Dz.Urz.MON.2017.226
Dz.Urz.MON.2019.137
ZARZĄDZENIE Nr 58/MON
MINISTRA OBRONY
NARODOWEJ
z dnia 11 grudnia 2017 roku
w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
|
|
|
|
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z 2017 r.
poz. 935) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.
Zarządzenie określa:
1) sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych i innych
komórek odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, z
wyłączeniem kancelarii kryptograficznych oraz stacji kryptograficznych;
2) podstawowe zadania kierownika kancelarii oraz innej niż kancelaria
komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów
niejawnych;
3) wzory urządzeń ewidencyjnych;
4) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych;
5) ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych.
§ 2.
Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa – ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji
niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 935);
2) dekretacja – adnotację umieszczoną na materiale lub do niego
dołączoną, wraz z datą i czytelnym podpisem osoby sporządzającej, w tym
w elektronicznym obiegu dokumentów, zawierającą wskazanie wykonawcy,
wyznaczonego do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do
terminu i sposobu załatwienia sprawy;
3) elektroniczny obieg dokumentów (EOD) – proces rejestrowania,
przechowywania, obiegu, udostępniania i wytwarzania dokumentów w postaci
elektronicznej, realizowany w jednostce organizacyjnej przy
wykorzystaniu systemu informatycznego;
4) jednostka organizacyjna – Ministerstwo Obrony Narodowej, zwane dalej
„Ministerstwem”, jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony
Narodowej lub przez niego nadzorowaną;
5) kancelaria – kancelarię tajną w rozumieniu art. 42 ust. 1 ustawy,
inną komórkę odpowiedzialną za przetwarzanie materiałów niejawnych w
rozumieniu art. 44 ust. 1 ustawy lub punkt ewidencyjny;
6) kancelaria tajna międzynarodowa – komórka, która obsługuje te
informacje niejawne międzynarodowe, wobec których wymagane jest
utworzenie odrębnego systemu kancelaryjnego, a jej zasady funkcjonowania
ustalają regulaminy zaakceptowane przez Krajową Władzę Bezpieczeństwa;
7) kierownik kancelarii – kierownik kancelarii tajnej, innej komórki
odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych lub punktu
ewidencyjnego, o których mowa w pkt 5 i 6;
8) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony
Narodowej w rozumieniu statutu Ministerstwa Obrony Narodowej wydanego na
podstawie art.10 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie
Ministra Obrony narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r.
poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138);
9) komórka właściwa do spraw ochrony informacji niejawnych – pion
ochrony informacji niejawnych w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy, w tym
w szczególności departament, oddział, zespół, wydział, sekcję ochrony
informacji niejawnych lub inną właściwą dla struktury jednostki
organizacyjnej;
10) Pełnomocnik Ministra – Pełnomocnik Ministra Obrony Narodowej do
Spraw Ochrony Informacji Niejawnych - Dyrektor Departamentu Ochrony
Informacji Niejawnych;
11) pieczęć – pieczęcie w rozumieniu decyzji Nr 377/MON Ministra Obrony
Narodowej z dnia 12 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia do
użytku „Instrukcji o pieczęciach używanych w resorcie obrony narodowej”
(Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 315 oraz z 2013 r. poz. 364);
12) poufność, integralność i dostępność informacji niejawnej – atrybuty
bezpieczeństwa informacji niejawnych zgodnie z § 2 pkt 1-3
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków
bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji
niejawnych (Dz. U. poz. 683 oraz z 2017 r. poz. 522);
13) pełnomocnik – szef komórki właściwej do spraw ochrony informacji
niejawnych – pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych w
rozumieniu art. 14 ust. 2 ustawy;
14) wykonawca – osobę wykonującą zadania związane z dostępem do
informacji niejawnych, posiadającą stosowne uprawnienia dostępu do tych
informacji;
15) pracownik (personel) kancelarii – osoba, która zgodnie z zakresem
obowiązków wykonuje czynności w kancelarii.
Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii
tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek odpowiedzialnych za
przetwarzanie materiałów niejawnych
§ 3.
1. W celu właściwego rejestrowania, przechowywania, obiegu,
udostępniania i wydawania uprawnionym wykonawcom materiałów niejawnych,
kierownik jednostki organizacyjnej tworzy kancelarię tajną w rozumieniu
art. 42 ustawy.
2. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi, kierownik
jednostki organizacyjnej, może dodatkowo utworzyć, inne niż kancelaria
tajna etatowe komórki odpowiedzialne za przetwarzanie materiałów
niejawnych w rozumieniu art. 44 ustawy, z zastrzeżeniem § 23.
3. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej więcej niż
jednej komórki, o których mowa w ust. 1 i 2, można utworzyć w strukturze
komórki właściwej do spraw ochrony informacji niejawnych dodatkową
komórkę lub dodatkowe stanowisko(a) do zarządzania komórkami, o których
mowa w ust. 1 i 2.
§ 4.
Kierownik jednostki organizacyjnej może utworzyć punkty ewidencyjne,
przeznaczone do przetwarzania materiałów do klauzuli „poufne” lub
„zastrzeżone”. Zasady przetwarzania w nich informacji niejawnych
reguluje w dokumentach wydanych zgodnie z art. 43 ust. 3 lub 5 ustawy.
§ 5.
1. Kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej, zapewniając realizację
celu określonego w art. 43 ustawy, organizuje i zapewnia funkcjonowanie
komórek, o których mowa w § 3 i § 4, poprzez:
1) właściwą strukturę organizacyjną uwzględniającą następujące elementy:
a) zdolność kancelarii do zabezpieczenia funkcjonowania jednostki
organizacyjnej w czasie pokoju, kryzysu i wojny, a także użycia lub
pobytu jej poza granicami państwa,
b) liczbę personelu dostosowaną do uwarunkowań wynikających ze stanów
określonych w lit. a, w szczególności pod kątem zapewnienia terminowego
obiegu oraz poufności i dostępności materiałów niejawnych;
c) wyznaczenie kierownika kancelarii, odpowiedzialnego za jej prawidłowe
funkcjonowanie;
2) możliwość utworzenia, w uzgodnieniu z pełnomocnikiem, punktów
ewidencyjnych określonych w § 4, w tym także poza komórką właściwą do
spraw ochrony informacji niejawnych. Postanowienia pkt 1 stosuje się
odpowiednio.
2. Kancelarie lokalizuje się w strefie ochronnej odpowiedniej do sposobu
i klauzuli przetwarzanych materiałów niejawnych oraz:
1) rozmieszcza się i przygotowuje w sposób zapewniający ochronę
przetwarzanych informacji niejawnych przed ich utratą, nieuprawnionym
dostępem, zniszczeniem lub naruszeniem ich integralności, biorąc pod
uwagę poziom zagrożeń;
2) wyposaża się w szczególności w urządzenia do przechowywania
materiałów niejawnych, odpowiednie do klauzul tajności oraz rodzajów i
gabarytów tych materiałów;
3) zabezpiecza się przed dostępem osób nieuprawnionych.
3. Personel komórek, o których mowa w § 2 pkt 5 i 6, wykonujący zadania
w tych komórkach, podlega szkoleniu specjalistycznemu, określonemu w
rozporządzeniu Ministra Obrony Narodowej wydanym na podstawie art. 18
ust. 1 ustawy.
§ 6.
1. Dopuszcza się, za zgodą kierownika jednostki (komórki)
organizacyjnej, przetwarzanie materiałów jawnych w komórkach, o których
mowa w § 3 i § 4, pod warunkiem prowadzenia ewidencji w odrębnych
dziennikach ewidencyjnych i fizycznego ich rozdzielenia od materiałów
niejawnych. Zasady przetwarzania materiałów jawnych w tym przypadku
określa kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej.
2. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, w zakresie odrębności
ewidencjonowania i przetwarzania, nie dotyczą materiałów jawnych
związanych z funkcjonowaniem kancelarii.
3. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, w zakresie fizycznego
rozdzielenia materiałów jawnych od niejawnych, nie dotyczą kompletowania
materiałów tworzących akta sprawy.
§ 7.
1. Obsługa jednostek organizacyjnych, w przypadku braku posiadania przez
nie zdolności do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „ściśle
tajne” lub „tajne”, odbywa się na podstawie zawartego porozumienia
pomiędzy jednostką obsługiwaną i jednostką obsługującą, zgodnie z art.
42 ust. 3 ustawy, a ponadto po spełnieniu łącznie warunków:
1) ewidencję materiałów niejawnych prowadzi się w sposób pozwalający na
jednoznaczną identyfikację jednostki organizacyjnej;
2) dokumenty poszczególnych jednostek organizacyjnych są fizycznie od
siebie oddzielone, ewidencjonowane w odrębnych urządzeniach
ewidencyjnych i kompletowane zgodnie z Jednolitymi Rzeczowymi Wykazami
Akt, zwanymi dalej „JRWA”, obowiązującymi w tych jednostkach
organizacyjnych;
3) kancelaria jednostki organizacyjnej obsługującej posługuje się
wyłącznie własnymi pieczęciami do oznakowania materiałów.
2. W porozumieniu, o którym mowa w ust. 1, ustala się w szczególności
sposób ewidencjonowania, udostępniania, kontroli oraz postępowania w
wypadku naruszeń przepisów ochrony informacji niejawnych i określa
zasady finansowania kancelarii, jak również cały zakres obsługi
adekwatny do potrzeb, w tym czy lub w jakim zakresie dotyczy ono czasu
kryzysu i wojny.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, gdy obsługiwane jednostki
organizacyjne zlokalizowane są poza strefą ochronną, w której znajduje
się kancelaria, mają one dostęp do dokumentów niejawnych o klauzuli
"ściśle tajne", "tajne" wyłącznie w pomieszczeniach kancelarii.
Postępowanie w tym zakresie z dokumentami o klauzuli "poufne" wynika z
regulacji wydanej zgodnie z art. 43 ust 3 ustawy.
§ 8.
1. Na czas kryzysu i wojny, a także użycia lub pobytu Sił Zbrojnych
Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, mogą funkcjonować
kancelarie zorganizowane na potrzeby innych jednostek organizacyjnych
lub struktur funkcjonalnych, z uwzględnieniem § 7.
2. Organizacja kancelarii, o których mowa w ust. 1, może dotyczyć
przygotowania infrastruktury i wyposażenia kancelarii lub świadczenia
kompleksowej obsługi kancelaryjnej.
3. Zadania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii, o których
mowa w ust. 1, określa właściwy przełożony.
4. Dokumentacja wytworzona podczas działań, o których mowa w ust. 1,
przekazywana jest niezwłocznie po ich zakończeniu do właściwych
jednostek organizacyjnych.
§ 9.
Na potrzeby jednostek nowoformowanych przepisy § 8 stosuje się
odpowiednio.
§ 10.
1. W razie trwałego zaprzestania działalności (likwidacji,
rozformowania, przeformowania) jednostki (komórki) organizacyjnej
przeprowadza się postępowanie likwidacyjne materiałów niejawnych,
zgodnie z zarządzeniem wydanym na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z
dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.
U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086).
2. Za realizację zadania, o którym mowa w ust. 1, odpowiada kierownik
likwidowanej jednostki (komórki) organizacyjnej, który planuje proces
postępowania likwidacyjnego z takim wyprzedzeniem, aby jego zakończenie
nastąpiło najpóźniej w ostatnim dniu funkcjonowania jednostki (komórki)
organizacyjnej.
3. Sposób postępowania w przypadku trwałego zaprzestania działalności
komórki organizacyjnej, zespołu lub struktury funkcjonalnej określa
Minister Obrony Narodowej lub osoba przez niego upoważniona.
§ 11.
1. Kierownik jednostki organizacyjnej może określić inny niż w
niniejszym zarządzeniu sposób i tryb przetwarzania informacji
niejawnych, pod warunkiem zapewnienia realizacji celów określonych w
ustawie i zarządzeniu, po zaakceptowaniu ryzyk związanych z
odstępstwami.
2. Zastosowanie odstępstw, o których mowa w ust. 1, jest dopuszczalne
wyłącznie w razie okoliczności trudnych do przewidzenia, w czasie
kryzysu lub wojny, a także użycia lub pobytu Sił Zbrojnych
Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, w których typowe
sposoby ochrony materiałów niejawnych mogą być niemożliwe do
wykorzystania lub ich użycie pogorszy bezpieczeństwo informacji.
3. Zgodę na odstępstwa dokumentuje się w odpowiednim do szczebla
dowodzenia/kierowania dokumencie decyzyjnym.
4. W warunkach bojowych, kiedy kontakt z kierownikiem jednostki
organizacyjnej jest niemożliwy lub może spowodować zagrożenie, sposób
przetwarzania materiałów niejawnych, do zniszczenia włącznie, określa
dowódca pododdziału (równorzędny) lub wykonawca dysponujący materiałem.
§ 12.
Materiały zdobyte w czasie działań bojowych rejestruje się w oddzielnym
„Dzienniku ewidencyjnym” oraz ochrania jak dokumenty niejawne.
Rozdział 3
Zadania kierownika kancelarii oraz innej niż
kancelaria tajna komórki odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów
niejawnych
§ 13.
Kierownik kancelarii w odniesieniu do materiałów podlegających
rejestracji w kancelarii zapewnia w szczególności ich właściwe
rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie uprawnionym osobom, a
do jego obowiązków należy:
1) prawidłowa realizacja zadań przez kancelarię;
2) zapewnienie rozliczalności materiałów niejawnych;
3) nadzór nad obiegiem materiałów niejawnych;
4) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych wyłącznie osobom
uprawnionym, zgodnie z § 19 ust. 2;
5) egzekwowanie zwrotu materiałów;
6) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania
materiałów;
7) gromadzenie dokumentów zgodnie z przepisami o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach oraz z dekretacjami wykonawców odpowiedzialnych
za załatwienie sprawy;
8) prowadzenie, w wersji papierowej lub elektronicznej, we
współdziałaniu ze wskazaną przez pełnomocnika osobą właściwą w zakresie
fizycznej ochrony informacji niejawnych, „Wykazu osób upoważnionych do
dostępu do informacji niejawnych”, zawierającego dane określone w
załączniku nr 1 do zarządzenia.
§ 14.
1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii,
dokumentuje się protokołem.
2. W protokole, o którym mowa w ust. 1, wyszczególnia się:
1) podstawę prawną przekazania obowiązków;
2) nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano
sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów niejawnych pozostających na
ewidencji kancelarii oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach;
3) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności stanu faktycznego
dokumentów niejawnych ze stanem ewidencyjnym;
4) ewentualne uwagi osoby przyjmującej.
3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w obecności osoby
zdającej i przyjmującej obowiązki. Protokół zdania i objęcia obowiązków
podpisują przekazujący i przyjmujący obowiązki. Z protokołem, przed
zatwierdzeniem przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej
zapoznaje się pełnomocnik, a w przypadku komórek, o których mowa w § 4,
również przełożony tej komórki. Jeden egzemplarz protokołu ujmuje się na
ewidencji i przechowuje w przekazywanej kancelarii.
4. W przypadku okresowej nieobecności kierownika kancelarii, obowiązki
pełni zastępca kierownika kancelarii lub pracownik tej kancelarii.
5. Na czas okresowej nieobecności kierownika kancelarii, pełnomocnik
może nakazać protokolarne przekazanie obowiązków, osobom, o których mowa
w ust. 4 lub 9.
6. W razie niemożności osobistego przekazania obowiązków przez osobę
wymienioną w ust. 1, czynności przekazania wykonuje komisja powołana
przez kierownika jednostki organizacyjnej, z zastrzeżeniem ust. 8.
7. Komisja może być powołana również na wniosek osoby przyjmującej lub
przekazującej obowiązki kierownika kancelarii.
8. W Ministerstwie komisję, o której mowa w ust. 6, powołuje Pełnomocnik
Ministra.
9. W przypadku braku możliwości powierzenia obowiązków kierownika
kancelarii osobie z obsady kancelarii, obowiązki służbowe przejmuje
osoba posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz szkolenie
specjalistyczne, o którym mowa w § 5 ust. 3, wyznaczona rozkazem
dziennym lub decyzją kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej.
10. Kierownik kancelarii przekazuje protokolarnie zastępującej go
osobie, o której mowa w ust. 9, wyłącznie urządzenia ewidencyjne i
materiały niezbędne do prowadzenia bieżącej pracy kancelarii. Szafy z
pozostałymi dokumentami niejawnymi zamyka i oznakowuje w sposób
jednoznacznie identyfikujący kierownika kancelarii.
Rozdział 4
System ewidencji
§ 15.
1. W celu zapewnienia rozliczalności materiałów niejawnych w jednostkach
organizacyjnych, w których prowadzony jest więcej niż jeden "Rejestr
dzienników ewidencji i teczek", o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, można
prowadzić „Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek", zwany dalej
„Wykazem RTD”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
2. Za nadzór nad prowadzeniem „Wykazu RTD” odpowiada pełnomocnik lub
osoba przez niego wyznaczona.
3. „Wykaz RTD” prowadzi się w postaci papierowej i opatruje adnotacją
o liczbie stron, poświadczoną podpisem pełnomocnika oraz pieczęcią
urzędową jednostki (komórki) organizacyjnej.
4. W Ministerstwie zakłada się „Wykaz RTD” odrębny dla każdej
kancelarii.
5. W „Wykazie RTD” ujmuje się w kolejności chronologicznej wszystkie
„Rejestry dzienników ewidencji i teczek”, w których rejestruje się
materiały niejawne.
§ 16.
1. W kancelarii, w zależności od potrzeb prowadzi się następujące
urządzenia ewidencyjne:
1) „Rejestr dzienników ewidencji i teczek”, zwany dalej „RTD”;
2) „Dziennik ewidencyjny”;
3) „Wykaz przesyłek nadanych”;
4) „Książkę doręczeń przesyłek miejscowych”;
5) „Rejestr wydanych przedmiotów”, zwany dalej „RWP”;
6) „Książkę ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i
standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych”, zwaną dalej „Książką
ewidencji wydawnictw”, której wzór określa załącznik nr 3 do
zarządzenia;
7) „Kartotekę wydanych dokumentów”, w skład której wchodzą:
a) „Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów”, zwany dalej „Skorowidzem
RWD”, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
b) „Rejestr wydanych dokumentów”, zwany dalej „RWD”, którego wzór
określa załącznik nr 5 do zarządzenia.
8) „Książkę depozytu materiałów niejawnych”, zwaną dalej „Książką
depozytu”, której wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia.
2. W celu zapewnienia możliwości ustalenia kto zapoznał się z dokumentem
o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” prowadzi się „Kartę zapoznania się
z dokumentem”. Można prowadzić „Kartę zapoznania się z dokumentem” dla
materiałów o klauzuli "poufne".
3. Wzory urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, oraz
wzór „Karty zapoznania się z dokumentem” określa rozporządzenie wydane
na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy.
4. W przypadku funkcjonowania w jednostce organizacyjnej elektronicznego
obiegu dokumentów zachowuje się zdolność do kontynuowania ewidencji w
papierowych urządzeniach ewidencyjnych na wypadek awarii systemu
ewidencji elektronicznej.
5. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji
niejawnych, zezwala się na prowadzenie innych urządzeń ewidencyjnych,
niż wymienione w ust.1.
6. Zachowując cel określony w § 15 ust. 1, w sytuacjach opisanych w § 11
i § 21, dopuszcza się zastosowanie innego systemu ewidencyjnego, niż
opisany w niniejszym zarządzeniu.
§ 17.
1. Do ewidencji wydawnictw, czasopism wojskowych, dokumentacji
technicznej, standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych zawierających
informacje niejawne prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
1) „Książkę ewidencji wydawnictw”, o której mowa w § 16 ust. 1 pkt 6;
2) „Kartotekę czytelnika”, w skład której wchodzą:
a) „Skorowidz kart czytelnika”, zwany dalej „Skorowidzem”, którego wzór
określa załącznik nr 10 do zarządzenia,
b) „Karta czytelnika”, której wzór określa załącznik nr 11 do
zarządzenia,
c) „Karta wydawnictwa”, której wzór określa załącznik nr 12 do
zarządzenia;
3) „Kartę zapoznania się z dokumentem”, o której mowa w § 16 ust. 2.
2. „Karta czytelnika” służy do dokumentowania faktu pobrania i zwrotu
wydawanych przez kancelarię wydawnictw, o których mowa w ust. 1.
3. W „Karcie wydawnictwa” dokumentuje się obieg materiałów niejawnych
wydawanych przez kancelarię. Karta pozwala na ustalenie liczby i numerów
egzemplarzy wydawnictw pozostających w kancelarii oraz wypożyczonych, a
także osób, które je pobrały.
4. Można odstąpić od prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, o których mowa
w ust. 1 pkt 1 i 2, w przypadku funkcjonowania informatycznego systemu
ewidencji wydawnictw, zapewniającego realizację celu określonego w ust.
2 i 3. W przypadku niewielkiego zasobu bibliotecznego dopuszcza się, by
ewidencja wypożyczenia i zwrotu wydawnictw prowadzona była w oparciu o
karty „RWD”.
5. Wydawnictwa niejawne kancelaria wydaje na podstawie pisemnego
upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki (komórki)
organizacyjnej lub osobę uprawnioną do dekretowania. Przykładowy wzór
upoważnienia określa załącznik nr 13 do zarządzenia. Osoby upoważnione
do wydawnictw mogą w szczególności zostać wymienione w dokumencie
decyzyjnym, właściwym do poziomu kierowania/dowodzenia.
§ 18.
Zasady prowadzenia urządzeń, o których mowa w § 15 – 17, określa
załącznik nr 14 do zarządzenia.
Rozdział 5
Sposób i tryb przetwarzania informacji
niejawnych
§ 19.
1. Informacje niejawne mogą być przetwarzane:
1) w systemach teleinformatycznych spełniających wymagania określone w
ustawie, w innych urządzeniach technicznych nie stanowiących takich
systemów lub odręcznie;
2) na "Informatycznych Nośnikach Danych", zwanych dalej „IND”, na
papierze lub innym materiale;
3) w dowolnej formie (obrazu, tekstu, dźwięku lub innych rodzajów
danych), na które pozwala stosowana technologia, w sposób zapewniający
poufność, integralność i dostępność informacji.
2. Materiały zawierające informacje niejawne mogą być udostępniane albo
przekazywane, z uwzględnieniem ust. 4:
1) wyłącznie wykonawcy posiadającemu stosowne poświadczenie
bezpieczeństwa, upoważnienie lub zgodę, o których mowa w art. 21 ust. 4
pkt 1, art. 34 ust. 5 lub 9 ustawy, oraz zaświadczenie o przeszkoleniu w
zakresie ochrony informacji niejawnych. Dotyczy to również udostępnienia
w procesie komisyjnego przeglądu, niszczenia lub brakowania materiałów
niejawnych;
2) na podstawie dekretacji: kierownika jednostki (komórki)
organizacyjnej, osoby przez niego upoważnionej do dekretowania lub
wykonawcy posiadającego dostęp do dokumentu. W elektronicznym obiegu
dokumentów, dekretacja zawiera dane jednoznacznie identyfikujące osobę
dokonującą dekretacji, a także znaczniki daty i czasu. Dekretacje
elektroniczne zapisywane są w komputerowych bazach dokumentów;
3) poza kancelarię, gdy pomieszczenie pracy wykonawcy jest zlokalizowane
we właściwej dla klauzuli dokumentu strefie ochronnej, a przechowywanie
dokumentu po godzinach służbowych – gdy pomieszczenie pracy spełnia
wymagania do przechowywania materiałów niejawnych;
4) za pośrednictwem kancelarii, w przypadku klauzuli "poufne", "tajne" i
"ściśle tajne".
3. Wykonawca, któremu udostępniono materiały niejawne na zasadach
określonych w ust. 2, ma obowiązek zachowania środków bezpieczeństwa
uniemożliwiających dostęp do tych materiałów osobom nieuprawnionym oraz
zwrócenia ich do kancelarii przed zakończeniem dnia pracy, gdy nie ma
warunków do ich przechowywania. Wykonawca do potwierdzenia faktu
pobrania oraz zwrotu materiału niejawnego wykorzystuje „Dziennik
wykonawcy”, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia.
4. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach kierownik jednostki (komórki)
organizacyjnej lub wykonawca przez niego upoważniony może, po
naniesieniu stosownej dekretacji, zapoznać z treścią dokumentu
niejawnego osobiście lub za pośrednictwem personelu kancelarii, osobę z
innej jednostki (komórki) organizacyjnej. Osoba, na rzecz której ma
nastąpić udostępnienie, jest zobowiązana przedstawić stosowne dokumenty
upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, a udostepniający
odpowiada za weryfikację tych uprawnień oraz ich odnotowanie do celów
kontrolnych. Dotyczy to również udostępnienia w trakcie odpraw, narad,
jak również w procesie prac komisji, kontroli, nadzoru, realizujących
zadania wynikające z odrębnych przepisów.
5. Materiały zawierające informacje niejawne skompletowane w teczkach
akt (spraw) są udostępniane lub przekazywane wykonawcy na podstawie
pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki (komórki)
organizacyjnej lub przez osobę uprawnioną przez niego do dekretowania.
Upoważnienie zawiera:
1) stopień, imię i nazwisko wykonawcy;
2) tytuł, numer i rok ewidencyjny teczki;
3) sposób udostępnienia: wgląd (dotyczy zapoznania w czytelni
kancelarii) lub wypożyczenie (dotyczy możliwości pobrania do pracy w
pomieszczeniu wykonawcy);
4) stopień, imię i nazwisko, nazwę stanowiska kierownika jednostki
(komórki) organizacyjnej (osoby wydającej upoważnienie) oraz datę i
podpis;
6. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 5, przechowuje się przez okres
określony kategorią archiwalną dla wypożyczonej teczki.
7. Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych w systemie
teleinformatycznym określa dokumentacja bezpieczeństwa systemu
teleinformatycznego.
§ 20.
1. Za budowę, zarządzanie, w tym wyznaczanie osób funkcyjnych i nadzór
nad eksploatacją systemu teleinformatycznego, odpowiada kierownik
jednostki (komórki) organizacyjnej, która go organizuje.
2. Dopuszcza się realizację czynności, o których mowa w ust. 1, przez
jednostkę organizacyjną na rzecz innej jednostki organizacyjnej, pod
warunkiem określenia tego w dokumentacji bezpieczeństwa.
3. W ramach jednego systemu teleinformatycznego jest dozwolone, w sposób
określony w dokumentacji tego systemu:
1) przetwarzanie informacji niejawnych jednostki organizacyjnej przy
wykorzystaniu zasobów teleinformatycznych innej jednostki
organizacyjnej;
2) udostępnianie pomiędzy jednostkami organizacyjnymi zasobów
teleinformatycznych, służących do przetwarzania informacji niejawnych.
4. Do zapisywania informacji niejawnych w postaci cyfrowej stosuje się
wyłącznie zarejestrowane niejawne, służbowe IND, które podlegają
ewidencji w "Rejestrze wydanych przedmiotów" w kancelarii właściwej dla
jednostki (komórki) organizacyjnej, za wyjątkiem przypadku określonego w
ust. 5.
5. Sprzęt wojskowy (SpW), którego konstrukcja uniemożliwia wyodrębnienie
IND, nie podlega ewidencji kancelaryjnej i pozostaje na ewidencji
określonej odrębnymi przepisami, właściwej dla danego typu SpW.
§ 21.
1. W razie planowania użycia jednostki organizacyjnej, wydzielonego
pododdziału (równorzędnego) lub pojedynczych osób do samodzielnych
działań bojowych, a także użycia (lub pobytu) ich poza granicami
państwa, kierownik jednostki organizacyjnej może, w uzgodnieniu z SKW,
określić inny niż w niniejszym zarządzeniu sposób i tryb przetwarzania
informacji niejawnych.
2. W przypadku podporządkowania jednostki organizacyjnej, pododdziału
lub osób, o których mowa w ust. 1, kierownikowi innej jednostki
organizacyjnej, sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych ustala
kierownik jednostki, któremu podporządkowano te podmioty, o ile nie
ustalono innego sposobu działania.
3. W przypadku podporządkowania jednostki organizacyjnej, pododdziału
lub osób, o których mowa w ust. 1, dowódcy innej jednostki
organizacyjnej będącemu cudzoziemcem, sposób i tryb przetwarzania
informacji niejawnych w międzynarodowych relacjach dowodzenia/kierowania
ustalają umowy międzynarodowe oraz właściwe porozumienia techniczne w
sprawie organizacji ochrony informacji niejawnych.
4. Za ochronę informacji niejawnych odpowiada dowódca jednostki
organizacyjnej, dowódca pododdziału lub osoba, o których mowa w ust. 1.
5. Fakt czasowego ubycia (przekazania) sprzętu wojskowego, stanowiącego
lub zawierającego informacje niejawne, poza jednostkę organizacyjną, w
tym także poza granice państwa, dokumentuje się w:
1) sporządzonym protokole;
2) wykonanej asygnacie;
3) innym sporządzonym na tę okoliczność dokumencie.
§ 22.
Materiały ćwiczebne zawierające informacje niejawne przetwarza się na
ogólnych zasadach z uwzględnieniem wytycznych w sprawie ochrony
informacji niejawnych wydawanych do ćwiczenia. Na materiałach, pod
klauzulą tajności nanosi się kryptonim ćwiczenia, a jeśli ćwiczenie nie
ma kryptonimu, opis „ćwiczebne”.
§ 23.
1. W jednostkach organizacyjnych, w których są przetwarzane niejawne
dokumenty planowania operacyjnego, mobilizacyjnego i gotowości bojowej
można tworzyć dodatkową kancelarię tajną i zatrudnić jej kierownika.
2. W jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w których nie
utworzono dodatkowych kancelarii tajnych należy wydzielić do
przechowywania dokumentów planowania operacyjnego, mobilizacyjnego i
gotowości bojowej w ramach kancelarii tajnej, dodatkowe pomieszczenie
lub urządzenia do przechowywania materiałów niejawnych.
3. W celu zapewnienia szczególnej ochrony materiałów planowania
operacyjnego, mobilizacyjnego i gotowości bojowej:
1) materiały rejestruje się w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych,
które prowadzi się do zakończenia obowiązywania danego planu;
2) za pisemną zgodą kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej (ujętą
w rozkazie dziennym lub innym dokumencie decyzyjnym), dokumenty niejawne
wydaje się poza kancelarię tajną na czas niezbędny do ich opracowania i
aktualizacji;
3) przekazywanie lub udostępnianie materiałów niejawnych dotyczących
planowania operacyjnego następuje na podstawie wykazu osób upoważnionych
do prac z tymi dokumentami.
4. Szczegółowe zasady postępowania z dokumentami, o których mowa w ust.
1, określa w formie pisemnej kierownik jednostki (komórki)
organizacyjnej.
5. W jednostkach (komórkach) organizacyjnych, w których przetwarzane są
niejawne materiały planowania obronnego, ich ewidencję prowadzi się w
odrębnych dziennikach ewidencyjnych. Sposób postępowania z tymi
dokumentami określa kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej.
§ 24.
1. Wykorzystane materiały niejawne, przetwarzane w jednostce (komórce)
organizacyjnej podlegają, z uwzględnieniem przepisów o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach:
1) skompletowaniu, według JRWA;
2) przekazaniu do archiwum, następcy prawnemu lub wskazanej jednostce
(komórce) organizacyjnej;
3) zwrotowi do nadawcy, jeżeli określono taki sposób postępowania;
4) brakowaniu;
5) bieżącemu niszczeniu.
2. W przypadku funkcjonowania w jednostce (komórce) organizacyjnej
elektronicznego obiegu dokumentów, niejawne dokumenty przechowywane w
komputerowych bazach dokumentów nie podlegają niszczeniu.
3. Materiały, o których mowa w ust. 1 pkt 4, po uzyskaniu zezwolenia
wydanego przez dyrektora właściwego archiwum, niszczy co najmniej
trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki
(komórki) organizacyjnej, sporządzając protokół zniszczenia dokumentacji
niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia.
4. Bieżącemu niszczeniu podlegają materiały niejawne:
1) na których wytwórca wydał dyspozycje o zniszczeniu, po ich
wykorzystaniu;
2) materiały niejawne ujęte na ewidencji w „Książce ewidencji
wydawnictw”, z uwzględnieniem ust. 10;
3) ujęte na ewidencji w „RWD”, za wyjątkiem załączników odłączonych od
pism przewodnich, nie podlegających ewidencji w innych urządzeniach;
4) zakończone i rozliczone urządzenia ewidencyjne, nie podlegające
rejestracji w RTD, którym upłynął okres przechowywania;
5) ćwiczebne, nie posiadające znaczenia praktycznego dla jednostki
(komórki) organizacyjnej, ustalone w procesie rozliczania ćwiczenia;
6) przesyłane w celu aktualizacji baz danych lub jako wkład do opracowań
całościowych z zakresu planowania operacyjnego, mobilizacyjnego lub
gotowości bojowej, w tym materiały zdezaktualizowane, które były ujęte
na ewidencji planu mobilizacyjnego.
5. Niszczenie zakwalifikowanych materiałów niejawnych, o których mowa w
ust. 4, dokumentuje się w protokole, którego wzór określa załącznik nr
15 do zarządzenia oraz realizuje co najmniej trzyosobowa komisja,
powoływana okresowo przez kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej
lub komisja dokonująca kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu
dokumentów. W przypadku zakwalifikowanych do niszczenia zbiorów
materiałów, gdzie najwyżej sklasyfikowany dokument oznaczony jest
klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”, niszczenie odbywa się zgodnie z
zasadami określonymi przez kierownika jednostki organizacyjnej w
dokumentach, o których mowa odpowiednio w art. 43 ust. 3 lub ust. 5
ustawy.
REKLAMA |
Worek kancelaryjny ONE-200-U |
|
Worek służący do
przechowywania dokumentów wstępnie
zniszczonych w kancelarii. Wykonany z
plavilu 650 g/m2 - tkanina nośnik
pokryta syntetykami. Posiada 2
poprzeczne uchwyty boczne. Zaciągany na
sznurek fi 4 mm + stoper przez oczka fi
10 /zamiast sznurka można stosować
plomby - do nabycia w dziale
PLOMBOWANIE/. Podstawa okrągła 540 mm x
540 mm x wys. 880 mm, pojemność 200 l
(od podstawy do oczek). Worek posiada
dodatkowe usztywnienie w postaci
wyjmowanego, lekkiego i wytrzymałego
stelaża Pri Plack, które powoduje, że
worek sztywno stoi pomimo minimalnego
wypełnienia /nie zagina się na boki/.
Kolor zielony.
szczegóły >>> |
|
|
6. Wykorzystane formularze z kodami niszczą odpowiednio:
1) kierownik kancelarii – kody dostępu do kancelarii i znajdujących się
w niej urządzeń do przechowywania dokumentów niejawnych oraz kody do
systemu alarmowego;
2) osoba odpowiedzialna za inne pomieszczenia niż kancelaria – kody
dostępu do pomieszczenia i znajdujących się w nim urządzeń do
przechowywania dokumentów niejawnych oraz kody systemu alarmowego;
3) osoba użytkująca urządzenie do przechowywania materiałów niejawnych –
kody dostępu do posiadanego urządzenia.
7. Fakt zniszczenia formularzy, o których mowa w ust. 6, potwierdza się
czytelnym podpisem w urządzeniu ewidencyjnym, w którym zostały
zarejestrowane.
8. Zakwalifikowane do zniszczenia papierowe materiały niejawne niszczy
się w sposób uniemożliwiający całkowite lub częściowe odtworzenie ich
treści i uznaje za zniszczone ostatecznie, przy czym:
1) materiały o klauzuli „zastrzeżone” niszczy się z wykorzystaniem
urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 2 mm bez
ograniczenia jego długości lub jego pole powierzchni nie przekracza 320
mm²;
2) materiały o klauzuli do „poufne” włącznie, niszczy się z
wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 6
mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 160 mm²;
3) materiały o klauzuli do „tajne” włącznie, niszczy się z
wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest nie większa niż 2
mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 30 mm²;
4) materiały o klauzuli do „ściśle tajne” włącznie, niszczy się z
wykorzystaniem urządzeń, których szerokość ścinka jest mniejsza lub
równa 1 mm, a jego pole powierzchni nie przekracza 10 mm²;
5) dopuszcza się niszczenie dokumentów w specjalistycznych punktach
niszczenia dokumentów lub przez spalenie, a także innymi metodami
gwarantującymi niemożliwość odczytu informacji, pod warunkiem
zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy;
6) wydajność urządzeń, o których mowa w pkt 1-4, powinna w miarę
możliwości zapewnić zdolność do szybkiego zniszczenia materiałów
niejawnych w sytuacjach kryzysowych, stosownie do ilości zgromadzonego
zasobu;
7) o ile dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego nie
stanowi inaczej, wadliwe wydruki i projekty lub wersje powstałe w toku
prac nad dokumentem niejawnym, które nie zostały zaakceptowane przez
osoby uprawnione do ich podpisania, o klauzuli „tajne” i „ściśle tajne”
niszczy niezwłocznie, na zasadach określonych w pkt 3 - 4, wykonawca i
odpowiednio: kierownik kancelarii, zastępca kierownika kancelarii,
pracownik kancelarii lub administrator systemu teleinformatycznego. Fakt
zniszczenia materiału dokumentowany jest w Dzienniku Ewidencji
Wykonanych Dokumentów, zwanym dalej „DEWD”, o którym mowa w rozdziale
XIII załącznika nr 14 do zarządzenia. Wzór DEWD określa załącznik nr 8
do zarządzenia;
8) niszczenie dokumentów, o których mowa w pkt 7, oznaczonych klauzulą
„poufne” lub „zastrzeżone” regulują dokumenty, o których mowa
odpowiednio w art. 43 ust. 3 lub ust. 5 ustawy.
9. Regulacje ust. 2 i ust. 4-7 nie mają zastosowania w przypadku
zagrożenia przejęcia materiałów niejawnych przez osoby nieupoważnione w
sytuacji kryzysu, wojny lub innego stanu zagrożenia, a także użycia lub
pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa.
Osoba, która zniszczyła w ww. okolicznościach materiały niejawne będące
w jej posiadaniu, dokumentuje ten fakt niezwłocznie po uzyskaniu
możliwości wykonania tej czynności.
10. Procesem wycofywania wojskowych wydawnictw specjalistycznych
reguluje jednostka organizacyjna właściwa do zarządzania wydawnictwem
lub jej następca prawny.
11. Sposoby i procedury niszczenia niejawnych IND oraz informacji
utrwalonych na tych nośnikach określają odrębne przepisy.
§ 25.
1. Zezwala się na rozszycie teczki akt z podszytą dokumentacją i wyjęcie
niezbędnego dokumentu na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki
(komórki) organizacyjnej.
2. Czynności, o której mowa w ust. 1, dokonuje się na ostatniej stronie
teczki akt potwierdzonego czytelnym podpisem kierownika jednostki
(komórki) organizacyjnej i odciskiem pieczęci urzędowej.
3. Rozszycia teczki dokonuje kierownik kancelarii.
4. W przypadku wyłączenia na stałe dokumentu z teczki, w miejsce
wyłączonego dokumentu dołącza się stronę, na której dokonuje się
adnotacji: komu dokument przekazano, nr ewidencyjny dokumentu (po jego
ponownym ujęciu w ewidencji kancelaryjnej), liczbę stron, nr wykazu
przesyłek lub liczbę porządkową książki doręczeń, potwierdzone datą
dokonanych czynności oraz czytelnym podpisem osoby ich dokonującej.
5. Teczka akt, o której mowa w ust. 1, podlega ponownemu sprawdzeniu w
zakresie liczby stron w tej teczce przez komisję kontroli okresowej
ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów. Z czynności tych należy
sporządzić odpowiednie adnotacje na ostatniej stronie przedmiotowej
teczki akt oraz w protokole z tej kontroli.
§ 26.
Niejawne materiały archiwalne przed przekazaniem do archiwum należy
poddać przeglądowi w trybie art. 6 ust. 1-8 ustawy.
Rozdział 6
Sposób i tryb przetwarzania informacji
niejawnych międzynarodowych
§ 27.
1. Materiały zawierające informacje niejawne otrzymane z innych państw
lub organizacji międzynarodowych przetwarza się według reguł ustalonych
w porozumieniach dwustronnych i wielostronnych w sprawie wzajemnej
ochrony informacji niejawnych oraz w wytycznych Krajowej Władzy
Bezpieczeństwa w tym zakresie.
2. W sferze wojskowej kancelarie o statusie głównej kancelarii tajnej
międzynarodowej mogą udostępniać dokumenty niejawne międzynarodowe dla
wykonawców z jednostek organizacyjnych nieposiadających kancelarii
międzynarodowych lub punktów kontroli informacji niejawnych
międzynarodowych. Obsługa taka nie wymaga porozumienia, o którym mowa w
§ 7 ust. 2, a wykonawca musi przedstawić personelowi kancelarii stosowne
uprawnienia dostępu do tych informacji.
3. W ramach kancelarii tajnych można tworzyć, z zastrzeżeniem ust. 1,
punkty kontroli informacji niejawnych międzynarodowych.
Rozdział 7
Postanowienia końcowe
§ 28.
Zezwala się na prowadzenie urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w
zarządzeniu wskazanym w § 30, do wyczerpania zapasów, jednak nie dłużej
niż do dnia 31 grudnia 2020 r.
§ 29.
Zasady ewidencjonowania materiałów niejawnych nie dotyczą zbiorów
materiałów archiwalnych przekazanych do właściwych archiwów zgodnie z
ustawą, o której mowa w § 10 ust. 1.
§ 30.
Traci moc zarządzenie Nr 57/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 16
grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i
funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna
komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji
niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz
doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego (Dz. Urz. Min.
Obr. Nar. poz. 402).
§ 31.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.
ZAŁĄCZNIKI - (dostępne na CD)
Załącznik nr 1 - Wykaz
osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych
Załącznik nr 2 - Wykaz
rejestrów dzienników ewidencji i teczek
Załącznik nr 3 -
Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i
standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych
Załącznik nr 4 -
Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów
Załącznik nr 5 -
Rejestr wydanych dokumentów
Załącznik nr 6 -
Książka depozytu materiałów niejawnych
Załącznik nr 7 -
Protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
Załącznik nr 8 -
Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów
Załącznik nr 9 -
Dziennik wykonawcy
Załącznik nr 10 -
Skorowidz kart czytelnika
Załącznik nr 11 -
Karta czytelnika
Załącznik nr 12 -
Karta wydawnictwa
Załącznik nr 13 -
Upoważnienie do wypożyczenia wydawnictwa niejawnego
Załącznik nr 14 -
Zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz rejestrowania materiałów
niejawnych
Załącznik nr 15 -
Protokół zniszczenia materiałów niejawnych
|