|
Dz. Urz. MSWiA z 22.08.2007r. Nr 7 poz. 30
ZARZĄDZENIE NR 49
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 19 czerwca 2007 r.
w sprawie szczegółowych zasad i trybu
przeprowadzania kontroli przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
oraz organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji
Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3
i ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003
r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania przez Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz przez organy i jednostki
organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji kontroli sprawności działania, efektywności gospodarowania oraz
przestrzegania prawa w urzędzie obsługującym Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych,
nadzorowanych lub utworzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji.
§ 2.
Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie
działalności podmiotów kontrolowanych, rzetelne jego udokumentowanie i
dokonanie oceny kontrolowanej działalności pod względem legalności,
gospodarności, celowości i rzetelności.
§ 3.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji;
2) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i
Administracji;
3) komórce kontroli - rozumie się przez to właściwe do wykonywania czynności
kontrolnych: komórkę organizacyjną, zespół lub stanowisko służbowe w urzędzie
obsługującym organ i w jednostce organizacyjnej podległej lub nadzorowanej
przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w urzędach
obsługujących organy i jednostki organizacyjne im podległe, a także
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków w Ministerstwie;
4) kontrolerze - rozumie się przez to pracownika komórki kontroli lub inną
osobę wyznaczoną przez zarządzającego kontrolę;
5) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to podmioty, o których mowa w §
4;
6) pracowniku - rozumie się przez to również funkcjonariusza.
§ 4.
Kontrolę zarządzają:
1) Minister - w stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów
i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, a
także do organów i jednostek organizacyjnych, w stosunku do których Minister
uzyskał uprawnienia nadzorcze na podstawie przepisów ustawowych;
2) Dyrektor Generalny w Ministerstwie - w stosunku do komórek organizacyjnych
Ministerstwa bezpośrednio przez niego nadzorowanych w rozumieniu art. 39 ust.
4 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;
3) Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa - w stosunku
do komórek organizacyjnych Ministerstwa, organów i jednostek organizacyjnych
podległych lub nadzorowanych przez Ministra, a także do organów i jednostek
organizacyjnych, w stosunku do których Minister uzyskał uprawnienia nadzorcze
na podstawie przepisów ustawowych, w zakresie uregulowanym w Wewnętrznym
regulaminie organizacyjnym Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków;
4) Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie - w
stosunku do komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz pełnomocnicy organów i
kierowników jednostek organizacyjnych - w stosunku do komórek organizacyjnych
obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych
podległych lub nadzorowanych, w zakresie uregulowanym ustawą z dnia 22
stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196,
poz. 1631 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218,
poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600);
5) dyrektor komórki organizacyjnej, do zakresu której należy sprawowanie w
imieniu Ministra nadzoru założycielskiego nad zakładami opieki zdrowotnej,
dla których organem założycielskim jest Minister - w stosunku do tych
zakładów;
6) organ lub kierownik jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej
przez Ministra - w stosunku do komórek organizacyjnych obsługujących ich
urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych im podległych lub
nadzorowanych;
7) komendanci wojewódzcy Policji i Państwowej Straży Pożarnej, Komendant
Stołeczny Policji oraz komendanci oddziałów Straży Granicznej - w stosunku do
komórek organizacyjnych obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do
jednostek organizacyjnych im podległych lub nadzorowanych;
8) komendanci miejscy, powiatowi i rejonowi Policji, komendanci miejscy i
powiatowi Państwowej Straży Pożarnej - w stosunku do komórek organizacyjnych
obsługujących ich urzędów oraz w stosunku do jednostek organizacyjnych im
podległych;
9) komendanci szkół Policji i Państwowej Straży Pożarnej oraz komendanci
ośrodków szkolenia Straży Granicznej - w stosunku do komórek organizacyjnych
im podległych.
§ 5.
Kontrolę wykonują i koordynują:
1) Minister, w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych podległych
lub nadzorowanych, a także do organów i jednostek organizacyjnych, w stosunku
do których uzyskał uprawnienia nadzorcze, poprzez Departament Kontroli, Skarg
i Wniosków Ministerstwa;
2) Dyrektor Generalny w Ministerstwie, w odniesieniu do komórek
organizacyjnych Ministerstwa, bezpośrednio przez niego nadzorowanych, poprzez
Departament Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa;
3) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 4-9, każdy według
właściwości, przez podległe komórki kontroli.
§ 6.
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określone w zarządzeniu mogą być
stosowane przez inne niż wymienione w § 3 pkt 3 komórki organizacyjne, o ile
obowiązek prowadzenia kontroli wynika z innych przepisów prawa.
§ 7.
1. Kontrola prowadzona jest jako:
1) kompleksowa, która obejmuje całą działalność podmiotu kontrolowanego;
2) problemowa, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności podmiotu
kontrolowanego;
3) sprawdzająca, której celem jest sprawdzenie sposobu wykorzystania uwag i
wykonania wniosków z wcześniejszych kontroli;
4) doraźna, wynikająca z potrzeby zbadania zagadnień wskazanych przez
zarządzającego kontrolę.
2. W celu przygotowania programu kontroli lub zdiagnozowania konieczności
przeprowadzenia kontroli zarządzający kontrolę bądź działający z jego
upoważnienia kierownik komórki kontroli może zarządzić przeprowadzenie
czynności sprawdzająco-wyjaśniających. Z czynności
sprawdzająco-wyjaśniających sporządza się notatkę służbową.
3. W toku przygotowania kontroli mogą być wykorzystywane metody i techniki
stosowane w audycie.
§ 8.
1. Kontrolę można prowadzić również przy zastosowaniu trybu uproszczonego.
2. Celem kontroli, o której mowa w ust. 1, jest sprawdzenie informacji
zawartych w szczególności w skargach i wnioskach oraz analiza dokumentów
dotyczących działalności organów i jednostek organizacyjnych podległych lub
nadzorowanych przez zarządzającego kontrolę.
3. W przypadku ujawnienia, w toku kontroli przeprowadzonej przy zastosowaniu
trybu uproszczonego, okoliczności wskazujących na uzasadnione podejrzenie
popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub
wykroczenia skarbowego, albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych
lub okoliczności uzasadniających odpowiedzialność dyscyplinarną lub
porządkową sporządza się protokół z kontroli, z zastosowaniem § 26-34.
§ 9.
1. Kontrolę prowadzi się zgodnie z rocznym planem kontroli i programem
kontroli.
2. W razie potrzeby, niezależnie od planu kontroli, zarządzający kontrolę
może zarządzić kontrolę doraźną lub kontrolę w trybie uproszczonym.
3. W razie konieczności podjęcia działań niecierpiących zwłoki, w przypadku
kontroli doraźnej, można odstąpić od opracowania programu kontroli.
4. Dla kontroli w trybie uproszczonym nie opracowuje się programu kontroli.
§ 10.
Przy opracowywaniu planu i programu kontroli, o których mowa w § 9 ust. 1,
uwzględnia się w szczególności:
1) wyniki wcześniejszych kontroli i audytów;
2) wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków;
3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych oraz
organizacji i stowarzyszeń pozarządowych, a także pochodzące ze środków
komunikacji społecznej;
4) propozycje zgłoszone przez członków kierownictw: Ministerstwa, organów i
jednostek organizacyjnych oraz kierowników komórek organizacyjnych im
podległych.
§ 11.
1. Roczny plan kontroli sporządza komórka kontroli. Plan zatwierdza
zarządzający kontrolę z zastrzeżeniem ust. 7 i 8.
2. Zarządzający kontrolę na wniosek kierownika komórki kontroli może dokonać
zmian w rocznym planie kontroli.
3. Zarządzający kontrolę może uwzględnić, w rocznych planach kontroli,
propozycje tematów kontrolnych wniesionych przez inne organy, jednostki lub
komórki organizacyjne.
4. Roczny plan kontroli powinien w szczególności określać:
1) temat kontroli;
2) nazwę podmiotu kontrolowanego;
3) rodzaj kontroli, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 1-3;
4) przewidywany termin kontroli.
5. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7-9, w celu skoordynowania
działań kontrolnych, corocznie przesyłają organom lub kierownikom jednostek
organizacyjnych wyższego stopnia plany kontroli, w terminie do dnia 10
stycznia.
6. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, w celu
skoordynowania działań kontrolnych, corocznie przesyłają Dyrektorowi
Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa plany kontroli, w
terminie do dnia 20 stycznia.
7. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie
corocznie przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia, plan kontroli w zakresie
ochrony informacji niejawnych, w terminie do dnia 31 stycznia.
8. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, corocznie
przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia plan kontroli Departamentu Kontroli,
Skarg i Wniosków Ministerstwa, w terminie do dnia 15 lutego.
§ 12.
1. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa oraz
Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie
przedstawiają Ministrowi do zatwierdzenia aneksy do rocznego planu kontroli
wraz z uzasadnieniem.
2. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, powiadamiają
Dyrektora Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa o zmianach
dokonanych w rocznych planach kontroli.
3. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7-9, powiadamiają organy
lub kierowników jednostek organizacyjnych wyższego stopnia o zmianach
dokonanych w rocznych planach kontroli.
§ 13.
1. Przed przystąpieniem do kontroli, kontroler upoważniony do jej
przeprowadzenia sporządza program kontroli i przedstawia go, w celu
zatwierdzenia, zarządzającemu kontrolę bądź działającemu z jego upoważnienia
kierownikowi komórki kontroli.
2. Program kontroli powinien w szczególności określać:
1) podmiot kontrolowany;
2) temat kontroli;
3) cel kontroli;
4) rodzaj kontroli;
5) zakres przedmiotowy i okres objęty kontrolą;
6) wskazówki metodyczne określające sposób i techniki przeprowadzenia
kontroli;
7) wyniki analizy przedkontrolnej;
8) założenia organizacyjne;
9) wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;
10) imiona i nazwiska kontrolerów wchodzących w skład zespołu kontrolnego, ze
wskazaniem kierownika zespołu.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w programie kontroli doraźnej
można odstąpić od przeprowadzenia analizy przedkontrolnej.
§ 14.
1. Kontroler przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia
wystawionego przez zarządzającego kontrolę oraz legitymacji służbowej lub
dowodu osobistego.
2. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik nr 1 do
zarządzenia.
§ 15.
1. Jeżeli do przeprowadzenia kontroli powołuje się zespół kontrolerów, to
każdy kontroler działa na podstawie imiennego upoważnienia, a zarządzający
kontrolę wyznacza kierownika zespołu. Członkowie zespołu kontrolnego
podlegają kierownikowi w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli.
2. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa może:
1) włączyć w skład zespołu kontrolerów Departamentu Kontroli, Skarg i
Wniosków Ministerstwa, pracowników innych komórek organizacyjnych
Ministerstwa, organów i jednostek organizacyjnych podległych lub
nadzorowanych przez Ministra, a także organów i jednostek organizacyjnych
niższego szczebla, w uzgodnieniu z organem lub kierownikiem jednostki
organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, w której pracownik jest
zatrudniony;
2) skierować pracowników Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa
do zespołu kontrolerów powołanego przez innego zarządzającego kontrolę.
3. Zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 6-9, mogą:
1) włączyć w skład zespołu kontrolerów pracownika innej komórki
organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej mu podległej lub nadzorowanej, w
uzgodnieniu z kierownikiem tej komórki (jednostki);
2) skierować pracownika podległej mu komórki organizacyjnej do zespołu
kontrolerów powołanego przez innego zarządzającego kontrolę.
§ 16.
1. Kontroler podlega wyłączeniu, na pisemny wniosek lub z urzędu, z
postępowania kontrolnego, jeżeli wyniki kontroli mogłyby dotyczyć jego praw
lub obowiązków, praw lub obowiązków jego małżonka albo osoby pozostającej z
nim we wspólnym pożyciu, krewnych lub powinowatych do drugiego stopnia bądź
osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody
wyłączenia kontrolera trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia,
opieki lub kurateli.
2. Kontroler może być wyłączony, na pisemny wniosek lub z urzędu, z
postępowania kontrolnego w każdym czasie, jeżeli zachodzą uzasadnione
wątpliwości co do jego bezstronności.
3. O wyłączeniu kontrolera decyduje zarządzający kontrolę z urzędu bądź na
pisemny wniosek kierownika zespołu kontrolnego, kontrolera lub kierownika
podmiotu kontrolowanego.
§ 17.
1. Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w
miejscach i czasie wykonywania jego zadań, a jeżeli wymaga tego dobro
kontroli, również w dniach wolnych od pracy (służby) i poza godzinami pracy
(służby).
2. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzone, w miarę
potrzeby, również w siedzibie zarządzającego kontrolę.
3. Kontroler jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie
podmiotu kontrolowanego.
4. Kontroler podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz
przepisom o ochronie informacji niejawnych. W przypadku kontroli dokumentów
zawierających informacje niejawne, kontroler jest zobowiązany posiadać przy
sobie odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, o którym mowa w ustawie z
dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.
5. Jeśli kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa,
przeprowadza kontrolę w zakresie nieobjętym ochroną informacji niejawnych i
niezwłocznie informuje o tym kierownika komórki kontroli.
§ 18.
Kontroler:
1) przeprowadza kontrolę zgodnie z programem kontroli;
2) dokonuje w sposób obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je
dokumentuje, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustala ich przyczyny,
zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;
3) informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego o ujawnionych
nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych
lub usprawniających;
4) sporządza dokumenty określone w zarządzeniu, w szczególności protokół
kontroli oraz projekt wystąpienia pokontrolnego;
5) prowadzi postępowanie w sprawie zastrzeżeń zgłoszonych do ustaleń
zawartych w protokole kontroli;
6) wykonuje inne zlecone mu czynności w zakresie postępowania kontrolnego.
§ 19.
1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba posiadająca jego pisemne
upoważnienie:
1) zapewnia kontrolerowi warunki i środki niezbędne do sprawnego
przeprowadzenia kontroli, w tym swobodny dostęp do obiektów oraz
pomieszczenie wyposażone w urządzenia biurowe i środki łączności;
2) niezwłocznie przedstawia na żądanie kontrolera dokumenty i materiały
dotyczące przedmiotu kontroli;
3) niezwłocznie informuje na piśmie kontrolera o podjętych działaniach
zaradczych lub usprawniających, o których mowa w § 18 pkt 3;
4) terminowo udziela kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie
objętym kontrolą;
5) sporządza uwierzytelnione odpisy i wyciągi z dokumentów oraz zestawienia i
dane niezbędne do kontroli;
6) zapewnia nienaruszalność zabezpieczonych przez kontrolera materiałów
pozostawionych na przechowanie w podmiocie kontrolowanym.
2. W ramach udzielonego upoważnienia kontroler jest uprawniony do:
1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z tematem kontroli i
działalnością podmiotu kontrolowanego, pobierania oraz zabezpieczania
dokumentów i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o ochronie
informacji niejawnych;
3) żądania od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego udzielania
ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;
4) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu
określonych czynności;
5) korzystania z pomocy specjalistów, biegłych i rzeczoznawców powołanych
przez zarządzającego kontrolę;
6) zasięgania informacji związanych z kontrolą w innych podmiotach
nieobjętych kontrolą.
3. Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące
przedmiotu kontroli. Kontroler nie może odmówić przyjęcia oświadczenia,
jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.
§ 20.
1. Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku
kontroli dowodów.
2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, wyniki
oględzin, opinie specjalistów, biegłych i rzeczoznawców oraz wyjaśnienia i
oświadczenia.
3. Kontroler pobiera dokumenty lub rzeczy w obecności kierownika podmiotu
kontrolowanego lub osoby posiadającej jego pisemne upoważnienie lub
kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za dokumenty lub rzeczy, a
w razie jego nieobecności, pracownika pisemnie upoważnionego przez kierownika
podmiotu kontrolowanego lub kierownika komórki organizacyjnej.
4. Z czynności, o której mowa w ust. 3 sporządza się protokół, który
podpisuje kontroler i osoba wymieniona w ust. 3.
5. Z czynności przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń, sporządza się
protokół, który podpisuje kontroler i osoba składająca wyjaśnienie lub
oświadczenie.
6. Wzór protokołu z czynności, o której mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2
do zarządzenia.
7. Wzory protokołów z czynności, o których mowa w ust. 5, stanowią
odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.
§ 21.
1. W przypadku potrzeby ustalenia stanu faktycznego obiektów lub innych
składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności, kontroler może
przeprowadzić oględziny.
2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego,
osoby posiadającej jego pisemne upoważnienie lub kierownika komórki
organizacyjnej odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane
oględzinom, a w razie jego nieobecności - pracownika pisemnie upoważnionego
przez kierownika podmiotu kontrolowanego lub kierownika komórki
organizacyjnej.
3. Z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół, który podpisuje
kontroler i osoba wymieniona w ust. 2. Wzór protokołu oględzin stanowi
załącznik nr 5 do zarządzenia.
4. Przebieg oględzin może być ponadto utrwalony za pomocą środków
technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku. Nośnik, na którym
utrwalono obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu oględzin.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, wynikających z potrzeby
przeprowadzenia kontroli, za zgodą zarządzającego kontrolę bądź działającego
z jego upoważnienia kierownika komórki kontroli, oględziny przebiegu
określonych czynności można przeprowadzić przed rozpoczęciem kontroli i bez
obecności osób wymienionych w ust. 2.
6. W przypadku oględzin, o których mowa w ust. 5, ich przebieg utrwala się za
pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku.
Nośnik, na którym utrwalono obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu
oględzin.
§ 22.
Kontroler utrwala w postaci notatki służbowej inne czynności przeprowadzone w
toku kontroli.
§ 23.
Specjalistom, biegłym i rzeczoznawcom powołanym przez zarządzającego kontrolę
do udziału w czynnościach kontrolnych przysługuje wynagrodzenie, ustalone na
podstawie odrębnych przepisów.
§ 24.
1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w założonych
w tym celu aktach kontroli, które w szczególności obejmują:
1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem
odpowiednich stron;
2) dowody, o których mowa w § 20 ust. 2;
3) inne dokumenty.
2. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności,
numerując kolejno strony akt.
3. Akta kontroli sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje w komórce
kontroli.
4. Wykaz akt kontroli stanowi załącznik do protokołu kontroli, o którym mowa
w § 25 pkt 1 oraz do sprawozdania z kontroli, o którym mowa w § 25 pkt 2.
Wzór wykazu akt kontroli stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.
5. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba posiadająca jego pisemne
upoważnienie ma prawo wglądu do dokumentów stanowiących dowody, o których
mowa w § 20 ust. 2, zawartych w aktach kontroli oraz do sporządzania ich
odpisów.
§ 25.
Wyniki przeprowadzonej kontroli kontroler przedstawia w:
1) protokole kontroli: kompleksowej, problemowej, sprawdzającej lub doraźnej;
2) sprawozdaniu z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonym.
§ 26.
1. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku
kontroli działalności podmiotu kontrolowanego, w tym ustalonych
nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu, skutków
oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2. Protokół kontroli zawiera także:
1) oznaczenie podmiotu kontrolowanego, jego adres, imię i nazwisko kierownika
podmiotu kontrolowanego oraz oznaczenie jednostki nadrzędnej nad podmiotem
kontrolowanym, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów, nazwę
komórki kontroli oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;
3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w podmiocie
kontrolowanym, z wymienieniem dni przerw w kontroli;
4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;
5) opis i wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich
stron akt kontroli;
6) wzmiankę o przekazaniu informacji, o których mowa w § 18 pkt 3 oraz w § 19
ust. 1 pkt 3;
7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń
zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;
8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich
przez kontrolującego;
9) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;
10) informację o sposobie przekazania protokołu kontroli kierownikowi
podmiotu kontrolowanego;
11) adnotację o dokonaniu wpisu do książki kontroli;
12) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli;
13) parafy kierownika zespołu kontrolnego lub kontrolera i kierownika
podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej na każdej stronie
protokołu kontroli;
14) informację o odmowie podpisania protokołu kontroli.
3. Protokołowi kontroli zawierającemu informacje niejawne nadaje się
odpowiednią klauzulę tajności.
4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po
jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i zarządzającego kontrolę.
§ 27.
1. Po zakończeniu kontroli protokół kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy i
przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego, a w razie nieobecności
kierownika - osobie pełniącej jego obowiązki.
2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika komórki kontroli,
protokół kontroli może podpisać tylko kierownik zespołu kontrolnego lub
kontroler.
3. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego lub osobie pełniącej jego obowiązki
przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli,
umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.
4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 7
dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli. W uzasadnionych
przypadkach, na wniosek kierownika podmiotu kontrolowanego, kierownik komórki
kontroli może przedłużyć termin wniesienia zastrzeżeń do 14 dni.
§ 28.
1. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w
protokole kontroli, kontroler obowiązany jest dokonać ich analizy i w miarę
potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne.
2. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń, kontroler zmienia lub
uzupełnia odpowiednią część protokołu kontroli, w ten sposób, że dołącza do
niego stosowny tekst w brzmieniu:
1) "Ustalenia na str. ... skreśla się";
2) "Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli";
3) "Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:".
3. Zmieniony lub uzupełniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 2,
protokół kontroli przekazuje się kierownikowi podmiotu kontrolowanego, w celu
jego podpisania.
4. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontroler
sporządza stanowisko wraz z uzasadnieniem na piśmie i przekazuje je do
akceptacji zarządzającemu kontrolę.
5. Kierownik komórki kontroli przekazuje na piśmie zgłaszającemu zastrzeżenie
stanowisko, o którym mowa w ust. 4, wraz z uzasadnieniem oraz protokół
kontroli, w celu jego podpisania.
6. Zarządzający kontrolę odmawia przyjęcia zastrzeżeń, jeżeli zostały
zgłoszone przez osobę nieuprawnioną lub po upływie terminu, o którym mowa w §
27 ust. 4, oraz informuje o tym zgłaszającego zastrzeżenia.
7. Stanowisko zarządzającego kontrolę w sprawie odmowy przyjęcia zastrzeżeń
jest ostateczne i nie wymaga uzasadnienia.
§ 29.
1. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pełniąca jego obowiązki może
odmówić podpisania protokołu kontroli, składając zarządzającemu kontrolę
pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia jego
otrzymania.
2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu
kontrolowanego nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia
pokontrolnego.
§ 30.
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli, o których mowa w §
27 ust. 3, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn
biegnie od dnia doręczenia kierownikowi podmiotu kontrolowanego stanowiska
zarządzającego kontrolę wobec zastrzeżeń.
§ 31.
1. Na wniosek kontrolera kierownik podmiotu kontrolowanego zwołuje naradę
pokontrolną z udziałem pracowników w celu omówienia stwierdzonych
nieprawidłowości i wniosków wynikających z ustaleń kontroli. Naradzie
przewodniczy kierownik podmiotu kontrolowanego.
2. Kierownik podmiotu kontrolowanego uzgadnia z kontrolerem czas i miejsce
odbycia narady, o której mowa w ust. 1, a także zapewnia protokołowanie jej
przebiegu.
3. Egzemplarz protokołu z narady, o której mowa w ust. 1, doręcza się
kontrolerowi w terminie z nim uzgodnionym, nie dłuższym jednak niż 7 dni od
dnia odbycia narady pokontrolnej.
§ 32.
1. Przed sporządzeniem wystąpienia pokontrolnego kontroler może zwrócić się
do kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby pełniącej jego obowiązki o
złożenie w wyznaczonym terminie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących
przyczyn powstania nieprawidłowości przedstawionych w protokole kontroli.
2. Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pełniąca jego obowiązki, może
z własnej inicjatywy złożyć kontrolerowi w terminie z nim uzgodnionym pisemne
wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1.
§ 33.
1. Po zakończeniu postępowania kontrolnego, z uwzględnieniem terminu, o
którym mowa w § 29 ust. 1, kontroler sporządza projekt wystąpienia
pokontrolnego, który zawiera podsumowanie i ocenę działalności podmiotu
kontrolowanego wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, z
podaniem przyczyn powstania, zakresem i skutkami stwierdzonych
nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz uwagi, wnioski
i zalecenia w sprawie usunięcia tych nieprawidłowości.
2. Kierownik komórki kontroli przekazuje projekt wystąpienia pokontrolnego
zarządzającemu kontrolę do akceptacji.
3. Zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie pokontrolne do kierownika
podmiotu kontrolowanego.
4. Kopię wystąpienia pokontrolnego, o którym mowa w ust. 3, przesyłają
niezwłocznie:
1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7-9 - właściwym organom i
jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia;
2) zarządzający kontrolę, o którym mowa w § 4 pkt 6 - Dyrektorowi
Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa.
5. W przypadku wystąpień pokontrolnych, którym nadano klauzulę tajności
zarządzający, o których mowa w ust. 4, przesyłają zamiast kopii egzemplarz
wystąpienia pokontrolnego.
§ 34.
Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie
pokontrolne, jest obowiązany w terminie 30 dni, poinformować zarządzającego
kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych
działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
§ 35.
1. Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonym zawiera opis
stanu faktycznego z przywołaniem dowodów, na których oparto ustalenia, ocenę
realizacji zadań i zgodności działania podmiotu kontrolowanego z przepisami
prawa oraz uwagi i wnioski wynikające z ustaleń kontroli.
2. Sprawozdanie z kontroli powinno ponadto zawierać dane i informacje
wymienione w § 26 ust. 2 pkt 1-4, 6 i 11.
3. Do postępowania ze sprawozdaniem z kontroli stosuje się odpowiednio
postanowienia § 26 ust. 4.
4. Sprawozdanie z kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy. Przepis § 27 ust. 2
stosuje się odpowiednio.
§ 36.
1. Każdy podmiot podlegający kontroli prowadzi książkę kontroli.
2. Za prowadzenie i udostępnienie książki kontroli w podmiocie kontrolowanym
odpowiedzialny jest kierownik tego podmiotu.
3. Kontroler wpisuje do książki kontroli w szczególności:
1) imię i nazwisko kontrolera;
2) nazwę organu zarządzającego kontrolę;
3) czas trwania kontroli;
4) przedmiotowy zakres kontroli.
4. Wpis do książki kontroli kontroler potwierdza podpisem.
5. W książce kontroli numeruje się strony w sposób uniemożliwiający usunięcie
z niej kart.
6. Książkę kontroli udostępnia się na żądanie kontrolera.
§ 37.
1. W przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na
uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia,
przestępstwa lub wykroczenia skarbowego albo też naruszenia dyscypliny
finansów publicznych, kontroler niezwłocznie zawiadamia o tym na piśmie
zarządzającego kontrolę.
2. Kontroler niezwłocznie informuje o stwierdzeniu bezpośredniego
niebezpieczeństwa dla życia lub zdrowia ludzkiego albo niepowetowanej szkody
w mieniu:
1) kierownika podmiotu kontrolowanego w celu zapobieżenia występującemu
niebezpieczeństwu lub szkodzie;
2) zarządzającego kontrolę.
3. Kierownik podmiotu kontrolowanego jest obowiązany poinformować pisemnie
kontrolera o podjętych działaniach zapobiegających zagrożeniom, o których
mowa w ust. 2.
4. Zarządzający kontrolę zawiadamia organ powołany do ścigania przestępstw i
wykroczeń, organ powołany do ścigania przestępstw i wykroczeń skarbowych oraz
właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych odpowiednio o
ujawnionych przez kontrolującego uzasadnionych podejrzeniach popełnienia
przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa lub wykroczenia skarbowego oraz
czynu stanowiącego naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
§ 38.
1. W przypadku, gdy kontrola planowa w tym samym zakresie została
przeprowadzona w więcej niż jednym podmiocie kontrolowanym, można sporządzić
informację zawierającą wyniki kontroli we wszystkich podmiotach
przewidzianych programem kontroli. Decyzję o opracowaniu informacji podejmuje
kierownik komórki kontroli i wyznacza w tym celu pracownika.
2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
1) określenie celu i tematyki kontroli oraz czasu jej prowadzenia i okresu
objętego kontrolą;
2) ustalenia kontroli ukazujące skalę stwierdzonych zjawisk, przyczyny ich
powstania, skutki, jakie wywołują lub mogą wywołać w świetle kryteriów
stosowanych w postępowaniu kontrolnym;
3) ogólną ocenę kontrolowanej działalności oraz wynikające z niej uwagi i
wnioski, w szczególności co do stosowania lub dokonania zmian obowiązującego
prawa bądź podjęcia określonych działań organizacyjnych.
§ 39.
1. Informację podpisuje kierownik komórki kontroli i przedstawia ją
zarządzającemu kontrolę.
2. Kopię informacji, o której mowa w ust. 1, przesyłają:
1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7-9 - właściwym organom i
jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia;
2) zarządzający kontrolę, o którym mowa w § 4 pkt 6 - Dyrektorowi
Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa.
3. Przepis § 33 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
§ 40.
Zarządzający kontrolę egzekwuje realizację wniosków i zaleceń, zawartych w
wystąpieniu pokontrolnym, skierowanych do kierownika podmiotu kontrolowanego.
§ 41.
1. Komórki kontroli sporządzają roczne sprawozdania z działalności
kontrolnej.
2. Roczne sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o:
1) organizacji komórki kontroli;
2) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z
wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli, a także liczbie
skontrolowanych podmiotów;
3) stwierdzonych nieprawidłowościach, przyczynach ich powstania oraz o
osobach za nie odpowiedzialnych;
4) sformułowanych wnioskach i zaleceniach oraz o stanie ich realizacji;
5) liczbie wszczętych postępowań dyscyplinarnych i zawiadomień o popełnieniu
przestępstwa lub wykroczenia skierowanych do organów powołanych do ich
ścigania oraz liczbie skierowanych zawiadomień o naruszeniu dyscypliny
finansów publicznych;
6) przykładach wzorowej realizacji zadań przez podmiot kontrolowany, które
mogą być wykorzystane w celu usprawnienia działań i nadzoru także w innych
podmiotach;
7) liczbie niezrealizowanych kontroli w roku sprawozdawczym.
3. Roczne sprawozdanie zatwierdza zarządzający kontrolę.
4. Zatwierdzone sprawozdania, corocznie przesyłają:
1) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 7-9, organom lub
jednostkom organizacyjnym wyższego stopnia, do dnia 15 stycznia;
2) zarządzający kontrolę, o których mowa w § 4 pkt 5 i 6, Dyrektorowi
Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, do dnia 10 lutego.
§ 42.
1. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa, corocznie
przedkłada Ministrowi do zatwierdzenia, na podstawie sprawozdań, o których
mowa w § 41, sprawozdanie z kontroli urzędu obsługującego Ministra oraz
organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez
Ministra, w zakresie nadzorowanych przez niego działów, w terminie do dnia 31
maja.
2. Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwa udostępnia
zarządzającym kontrolę zatwierdzone sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1,
publikując je na stronie podmiotowej Ministra.
3. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie
corocznie przedstawia Ministrowi do zatwierdzenia sprawozdanie z działalności
kontrolnej w zakresie ochrony informacji niejawnych, w terminie do dnia 15
marca.
§ 43.
Do przeprowadzenia postępowań kontrolnych rozpoczętych przed dniem wejścia w
życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 44.
Traci moc zarządzenie Nr 7 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
29 marca 2001 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przeprowadzania
kontroli urzędu obsługującego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych i
nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz.
Min. Spraw Wew. i Ad. Nr 6, poz. 11 oraz z 2002 r. Nr 5, poz. 11).
§ 45.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1
Załącznik nr 2
Załącznik nr 3
Załącznik nr 4
Załącznik nr 5
Załącznik nr 6
|
