|
Dz. Urz. MSWiA nr 1 z 2006 r.
ZARZĄDZENIE NR 49
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 15 grudnia 2005 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji
kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu
informacji niejawnych
Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co
następuje:
§ 1.
Przepisy zarządzenia stosuje się do komórek organizacyjnych Ministerstwa
Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych
podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, z wyjątkiem
jednostek organizacyjnych Policji, Straży Granicznej oraz Biura Ochrony
Rządu.
§ 2.
Zarządzenie określa:
1) strukturę organizacyjną kancelarii tajnej;
2) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej;
3) zakres i warunki stosowania środków ochrony fizycznej;
4) tryb obiegu informacji niejawnych;
5) wzory urządzeń ewidencyjnych.
§ 3.
1. Kancelarię tajną, zwaną dalej „kancelarią”, tworzy kierownik jednostki
organizacyjnej.
2. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały,
tworzone i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla
kancelarii.
3. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika
jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.
4. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony
pracownik pionu ochrony.
§ 4.
1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:
1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów;
2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników
kancelarii;
3) przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z dokumentami, ich
właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii, a także rejestrowanie
zmian ich klauzul tajności w rejestrach dokumentów;
4) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub
zagubienia dokumentów;
5) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem akt do przekazania do archiwum;
6) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;
7) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii;
8) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów
oraz innych urządzeń ewidencyjnych.
2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 4 wykonuje obowiązki
kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-6.
§ 5.
1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa.
2. Pomieszczenia kancelarii są oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi
ścianami i stropami, spełniającymi wymagania w zakresie klasy odporności
pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji
murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm.
3. Drzwi do kancelarii są metalowe lub obite blachą stalową o grubości
minimum 2 mm i wyposażone w dwa zamki drzwiowe spełniające wymagania, o
których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270.
4. Okna kancelarii są zabezpieczone przed włamaniem oraz przed obserwacją
wnętrza kancelarii z zewnątrz.
5. W wyposażeniu kancelarii są szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym
mechanizmie.
6. Pomieszczenia kancelarii są wyposażone w barierkę odgradzającą pracowników
od interesantów oraz system kontroli dostępu.
7. W pomieszczeniach kancelarii są zainstalowane co najmniej:
1) system sygnalizacji pożarowej;
2) system sygnalizacji włamania i napadu;
3) system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do
obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii.
8. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko, w którym osoby
upoważnione mogą zapoznać się z dokumentami - czytelnię. W czytelni nie
instaluje się systemu nadzoru wizyjnego.
§ 6.
1. Dokumenty oznaczone klauzulami: „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”,
powinny być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych bądź ich
częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów, chyba że
wchodzą one w skład zbioru dokumentów.
2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty nie zawierające informacji
niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru dokumentów.
3. Kierownik jednostki lub pełnomocnik ochrony może wyrazić, na piśmie, zgodę
na przechowywanie dokumentów poza kancelarią, na czas niezbędny do realizacji
zadań związanych z dostępem do tych informacji, gdy zapewnione są warunki
ochrony takich dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, odpowiednie do
ich klauzuli tajności.
4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające
informacje niejawne, mogą być przechowywane w oddzielnych pomieszczeniach
spełniających wymogi przewidziane dla kancelarii.
§ 7.
1. Po zakończeniu pracy kierownik lub pracownik kancelarii sprawdza
prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i plombuje
pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje
za pokwitowaniem w zaplombowanych workach lub kasetkach dyżurnemu ochrony
obiektu.
2. Klucze, o których mowa w ust. 1, zdaje i pobiera za pokwitowaniem
kierownik lub pracownik kancelarii.
3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki
i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.
4. W przypadku stosowania zamków i zabezpieczeń szyfrowych, kierownik
kancelarii określa co sześć miesięcy obowiązujące hasła i szyfry.
5. Hasła i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii
przechowuje pełnomocnik ochrony.
6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1-3,
niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.
§ 8.
1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie,
przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów, a także ich brakowanie i
przygotowanie do przekazania do archiwum.
2. Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:
1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów, którego
wzór określa załącznik nr 1;
2) dziennik korespondencyjny dokumentów, odrębnie dla każdej klauzuli
tajności, którego wzór określa załącznik nr 2;
3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr
3;
4) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 4;
5) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik
nr 5.
3. W uzasadnionych przypadkach
można prowadzić jeden dziennik korespondencyjny dla dokumentów oznaczonych
różnymi klauzulami tajności.
4. W przypadku użytkowania w jednostce organizacyjnej zestawów komputerowych
klasy „Tempest”, kancelaria prowadzi właściwe urządzenia ewidencyjne, zgodnie
ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz procedurami bezpiecznej
eksploatacji.
5. W miarę potrzeby kancelaria może prowadzić także inne pomocnicze
urządzenia ewidencyjne, w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy,
rozdzielniki.
6. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 2-5 dokonuje
się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmianę -
kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmianę.
7. Niedopuszczalne jest wycieranie lub zamazywanie wpisów w urządzeniach
ewidencyjnych.
§ 9.
1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:
1) prawidłowości adresu;
2) całości pieczęci i opakowania;
3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;
4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub w
książce doręczeń.
2. W przypadku stwierdzenia
uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania, należy sporządzić w
obecności doręczającego protokół uszkodzenia; jeden egzemplarz protokołu
przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi - pełnomocnikowi ochrony, a trzeci
pozostaje u doręczającego; przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po
uprzednim jej otwarciu w obecności doręczającego i sprawdzeniu zawartości.
3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami
na przesyłce oraz zgodność ilości załączników i ich stron z adnotacjami
dokonanymi na poszczególnych dokumentach.
4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których
mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia
przesyłki zawierający opis nieprawidłowości; jeden egzemplarz protokołu
przekazuje się do kancelarii nadawcy.
5. Fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2 i 4, odnotowuje się w
odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce „Informacje
uzupełniające/uwagi”.
6. W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości, o których mowa w ust.
1-3, można odmówić przyjęcia przesyłki i dokonać zwrotu przesyłki do nadawcy.
§ 10.
1. Dokumenty rejestruje się we właściwym dzienniku korespondencji, przy czym
dla dokumentów oznaczonych klauzulami „ściśle tajne” lub „tajne” zakłada się
kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. Kartę
zapoznania się z dokumentem można założyć dla dokumentu zawierającego
informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne”.
2. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej
stronie, w obrębie odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z
dziennika korespondencji, a w przypadku dołączenia do pisma załączników,
również liczbę załączników i ilość stron.
3. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych” rejestruje się w dzienniku
korespondencji bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i
datę wpływu, a w rubryce „Uwagi” zaznaczając, że przesyłka jest oznaczona „Do
rąk własnych”.
4. W przypadku przesyłki adresowanej „Do rąk własnych” - pieczęć wpływu
stawia się na kopercie, w obrębie odcisku pieczęci wpisuje się datę i numer z
dziennika korespondencji.
5. Przesyłki oznaczone jako „Pilne” lub „Bardzo pilne” rejestruje się zgodnie
z zasadami, o których mowa w ust. 1-4, odnotowując dodatkowo godzinę ich
otrzymania i doręcza się adresatowi bezzwłocznie.
§ 11.
1. O otrzymaniu korespondencji bezzwłocznie informuje się adresata lub osobę
przez niego upoważnioną.
2. Udostępnianie dokumentów odbywa się w kancelarii, za pokwitowaniem w
dzienniku korespondencji; w odniesieniu do dokumentów, dla których założono
kartę zapoznania się z dokumentem udostępnienie odnotowuje się także w tej
karcie.
§ 12.
1. Nie rejestruje się korespondencji, która wpłynęła do kancelarii omyłkowo.
2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z
pierwotnym opakowaniem, właściwemu adresatowi za pokwitowaniem w książce
doręczeń lub w wykazie przesyłek; w przypadku trudności z doręczeniem
właściwemu adresatowi - przesyłkę zwraca się nadawcy.
§ 13.
1. Po godzinach pracy kancelarii przesyłki niejawne przyjmuje służba dyżurna.
Przepisy § 9, § 10 ust. 1, 3-5 i § 11 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
2. Przesyłki przyjęte przez służbę dyżurną przekazuje się do kancelarii
niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy; w przypadku przekazania
przesyłki adresatowi - informuje o tym kancelarię.
§ 14.
1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania pracownik kancelarii sprawdza, czy
dokument jest właściwie oznaczony.
2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden
egzemplarz dokumentu w kancelarii.
3. Dokument wykonany w jednym egzemplarzu przekazuje się adresatowi.
§ 15.
1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu
następuje na pisemne zlecenie sporządzającego dokument lub adresata,
odnotowane na tym dokumencie.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać wyłącznie osoby
uprawnione do dostępu do informacji niejawnych w warunkach gwarantujących
ochronę tych informacji.
3. Sporządzone z dokumentów niejawnych kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub
tłumaczenia są rejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.
§ 16.
1. Kancelaria zapewnia kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi
informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki
organizacyjnej.
2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów
pobranych z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której
przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.
3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, o której mowa w ust. 2, podejmuje
kierownik komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona w
porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.
4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch
egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii,
natomiast drugi - w szafie u dysponenta dokumentu.
5. Wzór protokołu określa załącznik nr 6.
§ 17.
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w
obecności pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby
przejmującej obowiązki kierownika, protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch
egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii,
drugi - u pełnomocnika ochrony.
2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki
przejmuje inny pracownik, upoważniony przez pełnomocnika ochrony.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika pionu ochrony, o
którym mowa w § 3 ust. 4.
§ 18.
1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat,
licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu; po upływie tego okresu akta
przekazuje się do archiwum, zgodnie z obowiązującymi w jednostce
organizacyjnej zasadami.
2. W przypadku braku archiwum zakładowego akta spraw przechowuje się w
kancelarii.
§ 19.
Dotychczasowe dzienniki, księgi, wykazy i rejestry mogą być używane do dnia
31 grudnia 2005 r.
§ 20.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 17 grudnia 2005 r.
ZAŁĄCZNIKI (dostępne na CD)
Załącznik nr 1 -
wzór rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów
Załącznik nr 2 -
wzór dziennika korespondencyjnego
Załącznik nr 3 -
wzór książki doręczeń przesyłek miejscowych
Załącznik nr 4 -
wzór wykazu przesyłek nadanych
Załącznik nr 5 -
wzór dziennika ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą (...)
Załącznik nr 6 -
wzór protokołu z komisyjnego otwarcia (zamknięcia) pomieszczenia/szafy/sejfu
|
