|
ZARZĄDZENIE NR 28
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH i ADMINISTRACJI
z dnia 22 września 2000r.
w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami
archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i
administracji
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5, ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173,
z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z
1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943 oraz z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i
Nr 155, poz. 1016) zarządza się co następuje:
§ 1.
Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i
Administracji, w organach i jednostkach organizacyjnych podległych i
nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji instrukcję w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt
oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji, stanowiącą
załącznik do zarządzenia.
§ 2.
Organizację oraz szczegółowy zakres działania Archiwum Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji, archiwów zakładowych i składnic akt jednostek
organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji określają regulaminy organizacyjne tych komórek.
§ 3.
Nadzór nad realizacją przepisów zarządzenia powierza się Dyrektorowi Archiwum
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
§ 4.
Traci moc:
1. zarządzenie Nr pf 107 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 listopada 1991
r. w sprawie organizacji archiwów i zasad postępowania z materiałami
archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych,
zmienione zarządzeniem Nr pf 1 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 11 stycznia
1994 r. w sprawie zmiany zarządzenia dotyczącego organizacji archiwów i zasad
postępowania z materiałami archiwalnymi oraz dokumentacją niearchiwalną w
resorcie spraw wewnętrznych oraz zarządzeniem Nr pf 47 Ministra Spraw
Wewnętrznych z dnia 26 lipca 1995 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie
organizacji archiwów i zasad postępowania z materiałami archiwalnymi oraz
dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych,
2. decyzja Nr 2078 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 25 października 1996 r.
w sprawie udostępniania materiałów archiwalnych wytworzonych do końca 1965
roku znajdujących się w Centralnym Archiwum MSW oraz w archiwach: Urzędu
Ochrony Państwa, Straży Granicznej, Policji oraz Państwowej Straży Pożarnej.
§ 5.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2000 r.
Załącznik do zarządzenia Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z
dnia 22 września 2000 r.
INSTRUKCJA
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt
oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją
niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji
ROZDZIAŁ I
§ 1.
1. Instrukcja określa szczegółowe zasady postępowania z jawnymi i niejawnymi
materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, gromadzonymi w
archiwach i składnicach akt resortu spraw wewnętrznych i administracji oraz
zakres działania tych archiwów i składnic akt.
2. W szczególności instrukcja reguluje zasady i tryb:
1) przejmowania dokumentacji powstałej w toku działania Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych
podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
przez Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i zakładowe i składnice akt
resortu spraw wewnętrznych i administracji,
2) gromadzenia, zabezpieczenia i konserwacji dokumentacji przez właściwe
archiwa (składnice akt),
3) kwalifikowania i klasyfikowania akt,
4) porządkowania i ewidencjonowania zasobu archiwalnego,
5) brakowanie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania,
6) udostępniania akt (dokumentacji),
7) przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych
archiwów).
3. System komputerowego zarządzania obiegiem dokumentów regulują odrębne
przepisy.
§ 2.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta - wszelkiego rodzaju dokumentacja (pisana, techniczna,
kartograficzna, audiowizualna, elektroniczna), stanowiąca utrwalony na
nośnikach informacji wynik działalności Ministerstwa i resortowych jednostek
organizacyjnych, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych
nośników,
2) akta sprawy - całokształt lub wybór dokumentów dotyczących tego samego
zagadnienia,
3) akta operacyjne - zbiór dokumentów zawierających treści utrwalone za
pomocą pisma lub środków technicznych obrazujących działalność operacyjną lub
jej rezultaty, a w szczególności:
1) dokumenty pisemne,
2) nośniki informacji,
3) dokumenty fotograficzne,
4) dokumenty graficzne,
uzyskane lub wytworzone oraz przetworzone w toku pracy operacyjnej z
wyjątkiem materiałów określonych w § 15 ust. 1 pkt 3 lit. c,
4) akta osobowe - dokumenty osobowe byłych funkcjonariuszy organów
bezpieczeństwa publicznego. Służby Bezpieczeństwa i Milicji Obywatelskiej,
byłych członków Ochotniczej Rezerwy Milicji Obywatelskiej, byłych żołnierzy
jednostek podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych, pracowników cywilnych
zatrudnionych w resorcie spraw wewnętrznych, osób posiadających przydziały
organizacyjno-mobilizacyjne do pełnienia służby w byłych Rezerwowych
Oddziałach Milicji Obywatelskiej oraz funkcjonariuszy Straży Granicznej,
policjantów, żołnierzy zawodowych jednostek wojskowych podległych Ministrowi
Spraw Wewnętrznych i Administracji, funkcjonariuszy pożarnictwa i pracowników
cywilnych resortu spraw wewnętrznych i administracji,
5) akta osobowe cudzoziemców - dokumenty dotyczące konkretnych osób
gromadzone w teczkach imiennych zawierających: dowody tożsamości, odciski
linii papilarnych, protokoły przesłuchań, informacje Policji i Straży
Granicznej, decyzje i po-stanowienia Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji oraz wojewodów,
6) akta o charakterze obronnym - wszelkie dokumenty związane z przygotowaniem
jednostek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji do
działań na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny,
7) aktotwórca - urząd, instytucja, osoba fizyczna, w wyniku działalności
której powstają akta (twórca zespołu archiwalnego),
8) archiwum (zakładowe) - komórka organizacyjna w jednostce organizacyjnej
resortu spraw wewnętrznych i administracji powołana do przejmowania,
przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji archiwalnej i
niearchiwalnej do czasu przekazania jej do jednostki nadrzędnej lub
właściwego archiwum państwowego, sprawująca nadzór w zakresie kształtowania
narastającego zasobu archiwalnego we własnej jednostce organizacyjnej i
jednostkach jej podległych,
9) archiwum z powierzonym zasobem
a) archiwum upoważnione do przechowywania materiałów archiwalnych na okres
dłuższy niż przewidują przepisy, za zgodą i pod nadzorem Archiwum
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
b) archiwum wyznaczone do przechowywania materiałów archiwalnych
nienależących do jego kompetencji na okres ustalony przez Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji,
10) brakowanie - wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, po
upływie okresu jej przechowywania,
11) dokument - zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś
faktu lub zjawiska, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem,
12) dokumentacja archiwalna - akta o znaczeniu wieczystym i czasowym,
zgromadzone w Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w
archiwach zakładowych i składnicach akt resortu spraw wewnętrznych i
administracji,
13) dokumentacja niearchiwalna - akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które
pod legają brakowaniu po upływie obowiązującego okresu ich przechowywania,
14) ekspertyza archiwalna - badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego
w celu dokonania oceny jej wartości i ustalenia kwalifikacji archiwalnej,
15) gromadzenie zasobu archiwalnego -uzupełnianie zasobu archiwalnego
jednostki organizacyjnej przez kolejne dopływy akt do archiwum (składnicy
akt) z komórek organizacyjnych jednostki lub innych jednostek,
16) grupa zespołów archiwalnych - dwa lub więcej powiązanych ze sobą
ewidencyjnie zespołów charakteryzujących się jednorodnością funkcji oraz
równorzędnością pozycji ich twórców, działających na określonym terytorium,
17) indeks (skorowidz) - dodatkowa pomoc ewidencyjno-informacyjna, stosowana
w kancelarii i archiwach, zawierająca zestawienia haseł osobowych,
rzeczowych, geograficznych i tym podobnych w układzie alfabetycznym,
informujących o zawartości akt zawartych w zespole lub jego części,
18) inwentaryzacja archiwalna - jedna z czynności wchodzących w zakres
opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu zawartości jednostek
archiwalnych (teczek) i sporządzaniu inwentarza zespołu archiwalnego,
19) inwentarz kartkowy - inwentarz zespołu lub jego części sporządzany na
znormalizowanych kartach inwentarzowych,
20) inwentarz książkowy - inwentarz zespołu sporządzany na jedno litych
współoprawnych formularzach,
21) jednostka archiwalna - jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym,
obejmująca teczkę aktową, skoroszyt, książkę, taśmę filmową i tym podobne,
22) jednostka inwentarzowa -jedna pozycja w inwentarzu kartkowym lub
książkowym zespołu,
23) jednostka organizacyjna - osoba prawna lub fizyczna - twórca zespołu
aktowego, (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Komenda Główna
Policji, Komenda Główna Straży Granicznej i inne organy i jednostki szczebla
centralnego lub terenowego resortu spraw wewnętrznych i administracji),
24) karta inwentarzowa - znormalizowany formularz służący do inwentaryzacji
uporządkowanych akt o trwałej wartości (załącznik nr 1),
25) kartoteka zespołów - usystematyzowane karty ewidencyjne, wstępnie
informujące o zawartości zespołów i jego twórcach (załącznik nr 2),
26) klasyfikacja (rzeczowa, podmiotowa i tym podobna)
- system podziału i układu akt stosowany przez twórcę akt (zespołu
archiwalnego), względnie odtwarzany lub tworzony na nowo w ramach
porządkowania akt w archiwach,
27) komórka organizacyjna - Gabinet Polityczny Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji, departament, biuro, wydział i inne samodzielne stanowisko
pracy, powoływane do wykonywania swoich zadań i mające swoje miejsce w
strukturze urzędu i instytucji w tym:
a) komórka macierzysta - komórka organizacyjna, do zadań której należy
ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie (załatwienie) danej sprawy
(spraw) i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt,
b) inna komórka - komórka organizacyjna, wykonująca pomocnicze czynności w
określonej sprawie lub otrzymująca tylko do wiadomości dalsze egzemplarze akt
spraw,
28) kopia - powtórzony tekst pierwowzoru niezależnie od formy i techniki j
ego sporządzenia,
29) kwalifikacja archiwalna - zaliczanie akt twórcy zespołu archiwalnego do
odpowiednich kategorii archiwalnych,
30) odpis - dosłownie i wiernie przepisany oraz poświadczony tekst
pierwowzoru,
31) kwerenda archiwalna - poszukiwanie w dokumentacji (zasobie archiwalnym)
informacji dotyczących określonych zagadnień, osób i tym podobnych,
32) materiały archiwalne - akta posiadające wartość historyczną, stanowiące
część składową narodowego zasobu archiwalnego,
33) metr bieżący - jednostka miary służąca do obliczania ilości akt na
półkach w magazynach archiwalnych,
34) narastający zasób archiwalny - dokumentacja wytwarzana i gromadzona w
wyniku aktualnej działalności jej twórcy (aktotwórcy),
35) narodowy zasób archiwalny - przechowywana wieczyście dokumentacja
powstała w przeszłości i powstająca współcześnie, służąca nauce, kulturze,
gospodarce narodowej i potrzebom obywateli, dzieląca się na:
a) państwowy zasób archiwalny - dokumentację wytworzoną przez państwowe
organy, urzędy i instytucje,
b) niepaństwowy zasób archiwalny - dokumentację wytworzoną przez organy
samorządu terytorialnego, organizacje polityczne, społeczne, religijne,
gospodarcze, osoby prywatne i tym podobne,
36) opracowanie zespołu archiwalnego - dokonywanie czynności wchodzących w
zakres porządkowania zespołu archiwalnego (zbioru) oraz sporządzanie do niego
inwentarza ze wstępem, a także innych archiwalnych pomocy
ewidencyjno-informacyjnych,
37) oryginał - pierwowzór pisma sporządzony w tej postaci zewnętrznej i
wewnętrznej w jakiej został sporządzony za wolą i wiedzą wykonawcy,
38) porządkowanie zasobu archiwalnego - dokonywanie czynności polegających na
segregacji, scalaniu, brakowaniu, systematyzacji akt spraw oraz ich opisie,
39) registratura - miejsce rejestracji i przechowywania w komórce
organizacyjnej tych akt spraw załatwionych, które są potrzebne do pracy
bieżącej i w wyznaczonym terminie nie mogą być przekazane do archiwum
zakładowego (składnicy akt),
40) selekcja materiałów archiwalnych - dokonywanie wyboru materiałów o
wartości historycznej z dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego,
41) składnica akt - miejsce przechowywania akt twórcy zespołu nie
wytwarzającego materiałów archiwalnych,
42) spis spraw - formularz służący do rejestrowania akt spraw (nie
pojedynczych pism), objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt
(załączniki nr 3-5),
43) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania
czynności urzędowych,
44) sukcesja bierna - dokumentacja spraw zakończonych przez jej twórcę,
przejęta przez sukcesora (sukcesorów) i nie potrzebna do pracy urzędowej,
45) sukcesja czynna - akta spraw niezakończonych przez aktodawcę (twórcę
akt), przejętych i kontynuowanych przez sukcesora (sukcesorów),
46) sygnatura archiwalna - znak teczki (jednostki archiwalnej, względnie
jednostki inwentarzowej) określający jej miejsce w zespole (zbiorze) i w
obrębie całego zasobu archiwalnego,
47) systematyzacja archiwalna - nadawanie układu teczkom (jednostkom
archiwalnym lub inwentarzowym) w ramach zespołu i aktom spraw wewnątrz
jednostki archiwalnej (inwentarzowej),
48) twórca zespołu archiwalnego - komórki organizacyjne jednostki
organizacyjnej resortu spraw wewnętrznych i administracji, prowadzące
działalność w określonej dziedzinie i tworzące w jej wyniku dokumentację
(akta),
49) wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku
działania twórcy i archiwalna jej kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych
pozycjach symbolami klasyfikacyjnymi, hasłami rzeczowymi i kategorią
archiwalną,
50) zasada pertynencji - zasada przynależności terytorialnej akt,
51) zasada proweniencji - zasada przynależności akt do zespołu archiwalnego,
to jest do akt wytworzonych przez określonego aktotwórcę i jego
niepodzielności,
52) zasób archiwum (składnicy akt) - całość dokumentacji zgromadzonej w danym
archiwum (składnicy akt),
53) zbiór archiwalny - wynik gromadzenia przez określoną jednostkę
organizacyjną dokumentów różnej proweniencji, trudnych do wyodrębnienia lub
dotyczących określonej problematyki,,
54) zespół archiwalny - organiczne powiązana ze sobą i zarchiwizowana
dokumentacja powstała w wyniku działalności jednostki organizacyjnej resortu
spraw wewnętrznych i administracji lub osoby fizycznej i zgromadzona w
archiwum (składnicy akt):
a) zespół archiwalny otwarty - dokumentacja wytworzona przez działającą
jednostkę organizacyjną (aktotwórcę), która systematycznie dopływa do
archiwum (składnicy akt),
b) zespół archiwalny zamknięty - dokumentacja wytworzona przez jednostkę
organizacyjną, która uległa likwidacji,
c) zespół archiwalny prosty - dokumentacja określonego aktotwórcy, którego
organizacja, zadania i terytorialny zakres działania nie ulegał
przekształceniom,
d) zespół archiwalny złożony - dokumentacja określonej jednostki
organizacyjnej o skomplikowanej budowie, w wyniku licznych zmian
organizacyjnych i kompetencji jego twórcy lub funkcjonowania w jego ramach
samodzielnych kancelarii,
55) znak akt - znak kancelaryjny teczki składający się z symbolu komórki
organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,
56) znak pisma - symbol komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z
wykazu akt i numer rejestracyjny z dziennika korespondencyjnego lub
podawczego łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego,
57) znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność dokumentacji
(wielu pism i innych akt) do danej sprawy, złożony z symbolu komórki
organizacyjnej, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru kolejnego
sprawy ze spisu spraw, łamanych przez ostatnie dwie cyfry roku
kalendarzowego.
ROZDZIAŁ II
Archiwa i składnice akt
§ 3.
Działalność archiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji prowadzi
sieć archiwów, którą tworzą:
1) Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
2) Główne Archiwum Policji,
3) Archiwum Straży Granicznej,
4) archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej,
5) archiwum Urzędu Obrony Cywilnej Kraju,
6) archiwum Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i
Administracji,
7) archiwum Ośrodka dla Uchodźców w Nadarzynie,
8) archiwum Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych „Moratex” w Łodzi,
9) archiwum Wyższej Szkoły Policji,
10) archiwum Szkoły Głównej Służby Pożarniczej,
11) archiwum Biura Ochrony Rządu,
12) archiwum Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej „Phare”,
13) archiwa i składnice akt:
a) komend wojewódzkich, powiatowych (miejskich) i komisariatów Policji oraz
Centrum Szkolenia Policji i szkół policyjnych,
b) komend, oddziałów i jednostek organizacyjnych Straży Granicznej,
c) komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej,
Centralnej Szkoły Państwowej Straży Pożarnej, szkół aspirantów i
podoficerskich ośrodków szkolenia Państwowej Straży Pożarnej oraz Centrum
Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej i Centralnego Muzeum Pożarnictwa,
d) publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim
jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji.
§ 4.
1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego
upoważniona sprawuje:
1) zwierzchni nadzór nad działalnością archiwów i składnic akt w resorcie
spraw wewnętrznych i administracji,
2) nadzór nad działalnością Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i
Administracji.
2. Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwów organów i jednostek
organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji sprawują:
1) Komendant Główny Policji nad Głównym Archiwum Policji,
2) Komendant Główny Straży Granicznej nad Archiwum Straży Granicznej,
3) Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej nad archiwum Komendy Głównej
Państwowej Straży Pożarnej,
4) Szef Urzędu Ochrony Cywilnej Kraju nad archiwum Urzędu Ochrony Cywilnej
Kraju,
5) Dyrektor Zakładu Emerytalno-Rentowego nad archiwum Zakładu
Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
6) Dyrektor Ośrodka dla Uchodźców w Nadarzynie nad archiwum Ośrodka dla
Uchodźców w Nadarzynie,
7) Dyrektor Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych „Moratex” nad
archiwum Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych.
8) Komendant Wyższej Szkoły Policji nad archiwum Wyższej Szkoły Policji,
9) Komendant Szkoły Głównej Służby Pożarniczej nad archiwum Szkoły Głównej
Służby Pożarniczej,
10) Szef Biura Ochrony Rządu nad archiwum Biura Ochrony Rządu,
11) Dyrektor Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej „Phare” nad
archiwum Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej „Phare”,
3. Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwów organów i jednostek
organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji sprawuje dyrektor Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i
Administracji.
4. Nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działalnością archiwów i składnic
akt jednostek organizacyjnych wymienionych w § 3 pkt 13 lit. a-c sprawują
odpowiednio kierownicy (komendanci, szefowie) tych jednostek, wymienieni w §
4 ust. 2 pkt 1 -3.
5. Nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działalnością archiwów i składnic
akt jednostek organizacyjnych wymienionych w § 3 pkt 13 lit. d sprawuje
dyrektor Departamentu Inspekcji Sanitarnej i Zakładów Opieki Zdrowotnej
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
§ 5.
Za funkcjonowanie archiwów i składnic akt poszczególnych jednostek
organizacyjnych odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek.
§ 6.
Do zakresu działania archiwów i składnic akt należy:
1) przejmowanie akt z komórek (jednostek) organizacyjnych,
2) opracowanie (ewidencjonowanie i porządkowanie) akt zgodnie z zasadami
archiwistyki,
3) mikrofilmowanie i skanowanie,
4) udostępnianie akt upoważnionym osobom i komórkom (jednostkom)
organizacyjnym,
5) udzielanie informacji na podstawie posiadanych akt, wykonywanie fotokopii
(kserokopii) dokumentów, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnianie odpisów
z posiadanej dokumentacji,
6) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
7) zabezpieczanie przed zniszczeniem i konserwacja posiadanych akt,
8) prowadzenie prac naukowo-badawczych, wydawniczych i problemowych prac
analitycznych w oparciu o posiadany zasób archiwalny,
9) prowadzenie innych prac wynikających z zadań poszczególnych jednostek
organizacyjnych.
ROZDZIAŁ III
Podział akt na kategorie archiwalne
§ 7.
Dokumentacja ze względu na wartość, uzasadniającą potrzebę trwałego lub
czasowego jej przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii „A” lub „B”.
§ 8.
1. Do kategorii W zalicza się dokumentację posiadającą historyczne znaczenie
polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe. Dokumentacja ta
stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego i nosi nazwę materiałów
archiwalnych.
2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 przechowywana jest trwale i nie
podlega brakowaniu.
§ 9.
1. Do kategorii „B” zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym
znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania
podlega brakowaniu:
1) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego
okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać
zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały
archiwalne (kategoria „A”) lub przedłużając jej okres przechowywania,
2) symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej oznacza się dokumentację, która po
okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu,
3) symbolem „BC” oznacza się materiały manipulacyjne o krótkotrwałym
znaczeniu praktycznym, które po ich wykorzystaniu mogą być brakowane w
komórkach organizacyjnych za zgodą właściwych archiwów lub składnic akt.
2. Występujące przy symbolach „B” i „BE” cyfry arabskie oznaczają okresy
obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się od dnia 1 stycznia
roku następnego po zakończeniu sprawy.
§ 10.
1. Kwalifikacji akt na kategorie oraz określenie okresu przechowywania
dokumentacji kategorii „B” dokonuje się w komórce organizacyjnej, w której
materiały powstały.
2. Kwalifikacja akt odbywa się z chwilą założenia teczki lub niezwłocznie po
zakończeniu sprawy.
§ 11.
Podział akt na materiały archiwalne (kategoria „A”) i dokumentację
niearchiwalną, (kategoria „B”) określają odrębne przepisy.
§ 12.
1. W wyniku uzasadnionej konieczności materiały kategorii „B” mogą być
przekwalifikowane na kategorię „A” lub może być wydłużony okres ich
przechowywania.
2. Decyzję w sprawie zmiany kategorii z „B” na „A” lub wydłużenie okresu
przechowywania akt kategorii „B” podejmują kierujący pracą archiwów lub
kieronicy jednostek, w których zostały wytworzone.
3. Nie dopuszcza się przekwalifikowania akt kategorii „A” na „B” oraz
obniżania okresu przechowywania akt kategorii „B”.
§ 13.
1. Ze względu na sposób postępowania z aktami na wypadek zagrożenia
bezpieczeństwa państwa lub wojny dokonuje się ich podziału na:
1) podlegające zniszczeniu we własnym zakresie oznaczone symbolem „Z” - bez
względu na kategorię archiwalną,
2) podlegające ewakuacji, oznaczone symbolem „E”,
3) przewidziane do pozostawienia w dotychczasowym miejscu, oznaczone symbolem
„P”.
2. Symbole, o których mowa w ust. l, nadaje się w momencie zakładania teczki,
ewentualnie nanosi na teczki już istniejące, bez względu na miejsce ich
przechowywania.
3. Zasady i tryb ewakuacji oraz niszczenia dokumentacji na wypadek zagrożenia
bezpieczeństwa państwa lub wojny regulują odrębne przepisy.
ROZDZIAŁ VII
Udostępnienie akt
§ 29.
1. Akta przechowywane w archiwach (składnicach akt) resortu spraw
wewnętrznych i administracji powinno się udostępniać w stanie uporządkowanym.
2. W przypadku posiadania akt i ich mikrofilmów, akta powinny być
udostępniane w postaci reprodukcji mikrofilmu-diazo.
§ 30.
Udostępnianie akt może nastąpić do celów służbowych, naukowo-badawczych,
publicystycznych i innych.
§ 31.
1. Dla celów służbowych akta udostępnia się na miejscu lub wypożycza poza
pomieszczenie archiwum (składnicy akt) na podstawie karty udostępnienia
(załącznik nr 18) lub pisemnego zapotrzebowania podpisanego przez kierownika
jednostki lub komórki organizacyjnej.
2. Dla udostępnienia akt o których mowa w § 21 ust. 2 wymagane jest uzyskanie
zezwolenia kierownika tej jednostki lub komórki organizacyjnej, która akta
wytworzyła lub jej prawnego następcy. W razie braku prawnego następcy
wytwórcy akt, decyzję w sprawie udostępnienia, podejmują osoby wymienione w §
4 ust. 1 i 2 lub osoby przez nie upoważnione.
3. Jeżeli zachodzi konieczność włączenia akt osobowych osób, o których mowa w
§ 22, zatrudnionych ponownie w resorcie spraw wewnętrznych i administracji
oraz akt spraw zawieszonych i umorzonych postępowań przygotowawczych, a
także: spraw poszukiwawczo-identyfikujących, do akt spraw aktualnie
prowadzonych, przepisów § 37 ust. 2 i 3 nie stosuje się. Włączenie tych akt
do spraw aktualnie prowadzonych może nastąpić po uprzednim pisemnym
powiadomieniu archiwum (składnicy akt), z którego akta wypożyczono.
4. Akta osobowe funkcjonariuszy, dane identyfikacyjne osób, które udzieliły
pomocy w zakresie czynności operacyjno-rozpoznawczych podlegają ochronie. W
uzasadnionych przypadkach akta osobowe funkcjonariuszy, żołnierzy zawodowych
i pracowników cywilnych resortu spraw wewnętrznych i administracji (resortu
spraw wewnętrznych) mogą być udostępnione sądom, prokuraturom, sądom pracy i
ubezpieczeń społecznych, po uprzednim usunięciu z teczek personalnych tych
materiałów, których udostępnienie mogłoby spowodować naruszenie tajemnicy
państwowej lub służbowej.
5. Udostępnianie akt poza resort spraw wewnętrznych i administracji dokonuje
się wyłącznie na podstawie pisemnego zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji lub osób przez niego upoważnionych.
6. Zgodę na udostępnianie akt przechowywanych w registraturze na miejscu lub
ich wypożyczenie za pokwitowaniem wydaje dyrektor właściwej komórki
organizacyjnej.
7. Udostępnianie Rzecznikowi Praw Obywatelskich akt nie zawierających
informacji niejawnych odbywa się zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2(1) ustawy z
dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich (Dz. U. z 1991 r. Nr
109, poz. 471, z 1998 r. Nr 106, poz. 663 oraz z 1999r. Nr 49, poz. 483).
8. Udostępnianie akt Rzecznikowi Interesu Publicznego oraz sądowi właściwemu
do orzekania o zgodności z prawdą, oświadczeń dotyczących pracy lub służby w
organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z tymi organami odbywa się
zgodnie z art. 17d, art. 17e i art. 31-33 ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o
ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy
z nimi w latach 1944-1990 osób pełniących funkcje publiczne (Dz. U. z 1999 r.
Nr 42, poza 428, Nr 57, poz. 618, Nr 62, poz. 681 i Nr 63, poz. 701).
Postanowienia ust. 4 nie mają zastosowania.
9. Udostępnianie sądom i prokuraturom kserokopii z materiałów archiwalnych
odbywa się na podstawie decyzji kierownika jednostki organizacyjnej, w której
znajdują się te materiały, jeśli nie narusza to przepisów odrębnych.
§ 32.
1. Archiwa i składnice akt resortu spraw wewnętrznych i administracji na
żądanie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zobowiązane są udostępnić
każde akta.
2. Archiwa i składnice akt resortu spraw wewnętrznych i administracji
zobowiązane są do udostępnienia Departamentowi Nadzoru i Kontroli
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji akt związanych z zakresem
kontroli i realizacją innych działań przeprowadzanych na polecenie Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji. Postanowienia § 31 ust. 2 nie mają
zastosowania.
§ 33.
1. Akta udostępnia się na okres jednego miesiąca. Po upływie tego terminu
pracownik (funkcjonariusz) archiwum (składnicy akt) zobowiązany jest do
pisemnego ponaglenia jednostki lub komórki wypożyczającej.
2. Jeżeli zachodzi konieczność przedłużenia terminu udostępnienia akt,
jednostka lub komórka organizacyjna zobowiązana jest pisemnie zawiadomić o
tym archiwum (składnicę akt).
§ 34.
1. Kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej, której udostępniono akta,
ponosi pełną odpowiedzialność za ich stan oraz terminowy zwrot.
2. Pracownik (funkcjonariusz), który zapoznał się z treścią akt, winien fakt
ten udokumentować własnoręcznym podpisem w karcie kontrolnej znajdującej się
w teczce.
3. Korzystający z dokumentów niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” i
„tajne” wypełnia kartę zapoznania się z dokumentami zawartymi w teczce
(załącznik nr 6).
§ 35.
1. Pracownik (funkcjonariusz) archiwum lub składnicy akt sprawdza zawartość
akt przy ich udostępnianiu oraz zwrocie. W razie stwierdzenia przy zwrocie
akt braków lub uszkodzeń sporządza protokół, który podpisuje zwracający akta,
jego bezpośredni przełożony oraz pracownik (funkcjonariusz) archiwum lub
składnicy akt. Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z których
jeden wkłada się w miejsce brakujących lub uszkodzonych akt, drugi
przechowuje się w teczce „ewidencja akt zagubionych”, trzeci w jednostce
(komórce) organizacyjnej, która akta wypożyczyła.
2. Jednostka (komórka) organizacyjna odpowiedzialna za zgubienie lub
uszkodzenie akt składa pisemne wyjaśnienie, które załącza się do materiałów.
3. W przypadku braków lub zniszczenia akt niejawnych sporządza się protokół w
4 egzemplarzach, z których czwarty przekazuje się pełnomocnikowi do spraw
ochrony informacji niejawnych.
§ 36.
Ewidencja zasobu archiwalnego nie podlega wypożyczeniu.
§ 37.
1. Zabrania się jednostkom (komórkom) organizacyjnym, którym udostępniono
akta, przekazywania ich innym jednostkom (komórkom) organizacyjnym. W razie
uzasadnionej konieczności przekazanie może nastąpić za zgodą i poprzez
archiwum lub składnicę akt, które akta udostępniły.
2. Zabrania się jednostkom (komórkom) organizacyjnym, włączania materiałów
wypożyczonych z archiwum lub składnicy akt do spraw aktualnie prowadzonych z
wyjątkiem spraw określonych w § 31 ust. 3.
3. Zabrania się, z zastrzeżeniem § 31 ust. 8, wyłączania z materiałów
poszczególnych dokumentów, wykonywania fotokopii (kserokopii) lub odpisów bez
zgody archiwum lub składnicy akt, które materiały udostępniły. Przed
udzieleniem zezwolenia na te czynności archiwum lub składnica akt porozumiewa
się z jednostką (komórką) organizacyjną, która materiały złożyła w archiwum.
Po uzyskaniu zgody na wykonanie odpisów, mikrofilmów i fotokopii, należy do
materiałów dołączyć odpowiednią notatkę. W przypadku likwidacji jednostki
taką zgodę wydaje kierownik archiwum lub składnicy akt. Potrzeba uzyskania
zezwolenia wymagana jest w stosunku do akt określonych w § 21 ust. 2.
§ 38.
Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt resortu spraw wewnętrznych
i administracji mogą być udostępnione do celów naukowo-badawczych,
publicystycznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych
interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli.
§ 39.
1. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji bądź osoby przez niego
upoważnione mogą wyrazić zgodę na udostępnianie osobom prawnym i fizycznym
dla celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, akt przechowanych we
wszystkich archiwach resortu spraw wewnętrznych i administracji-
2. Udostępnianie cudzoziemcom, dla celów naukowo-badawczych, publicystycznych
i innych, akt przechowywanych w archiwach (składnicach akt) resortu spraw
wewnętrznych i administracji odbywa się każdorazowo na podstawie decyzji
Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji bądź upoważnionej przez niego
osoby.
3. Udostępnianie akt dla celów innych niż naukowo-badawcze wymaga od osoby
ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.
§ 40.
1. Akta archiwalne sprzed lat trzydziestu, w zależności od miejsca
przechowywania, udostępniają, odpowiednio:
1) Dyrektor Archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
2) Komendant Główny Policji,
3) Komendant Główny Straży Granicznej,
4) Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej,
2. Osoby wymienione w ust. 1 udostępniają materiały archiwalne, jeżeli:
1) nie zawierają wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową;
2) zawierały wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową, lecz
obecnie nie wymagają ochrony przewidzianej przepisami ustawy z dnia 22
stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95), a
ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczypospolitej Polskiej, z
zastrzeżeniem ust. 6.
3. Udostępnieniu podlegają:
1) akta operacyjne,
2) akta śledcze,
3) akta osobowe, w tym również akta postępowań dyscyplinarnych,
4) akta i materiały administracyjne,
5) ewidencja archiwalna (inwentarze i kartoteki).
4. W szczególności udostępnieniu podlegają materiały archiwalne i
dokumentacja niearchiwalna sprzed lat trzydziestu, wymienione w załączniku nr
20.
5. Z dniem 1 stycznia każdego roku przesunięciu o jeden rok naprzód ulega
końcowa data okresu z którego materiały archiwalne podlegają udostępnieniu
przez osoby wymienione w ust. 1.
6. Udostępnianie w tym trybie dokumentacji innej niż określona w ust. 3 i 4
zawierającej informacje niejawne wymaga uprzedniej decyzji Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji bądź osoby przez niego upoważnionej.
7. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych powinien zawierać:
1) temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania,
2) dane osobowe ubiegającego się, nazwę instytucji, której lub na rzecz
której praca jest realizowana.
§ 41.
1. Wiadomości uzyskane z udostępnianej dokumentacji nie mogą być
wykorzystywane w sposób lub w celach naruszających obowiązujące prawo.
2. Archiwa, udostępniając dokumentację, nie potwierdzają prawdziwości
wiadomości w nich zawartych. W związku z tym osoby zapoznające się z tymi
materiałami dla celów naukowo-badawczych lub ze względu na swój interes
prawny powinny być poinformowane o odpowiedzialności wynikającej z przepisów
prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z
udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste. Osoba, której
udostępnia się dokumentację potwierdza podpisem przyjęcie tej informacji do
wiadomości. Wzór informacji stanowi załącznik nr 19.
§ 42.
Dla celów naukowo-badawczych i innych akta udostępnia się wyłącznie na
miejscu w archiwum (składnicy akt) w obecności jego pracownika
(funkcjonariusza).
§ 43.
Szczegółowe zasady udostępniania akt dla celów naukowo-badawczych i innych w
resorcie spraw wewnętrznych i administracji określają odrębne przepisy
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
WYKAZ
Rodzajów materiałów sprzed lat trzydziestu, o których udostępnianiu – bez
względu na klauzulę tajności – decyduje Komendant Główny Policji
I. Dokumenty nie oznaczone klauzulami poufne, tajne, ściśle tajne znajdują
się w teczkach oznaczonych tymi klauzulami .
II. Informacje jawne sporządzone na podstawie dokumentów oznaczonych
klauzulami poufne, tajne, ściśle tajne.
III. Materiały związane z postępowaniem karnym, a w szczególności:
1) postanowienie o:
- wszczęciu dochodzenia, śledztwa,
- umorzeniu dochodzenia, śledztwa,
- zamknięciu postępowania przygotowawczego,
- zatrzymaniu (nakaz, rozkaz)
- zwolnieniu z więzienia ( nakaz),
- przedłużeniu aresztu,
- przeprowadzeniu przeszukania (rewizja)
- przeprowadzeniu wizji lokalnej,
- przepadku rzeczy na rzecz skarbu Państwa;
2) protokół z:
- przesłuchań, zeznań, wyjaśnień, konfrontacji, okazania,
- oględzin, wizji lokalnej, przeszukań (rewizji),
- przeprowadzenia eksperymentu,
- otwarcia przesyłki i korespondencji,
- rozprawy i posiedzenia,
- zaznajomienia podejrzanego z materiami zebranymi w postępowaniu
przygotowawczym;
3) karta osadzenia w więzieniu;
4) zdjęcie więźnia;
5) kwit depozytowy, depozyt;
6) zapytanie o karalność;
7) ankieta personalna;
8) opinia biegłego
9) akt oskarżenia i wyrok;
10) rewizja od wyroku;
11) wnioski i prośby o ułaskawienia
12) dane z wywiadu środowiskowego
13) notatka urzędowa (służbowa).
IV. Korespondencja manipulacyjna.
V. Protokoły z narad i odpraw kierownictwa.
VI. Plany i sprawozdania.
VII. Rozkazy personalne.
VIII. Rozkazy, zarządzenia, instrukcje, dyrektywy, wytyczne, decyzje, pisma
okólne, okólniki oraz inne pisma nie nazwane regulujące funkcjonowanie
resortu spraw wewnętrznych.
IX. Struktury organizacyjne.
X. Etaty jednostek organizacyjnych.
XI. Akta oficerskich sądów honorowych.
XII. Materiały przejęte przez resort spraw wewnętrznych a wytworzone przez
inne organizacje i jednostki organizacyjne.
XIII. Raporty, notatki z przeprowadzonych kontroli służbowych.
XIV. Wykazy statystyczne, które nie wchodzą w zakres sprawozdawczości.
XV. Plany przedsięwzięć, raporty i meldunki z ich wykonania.
XVI. Ankiety ujawnień.
XVII. Poufny przegląd inwigilacyjny (dotyczy osób poszukiwanych).
XVIII. Akta dyscyplinarne zwolnionych funkcjonariuszy.
XIX. Biuletyny zawierające np.: informacje dzienne, meldunki sytuacyjne. |
