ 6
Do podstawowych zadań kancelarii należy:
1) prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych otrzymanych, wysyłanych lub
wydawanych;
2) powiadamianie adresata o otrzymaniu dokumentu niejawnego i wysyłanie go do
adresata;
3) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów niejawnych
do właściwych jednostek organizacyjnych Policji, komórek organizacyjnych lub
pracownikom komórki organizacyjnej oraz sprawowanie bieżącej kontroli
postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;
4) przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów niejawnych powielonych;
5) zapewnienie należytej ochrony dokumentom niejawnym, znajdującym się w
kancelarii;
6) przekazywanie dokumentów niejawnych do archiwum.
§ 7
1. W przypadku likwidacji kancelarii pełnomocnik ochrony powołuje komisję
likwidacyjną i powiadamia o tym kierowników obsługiwanych komórek
organizacyjnych.
2. W przypadku likwidacji kancelarii, o której mowa § 4, kierownik komórki
organizacyjnej lub upoważniona przez niego osoba, na wniosek pełnomocnika
ochrony, powołuje komisję likwidacyjną, jednocześnie powiadamiając o tym
kierownika jednostki organizacyjnej Policji.
3. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:
1) porównanie stanu faktycznego znajdujących się w kancelarii dokumentów
niejawnych, pieczęci i stempli ze stanem ewidencyjnym;
2) wydzielenie dokumentów niejawnych niearchiwalnych kategorii „BC" i
przygotowanie protokołu oraz spisu ich brakowania;
3) przekazanie protokolarne teczek dokumentów niejawnych wyznaczonemu
następcy, a w przypadku jego braku do właściwego archiwum.
4. Komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacyjny, do którego załącza
dokumentację z czynności, o których mowa w ust. 3, sporządzoną zgodnie z
zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a następnie przekazuje do
właściwego archiwum.
Rozdział 3
Obowiązki kierownika i pracownika kancelarii tajnej
§ 8
1. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczony przez kierownika
jednostki organizacyjnej Policji na wniosek pełnomocnika ochrony.
2. Kierownik kancelarii podlega pełnomocnikowi ochrony.
3. Oddziałem kancelarii kieruje, wyznaczony przez kierownika kancelarii,
pracownik pionu ochrony w uzgodnieniu z pełnomocnikiem ochrony.
4. W kancelarii, o której mowa w § 4, kierownika kancelarii wyznacza
kierownik jednostki organizacyjnej Policji na wniosek kierownika komórki
organizacyjnej w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.
5. Oddziałem kancelarii, o której mowa w § 4, kieruje wyznaczony przez
kierownika kancelarii pracownik komórki organizacyjnej w uzgodnieniu z
pełnomocnikiem ochrony.
§ 9
1. Do zadań kierownika kancelarii należy, w szczególności:
1) organizowanie i koordynowanie pracy kancelarii i jej oddziałów oraz
planowanie zadań;
2) prowadzenie okresowych kontroli w zakresie postępowania pracowników
kancelarii i jej oddziałów z dokumentami niejawnymi, znajdującymi się w
kancelarii i w jej oddziałach;
3) przeprowadzanie okresowej kontroli stanu dokumentów niejawnych,
znajdujących się w kancelarii i jej oddziałach;
4) rozliczanie policjantów i pracowników z posiadanych przez nich dokumentów
niejawnych w przypadku rozwiązania stosunku służbowego (pracy) lub
przeniesienia do służby (pracy) w innej jednostce organizacyjnej Policji lub
komórce organizacyjnej;
5) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom lub instytucjom
na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych;
6) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub
zagubienia dokumentów niejawnych, wynikających z nieprzestrzegania
obowiązujących w tym zakresie przepisów;
7) nadzór nad właściwym oznaczeniem i ewidencjonowaniem dokumentów
niejawnych, prowadzeniem ewidencji rejestrów dzienników, książek
ewidencyjnych i teczek, odnotowywaniem zmiany, zniesienia klauzuli tajności
lub przedłużenia, skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w
urządzeniach ewidencyjnych;
8) nadzór nad prowadzeniem ewidencji i wykorzystaniem stempli i pieczęci
znajdujących się na wyposażeniu kancelarii;
9) koordynowanie archiwizowania dokumentów niejawnych, w tym opiniowanie
protokołów brakowania dokumentów niejawnych kategorii „BC", niepodlegających
archiwizowaniu.
2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki
przejmuje, po powiadomieniu pełnomocnika ochrony, upoważniony pracownik
kancelarii lub inny pracownik, posiadający stosowne poświadczenie
bezpieczeństwa i przeszkolony w zakresie wykonywania czynności
kancelaryjnych. W razie ich braku kancelarię przejmuje protokolarnie inny
pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji na
wniosek pełnomocnika ochrony.
§ 10
Do obowiązków pracownika kancelarii należy, w szczególności:
1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie
dokumentów niejawnych;
2) prowadzenie urządzeń ewidencyjnych w postaci:
a) rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek,
b) dzienników korespondencyjnych,
c) dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,
d) dziennika ewidencji wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i
tłumaczeń,
e) rejestru wydanych materiałów kancelaryjnych,
f) książki doręczeń przesyłek miejscowych,
g) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami: ściśle tajne i
tajne,
h) dziennika podawczego dokumentów,
i) książki ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej oraz materiałów
filmowych,
j) wykazu przesyłek nadanych i wydanych,
k) podręcznych skorowidzów, rejestrów;
3) prowadzenie i aktualizowanie dziennika przepisów, w którym są
ewidencjonowane obowiązujące akty prawne zawierające informacje niejawne, a
także udostępnianie tych przepisów lub ich wydawanie, na zasadach określonych
w przepisach o ochronie informacji niejawnych;
4) wydawanie zeszytów, notatników, brulionów i kart do sporządzania
dokumentów oraz ich ewidencjonowanie;
5) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności lub przedłużenia,
skrócenia, okresu ochrony dokumentów niejawnych w urządzeniach ewidencyjnych;
6) zwracanie wykonawcom merytorycznym dokumentów przeznaczonych do wysłania
celem ich uzupełnienia w przypadkach, gdy nie spełniają określonych wymogów;
7) archiwizowanie dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii lub
oddziale kancelarii;
8) coroczne rozliczanie wszystkich pozycji w prowadzonych urządzeniach
ewidencyjnych;
9) sporządzenie wykazów dokumentów niejawnych, pobranych z kancelarii przez
pracowników komórek organizacyjnych, w celu rozliczenia dokumentów niejawnych
z dziennikiem korespondencji.
§ 11
1. W przypadkach określonych w § 4 - 5 oraz w § 8 ust. 4 i 5, zadania,
o których mowa w § 9 i § 10, odpowiednio mogą wykonywać osoby, niebędące
pracownikami pionu ochrony, pisemnie upoważnione przez kierownika jednostki
organizacyjnej Policji lub kierownika komórki organizacyjnej, w uzgodnieniu z
pełnomocnikiem ochrony.
2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, wydaje się na czas określony, nie
dłuższy niż posiadane poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu
do informacji niejawnych oznaczonych odpowiednią klauzulą tajności. Każda
zmiana zakresu obowiązków związana z przeniesieniem do wykonywania zadań w
innej jednostce lub komórce powoduje utratę ważności wydanego upoważnienia
(powinno ono zostać zwrócone osobie wydającej lub pozostawione w kancelarii
tajnej).
3. Osoba upoważniona ma takie same uprawnienia oraz obowiązki, jak też ponosi
taką samą odpowiedzialność jak pracownik kancelarii.
§ 12
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się
protokół zdawczo-odbiorczy, który przechowuje pełnomocnik ochrony. Protokół
sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; pierwszy egzemplarz
przechowywany jest w kancelarii, drugi u pełnomocnika ochrony.
2. Jeżeli zmienia się pracownik oddziału, sporządza się protokół
zdawczo-odbiorczy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz
nr 1 jest przechowywany przez kierownika kancelarii tajnej, a egzemplarz nr 2
w oddziale kancelarii tajnej.
3. Przy przekazaniu kancelarii lub jej oddziału i sporządzaniu protokołu
powinien być obecny pełnomocnik ochrony lub upoważniona przez niego osoba, a
także osoba zdająca obowiązki oraz osoba przejmująca obowiązki kierownika lub
pracownika oddziału.
4. Jeżeli pełnomocnik ochrony nie uczestniczy w czynnościach, o których mowa
w ust. 3, kierownik jednostki organizacyjnej Policji powołuje komisję w celu
przekazania obowiązków kierownika. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony
przez komisję zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej Policji oraz
pełnomocnik ochrony.
5. Protokół powinien zawierać: dane o urządzeniach ewidencyjnych, na
podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów
niejawnych pozostających na ewidencji kancelarii oraz pozycje zapisów w tych
urządzeniach, informacje dotyczące zgodności lub niezgodności ze stanem
ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów niejawnych znajdujących się w
kancelarii oraz uwagi lub wnioski osoby przejmującej obowiązki kierownika
kancelarii, dotyczące ewentualnych nieprawidłowości ujawnionych w zakresie
ewidencjonowania i obiegu dokumentów. Wzór protokołu określa załącznik nr 1
do zarządzenia.
Rozdział 4
Środki ochrony fizycznej, lokalizacja i wyposażenie kancelarii tajnej
§ 13
1. Kancelarię organizuje się w pomieszczeniach, spełniających następujące
wymagania:
1) lokalizacja w strefie bezpieczeństwa;
2) ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów
niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej
oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z
cegły pełnej o grubości 250 mm;
3) drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny
spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie
PN-90/B-92270;
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do
nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości
poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu
dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub
wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych
niż 150 mm na 150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność
na włamanie nie mniejszą niż krata;
5) okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz.
2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod
warunkiem zabezpieczenia ich co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej
Normy PN-EN12320.
3. W przypadku innego usytuowania okien, niż określone w ust. 1 pkt 4, okna
zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o
podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie
większych niż 20 mm na 20 mm lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność
na włamanie nie mniejszą niż siatka.
§ 14
1. Kancelaria i jej oddziały - w przypadku braku całodobowej ochrony obiektu
- powinny być wyposażone w szczególności w:
1) system sygnalizacji pożarowej;
2) system sygnalizacji włamania i napadu. Instalowane systemy i urządzenia
alarmowe powinny odpowiadać co najmniej klasie SA 3 według Polskiej Normy
PN-93 E-08390/14.
2. W zależności od nadanej klauzuli tajności dokumenty niejawne powinny być
przechowywane:
1) „poufne" - w szafach stalowych klasy A;
2) „tajne" - w szafach stalowych klasy B;
3) „ściśle tajne" - w szafach stalowych klasy C.
3. Dokumenty niejawne mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w
znajdujących się wewnątrz kancelarii pomieszczeniach, odpowiadających co
najmniej klasie 0 odporności na włamanie
według Polskiej Normy PN-EN 1143.
4. Drzwi do pomieszczeń, o których mowa w ust. 3, zabezpiecza się dodatkowo
odpowiednim mechanicznym zamkiem szyfrowym o zmiennym nastawieniu szyfrowym,
co najmniej trzytarczowym, o cichym przesuwie i skali nastawień nie większej
niż półtorej działki i posiadający minimum 100 podziałek na pokrętle (minimum
1.000.000 kombinacji). Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana
kluczem od tyłu obudowy zamka. Zamek powinien być zabezpieczony przed
działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem. Dopuszcza się również
stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, pod warunkiem spełnienia przez
niego takich samych wymagań odporności na włamanie co zamek mechaniczny
szyfrowy.
5. Klasyfikację i wymagania techniczne urządzeń do ochrony dokumentów
niejawnych, o których mowa w ust. 2-3, określa się w załączniku nr 2 do
zarządzenia.
§ 15
1. Dokumenty niejawne oznaczone różnymi klauzulami tajności powinny być
przechowywane w odrębnych szafach lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą one w
skład zbioru dokumentów.
2. Dokumenty niejawne, o których mowa w ust. 1, mogą być przechowywane w
jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia. W
takim przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełniać wymagania określone w §
14, odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w nich
dokumentów.
3. W przypadku przechowywania dokumentów w szafie stalowej, użytkowanej przez
dwóch użytkowników, dokumenty muszą być przechowywane oddzielnie, w częściach
pozwalających na osobne ich zamknięcie.
4. W przypadku przechowywania w kancelarii dokumentów oznaczonych klauzulą
„zastrzeżone" wyposażenie kancelarii mogą stanowić zamykane meble (szafy).
5. W kancelarii powinna znajdować się ścianka lub barierka oddzielająca
pracowników kancelarii od interesantów.
6. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub inna upoważniona przez niego osoba, a w Komendzie Głównej Policji kierownik komórki organizacyjnej, o której mowa w § 4 ust. 1 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 17 stycznia 2006 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP Nr 2, poz. 8) albo inna upoważniona przez niego osoba, mogą wyrazić pisemną zgodę na przechowywanie dokumentów poza pomieszczeniami kancelarii na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów, co najmniej przy spełnieniu wymogów określonych w § 14 ust. 2.
§ 16
1. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce, w którym osoby
upoważnione mogą zapoznawać się z dokumentami niejawnymi (czytelnię).
2. Czytelnia powinna być zorganizowana w sposób umożliwiający stały nadzór ze
strony pracowników kancelarii.
3. W czytelni zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.
§ 17
1. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub upoważniony pracownik
kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i
pomieszczeń kancelarii.
2. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich
duplikatów do pomieszczeń oraz szaf kancelarii, a także zasady ustalania,
zmiany i deponowania haseł lub szyfrów w przypadku stosowania zamków
szyfrowych, ustala kierownik jednostki organizacyjnej Policji w planie
ochrony informacji niejawnych.
3. Klucze zapasowe oraz kody dostępu do urządzeń, o których mowa w ust. 1.
umieszczone w opieczętowanych i odpowiednio oznaczonych kopertach przechowuje
pełnomocnik ochrony lub osoba wyznaczona przez kierownika jednostki
organizacyjnej Policji.
4. Kody dostępu, o których mowa w ust. 3, zmienia się:
1) w urządzeniach nowo instalowanych oraz w odstępach czasowych
nieprzekraczających 6 miesięcy;
2) po każdej naprawie lub konserwacji zamka;
3) po przekazaniu obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii, jego
zastępcy lub innej upoważnionej osoby;
4) w przypadku ujawnienia kodu osobie nieupoważnionej.
5. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w
ust. 2., należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.
6. Zasady określone w ust. 1-3 obowiązują odpowiednio w stosunku do innych
pomieszczeń, w których są przechowywane dokumenty niejawne, oraz osób za te
pomieszczenia odpowiedzialnych.
§ 18
W zakresie zabezpieczenia oddziałów kancelarii oraz punktów kancelaryjnych
stosuje się odpowiednio przepisy § 13 - 17 zarządzenia.
Rozdział 5
Zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
§ 19
1. Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:
1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, którego wzór określa
załącznik nr 3 do zarządzenia;
2) dziennik korespondencyjny, którego wzór określa załącznik nr 4 do
zarządzenia;
3) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik
nr 5 do zarządzenia;
4) dziennik ewidencji wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i
tłumaczeń, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;
5) kartę zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą „ściśle tajne" i
„tajne", której wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;
6) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 8
do zarządzenia;
7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 9 do
zarządzenia;
8) dziennik podawczy, którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia;
9) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych, o którym mowa w §
36 ust. 2;
10) dziennik przepisów, o którym mowa w § 10 pkt 3.
2. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych
kancelaria może prowadzić odrębne dzienniki korespondencyjne dla dokumentów
oznaczonych różnymi klauzulami tajności.
3. W przypadku wprowadzenia odrębnych dzienników korespondencyjnych dla
dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami dzienniki korespondencyjne dla
dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne" oraz "tajne" oznacza się
klauzulą „POUFNE", dzienniki korespondencyjne dla dokumentów oznaczonych
klauzulą „poufne" i „zastrzeżone" oznacza się odpowiednio klauzulą
„ZASTRZEŻONE". Urządzenia ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt. 3 i 4 oznacza
się klauzulą „ZASTRZEŻONE".
4. Kancelaria może prowadzić inne urządzenia ewidencyjne, niewymienione w
ust. 1, w szczególności skorowidze, wykazy, rozdzielniki, spisy, rejestry,
których wzór określa kierownik kancelarii.
§ 20
1. Wpisów do urządzeń ewidencyjnych wymienionych w § 19 ust. 1 pkt 1, 2, 3,
4, 8, 9, 10 i w ust. 4 dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub
niebieskiego, a ich zmianę lub zniesienie kolorem czerwonym, z datą i
czytelnym podpisem pracownika, dokonującego zmiany lub zniesienia. Zmianę
wpisu lub jego zniesienie bez wpisania daty, imienia i nazwiska oraz podpisu
dokonującego zmiany lub zniesienia uważa się za niedokonaną. Wpisy do
urządzeń ewidencyjnych nie mogą być wycierane lub zamazywane.
2. W przypadku anulowania pozycji w urządzeniach ewidencyjnych wymienionych w
§ 19 ust. 1 i 4 należy odnotować powód anulowania.
3. Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul, a także
zniesienie, zmianę, przedłużanie oraz skracanie okresów ochrony regulują
odrębne przepisy.
4. Zniesienie, zmianę klauzuli tajności, przedłużenie lub skrócenie okresu
ochrony dokumentu niejawnego odnotowuje się w dzienniku korespondencyjnym.
§ 21
1. Urządzenia ewidencyjne wymienione w § 19 ust. 1 pkt 2, 3, 4, 6, 8, 9, 10
podlegają zarejestrowaniu w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i
teczek.
2. Informację o zarejestrowaniu danego urządzenia ewidencyjnego, o którym
mowa w ust. 1 w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek
odnotowuje się na karcie tytułowej tego urządzenia, a ponadto:
1) na jego karcie tytułowej w jej lewym górnym rogu umieszcza się pieczęć z
nazwą jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej, a w prawym
górnym i dolnym rogu karty tytułowej i okładki umieszcza się odpowiednią
klauzulę tajności;
2) numeruje się strony lub karty danego urządzenia, przeszywa, na ostatniej
stronie opieczętowuje się pieczęcią „do pakietów", a osoba dokonująca
zarejestrowania urządzenia w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i
teczek składa swój czytelny podpis oraz wpisuje datę zarejestrowania
urządzenia.
3. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej Policji, w porozumieniu z
pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane,
przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzulą
„zastrzeżone".
4. Po zakończeniu roku kalendarzowego w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje
się adnotacji, na jakiej pozycji zakończono ewidencję dokumentów,
potwierdzając ją datą i podpisem kierownika kancelarii.
Rozdział 6
Obieg dokumentów i nośników niejawnych w kancelarii tajnej
§ 22
1. Sposób postępowania z dokumentami niejawnymi w jednostkach organizacyjnych
Policji lub komórkach organizacyjnych powinien zapewniać ochronę informacji
niejawnych przed nieuprawnionym ich ujawnieniem oraz prawidłowy obieg
dokumentów niejawnych.
2. Ewidencjonowanie, wytwarzanie i obieg dokumentów niejawnych powinno
zapewniać:
1) sprawne, niezawodne i kontrolowane działanie systemów ewidencyjnych w
części obejmującej zakres i rodzaj informacji niejawnych;
2) ochronę informacji niejawnych.
3. Obieg dokumentów odnotowuje się, prowadząc ich ewidencję. Powinna ona
odzwierciedlać:
1) przekazywanie dokumentów w obiegu wewnętrznym (wewnątrz jednostki
organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej);
2) przekazywanie dokumentu w obiegu zewnętrznym;
3) sposób ewidencjonowania dokumentów przez kancelarię i jej oddziały.
4. Kancelaria:
1) przyjmuje przesyłki niejawne adresowane do jednostek organizacyjnych
Policji od kuriera poczty specjalnej lub od innych przewoźników na podstawie
wykazu przesyłek wydanych;
2) rejestruje przesyłki niejawne w urządzeniach ewidencyjnych i przekazuje je
do właściwych komórek organizacyjnych Policji lub oddziałów kancelarii za
pokwitowaniem;
3) wysyła przesyłki do adresatów;
4) zapewnia ochronę dokumentom niejawnym, znajdującym się w kancelarii.
§ 23
1. Ewidencjonowanie w kancelarii przesyłek otrzymanych obejmuje:
1) przyjęcie przesyłek od kuriera poczty specjalnej lub od innego
przewoźnika;
2) porównanie stanu faktycznego przesyłek z ich ewidencją w wykazie przesyłek
wydanych;
3) sprawdzenie prawidłowości zaadresowania i oznakowania zgodnie z przepisami
oraz sprawdzenie stanu opakowania przesyłki w następujący sposób w przypadku:
a) przyjmowania przesyłek na podstawie wykazu przesyłek wydanych -
potwierdzenie podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych
przesyłek oraz odciskiem pieczęci „do pakietów",
b) dostarczenia przesyłki na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych
- porównanie jej numeru z numerem wykazanym w książce, pokwitowanie przyjęcia
podpisem, datą i odciskiem okrągłej pieczęci „do pakietów";
4) rozpakowanie przesyłek z kopert zewnętrznych;
5) zaewidencjonowanie przesyłek w prowadzonych urządzeniach ewidencyjnych,
ostemplowanie ich pieczęcią wpływu i wpisanie numeru kolejnego urządzenia
ewidencyjnego oraz daty wpływu;
6) wpisanie do wykazu przesyłek wydanych numeru z urządzenia ewidencyjnego,
pod którym przesyłka została zapisana;
7) przekazanie przesyłek do oddziałów kancelarii lub kancelarii komórki
organizacyjnej, polegające na:
a) porównaniu przez pracownika oddziału lub osobę upoważnioną stanu
faktycznego przesyłek z ich ewidencją w urządzeniach ewidencyjnych w
obecności pracownika kancelarii tajnej,
b) sprawdzeniu prawidłowości adresu, całości opakowania, zgodności numeru
pisma na opakowaniu z numerem w urządzeniach ewidencyjnych;
8) przekazywanie korespondencji pomiędzy kancelariami usytuowanymi w innych
obiektach odbywa się na podstawie wykazu przesyłek nadanych, a w szczególnie
uzasadnionych przypadkach dopuszcza się przekazywanie przesyłek za książką
doręczeń przesyłek miejscowych.
2. Pracownicy kancelarii, o których mowa w § 11, odbierający przesyłki
powinni posiadać imienne upoważnienia, z podanym numerem pieczęci „do
pakietów", podpisane przez kierownika komórki organizacyjnej, dla której
utworzono kancelarię.
§ 24
W przypadku stwierdzenia uszkodzenia otrzymanej przesyłki lub śladów jej
otwierania pracownik kancelarii, kwitujący odbiór przesyłki sporządza wraz z
doręczającym w trzech egzemplarzach protokół uszkodzenia, z których jeden
egzemplarz przekazuje się nadawcy, drugi doręczającemu, a trzeci otrzymuje
kancelaria tajna przyjmująca przesyłkę.
§ 25
Ewidencja w kancelarii przesyłek wysyłanych obejmuje:
1) porównanie ilości przesyłek otrzymanych z oddziałów kancelarii tajnej lub
kancelarii komórek organizacyjnych do wysłania z ilością pozycji w wykazie
przesyłek nadanych;
2) sprawdzenie całości opakowania i prawidłowego oznaczenia i zaadresowania
przesyłek;
3) zapakowanie przesyłki w kopertę zewnętrzną, zaadresowanie jej,
zabezpieczenie, ostemplowanie pieczęcią nagłówkową i oznaczenie numerem
wykazu;
4) wpisanie przesyłki do wykazu przesyłek nadanych sporządzonego w dwóch
egzemplarzach;
5) kontrolę ilości przesyłek z ilością pozycji w wykazie przesyłek nadanych;
6) przekazanie całości korespondencji wraz z jednym wykazem przesyłek
nadanych kurierowi poczty specjalnej, który potwierdza jej odbiór podpisem,
zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem
pieczęci „do pakietów".
§ 26
1. Ewidencjonowanie w oddziałach kancelarii przesyłek otrzymanych obejmuje:
1) rozpakowanie przesyłki i sprawdzenie:
a) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy,
b) zgodności numeru na przesyłce z numerem na opakowaniu lub w książce
doręczeń,
c) zgodności ilości załączników, ich stron lub innych jednostek miary z
ilością wykazaną w piśmie;
2) ostemplowanie otrzymanej dokumentu niejawnego pieczęcią wpływu na jej
pierwszej stronie, wpisanie na niej numeru kolejnego z dziennika lub rejestru
i daty wpływu. Każdy z załączników podlega również ostemplowaniu pieczątką
„załącznik nr" do pisma;
3) zarejestrowanie dokumentu w dzienniku korespondencyjnym z wpisaniem
pozycji z urządzenia ewidencyjnego kancelarii tajnej, książki doręczeń lub
wykazu przesyłek;
4) przedstawienie dokumentu niejawnego po zarejestrowaniu, adresatowi do
zapoznania się i ewentualnie, zgodnie z jego dekretacją, przekazanie
pracownikowi merytorycznemu za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji, po
uprzednim sprawdzeniu czy posiada ważne poświadczenie bezpieczeństwa do
odpowiedniej klauzuli tajności.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności wymienionych
w ust. 1 pkt 1 lit. a-c, kierownik kancelarii lub pracownik kancelarii
sporządza w dwóch egzemplarzach protokół otwarcia przesyłki zawierający opis
nieprawidłowości, jeden egzemplarz przekazując do kancelarii nadawcy.
Kierownik lub pracownik kancelarii odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o
którym mowa w lit. d, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze w rubryce
„Informacje uzupełniające/Uwagi".
3. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 4 dokonuje się wyłącznie w
pomieszczeniach kancelarii tajnej lub jej oddziałach.
§ 27
1. W przypadku nieobecności pracownika, który pobrał dokumenty z kancelarii
tajnej, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której dokumenty te
przechowuje. Decyzję o jej komisyjnym otwarciu podejmuje przełożony
pracownika lub upoważniona przez niego osoba.
2. Z czynności, o której mowa w ust. 1, sporządza się protokół w dwóch
egzemplarzach, z których jeden przechowywany jest w kancelarii tajnej lub w
jej oddziale, a drugi w szafie dysponenta dokumentu.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, powinien zawierać:
1) dane identyfikujące osoby, która wydała polecenie otwarcia szafy;
2) dane identyfikujące członków komisji;
3) określenie zadań komisji;
4) czas i miejsce czynności;
5) dane identyfikujące pracownika, którego szafę otwarto;
6) opis zabezpieczenia otwieranej szafy;
7) opis wykonywanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania
dokumentów z szafy, dane identyfikujące pracownika, któremu zostały
przekazane lub udostępnione; treść pieczęci (nr referentki), jaką
zabezpieczono szafę;
8) informację o zatwierdzeniu protokołu przez osoby wymienione w ust. 3 pkt
1-2.
§ 28
1. Do przesyłek o klauzuli „ściśle tajne" i „tajne" dołącza się „Kartę
zapoznania się z dokumentem", wpisując numer z dziennika podawczego lub
korespondencyjnego. Kartę przechowuje się wraz z dokumentem, do którego
została założona.
2. Podobną kartę zapoznania można załączyć do dokumentu, zawierającego
informacje oznaczone klauzulą „poufne".
3. Do zbioru dokumentów załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem.
§ 29
1. W przypadku otrzymania przesyłki oznaczonej „Do rąk własnych" pracownik
oddziału kancelarii obowiązany jest do zarejestrowania jej w dzienniku
korespondencyjnym, wpisując z opakowania: nadawcę, numer i datę wpływu, a w
rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi" adnotację, że przesyłka była
przeznaczona „Do rąk własnych". Przesyłkę po zarejestrowaniu przekazuje się
bezpośrednio adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej, za pokwitowaniem
w dzienniku korespondencyjnym.
2. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych", po wykorzystaniu, adresat lub osoba
upoważniona zwraca do oddziału kancelarii w stanie otwartym lub zamkniętym.
Jeżeli przesyłka zwracana jest otwarta, pracownik oddziału kancelarii
uzupełnia pozostałe rubryki w dzienniku korespondencyjnym i odciska pieczęć
wpływu bezpośrednio na dokumencie oraz ostemplowuje załączniki. Jeżeli
przesyłka zwracana jest w stanie zamkniętym - osoba zwracająca materiał
niejawny zobowiązana jest:
1) udzielić informacji czego dokument dotyczy;
2) podać liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu;
3) podać liczbę załączników oraz liczbę ich stron lub innych jednostek miary;
4) osobiście odcisnąć pieczęć wpływu i wpisać wymagane informacje (datę
wpływu, numer nadany w dzienniku korespondencyjnym, ostemplować dołączone
załączniki).
§ 30
1. Przesyłki przyjęte przez służbę dyżurną jednostki organizacyjnej po
godzinach pracy kancelarii przekazuje
się do kancelarii z zastrzeżeniem, o którym mowa w ust. 2, niezwłocznie po
rozpoczęciu przez nią pracy.
2. O przyjęciu przesyłki „pilnej" lub „bardzo pilnej" służba dyżurna
jednostki organizacyjnej zawiadamia jej adresata lub osobę przez niego
upoważnioną, w przypadku przekazania przesyłki - informuje o tym kancelarię
niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy. Obowiązek dostarczenia przesyłki
do zarejestrowania spoczywa na adresacie lub osobie przez niego upoważnionej
do odbioru.
3. Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy doręcza się adresatom
bezzwłocznie po zarejestrowaniu.
Przy kwitowaniu odbioru tych przesyłek odnotowuje się godzinę doręczenia.
§ 31
1. Ewidencjonowanie w oddziale kancelarii szyfrogramów odbieranych ze Stacji
Szyfrów w jednostce organizacyjnej Policji obejmuje:
1) sprawdzenie w obecności dyżurnego szyfranta prawidłowości zaadresowania,
nadania numeru i ilości stron szyfrogramu;
2) potwierdzenie odbioru szyfrogramu własnoręcznym podpisem w książce
doręczeń szyfrogramów przez osobę upoważnioną z odnotowaniem godziny odbioru.
2. Pozostałe czynności dotyczące rejestrowania należy wykonywać zgodnie z §
26 pkt 2 i 3 zarządzenia.
3. Po zarejestrowaniu szyfrogram należy niezwłocznie doręczyć adresatowi.
§ 32
1. Ewidencjonując w oddziałach kancelarii przesyłki wysyłane, przed
przyjęciem dokumentu do wysłania i przed zarejestrowaniem go w dzienniku
korespondencyjnym sprawdza się, czy dokument:
1) posiada właściwą sygnaturę literowo-cyfrową;
2) posiada właściwy adres;
3) podpisany jest przez uprawnioną osobę;
4) posiada rozdzielnik;
5) zawiera dane wykonawcze - nazwisko i imię osoby sporządzającej i
wykonującej dokument, ilość wykonanych egzemplarzy i numer z dziennika
ewidencji wykonanych dokumentów (DEWD);
6) wytworzono w takiej ilości, jaką podano w rozdzielniku (dotyczy to również
załączników);
7) zawiera dane określające faktyczną ilość załączników, stron lub innych
jednostek miary załączników;
8) dokumentacja, pozostająca w oddziale kancelarii, opatrzona została
stosownymi adnotacjami z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Policji (symbol,
hasło kwalifikacyjne i kategoria archiwalna).
2. W razie niedopełnienia jednego z warunków określonych w ust. 1 pracownik
oddziału kancelarii zwraca dokument wykonawcy celem uzupełnienia braków
formalnych.
3. Ewidencjonowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach
określonych dla korespondencji otrzymanej, używa się pieczęci nagłówkowej
oraz w odpowiednich rubrykach dziennika korespondencyjnego wpisuje się
adresata, liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu, ilość
załączników oraz ilość stron lub innych jednostek miary załączników.
4. Po zaewidencjonowaniu przesyłkę zapakowaną w kopertę wewnętrzną należy
wpisać do wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach lub
w trzech - jeżeli jednostka lub komórka organizacyjna Policji znajduje się w
innym obiekcie - i przekazać ją do kancelarii tajnej. W obiegu wewnętrznym
przesyłkę należy wpisać pod kolejną pozycją książki doręczeń przesyłek
miejscowych. Numer i pozycję z wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy
odnotować we właściwej rubryce dziennika korespondencyjnego.
§ 33
Wadliwe wydruki, odbitki, klisze, matryce, kalki oraz brudnopisy powstałe w
toku prac nad dokumentem sporządzający niszczy bezzwłocznie we własnym
zakresie, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub odtworzenie.
§ 34
1. Wykonanie kopii, odpisów, wypisów, wyciągów oraz tłumaczeń dokumentu
niejawnego następuje w warunkach gwarantujących ochronę informacji niejawnych
na pisemne zlecenie sporządzającego dokument lub adresata, odnotowane na tym
dokumencie lub odnotowane w zleceniu wykonania. Wykonane kopie, odpisy,
wypisy, wyciągi oraz tłumaczenia dokumentów ewidencjonuje się w do tego celu
prowadzonym, dzienniku ewidencji wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów
i tłumaczeń (DEWK).
2. Sposób oznaczania kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń z
dokumentów niejawnych określają odrębne przepisy.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być wykonywane wyłącznie przez
osoby uprawione do dostępu do informacji niejawnych.
4. W przypadku wykonywania kopii materiałów, stanowiących zbiór dokumentów
(ponumerowanych i opisanych) dopuszcza się nadanie na cały zbiór jednego
numeru z dziennika ewidencji wykonanych kopii, który umieszcza się na
obwolucie i pierwszym rejestrowanym dokumencie ze zbioru.
5. W przypadku wyłączenia przed kopiowaniem jakiegokolwiek dokumentu ze
zbioru dokumentów, zbiór ten należy traktować jak odrębne dokumenty, z
których każdy podlega odrębnej rejestracji w dzienniku ewidencji wykonanych
kopii.
6. Zgodność z oryginałem kopii potwierdza podpisem, na ostatniej stronie
dokumentu lub zbioru dokumentów, kierownik jednostki lub komórki
organizacyjnej albo inna osoba pisemnie przez niego upoważniona.
§ 35
Dokument niejawny otrzymany, mylnie skierowany nie podlega rejestracji w
kancelarii lub jej oddziale. Dokument ten kancelaria lub oddział kancelarii
zwraca nadawcy, łącznie z pierwotnym opakowaniem.
§ 36
1. Dokumenty otrzymane w postaci technicznych nośników informacji niejawnych
podlegają ewidencji na zasadach określonych w § 23 zarządzenia.
2. Nośniki niejawne, o których mowa w ust. 1, dodatkowo ewidencjonuje się w
dzienniku ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych.
3. Sposób oznaczania, ewidencjonowania, przechowywania oraz obieg i zasady
niszczenia nośników informacji niejawnych regulują odrębne przepisy1).
4. Dopuszcza się przesyłanie informacji niejawnych w postaci zapisu na
informatycznych nośnikach danych lub materiałach fotograficznych, jako
załącznik do pisma przewodniego, w którym nadawca określa dyspozycję,
dotyczącą ewentualnego zwrotu nośnika.
1) Wytyczne Pełnomocnika Komendanta Głównego Policji ds. Ochrony Informacji
Niejawnych z dnia 15 maja 2002 r. w sprawie postępowania z technicznymi
nośnikami informacji niejawnych.
Rozdział 7
Archiwizowanie dokumentów
§ 37
Dokumenty, materiały lub aktowe zbiory dokumentów, dotyczące spraw
ostatecznie zakończonych, mogą być przechowywane w kancelarii (lub innym
wydzielonym pomieszczeniu, zapewniającym ich ochronę odpowiednio do
przyznanej im klauzuli tajności) nie dłużej niż 2 lata. Po upływie tego
okresu przekazuje się je do archiwum /składnicy akt, na podstawie spisów
zdawczo-odbiorczych.
§ 38
1. Za logiczne uporządkowanie zbioru dokumentów, stanowiących akta sprawy
oraz kwalifikowanie i klasyfikowanie zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem
Akt Policji, odpowiada pracownik merytoryczny prowadzący sprawę.
2. Przed przekazaniem akt spraw ostatecznie zakończonych do kancelarii
tajnej, archiwum/ składnicy, pracownik merytoryczny ma obowiązek dokonania
przeglądu oraz dostosowania klauzul zgodnie z art. 25 ust. 3 i 4 ustawy.
3. W przypadku akt spraw ostatecznie zakończonych pozostających na stanie
kancelarii czynności, o których mowa w ust. 2, dokonuje pracownik kancelarii.
4. Sposób porządkowania akt spraw zakończonych, przejmowania ich przez
archiwa, wydzielania dokumentacji niearchiwalnej oraz jej brakowania
określają odrębne przepisy.
Rozdział 8
Przeprowadzanie okresowych inwentaryzacji dokumentów niejawnych w
jednostkach organizacyjnych Policji i komórkach organizacyjnych
§ 39
1. W celu realizacji zapisu art. 18 ust. 4 pkt 5 ustawy kierownicy jednostek
i komórek organizacyjnych Policji do końca stycznia każdego roku decyzją
powołują komisje do spraw inwentaryzacji materiałów niejawnych, zwane dalej
„komisjami".
2. Komisje przeprowadzają w swoich jednostkach i komórkach organizacyjnych
kontrolę zgodności stanu faktycznego dokumentacji niejawnej ze stanem
ewidencyjnym każdego roku - za rok poprzedni określony w decyzji, o której
mowa w ust. 1 - w terminie do dnia 1 marca.
§ 40
1. Policjanci i pracownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji
sporządzają wykazy materiałów niejawnych, pozostających w ich dyspozycji.
2. Sporządzone wykazy, o których mowa w ust. 1, po podpisaniu przez
policjantów i pracowników oraz ich bezpośredniego przełożonego, przekazuje
się do komisji.
§ 41
1. Komisje dokonają porównania zapisów w sporządzonych przez policjantów i
pracowników wykazach z zapisami w ewidencjach prowadzonych w kancelarii,
stwierdzając:
1) czy w dyspozycji policjantów i pracowników znajdują się materiały niejawne
niebędące na ich stanie ewidencyjnym;
2) czy wykazy zawierają wszystkie materiały niejawne pozostające w ich
dyspozycji.
2. Komisje sprawdzają materiały, pozostające w dyspozycji policjantów i
pracowników w celu stwierdzenia, czy liczba stron dokumentu lub innych
jednostek miary i jego ewentualnych załączników jest zgodna z zapisami w
dokumencie niejawnym i odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych.
3. W przypadku stwierdzenia niezgodności zapisów komisja podejmuje czynności
w celu wyjaśnienia przyczyn zaistniałych rozbieżności.
§ 42
1. Komisje po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych sporządzają protokoły,
w których podane zostaną niżej wymienione informacje:
1) zgodność stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym materiałów niejawnych;
2) liczbę materiałów objętych inwentaryzacją, odrębnie dla każdej klauzuli
tajności;
3) stwierdzone nieprawidłowości i podjęte w związku z tym czynności.
2. Komisje przekazują sporządzone protokoły do pionu ochrony do dnia 15
marca.
§ 43
Pełnomocnik ochrony w terminie do dnia 31 maja każdego roku przedstawia
kierownikowi jednostki organizacyjnej Policji do zatwierdzenia sprawozdanie z
przeprowadzonych w jednostce i komórkach organizacyjnych Policji czynności
inwentaryzacyjnych.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 44
W zakresie nieuregulowanym niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie
organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz.1741)
oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie
sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także
zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696).
§ 45
1. Pomieszczenia kancelarii, utworzone przed wejściem w życie niniejszego
zarządzenia, należy dostosować do określonych w nim wymagań w terminie 3 lat
od dnia jego wejścia w życie.
2. Do czasu wyposażenia jednostek organizacyjnych § 47 w urządzenia,
spełniające wymagania ochrony fizycznej dokumentów niejawnych, o których mowa
w § 13 - § 15, dopuszcza się przechowywanie dokumentów niejawnych w
dotychczas użytkowanych pomieszczeniach i szafach.
§ 46
Wzory urządzeń ewidencyjnych, określone w załącznikach do niniejszego
zarządzenia, wprowadza się z dniem 1 stycznia 2006 r.
§ 47
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1
stycznia 2006 r.
Załączniki
dostępne na CD - szczegóły w dziale
STREFA
Załącznik nr 1 - PROTOKÓŁ
zdawczo-odbiorczy obowiązków kierownika (pracownika) kancelarii tajnej
Załącznik nr 2 -
KLASYFIKACJA i wymagania techniczne urządzeń do ochrony dokumentów i
materiałów zawierających informacje niejawne
Załącznik nr 3 - REJESTR
dzienników, książek ewidencyjnych i teczek
Załącznik nr 4 - DZIENNIK
korespondencyjny
Załącznik nr 5 - DZIENNIK
ewidencji wykonanych dokumentów
Załącznik nr 6 - DZIENNIK
ewidencji wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń
Załącznik nr 7 - KARTA
zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą „ŚCIŚLE TAJNE"* / „TAJNE" *
Załącznik nr 8 - KSIĄŻKA
doręczeń przesyłek miejscowych
Załącznik nr 9 - WYKAZ
przesyłek nadanych
Załącznik nr 10 - DZIENNIK
PODAWCZY
|
