INFORMACJA NIEJAWNA - ZARZĄDZENIE nr 51 Komendanta Głównego Straży Granicznej

ZARZĄDZENIE NR 51

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 7 września 2006 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych,
stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1.
Użyte w zarządzeniu określenia, oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708);

2) pion ochrony – wyodrębnioną, wyspecjalizowaną jednostkę (komórkę) organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych, o której mowa w art. 18 ust. 4 ustawy;

3) pełnomocnik ochrony – pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w art. 18 ust. 2 ustawy;

4) jednostka organizacyjna Straży Granicznej – Komendę Główną Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej z wyłączeniem Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu;

5) komórka organizacyjna – wydział, samodzielną sekcję, samodzielne stanowisko w komendzie oddziału Straży Granicznej oraz wydział, samodzielne stanowisko w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;

6) funkcjonariusz – funkcjonariusza Straży Granicznej;

7) pracownik – osobę zatrudnioną w Straży Granicznej.

8) kancelaria – kancelarię tajną, o której mowa w art. 50 ust. 2 ustawy;

9) kierownik kancelarii – funkcjonariusza lub pracownika pionu ochrony, wyznaczonego do kierowania kancelarią przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej na wniosek pełnomocnika ochrony;

10) pracownik kancelarii – każdego funkcjonariusza lub pracownika pionu ochrony pełniącego służbę (pracującego) w kancelarii oraz upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika spoza pionu ochrony, uprawnionego do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” w zakresie określonym upoważnieniem, wydanym przez właściwego pełnomocnika ochrony;

11) dokument – dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy;

12) materiał – materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy;

13) czynność kancelaryjna – pojedynczy element procesu wytwarzania lub obiegu dokumentu wykonywany przez pracownika kancelarii (np. zaewidencjonowanie dokumentu w dzienniku korespondencji, opakowanie przesyłki, udział w niszczeniu dokumentu itp.);

14) urządzenie ewidencyjne – książkę, wykaz, spis, rejestr, kartotekę o ustalonych rubrykach, służące do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne i umożliwiających kontrolę ich stanu i obiegu oraz formularze i druki wykorzystywane w trakcie wykonywania czynności kancelaryjnych.

Rozdział 2
Organizacja kancelarii

§ 2.
Kancelarię tworzy kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

§ 3.
1. Strukturę organizacyjną oraz stan etatowy kancelarii określa etat jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, na wniosek pełnomocnika ochrony.

§ 4.
1. Kancelaria, w przypadkach uzasadnionych względami organizacyjnymi, może mieć swoje oddziały, tworzone i funkcjonujące na zasadach i warunkach przewidzianych dla kancelarii.

2. Oddziałem kancelarii kieruje funkcjonariusz lub pracownik pionu ochrony, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, na wniosek pełnomocnika ochrony.

§ 5.
Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów w zakresie działania kancelarii;

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez podległych mu funkcjonariuszy i pracowników kancelarii;

3) dokonywanie i udział w kontrolach w zakresie postępowania z dokumentami oraz nadzór nad prowadzeniem urządzeń ewidencyjnych;

4) informowanie pełnomocnika ochrony o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów;

5) udostępnianie lub wydawanie dokumentów z zachowaniem postanowień ustawy i wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych;

6) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum;

7) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii.

§ 6.
Do podstawowych zadań pracownika kancelarii należy:

1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, przekazywanie, wysyłanie i udostępnianie dokumentów z zachowaniem postanowień ustawy i wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych;

2) udział w kontrolach w zakresie postępowania z dokumentami oraz właściwe prowadzenie urządzeń ewidencyjnych;

3) ewidencjonowanie zniesienia lub zmian klauzul tajności dokumentów w urządzeniach ewidencyjnych;

4) ochrona dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem;

5) informowanie bezpośredniego przełożonego o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów;

6) systematyczne porządkowanie posiadanego zasobu dokumentów oraz przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum.

§ 7.
1. Po zakończeniu pracy pracownik kancelarii jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia i zabezpieczenia szaf oraz pomieszczeń kancelarii.

2. Klucze od pomieszczeń i szaf zdaje się na przechowanie służbie ochrony (służbie dyżurnej).

3. Przechowywanie haseł, szyfrów kart kodowych, duplikatów kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w planie ochrony informacji niejawnych.

§ 8.
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii przekazanie obowiązków, urządzeń ewidencyjnych oraz dokumentów odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez zdającego i przyjmującego obowiązki.

2. Protokół zdawczo – odbiorczy sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden przekazywany jest właściwemu pełnomocnikowi ochrony, a drugi pozostaje w kancelarii.

3. Protokół zdawczo – odbiorczy powinien zawierać:

1) imię i nazwisko osoby przekazującej obowiązki kierownika kancelarii;

2) imię i nazwisko osoby przyjmującej obowiązki kierownika kancelarii;

3) datę przekazania;

4) numery poświadczeń bezpieczeństwa zdającego i przyjmującego obowiązki kierownika kancelarii z podaniem klauzuli tajności dostępu do informacji niejawnych oraz terminów ważności poświadczeń bezpieczeństwa;

5) wyszczególnienie przekazywanych urządzeń ewidencyjnych;

6) stwierdzenie zgodności stanu ilościowego przekazywanych urządzeń ewidencyjnych w porównaniu ze stanem faktycznym;

7) stwierdzenie zgodności dokumentów zaewidencjonowanych w przekazywanych urządzeniach ewidencyjnych w porównaniu ze stanem faktycznym;

8) wyszczególnienie nieprawidłowości dotyczących przekazywanych urządzeń ewidencyjnych i dokumentów;

9) podpisy osoby przekazującej obowiązki kierownika kancelarii oraz osoby przyjmującej obowiązki kierownika kancelarii.

§ 9.
1. Pełnomocnik ochrony do przekazania zadań kierownika kancelarii może powołać komisję.

2. Komisja, o której mowa w ust. 1, z wykonanych czynności sporządza szczegółowy protokół, w którym odzwierciedla stan ewidencyjny i faktyczny dokumentów zaewidencjonowanych w przekazywanych urządzeniach ewidencyjnych, a także wszelkie nieprawidłowości.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, podpisują członkowie komisji oraz osoba zdająca i przyjmująca obowiązki kierownika kancelarii.

4. Odmowa podpisania protokołu przez osobę zdającą obowiązki, albo jej nieobecność w służbie lub w pracy, nie wstrzymują przyjęcia obowiązków przez osobę przyjmującą obowiązki kierownika kancelarii.

§ 10.
1. Pod nieobecność kierownika kancelarii, po powiadomieniu właściwego pełnomocnika ochrony, jego obowiązki wykonuje inny, wyznaczony przez kierownika kancelarii lub jego bezpośredniego przełożonego, pracownik tej kancelarii, z zastrzeżeniem § 11.

2. W przypadku, gdy nieobecność kierownika kancelarii jest krótkotrwała, przekazanie obowiązków pracownikowi, o którym mowa w ust. 1, odbywa się z pominięciem protokołu, o którym mowa w § 8 ust. 1.

3. W przypadku, gdy nieobecność kierownika kancelarii jest długotrwała, przekazanie obowiązków kierownika kancelarii pracownikowi, o którym mowa w ust. 1, odbywa się na zasadach, o których mowa w § 8 lub 9.

§ 11.
1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach obowiązki kierownika kancelarii podczas jego nieobecności można powierzyć innemu pracownikowi lub funkcjonariuszowi pionu ochrony spełniającemu wymagania, o których mowa w art. 51 ustawy.

2. Przekazanie obowiązków funkcjonariuszowi lub pracownikowi, o którym mowa w ust. 1, odbywa się na zasadach określonych w § 8 lub § 9, niezależnie od czasu nieobecności kierownika kancelarii.

3. Pracownikowi albo funkcjonariuszowi, o którym mowa w ust. 1, w zależności od potrzeb, przekazuje się wszystkie urządzenia ewidencyjne, dokumenty i materiały kancelarii lub tylko ich część.

4. W przypadku przekazania pracownikowi lub funkcjonariuszowi, o którym mowa w ust. 1, części urządzeń ewidencyjnych i dokumentów posiadanych przez kancelarię, pozostałe urządzenia ewidencyjne i dokumenty gromadzi się w szafach metalowych na akta znajdujących się w kancelarii, zamyka i pieczętuje referentką bezpośredniego przełożonego kierownika kancelarii.

§ 12.
1. W placówkach i dywizjonach Straży Granicznej oraz w zamiejscowych komórkach organizacyjnych, a także w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wykonywanie czynności kancelaryjnych, związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności „poufne”, przez upoważnionych funkcjonariuszy lub pracowników spoza pionu ochrony.

2. Upoważnienia do wykonywania czynności, o których mowa w ust. 1, udziela pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej na wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej;

2) właściwego kierownika komórki organizacyjnej, komendanta placówki lub dywizjonu Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Właściwy pełnomocnik ochrony jednostki organizacyjnej Straży Granicznej prowadzi rejestr wydanych upoważnień.

§ 13.
1. Upoważniony do wykonywania czynności, o których mowa w § 12 ust 1, funkcjonariusz lub pracownik, w zakresie sposobu wykonywania tych czynności, realizuje wytyczne i zalecenia właściwego pełnomocnika ochrony.

2. Upoważniony funkcjonariusz lub pracownik, o których mowa w ust 1, w zakresie objętym upoważnieniem, ma takie same uprawnienia i obowiązki oraz ponosi taką samą odpowiedzialność jak pracownik kancelarii.

3. Obowiązki i uprawnienia wynikające z upoważnienia, o którym mowa w § 12 ust 2, muszą być ujęte w zakresie obowiązków i uprawnień upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika.

4. Do przekazania obowiązków przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika, o których mowa w ust. 1, innemu funkcjonariuszowi lub pracownikowi upoważnionemu do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” lub właściwej kancelarii, mają zastosowanie przepisy o przekazywaniu obowiązków kierownika kancelarii, bądź likwidacji kancelarii.

§ 14.
Wobec upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika, o których mowa w § 13, stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące kancelarii, kierownika kancelarii lub pracownika kancelarii.

Rozdział 3
Pomieszczenia kancelarii, wyposażenie i środki ochrony fizycznej

§ 15.
1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa, określonej odrębnymi przepisami, w miarę możliwości na piętrze, z wyłączeniem poddaszy.

2. Pomieszczenia kancelarii powinny być oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami o dużej wytrzymałości.

3. Wejście do kancelarii zabezpiecza się certyfikowanymi drzwiami antywłamaniowymi, wyposażonymi w co najmniej jeden zamek klasy „C”, lub obitymi blachą, wyposażonymi w co najmniej dwa zamki klasy „C”.

4. Okna kancelarii powinny być zabezpieczone przed włamaniem i obserwacją wnętrza kancelarii z zewnątrz.

5. Kancelarię wyposaża się w urządzenia i sprzęt, na który powinny składać się:

1) szafy metalowe certyfikowane służące do przechowywania dokumentów;

2) pojemniki lub worki służące do ewakuacji dokumentów w przypadku zagrożenia;

3) niszczarki przeznaczone do niszczenia dokumentów papierowych i elektronicznych nośników informacji;

4) kserokopiarka przeznaczona do wykonywania kopii z dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”;

5) barierki lub ściany działowe odgradzające stanowiska pracy pracowników kancelarii od interesantów;

6) elektroniczny system kontroli dostępu, z zastrzeżeniem ust. 6.

6. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się prowadzenie kontroli dostępu w formie rejestracji papierowej.

7. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko umożliwiające zapoznawanie się i pracę z dokumentami.

§ 16.
1. Pomieszczenia kancelarii, poza szafami, o których mowa w § 15 ust. 5 pkt 1, mogą być wyposażone w regały lub meble biurowe do przechowywania dokumentów pod warunkiem, że pomieszczenia te spełniają następujące wymagania:

1) nie posiadają otworów okiennych;

2) muszą być oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej, co najmniej konstrukcji murowanej cegły pełnej grubości:

a) 250 mm – ściany zewnętrzne, nośne,
b) 120 mm – ściany wewnętrzne, działowe;

3) wejście powinno być zabezpieczone certyfikowanymi drzwiami antywłamaniowymi, wyposażonymi w co najmniej dwa certyfikowane zamki klasy „C”;

4) jeśli wejście znajduje się poza pomieszczeniami kancelarii, powinno być ono pod stałym nadzorem telewizji przemysłowej.

§ 17.
1. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstępstwa od wymogów określonych w § 15 i w § 16.

2. Decyzję o ograniczeniu zastosowania odpowiednich zabezpieczeń podejmuje właściwy pełnomocnik ochrony na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.

3. Analiza ryzyka, o której mowa w ust. 2, powinna obejmować ocenę:

1) zagrożenia nieuprawnionego wtargnięcia osób na teren obiektów jednostki organizacyjnej Straży Granicznej z zamiarem uzyskania dostępu do dokumentów przechowywanych w pomieszczeniach kancelarii lub w innych pomieszczeniach;

2) zagrożenia dotarcia osób nieuprawnionych do pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty, bez wzbudzania alarmu;

3) zagrożenia sforsowania przez osoby nieuprawnione zabezpieczeń fizycznych pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty, bez wzbudzania alarmu;

4) zagrożenia sforsowania przez osoby nieuprawnione zabezpieczeń chroniących dokumenty wewnątrz pomieszczeń, bez wzbudzania alarmu;

5) w jakim czasie służby ochrony podejmą interwencję, w przypadku wzbudzenia alarmu związanego z próbą lub nieuprawnionym wtargnięciem do pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty.

§ 18.
Pomieszczenia, w których wykonywane są czynności kancelaryjne związane z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika, o których mowa w § 13, powinny spełniać wymagania przewidziane dla pomieszczeń kancelarii.

Rozdział 4
Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii

§ 19.
1. Dokumenty stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”, wytworzone w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej albo otrzymane przez tę jednostkę, ewidencjonuje się w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez pracowników kancelarii.

2. Do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w kancelarii zalicza się:

1) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych, zwany dalej „rejestrem dokumentacji”, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą, zwany dalej „dziennikiem korespondencji”, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) książkę ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych, której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

4) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą tajności: „ściśle tajne”, „tajne, „poufne”, zwany dalej „dziennikiem ewidencji wykonanych dokumentów”, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

5) kartotekę wydanych dokumentów w skład, której wchodzą:

a) skorowidz rejestrów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia,
b) rejestr wydanych dokumentów (karta), zwany dalej „RWD”, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

6) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

7) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia;

8) kartę zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą „ściśle tajne/tajne”, zwaną dalej „kartą zapoznania”, której wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia;

9) dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji, którego wzór określa załącznik nr 11 do zarządzenia;

10) metrykę elektronicznego nośnika informacji, zwaną dalej „metryką nośnika”, której wzór określa załącznik nr 12 do zarządzenia;

11) protokół brakowania/zniszczenia dokumentów manipulacyjnych kategorii „Bc”, zwany dalej „protokołem brakownia dokumentów”, którego wzór określa załącznik nr 13 do zarządzenia;

12) protokół brakowania akt, którego wzór określa załącznik nr 14 do zarządzenia;

13) spis akt przekazanych, którego wzór określa załącznik nr 15 do zarządzenia;

14) spis zawartości teczki/ depozytu, zwany dalej „spisem zawartości”, którego wzór określa załącznik nr 16 do zarządzenia;

15) przegląd dokumentów zbioru, którego wzór określa załącznik nr 17 do zarządzenia;

16) spis spraw zawartych w teczce, zwany dalej „spisem spraw”, którego wzór określa załącznik nr 18 do zarządzenia;

17) kartę kontrolną, której wzór określa załącznik nr 19 do zarządzenia;

18) wykaz osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych, którego wzór określa załącznik nr 20 do zarządzenia;

19) wykaz pomieszczeń, w których dopuszcza się przechowywanie dokumentów poza kancelarią oraz osób, które uzyskały zgodę na ich przechowywanie na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych, którego wzór określa załącznik nr 21 do zarządzenia;

20) protokół z komisyjnego otwarcia pomieszczenia, szafy, depozytu, zwany dalej „protokółem z otwarcia”, którego wzór określa załącznik nr 22 do zarządzenia;

21) wniosek o udzielenie zgody na przechowywanie dokumentów poza kancelarią, którego wzór określa załącznik nr 23 do zarządzenia;

22) etykietę archiwalną, której wzór określa załącznik nr 24 do zarządzenia;

23) kartę teczki, której wzór określa załącznik nr 25 do zarządzenia;

24) rejestr osób wchodzących do kancelarii, którego wzór określa załącznik nr 26 do zarządzenia;

25) wykaz oznaczeń dokumentów według dzienników ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonych w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, którego wzór określa załącznik nr 27 do zarządzenia;

26) wykaz depozytów, którego wzór określa załącznik nr 28 do zarządzenia;

27) dziennik wykonawcy, którego wzór określa załącznik nr 29 do zarządzenia.

3. Dopuszcza się prowadzenie urządzeń ewidencyjnych, nie wymienionych w ust. 2, jeśli usprawnią one pracę kancelarii, w tym także przy wykorzystaniu systemów informatycznych.

§ 20.
1. Rejestr dokumentacji zakłada się z chwilą powołania kancelarii, a kończy jego prowadzenie z chwilą likwidacji tej kancelarii.

2. Rejestr dokumentacji nie podlega rejestracji w innych urządzeniach ewidencyjnych, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Każdy kolejny rejestr dokumentacji założony przez kancelarię podlega zaewidencjonowaniu w poprzednim rejestrze dokumentacji.

§ 21.
W rejestrze dokumentacji ewidencjonuje się:

1) urządzenia ewidencyjne, jeśli tak stanowi przepis szczególny, jeśli są w nich rejestrowane urządzenia ewidencyjne, dokumenty lub zbiory dokumentów zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”;

2) teczki zagadnieniowe (sprawy), każdy tom pod oddzielną pozycją;

3) inne dokumenty lub zbiory dokumentów podlegające przekazaniu do archiwum.

§ 22.
W przypadku likwidacji kancelarii, rejestr dokumentacji podlega przekazaniu do archiwum zakładowego jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, a w przypadku likwidacji tej jednostki do Archiwum Straży Granicznej w Szczecinie.

§ 23.
1. Dziennik korespondencji podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji.

2. W dzienniku korespondencji rejestruje się otrzymane dokumenty, oznaczone klauzulą tajności „poufne” lub wyższą zwane dalej „korespondencją wchodzącą”, oraz dokumenty wysyłane, zwane dalej „korespondencją wychodzącą”.

3. Kancelaria dla rejestrowania korespondencji wchodzącej i wychodzącej zakłada i prowadzi dzienniki korespondencji, odrębne dla każdej klauzuli tajności.

4. W przypadku małej ilości korespondencji kancelaria może prowadzić jeden dziennik służący do rejestrowania korespondencji wchodzącej i wychodzącej.

5. Kancelaria zakłada odrębny dziennik korespondencji, służący do rejestracji dokumentów dotyczących czynności zleconych realizowanych przez Straż Graniczną, obejmujący korespondencję wchodzącą i wychodzącą.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się założenie odrębnego dziennika korespondencji służącego do rejestracji dokumentów dotyczących funkcjonowania systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do przetwarzania informacji stanowiących tajemnicę państwową i służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”.

7. Numerację dokumentów rejestrowanych w dzienniku korespondencji rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od początku.

§ 24.
1. W dziennikach korespondencji wchodzącej rejestruje się:

1) korespondencję nadesłaną do jednostki organizacyjnej Straży Granicznej z innej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub spoza Straży Granicznej;

2) dokumenty przesyłane lub przekazywane w ramach jednostki organizacyjnej Straży Granicznej pomiędzy:

a) jednostkami organizacyjnymi Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej,

b) komórkami organizacyjnymi, placówkami i dywizjonami Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej;

3) dokumenty przekazane do kancelarii przez wykonawców merytorycznych celem ich dalszego przechowywania, z zastrzeżeniem § 25 pkt 1 i 2.

2. W dzienniku korespondencji wchodzącej nie rejestruje się:

1) dokumentów jawnych i niejawnych oznaczonych klauzulą tajności „zastrzeżone” wchodzących do kancelarii znajdujących się w zbiorach dokumentów zakończonych spraw;

2) dokumentów zarejestrowanych w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów i włączanych do teczek akt osobowych, teczek akt postępowań sprawdzających oraz teczek ewidencji operacyjnej, nie będących w obiegu korespondencyjnym;

3) przesyłek doręczonych omyłkowo.

§ 25.
1. W dziennikach korespondencji wychodzącej rejestruje się:

1) dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, przesyłane poza tą jednostkę;

2) dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej przekazywane lub przesyłane do innej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jeśli przekazanie lub przesłanie następuje między kancelariami lub oddziałami kancelarii;

3) dokumenty wytworzone w komórce organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, w placówce lub dywizjonie Straży Granicznej przekazywane lub przesyłane do innej komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, jeśli przekazane lub przesłanie następuje między kancelariami lub oddziałami kancelarii.

§ 26.
1. Dokumentom zarejestrowanym jako dokumenty wchodzące jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej przekazywanym do innej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, nie nadaje się numeru wychodzącego.

2. Dokumentom zarejestrowanym jako dokumenty wchodzące komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, przekazywanym do innej komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, nie nadaje się numeru wychodzącego.

3. Dokumentom, o których mowa w ust. 1 i 2, pracownik kancelarii nadaje nowy numer wchodzący, a poprzedni numer wchodzący przekreśla w sposób umożliwiający odczytanie.

§ 27.
1. Akty normatywne rejestruje się w odrębnym dzienniku korespondencji, prowadzonym w:

1) Biurze Prawnym Komendy Głównej Straży Granicznej, dla aktów normatywnych wydanych przez Komendanta Głównego Straży Granicznej;

2) jednostkach organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, dla aktów normatywnych wydanych przez kierowników tych jednostek;

3) wyznaczonej decyzją komendanta oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej komórce organizacyjnej.

2. Jeśli w dziennikach korespondencji, o których mowa w ust. 1, są rejestrowane akty normatywne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”, dzienniki te podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii.

3. Przechowywanie aktów normatywnych zarejestrowanych w dziennikach korespondencji, o których mowa w ust. 2, poza kancelarią wymaga uzyskania zgody właściwego pełnomocnika ochrony, o której mowa § 89 ust.1.

4. Dzienniki korespondencji, o których mowa w ust. 2, mogą być prowadzone przez upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika, o których mowa w § 12 ust. 1.

5. Akty normatywne wpływające do Komendy Głównej Straży Granicznej, do jej jednostek organizacyjnych, do komend oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej, do ich komórek organizacyjnych oraz do placówek i dywizjonów Straży Granicznej rejestruje się w odrębnym dzienniku korespondencji, jako korespondencję wchodzącą.

§ 28.
1. Numer ewidencyjny dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji wychodzącej w Komendzie Głównej Straży Granicznej składa się z oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, o którym mowa w § 62, łamanego na oznaczenie klauzuli tajności dokumentu oddzielonej myślnikiem od kolejnego numeru z dziennika korespondencji, łamanego na dwie ostatnie cyfry roku, w którym został sporządzony dokument, z zastrzeżeniem ust 2.

2. Dopuszcza się zastosowanie dodatkowego oznaczenia w numerze ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, ułatwiającego ustalenie miejsca sporządzenia dokumentu w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub też przynależność dokumentu do określonej sprawy.

3. Pod numerem ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, umieszcza się datę rejestracji dokumentu.

§ 29.
1. Numer ewidencyjny dokumentu rejestrowanego w dzienniku korespondencji wychodzącej w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej, składa się z literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o którym mowa w § 61, oddzielonego myślnikiem od literowego oznaczenia komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, o którym mowa w § 63 ust 1, łamanego na oznaczenie klauzuli tajności dokumentu oddzielonej myślnikiem od kolejnego numeru z dziennika korespondencji, łamanego na dwie ostatnie cyfry roku, w którym został sporządzony dokument, z zastrzeżeniem ust 2.

2. Dopuszcza się zastosowanie dodatkowego oznaczenia w numerze ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, ułatwiającego ustalenie miejsca sporządzenia dokumentu lub też przynależność dokumentu do określonej sprawy.

3. Pod numerem ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, umieszcza się datę rejestracji dokumentu.

§ 30.
1. Numer ewidencyjny dokumentu rejestrowanego jako korespondencja wchodząca jednostek organizacyjnych Straży Granicznej składa się z oznaczenia klauzuli tajności dokumentu, oddzielonej myślnikiem od kolejnego numeru z dziennika korespondencji, łamanego na dwie ostatnie cyfry roku, w którym został zarejestrowany dokument, z zastrzeżeniem ust 2.

2. Dopuszcza się zastosowanie dodatkowych oznaczeń w numerze ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, ułatwiających ustalenie miejsca wpływu, sporządzenia dokumentu lub też przynależność dokumentu do określonej sprawy.

3. Pod numerem ewidencyjnym, o którym mowa w ust. 1, umieszcza się datę rejestracji dokumentu.

§ 31.
1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji.

2. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów rejestruje się wszystkie dokumenty wytworzone w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów nie rejestruje się kart zapytań i próśb o udzielenie informacji, podlegających rejestracji we właściwych dla nich rejestrach zapytań.

§ 32.
1. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów prowadzi:

1) kancelaria dla dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”, z zastrzeżeniem ust. 2;

2) kancelaria dla kopii, odpisów, wypisów, wyciągów oraz tłumaczeń wykonanych z dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”.

2. Dopuszcza się prowadzenie dziennika ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów zawierających tajemnicę służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” poza kancelarią, przez osoby wyznaczone przez:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej;

2) właściwego kierownika komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, lub właściwego komendanta placówki lub dywizjonu Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej;

3) komendanta Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu – w Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu.

3. O wyznaczeniu osób do prowadzenia dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, o którym mowa w ust. 2, informuje się właściwego pełnomocnika ochrony.

4. Kierownik kancelarii prowadzi wykaz, o którym mowa w § 19 ust. 2 pkt 25, w który wpisuje dane osób, o których mowa w ust. 3, oraz wszystkie oznaczenia nadawane na dokumentach, używane w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej.

§ 33.
1. Numer dokumentu zarejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej powinien zawierać:

1) literowe oznaczenie tej jednostki, o którym mowa w § 62;

2) oznaczenie klauzuli tajności dokumentu;

3) numer pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

4) cyfrowe oznaczenie (cyfra rzymska) dziennika ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonego w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, z zastrzeżeniem ust. 4;

5) oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego, w przypadku wytworzenia dokumentu techniką komputerową;

6) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.

2. Numer dokumentu zarejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym w oddziale lub ośrodku szkolenia Straży Granicznej z wyłączeniem Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu powinien zawierać:

1) literowe oznaczenie jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, o którym mowa w § 61;

2) literowe oznaczenie komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, o którym mowa w § 63 ust.1;

3) oznaczenie klauzuli tajności dokumentu;

4) numer pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

5) cyfrowe oznaczenie (cyfra rzymska) dziennika ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonego w komórce organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówce lub dywizjonie Straży Granicznej, z zastrzeżeniem ust. 4;

6) oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego, w przypadku wytworzenia dokumentu techniką komputerową;

7) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.

3. Numer dokumentu zarejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym w Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu powinien zawierać:

1) literowe oznaczenie, o którym mowa w § 61 pkt 16;

2) oznaczenie klauzuli tajności dokumentu;

3) numer pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

4) cyfrowe oznaczenie (cyfra rzymska) dziennika ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonego Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu, z zastrzeżeniem ust. 4;

5) oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego, w przypadku wytworzenia dokumentu techniką komputerową;

6) ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.

4. Jeśli w jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, w komórce organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówce lub dywizjonie Straży Granicznej lub w Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu prowadzony jest jeden dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, w ust. 2 pkt 5 oraz w ust. 3 pkt 4, pomija się, a w przypadku wprowadzenia drugiego i kolejnych dzienników ewidencji wykonanych dokumentów, numeruje się je rozpoczynając od cyfry „I”.

5. Numerację dokumentów rejestrowanych w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od początku.

§ 34.
1. Odbiór dokumentu zarejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów wykonawca merytoryczny potwierdza podpisem i wpisuje datę odbioru.

2. Wykonawca merytoryczny, przechowujący dokument zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, ma obowiązek niezwłocznie poinformować prowadzącego dziennik ewidencji wykonanych dokumentów o zaewidencjonowaniu dokumentu w innym urządzeniu ewidencyjnym podając jego numer, a prowadzący dziennik ewidencji wykonanych dokumentów odnotowuje ten fakt we właściwych rubrykach.

3. W dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów odnotowuje się fakt zniszczenia dokumentu pod warunkiem, iż nie był on zarejestrowany w dzienniku korespondencji.

4. Brakowanie i niszczenie dokumentów zarejestrowanych w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów przeprowadza się na zasadach, o których mowa w rozdziale 11.

§ 35.
1. W przypadku zwolnienia funkcjonariusza ze służby, rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę albo przeniesienia go do innej jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, komórki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej bezpośredni przełożony zobowiązany jest do rozliczenia tej osoby z dokumentów zarejestrowanych w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, z zastrzeżeniem ust. 3.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wszystkie dokumenty zaewidencjonowane w dzienniku wykonanych dokumentów powinny być przekazane innym wykonawcom merytorycznym lub zdane do kancelarii, a fakt ten potwierdzony właściwymi adnotacjami.

3. W przypadku, gdy dziennik ewidencji wykonanych dokumentów prowadzony jest w kancelarii, rozliczenie z dokumentów w nim zarejestrowanych potwierdza kierownik kancelarii.

4. W przypadku, gdy funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 1, prowadził dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów wytwarzanych przez tego funkcjonariusza lub pracownika, prowadzenie dziennika ewidencji wykonanych dokumentów kończy się w dniu jego rozliczenia.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, bezpośredni przełożony potwierdza podpisem pod ostatnią pozycją dziennika ewidencji wykonanych dokumentów rozliczenie wykonawcy z zarejestrowanych w nim dokumentów, a następnie dziennik ewidencji wykonanych dokumentów jest przekazywany do właściwej kancelarii.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, dokumenty przejęte przez innych wykonawców merytorycznych, a nie zarejestrowane w dziennikach korespondencji, należy ponownie zarejestrować w dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów poprzez:

1) dokonanie wpisu pod kolejną pozycją dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

2) skreślenie na dokumencie jedną poziomą linią poprzedniego numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

3) wpisanie na dokumencie nowego numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów;

4) odnotowanie w rubryce „uwagi” w zakończonym dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów informacji o nowym numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

7. W przypadku, gdy funkcjonariusz lub pracownik, o którym mowa w ust. 1, prowadził dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów wytwarzanych przez jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, komórkę organizacyjną, placówkę lub dywizjon Straży Granicznej, albo przez Ośrodek Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu prowadzenie dziennika ewidencji wykonanych dokumentów powierza się kolejnej osobie.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7, przekazanie prowadzenia dziennika ewidencji wykonanych dokumentów odbywa się na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego podpisanego przez osobę przekazującą i osobę przyjmującą prowadzenie dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

9. Protokół, którym mowa w ust. 8, sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden przekazuje się właściwemu pełnomocnikowi ochrony, drugi pozostawia się w:

1) jednostce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, jeśli jest prowadzony na potrzeby jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) komórce organizacyjnej, jeśli jest prowadzony na potrzeby komórki organizacyjnej;

3) w placówce lub dywizjonie Straży Granicznej jeśli jest prowadzony na potrzeby placówki lub dywizjonu Straży Granicznej;

4) w Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu, jeśli jest prowadzony na potrzeby Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu;

10. Protokół, o którym mowa w ust. 8, zatwierdza:

1) właściwy kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej;

2) właściwy kierownik komórki organizacyjnej lub właściwy komendant placówki lub dywizjonu Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej;

3) komendant Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu - w Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu.

§ 36.
Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów po upływie dwóch lat od daty rozliczenia zaewidencjonowanych w nim dokumentów kancelaria przekazuje do archiwum zakładowego.

§ 37.
1. Książka ewidencji wydawnictw podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji i jest przeznaczona do rejestrowania wytworzonych lub otrzymywanych w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej dokumentów występujących w formie:

1) wydawnictw fachowych Straży Granicznej;

2) materiałów szkoleniowych i informacyjnych;

3) dokumentacji technicznej (schematy, rysunki);

4) gotowych materiałów filmowych.

2. Osoba prowadząca książkę ewidencji wydawnictw rejestrując dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1 - 4, wpisuje w poszczególnych jej rubrykach:

1) numer porządkowy, nazwę (tytuł) każdego dokumentu otrzymanego lub wytworzonego na potrzeby jednostki organizacyjnej, według kolejności ich wpływu;

2) ogólną ilość dokumentów i numery egzemplarzy;

3) numer i datę faktury, asygnaty (pisma przewodniego), za którym je otrzymano.

3. Numer porządkowy, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym wszystkich egzemplarzy danego tytułu dokumentu. Numer ten wpisuje się na okładce, stronie tytułowej oraz na załącznikach (nie zszytych z dokumentem) każdego egzemplarza dokumentu i oznacza pieczęcią biblioteczną lub pieczęcią kancelarii, jak dla korespondencji wchodzącej.

4. Asygnaty, faktury i pisma przewodnie, za którymi przesłano dokumenty, o których mowa w ust. 1, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów.

5. Dokumentację techniczną oraz gotowe materiały filmowe, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, ewidencjonuje się w oddzielnych książkach ewidencji wydawnictw. W razie otrzymywania niewielu tytułów w ciągu roku kalendarzowego, ich rejestrację można prowadzić łącznie z wydawnictwami fachowymi.

6. Negatywy i pozytywy filmów, zawierające informacje niejawne ewidencjonuje się oddzielnie. W razie wytwarzania pozytywów z negatywów już zarejestrowanych, rejestruje się je w dalszych pozycjach książki ewidencji wydawnictw.

§ 38.
1. Skorowidz rejestrów podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji.

2. Skorowidz rejestrów służy do rejestracji kart RWD i wraz z nimi stanowi kartotekę wydanych dokumentów.

3. Karty RWD można rejestrować w skorowidzu rejestrów według:

1) numerów dokumentów, jeżeli jest prowadzony dla poszczególnych dokumentów;

2) układu alfabetycznego, jeżeli jest prowadzony imiennie dla funkcjonariuszy, pracowników lub komórek organizacyjnych,

3) układu numerycznego, zgodnie z kolejnością ich rejestrowania.

4. Numerem ewidencyjnym karty RWD jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestrów.

5. Karty RWD służą do rejestrowania:

1) dokumentów służących do utrwalania lub opracowywania informacji stanowiących tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności „poufne”, takich jak: zeszyty pracy, notatniki, mapy kalki, taśmy karbonizowane (jednorazowego użytku);

2) dokumentów zbroszurowanych lub kartotek nie podlegających rejestracji w innych urządzeniach ewidencyjnych;

3) urządzeń ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię, a nie zarejestrowanych w rejestrze dokumentacji, w szczególności takich jak: książki doręczeń przesyłek miejscowych, spisy zawartości;

4) dokumentów wydanych wykonawcom, zarejestrowanych we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli rubryka urządzenia ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania została całkowicie wykorzystana lub rodzaj dokumentu albo dekretacja sporządzona na nim świadczy, że będzie on udostępniany większej liczbie osób.

6. Karty RWD służą także do odnotowania faktu wydania funkcjonariuszowi lub pracownikowi elektronicznego nośnika informacji, o którym mowa w § 42 ust. 5, oraz udostępnienia wykonawcy teczek zagadnieniowych, wydawnictw i innych dokumentów.

§ 39.
1. Wykaz przesyłek nadanych jest przeznaczony do ewidencji przesyłek przekazywanych przewoźnikowi poza siedzibę komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Straży Granicznej.

2. Wykazy przesyłek nie podlegają rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii.

3. Wykazom przesyłek nadaje się kolejne numery w kolejności ich sporządzania w danym roku kalendarzowym.

§ 40.
1. Książka doręczeń przesyłek miejscowych podlega rejestracji w karcie RWD i jest przeznaczona do ewidencjonowania korespondencji przekazywanej wewnątrz jednostek organizacyjnych Straży Granicznej.

2. Książkę doręczeń wykorzystuje się, aż do zapisania wszystkich pozycji.

§ 41.
1. Karta zapoznania jest przeznaczona do odnotowania faktu zapoznania się przez osobę uprawnioną z dokumentem zawierającym informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową.

2. Kartę zapoznania można założyć do dokumentu zawierającego informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności „poufne”.

3. Kartę zapoznania zakłada się z chwilą zarejestrowania dokumentu w dzienniku korespondencji, z wyjątkiem:

1) egzemplarza dokumentu kierowanego do adresata jako korespondencja wychodząca;

2) dokumentów, którym taką kartę już założono;

3) dokumentu włączanego do zbioru dokumentów, który posiada założoną kartę kontrolną.

4. Kartę zapoznania przedkłada się uprawnionej osobie wraz z dokumentem.

5. Zapoznanie się uprawnionej osoby z treścią dokumentu powinno być potwierdzone wpisaniem do karty zapoznania, nazwiska i imienia tej osoby oraz daty zapoznania, a fakt ten poświadczony jej podpisem, z zastrzeżeniem ust. 6.

6. Postanowienie ust. 5 nie dotyczy:

1) osoby podpisującej dokument;

2) wykonawcy merytorycznego i technicznego;

3) pracowników kancelarii;

4) osób obsługujących utajnione środki łączności, w przypadku wykonywania czynności ewidencyjno-technicznych związanych z przesłaniem lub odbiorem dokumentu.

7. Kartę zapoznania oznacza się numerem dokumentu, do którego ją założono.

8. Dokumenty, którym założono kartę zapoznania, przesyła się wraz z tą kartą.

9. Kartę zapoznania założoną do dokumentu, któremu obniżono klauzulę tajności do poziomu klauzuli tajności „poufne”, „zastrzeżone” lub zniesiono klauzulę tajności pozostawia się przy tym dokumencie, z zastrzeżeniem ust. 10.

10. Kartę zapoznania założoną do dokumentu, za którym przesłano załączniki o różnej klauzuli tajności i który posiada dyspozycję nadawcy: „pismo jawne po odłączeniu załączników”, pozostawia się przy załączniku o najwyższej klauzuli tajności, a jeśli załączniki są o tej samej klauzuli tajności to pozostawia się ją przy załączniku oznaczonym nr 1.

11. Kartę zapoznania archiwizuje się wraz z dokumentem, do którego ją założono.

§ 42.
1. Dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii i służy do rejestracji elektronicznych nośników informacji użytkowanych w jednostkach organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, w komórkach organizacyjnych komend oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej oraz w placówkach i dywizjonach Straży Granicznej.

2. Dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji prowadzi się we właściwej kancelarii.

3. W dzienniku ewidencji elektronicznych nośników informacji rejestruje się nośniki, o których mowa w ust. 1, na których będą wytwarzane, przetwarzane i przechowywane informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”.

4. Nośnik, o którym mowa w ust. 3, oznacza się numerem ewidencyjnym bezpośrednio na nośniku w sposób widoczny i zapewniający trwałość wykonanego oznaczenia za pomocą flamastra lub pisaka lub poprzez naklejenie etykiety, której wzór określają przepisy w sprawie zasad oznakowania, rejestrowania, serwisowania oraz niszczenia nośników, na których przechowywane są informacje w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Nośniki, o których mowa w ust. 3, dodatkowo opatruje się numerowanymi plombami w formie samoprzylepnych naklejek, które uniemożliwiają przeniesienie etykiety, o której mowa w ust. 4, na inny nośnik.

6. Nośniki, o których mowa w ust. 3, wydaje się użytkownikowi za pokwitowaniem w karcie RWD.

7. Postanowienia ust. 4 i 5 nie dotyczą elektronicznych nośników informacji otrzymywanych przez jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, komórkę organizacyjną komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówkę lub dywizjon Straży Granicznej z zewnątrz, z wyjątkiem nośników, które będą trwale użytkowane w danej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej.

8. Dopuszcza się wielokrotne użycie nośników, o których mowa w ust. 3, oraz ich przesyłanie między jednostkami organizacyjnymi Straży Granicznej, jednostkami organizacyjnymi Komendy Głównej Straży Granicznej, komórkami organizacyjnymi, placówkami i dywizjonami Straży Granicznej.

9. Do utrwalania i przesyłania informacji stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” poza jednostki organizacyjne Straży Granicznej, każdorazowo należy stosować nowe nieużywane nośniki.

10. W przypadku przekazania nośnika do zniszczenia wykonawca merytoryczny zobowiązany jest do skasowania zapisu danych zawartych na nośniku.

11. Jeśli skasowanie zapisu, o którym mowa w ust. 10, jest niemożliwe wykonawca merytoryczny przed przekazaniem nośnika do zniszczenia zobowiązany jest do fizycznego uszkodzenia nośnika.

§ 43.
1. Do każdego elektronicznego nośnika informacji, z chwilą jego zaewidencjonowania w dzienniku ewidencji elektronicznych nośników informacji zakłada się metrykę nośnika, opatrując numerem takim jak nośnik.

2. Metryka, o której mowa w ust. 1, stanowi ewidencję zawartości elektronicznego nośnika informacji, dokonanych zapisów i skasowań utrwalanych na nim informacji i powinna zawsze odzwierciedlać faktyczną jego zawartość.

3. Metrykę, o której mowa w ust. 1, przechowuje się wraz elektronicznym nośnikiem informacji, do którego ją założono i niszczy się wraz z tym nośnikiem.

4. W przypadku przesyłania elektronicznego nośnika informacji poza jednostkę organizacyjną Straży Granicznej, przesyła się go wraz z założoną do niego metryką nośnika.

5. W przypadku, gdy jednostka organizacyjna Straży Granicznej otrzyma z zewnątrz elektroniczny nośnik informacji zawierający informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczone klauzulą tajności „poufne” bez metryki, pracownik kancelarii zakłada metrykę, o której mowa w ust. 1, po czym adresat bądź upoważniona przez niego osoba dokonuje jego odczytu i wypełnia metrykę nośnika.

§ 44.
1. Protokół brakowania dokumentów stanowi ewidencję dokumentów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, kategorii „BC”, nie podlegających archiwizacji i przeznaczonych do zniszczenia przez wyznaczoną do tego celu komisję.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, podlegają zarejestrowaniu we właściwej kancelarii i gromadzone są w oddzielnej teczce zagadnieniowej.

§ 45.
1. Protokół brakowania akt stanowi ewidencję akt, które ze względu na ich krótki okres przechowywania nie podlegają przekazaniu do właściwego archiwum.

2. Protokoły brakowania akt, o których mowa w ust. 1, podlegają zarejestrowaniu we właściwej kancelarii i gromadzone są w oddzielnej teczce zagadnieniowej.

§ 46.
1. Spis akt przekazanych stanowi ewidencję akt zaewidencjonowanych w rejestrze dokumentacji i przekazanych do właściwego archiwum.

2. Spisy akt przekazanych w danym roku kalendarzowym gromadzi się w teczce zagadnieniowej, w kolejności numerów ewidencyjnych nadanych im przez właściwe archiwum.

§ 47.
1. Spis zawartości służy do ewidencjonowania dokumentów wytworzonych i otrzymywanych w obrębie tej samej sprawy.

2. Spisy zawartości teczek akt osobowych, teczek akt postępowań sprawdzających oraz teczek ewidencji operacyjnej podlegają rejestracji w karcie RWD założonej przez właściwą kancelarię dla każdej osoby prowadzącej teczkę.

3. Spisy zawartości teczek, o których mowa w ust. 2, rejestruje się po włączeniu do teczki pierwszego dokumentu.

4. W przypadkach, gdy charakter sprawy zawartej w teczkach, o których mowa w ust 2, wskazuje, że będzie ona obszerna lub teczka, która została dla niej założona, będzie składała się z rozdziałów lub części i do każdego z nich wymagany jest odrębny spis zawartości, wszystkie karty spisu zawartości rejestruje się pod jednym numerem RWD.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, na każdej karcie spisu zawartości nanosi się numer RWD oraz dodatkowe oznaczenie w postaci numeru kolejnego arkusza spisu zawartości.

6. Osoba prowadząca teczkę jest obowiązana do bieżącego uzupełniania spisu zawartości.

7. W spisie zawartości ewidencjonuje się wszystkie wytworzone i otrzymane w sprawie dokumenty bez względu na nadaną im klauzulę tajności lub jej brak.

8. Spis zawartości po wypełnieniu pod ostatnią pozycją czytelnie podpisuje osoba prowadząca teczkę.

9. Spisy zawartości podlegają archiwizacji wraz z teczką, do której je założono.

§ 48.
1. Spis spraw służy do ewidencjonowania spraw powstałych i gromadzonych w obrębie teczki zagadnieniowej.

2. Spis spraw zakłada kancelaria z chwilą utworzenia teczki zagadnieniowej.

3. Spis spraw nie podlega rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii, a oznacza się go numerem ewidencyjnym teczki, do której go założono.

4. W spisie spraw ewidencjonuje się wszystkie realizowane w obrębie danej teczki zagadnieniowej sprawy zawierające dokumenty.

5. Za systematyczne wypełnianie spisu spraw odpowiada wykonawca merytoryczny prowadzący sprawy w obrębie teczki zagadnieniowej.

6. Spis spraw po wypełnieniu pod ostatnią pozycją czytelnie podpisuje osoba prowadząca teczkę lub jego przełożony, jeśli sprawy gromadzone w teczce pochodzą od różnych wykonawców merytorycznych.

7. Spis spraw podlega archiwizacji wraz ze sprawami zawartymi w teczce zagadnieniowej.

§ 49.
1. Karta kontrolna służy do ewidencjonowania osób, które zapoznały się z dokumentami zawartymi w:

1) prowadzonych sprawach, jeśli zawierają one informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”;

2) zarchiwizowanych teczkach i sprawach zaewidencjonowanych w kancelarii;

3) prowadzonych teczkach ewidencji operacyjnej, teczkach akt postępowań sprawdzających i teczkach akt osobowych.

2. Kartę kontrolną zakłada się z chwilą:

1) włączenia do sprawy pierwszego dokumentu zawierającego informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności ‘poufne”;

2) archiwizacji dokumentów;

3) założenia teczek, o których mowa w ust. 1 pkt 3.

3. Karta kontrolna nie podlega rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii, a oznacza się ją numerem ewidencyjnym spraw i teczek, o których mowa w ust. 1.

4. W karcie kontrolnej ewidencjonuje się każde zapoznanie się osoby z dokumentami sprawy, za wyjątkiem prowadzącego ją wykonawcy merytorycznego oraz pracowników kancelarii.

5. Za systematyczne wypełnianie karty kontrolnej odpowiada osoba korzystająca ze sprawy oraz osoba, która ją prowadzi lub przechowuje.

§ 50.
1. Dziennik wykonawcy stanowi urządzenie ewidencyjne przeznaczone dla wykonawcy merytorycznego i może być prowadzony przez niego w celu ewidencjonowania posiadanych dokumentów, wydanych mu na czas niezbędny dla załatwienia sprawy.

2. Dziennik wykonawcy rejestruje się w karcie RWD wykonawcy, który go prowadzi.

3. Dziennik wykonawcy nie stanowi podstawy do rozliczenia wykonawcy z udostępnionych mu przez kancelarię dokumentów.

§ 51.
1. Przegląd dokumentów zbioru służy do ewidencjonowania dokumentów powstałych i gromadzonych w obrębie założonej sprawy.

2. Przegląd dokumentów zbioru zakłada wykonawca merytoryczny z chwilą otrzymania lub wytworzenia w sprawie pierwszego dokumentu.

3. Przegląd dokumentów zbioru nie podlega rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii i oznacza się go numerem ewidencyjnym sprawy, do której go założono.

4. Przegląd dokumentów zbioru podlega archiwizacji wyłącznie w przypadku teczki zawierającej kilka spraw i poprzedzonej spisem spraw.

5. Zamiast prowadzenia przeglądu dokumentów zbioru, dopuszcza się prowadzenie spisu zawartości, szczególnie jeśli prowadzona sprawa dotyczy jednorodnego zagadnienia.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, spis zawartości nie podlega rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii i oznacza się go numerem ewidencyjnym sprawy, do której go założono.

Rozdział 5
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych

§ 52.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych oraz ich zmian dokonuje pracownik kancelarii.

§ 53.
Wpisów, o których mowa w § 52, dokonuje się czytelnie, zgodnie z tytułami kolumn urządzeń ewidencyjnych, natychmiast po powstaniu przyczyny uzasadniającej ich dokonanie.

§ 54.
1. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.

2. Zmiany wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem poprzez:

1) skreślenie jedną poziomą linią pierwotnego wpisu;

2) naniesienie powyżej poprawnego wpisu;

3) podanie przyczyny zmiany wpisu pierwotnego oraz daty jej dokonania;

4) potwierdzenie zmiany czytelnym podpisem osoby, która jej dokonuje.

3. Zabrania się dokonywania zmian wpisów w urządzeniach ewidencyjnych w sposób, który uniemożliwi ich odczytanie.

4. Niedopuszczalne jest wycieranie lub zamazywanie wpisów w urządzeniach ewidencyjnych.

§ 55.

1. Numerację wpisów w urządzeniach ewidencyjnych takich jak: rejestr dokumentacji, dziennik korespondencji, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, książka doręczeń przesyłek miejscowych rozpoczyna się każdego roku od początku, na kolejnej wolnej stronie.

2. W pozostałych urządzeniach ewidencyjnych ewidencję prowadzi się w systemie stale narastającym.

3. W urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, kończąc ewidencję w danym roku kalendarzowym, po ostatniej zarejestrowanej pozycji dokonuje się podkreślenia trwałym środkiem piszącym koloru czerwonego i nanosi adnotację o treści: „Rok .......... zakończono na pozycji .............”, pod którą umieszcza się czytelny podpis osoby dokonującej tej adnotacji oraz datę jej dokonania. Adnotację potwierdza się odciskiem pieczęci „do pakietów”.

Rozdział 6
Wykonywanie dokumentów

§ 56.
Dokumenty mogą być wykonywane:

1) na stanowiskach teleinformatycznych posiadających akredytację właściwej służby ochrony państwa do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli tajności, co najmniej równej informacjom zawartym w wykonywanym dokumencie;

2) na stanowiskach teleinformatycznych nie przystosowanych do przetwarzania informacji niejawnych pod warunkiem, iż nie są one podłączone do sieci internetowej, intranetowej lub innej sieci wewnętrznej oraz pozostawienia w wytwarzanym dokumencie wolnego miejsca na odręczne wpisanie informacji stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”;

3) na nie posiadających pamięci maszynach do pisania;

4) odręcznie.

§ 57.
Wykonywanie kopii dokumentów dopuszczalne jest tylko we właściwej kancelarii, przez pracowników tej kancelarii, oraz w zależności od potrzeb również w innych miejscach wyznaczonych decyzją kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich dla danej klauzuli tajności warunków bezpieczeństwa.

§ 58.
1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu dozwolone jest wyłącznie na podstawie pisemnej zgody osoby, która podpisała albo zatwierdziła dokument, lub bezpośredniego adresata dokumentu, a także ich przełożonych, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie.

2. Zgody, o której mowa w ust. 1, udziela się poprzez umieszczenie wpisu na oryginale dokumentu z podaniem ilości egzemplarzy bądź określeniem stron dokumentu, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, stopnia, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody.

3. W odniesieniu do dokumentów zarchiwizowanych, bez względu na ich klauzulę tajności, zgodę o której mowa w ust. 1, udziela w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, a w Komendzie Głównej Straży Granicznej kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej.

4. Zgodność kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej - kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub komórki organizacyjnej albo osoba przez niego upoważniona, a w Komendzie Głównej Straży Granicznej – kierownik jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub osoba przez niego upoważniona, a zgodność tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.

5. Kopie, odpisy i tłumaczenia dokumentów podlegają rejestracji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym we właściwej kancelarii.

6. Wypisy i wyciągi z dokumentów podlegają klasyfikacji, a jeśli zawierają informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności ‘poufne”, podlegają rejestracji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym we właściwej kancelarii.

7. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:

1) na każdej stronie w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia", „Odpis", „Wypis", „Wyciąg" lub „Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) - (imię i nazwisko tłumacza)" oraz numer egzemplarza wykonanego dokumentu;

2) na każdej stronie numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis: „Za zgodność" i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej lub komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie.

9. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, poprzez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1) nazwie jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, lub komórki organizacyjnej komendy oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej, placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) numerze pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

10. Adnotacje, o których mowa w ust. 9 pkt. 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.

Rozdział 7
Obieg dokumentów

§ 59.
1. Wszystkie dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności „poufne” wytworzone w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej oraz nadesłane do tych jednostek podlegają rejestracji w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych niezależnie od formy, sposobu, miejsca ich wykonania, a także osoby wykonawcy.

2. Jeśli dokumenty, o których mowa w ust. 1, nie posiadają oznaczeń klauzul tajności, podlegają oznaczeniu tymi klauzulami.

3. Przyjmuje się następujące oznaczenia klauzul tajności, o których mowa w ust 2:

1) „00” – dla klauzuli „ściśle tajne”;

2) „0” – dla klauzuli „tajne”;

3) „Pf” – dla klauzuli „poufne”.

§ 60.
1. Dokument, zawierający informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności „poufne” utrwalone na piśmie, pod względem formy zewnętrznej powinien być dostosowany do arkuszy korespondencyjnych o znormalizowanych formatach.

2. Dokument, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać następujące elementy:

1) w lewym górnym rogu, w kolejności pionowej:

a) nazwę jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, lub nazwę jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, lub nazwę komórki organizacyjnej, lub nazwę placówki Straży Granicznej, lub nazwę dywizjonu Straży Granicznej,
b) numer ewidencyjny, o którym mowa w § 28 ust 1, lub numer ewidencyjny, o którym mowa w § 29 ust 1, w przypadku dokumentów, którym nadaje się bieg korespondencyjny,
c) datę rejestracji dokumentu;

2) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

a) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu (w dacie dokumentu należy umieścić jedynie rok i miesiąc, a dzień miesiąca wpisuje osoba uprawniona do podpisania dokumentu),
b) klauzulę tajności,
c) numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu napis: „egz. pojedynczy”,
d) napis: „podlega ochronie do …”, jeżeli został określony krótszy niż wskazany w art. 25, ust. 3 ustawy, okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,
e) ewentualne dyspozycje nadawcy, o których mowa w ust. 6,

3) pod numerem egzemplarza, w kolejności pionowej:

a) nazwę stanowiska adresata, imię i nazwisko oraz nazwę miejscowości, a w przypadku wielu adresatów dopuszcza się umieszczenie adnotacji: „adresaci według rozdzielnika”,
b) treść dokumentu;

4) z lewej strony pod treścią, w kolejności pionowej:

a) liczbę załączników, jeżeli są dołączone do dokumentu,
b) wyliczenie załączników z określeniem:
- klauzuli tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym,
- numeru egzemplarza przesyłanego załącznika (załączników),
- liczby stron każdego załącznika,
- napis: "tylko adresat" - jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis: "do zwrotu" - jeżeli załączniki mają zostać zwrócone osobie podpisującej pismo;

5) z prawej strony pod treścią dokumentu i adnotacją o załącznikach, w kolejności pionowej:

a) stanowisko,
b) stopień, imię i nazwisko osoby podpisującej;

6) w lewym dolnym rogu, w kolejności pionowej:

a) liczbę wykonanych egzemplarzy,
b) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub adnotację "adresaci według rozdzielnika",
c) nazwisko i numer telefonu służbowego lub w uzasadnionych przypadkach inne dane identyfikujące wykonawcę merytorycznego i technicznego dokumentu,
d) datę rejestracji dokumentu w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,
e) numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów;

7) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron dokumentu.

3. Element dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a, można zastąpić pieczęcią nagłówkową kancelarii.

4. Jeśli dokument, o którym mowa w ust. 1, został sporządzony na kilku stronach, na kolejnych jego stronach umieszcza się następujące elementy:

1) w prawym górnym rogu w kolejności pionowej:

a) klauzulę tajności,
b) numer egzemplarza dokumentu, a w przypadku, gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu napis: „egz. pojedynczy”,

2) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów;

3) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności oraz numer strony łamany przez liczbę stron dokumentu.

5. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 4, na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się, w kolejności pionowej:

1) w prawym górnym rogu – elementy, o których mowa w ust. 4 pkt 1;

2) z lewej strony pod treścią – elementy, o których mowa w ust. 2 pkt 4;

3) z prawej strony pod treścią i adnotacją o załącznikach – elementy, o których mowa w ust. 2 pkt 5;

4) w lewym dolnym rogu – elementy, o których mowa w ust. 2 pkt 6;

5) w prawym dolnym rogu – elementy, których mowa w ust. 4 pkt. 3.

6. W przypadku dokumentu, któremu nadaje się bieg korespondencyjny, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu, pod numerem egzemplarza można zamieścić dyspozycje dla adresata o treści:

1) „udzielanie informacji tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

2) „kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

3) „ odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

4) „kopiowanie stron ………………. tylko za pisemną zgodą nadawcy”;

5) „wypis (wyciąg) od ….. do …… tylko za pisemną zgodą nadawcy”.

7. Na dokumentach stanowiących załączniki do dokumentu, o którym mowa w ust. 1, na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis: „ Załącznik nr …. do pisma nr ….. z dnia …….”.

8. Jeżeli razem z dokumentem stanowiącym pismo przewodnie przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to:

1) klauzula pisma przewodniego uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności;

2) na piśmie przewodnim zamieszcza się dyspozycje co do klauzuli tajności pisma po trwałym odłączeniu załączników, na każdej stronie pod numerem egzemplarza zamieszcza się napis: „………….(nazwa klauzuli tajności) po odłączeniu załączników lub napis: „jawne po odłączeniu załączników”.

11. Na piśmie przewodnim, o którym mowa w ust. 8, jeżeli jego treść jest jawna, nie umieszcza się numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, a przy jego rejestracji, w rubryce „Informacje uzupełniające/ Uwagi” dziennika korespondencji, należy wpisać adnotację: „pismo przewodnie jawne”.

12. Na materiałach innych niż dokumenty, o których mowa w ust. 1, klauzule tajności i numer ewidencyjny umieszcza się przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręcznie, trwałe dołączenie metek, nalepek, kalkomanii lub w inny widoczny sposób, bezpośrednio, a jeżeli nie jest to możliwe – na ich obudowie lub opakowaniu.

13. Na nośnikach dźwięku lub obrazu, na których zamierza się utrwalić informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” umieszcza się, o ile istnieją takie możliwości techniczne, informację o nadanej klauzuli tajności, która powinna poprzedzać i kończyć utrwaloną informację.

14. Na trwale oprawionych zbiorach dokumentów, rejestrach, książkach, broszurach i reprodukcjach klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie, na górze i na dole zewnętrznych ścianek okładki oraz jeżeli jest - na stronie tytułowej.

§ 61.
Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Straży Granicznej oraz Ośrodka Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu:

1) Komenda Główna Straży Granicznej – KG;

2) Karpacki Oddział Straży Granicznej – KA;

3) Śląski Oddział Straży Granicznej – ŚL;

4) Sudecki Oddział Straży Granicznej – SU;

5) Łużycki Oddział Straży Granicznej – ŁU;

6) Lubuski Oddział Straży Granicznej – LB;

7) Pomorski Oddział Straży Granicznej – PM;

8) Morski Oddział Straży Granicznej – MO;

9) Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej –WM;

10) Podlaski Oddział Straży Granicznej – PD;

11) Nadbużański Oddział Straży Granicznej – NA;

12) Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej – BI;

13) Nadwiślański Oddział Straży Granicznej – NW;

14) Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej – CO;

15) Centrum Szkolenia Straży Granicznej – CS;

16) Ośrodek Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu
– OT.

§ 62.
Ustala się literowe oznaczenia jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej:

1) Gabinet Komendanta Głównego Straży Granicznej – GK;

2) Zarząd Graniczny – ZG;

3) Zarząd Operacyjno-Śledczy – OŚ;

4) Zarząd do spraw Cudzoziemców – CU;

5) Zarząd Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej – SW;

6) Centrum Koordynacji Działań Straży Granicznej – KD;

7) Biuro Łączności i Informatyki – ŁI;

8) Biuro Techniki i Zaopatrzenia – TZ;

9) Biuro Prawne – BP;

10) Biuro Finansów – FI;

11) Biuro Kadr i Szkolenia – KS;

12) Biuro Współpracy Międzynarodowej – BW;

13) Inspektorat Nadzoru i Kontroli Komendanta Głównego Straży Granicznej – NK;

14) Biuro Ochrony Informacji Niejawnych – OI;

15) Biuro Analiz Strategicznych – AS;

16) Laboratorium Kryminalistyczne Straży Granicznej – LK;

17) Zespół Audytu Wewnętrznego – AW;

18) Samodzielny Zespół do spraw Zamówień Publicznych – ZP;

19) Samodzielny Zespół do spraw Orzecznictwa i Lecznictwa – OL.

§ 63.
1. Komendanci oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej określą w drodze decyzji oznaczenia literowe dla poszczególnych placówek, dywizjonów Straży Granicznej oraz komórek organizacyjnych komend oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Literowe oznaczenia, o których mowa w § 62, stosuje się odpowiednio do oznaczania komórek organizacyjnych komend oddziałów i ośrodków szkolenia Straży Granicznej.

3. Przykładowe sposoby oznaczania dokumentów rejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej oraz Ośrodku Tresury Psów Służbowych Straży Granicznej w Lubaniu określa załącznik nr 30 do zarządzenia.

§ 64.
1. Wykonawca merytoryczny, po podpisaniu dokumentu przez osobę uprawnioną, kieruje dokument do właściwej kancelarii.

2. Do wykonawcy merytorycznego należy właściwe ułożenie dokumentu, według kolejności poszczególnych egzemplarzy, stron i załączników.

3. Pierwszy egzemplarz dokumentu pozostawia się w aktach nadawcy, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

4. Pracownik kancelarii ma prawo i obowiązek odmówić przyjęcia do rejestracji dokumentu, jeżeli nie zostały spełnione wymogi formalne wynikające z obowiązujących przepisów w zakresie jego wykonania lub oznaczenia.

§ 65.
1. Pracownik kancelarii przyjmując korespondencję do wysłania wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza poprawność oznaczenia dokumentu klauzulami tajności;

2) sprawdza zgodność załączników wyszczególnionych w dokumencie ze stanem faktycznym;

3) wpisuje w kolejnych pozycjach dziennika korespondencji wychodzącej:

a) kolejny numer porządkowy poprzedzony klauzulą tajności,
b) datę rejestracji dokumentu,
c) dane dokumentu z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów (numer i datę),
d) nazwę instytucji nadawcy,
e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy,
f) nazwę instytucji adresata,
g) ilość stron dokumentu wraz z załącznikami,
h) ilość załączników,
i) ilość stron załączników,
j) po wysłaniu dokumentu – datę wykonania tej czynności;

3) oznacza dokument numerem ewidencyjnym;

4) pod numerem ewidencyjnym umieszcza datę rejestracji dokumentu;

5) oznacza pierwszą stronę poszczególnych załączników pieczęcią formularzową i wpisuje w jej obrębie numer załącznika, numer ewidencyjny dokumentu oraz datę rejestracji dokumentu.

6) pakuje dokument w koperty;

7) wypełnia w dwóch egzemplarzach wykaz przesyłek nadanych;

8) przekazuje przesyłkę przewoźnikowi i uzyskuje od niego potwierdzenie nadania przesyłki;

9) odnotowuje w dzienniku korespondencji pozycję wykazu przesyłek, za którym dokument został nadany;

2. W przypadku przesyłek o znacznych rozmiarach, nie mieszczących się w kopertach należy opakować je w dwie oddzielne warstwy papieru pakowego oznaczone i zabezpieczone jak koperty wewnętrzna i zewnętrzna, a ponadto całość zabezpieczyć sznurkiem pakowym.

3. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 5, nie wykonuje się wysyłając teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających, teczki ewidencji operacyjnej, karty rejestracyjne.

4. Szczegółowy sposób przygotowania przesyłki do wysłania regulują przepisy dotyczące sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.

§ 66.
1. Pracownik kancelarii przed zarejestrowaniem korespondencji wchodzącej sprawdza stan przesyłki i prawidłowość jej doręczenia.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki pracownik kancelarii sporządza wraz z osobą doręczającą przesyłkę protokół uszkodzenia przesyłki oraz powiadamia właściwego pełnomocnika.

3. Jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 2, przekazuje nadawcy, a drugi pozostawia w kancelarii.

4. Jeśli w obiegu przesyłki, o której mowa w ust. 2, pośredniczył przewoźnik, protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, z których jeden przekazuje się przewoźnikowi.

5. Po sprawdzeniu, o którym mowa w ust. 1, pracownik kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) otwiera kopertę zewnętrzną, ponownie sprawdza poprawność doręczenia przesyłki i umieszczone na niej adnotacje;

2) z zastrzeżeniem § 67 i § 68, otwiera kopertę wewnętrzną i ponownie sprawdza nazwę adresata oraz kompletność dokumentu i zgodność wyszczególnionych w nim załączników ze stanem faktycznym;

3) wpisuje w pozycjach dziennika korespondencji:

a) kolejny numer porządkowy poprzedzony oznaczeniem klauzuli tajności;

b) datę wpływu dokumentu;

c) numer ewidencyjny dokumentu, nadany przez nadawcę oraz datę jego podpisania;

d) nazwę instytucji nadawcy;

e) jakiej sprawy korespondencja dotyczy;

f) ilość stron dokumentu wraz z załącznikami;

g) ilość załączników dokumentu;

h) ilość stron załączników dokumentu;

4) oznacza dokument w górnej, wolnej od zapisów części pierwszej strony pieczęcią formularzową wpływu i wpisuje numer ewidencyjny zarejestrowanego dokumentu;

5) oznacza poszczególne załączniki pisma pieczęciami formularzowymi do załączników i wpisuje w ich obrębie numer załącznika i numer ewidencyjny dokumentu;

6) w przypadku dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową zakłada kartę zapoznania się z dokumentem;

7) zapoznaje adresata z dokumentem;

8) wykonuje zalecenia adresata zgodnie z jego dekretacją umieszczoną na dokumencie.

5. Czynności, o których mowa w ust. 5 pkt 5, pracownik kancelarii nie wykonuje w przypadku nadesłanych teczek akt osobowych, teczek akt postępowań sprawdzających, teczek ewidencji operacyjnej, kart rejestracyjnych.

6. Rejestrując korespondencję wchodzącą oznaczoną jako „pilne” lub „bardzo pilne” odnotowuje w rubryce „Uwagi” również godzinę jej doręczenia.

§ 67.
1. Kancelaria nie odbiera przesyłek mylnie doręczonych.

2. W przypadku błędnie zaadresowanej koperty wewnętrznej pracownik kancelarii, nie otwierając jej wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie i przedstawia ją bezpośredniemu przełożonemu, wraz z nie otwartą przesyłką i kopertą zewnętrzną;

2) wykonuje kopię koperty zewnętrznej i notatki, o których mowa w pkt 1, pakuje błędnie zaadresowaną, nie otwartą przesyłkę wraz z kopią notatki i koperty zewnętrznej do poprawnie zaadresowanej koperty zewnętrznej i przesyła właściwemu adresatowi;

3) informuje nadawcę przesyłki o mającym miejscu zdarzeniu przesyłając równocześnie kopie dokumentów, o których mowa w pkt 2.

3. W przypadku błędnie zaadresowanego dokumentu, pracownik kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie, a w szczególności wymienia osoby, które miały dostęp do dokumentu;

2) przedstawia notatkę do wiadomości bezpośredniego przełożonego wraz z dokumentem, kopertą wewnętrzną i zewnętrzną;

3) wykonuje kopię koperty zewnętrznej, wewnętrznej i notatki, o których mowa w pkt 2, pakuje dokument wraz z kopiami kopert i notatki do poprawnie zaadresowanej koperty wewnętrznej i zewnętrznej i przesyła adresatowi;

4) pisemnie informuje nadawcę pisma o mającym miejscu zdarzeniu przesyłając mu równocześnie kopie dokumentów, o których mowa w pkt 3.

§ 68.
1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych adnotacją „do rąk własnych”.

2. Po otrzymaniu przesyłki, o której mowa w ust. 1, pracownik kancelarii:

1) rejestruje ją w dzienniku korespondencji korzystając z danych widocznych na kopercie wewnętrznej, odnotowując w kolumnie „uwagi” tego dziennika „do rąk własnych”;

2) oznacza opakowanie przesyłki pieczęcią formularzową wpływu i wpisuje numer ewidencyjny przesyłki;

3) w przypadku przesyłek zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową zakłada kartę zapoznania się z dokumentem;

4) przekazuje przesyłkę bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności, osobie pełniącej jej obowiązki;

5) po zwrocie dokumentu uzupełnia brakujące wpisy w dzienniku korespondencji, oznacza dokument pieczęcią wpływu, wpisuje numer ewidencyjny, a także oznacza załączniki dokumentu.

3. Przesyłkę oznaczoną „do rąk własnych”, adresowaną na określoną imiennie osobę, przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w czasie jego nieobecności osobie wskazanej przez adresata lub postępuje zgodnie z jego dyspozycją.

§ 69.
1. Pracownik kancelarii przekazuje dokumenty wykonawcom, na podstawie dekretacji adresata.

2. Wykonawca merytoryczny lub techniczny potwierdza odbiór dokumentu swoim podpisem w urządzeniu ewidencyjnym.

3. Wykonawcy, o których mowa w ust. 2, ponoszą pełną odpowiedzialność za dokumenty w zakresie ich wykorzystania, przechowywania, ujawnienia bądź utraty.

4. Dokumenty stanowiące tajemnicę państwową oraz tajemnicę służbową oznaczone klauzulą tajności „poufne” mogą być wydawane poza kancelarię jedynie w przypadku, gdy odbiorca zapewnia ochronę takich dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem. W przypadku wątpliwości, co do jej zapewnienia dokumenty mogą być udostępniane wyłącznie w pomieszczeniu kancelarii.

5. Przekazanie dokumentów między wykonawcami może odbywać się wyłącznie za pośrednictwem kancelarii, po odnotowaniu tego faktu we właściwych urządzeniach ewidencyjnych.

6. Szyfrofaksy powinny być dostarczane do kancelarii niezwłocznie.

7. Przesyłki bardzo pilne, pilne, szyfrofaxy przekazuje się adresatom niezwłocznie.

8. Dokumenty przeznaczone do wysłania za pomocą środków łączności specjalnej muszą być zarejestrowane przed wysłaniem.

§ 70.
1. Dokumenty ostatecznie załatwione zwraca się do kancelarii, opatrzone wpisem określającym kategorię archiwalną, symbol klasyfikacyjny oraz sposób postępowania na wypadek zagrożenia, zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej oraz datą i podpisem wykonawcy merytorycznego.

2. Jeśli dokumenty, o których mowa w ust. 1, są dokumentami o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym wykonawca merytoryczny powinien umieścić na nich adnotację „Bc” oraz datę i podpis.

3. Zbiory dokumentów, dostarczane do kancelarii w celu ich zaewidencjonowania we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, powinny być uprzednio przesznurowane i ponumerowane.

Rozdział 8
Szczególne zasady obiegu dokumentów włączanych do teczek akt osobowych, postępowań sprawdzających i ewidencji operacyjnej

§ 71.
1. Włączenie dokumentu do teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnej, podlega niezwłocznemu odnotowaniu w urządzeniu ewidencyjnym, w którym zarejestrowano ten dokument.

2. Włączenie dokumentu do teczki, o której mowa w ust. 1, polega na umieszczeniu dokumentu w teczce i wyszczególnieniu go w spisie zawartości.

3. O włączeniu dokumentu do właściwej teczki akt osobowych, postępowań sprawdzających lub ewidencji operacyjnej osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie informuje pracownika kancelarii podając numer ewidencyjny prowadzonej teczki.

4. Fakt, o którym mowa w ust. 3, pracownik kancelarii odnotowuje we właściwej kolumnie urządzenia ewidencyjnego, w pozycji, pod którą zarejestrowano włączony dokument, określając:

1) rodzaj teczki za pomocą skrótów:

a) t.a.o. – teczka akt osobowych,
b) t.a.p.s. – teczka akt postępowania sprawdzającego,
c) t.e.o. – teczka ewidencji operacyjnej;

2) numer ewidencyjny teczki, do której włączono dokument.

5. Adnotację, o której mowa w ust. 4, potwierdza podpisem osoba prowadząca teczkę.

§ 72.
1. Dla dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową, które niezwłocznie po wykonaniu i zaewidencjonowaniu podlegają włączeniu do teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających albo teczki ewidencji operacyjnej, nie zakłada się karty zapoznania, a jej rolę spełnia karta kontrolna teczki.

2. Jeśli do dokumentów, o których mowa w ust. 1, wcześniej założono karty zapoznania to podlegają one włączeniu do teczki razem z tymi dokumentami.

3. Każda osoba, która zapoznaje się z zawartością teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających albo teczki ewidencji operacyjnej zobowiązana jest do odnotowania tego faktu w karcie kontrolnej.

4. Za przestrzeganie postanowienia ust. 3 odpowiada osoba prowadząca teczkę akt osobowych, teczkę akt postępowań sprawdzających lub teczkę ewidencji operacyjnej oraz osoba, której została ona udostępniona, jeśli w ramach realizacji procedur, zapoznaje z jej zawartością inne uprawnione osoby.

§ 73.
1. Przekazanie teczki przez prowadzącą ją osobę, do dalszego prowadzenia innej osobie, odbywa się protokolarnie.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) stanowisko, stopień imię i nazwisko osoby przekazującej teczkę;

2) stanowisko, stopień, imię i nazwisko osoby przyjmującej teczkę;

3) datę przekazania;

4) nazwisko i imię osoby, dla której prowadzi się teczkę akt osobowych lub teczkę akt postępowania sprawdzającego oraz numer ewidencyjny przekazywanej teczki, a w przypadku teczek ewidencji operacyjnych, kryptonim i numer ewidencyjny tej teczki;

5) numer ewidencyjny spisu zawartości na podstawie, którego ustalono jej zawartość;

6) liczbę kart teczki, łącznie z kartą kontrolną i kartami spisu zawartości;

7) stwierdzenie o zgodności stanu dokumentów wymienionych w spisie zawartości teczki, ze stanem faktycznym, dokonane przez osobę przekazującą oraz osobę przyjmującą teczkę;

8) podpisy osoby przekazującej oraz osoby przyjmującej teczkę.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu, zatwierdza go bezpośredni przełożony osoby przekazującej oraz osoby przyjmującej, a przechowywany jest w teczce.

4. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 1, kancelaria, a także właściwa komórka organizacyjna, w której była zaewidencjonowana teczka, dokonuje zmian w urządzeniach ewidencyjnych.

§ 74.
1. W przypadku konieczności przeniesienia części dokumentów lub pojedynczego dokumentu z teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnej do innej teczki, prowadząca tą teczkę osoba wykreśla odpowiednie pozycje ze spisu zawartości, wpisując jednocześnie datę przeniesienia i numer ewidencyjny teczki, do której je włączono.

2. Skreślenia i wpisy, o których mowa w ust. 1, czytelnie podpisują: osoba prowadząca teczkę i osoba włączająca dokumenty do innej teczki.

3. Osoba włączająca dokumenty, o których mowa w ust. 1, umieszcza je w teczce i wypełnia spis zawartości, dokonując adnotacji o numerze teczki, z której je wyłączono.

4. Skreśleń i wpisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się czerwonym atramentem lub tuszem.

§ 75.
1. Przekazanie lub udostępnienie teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnej poza jednostkę organizacyjną Straży Granicznej, poza jednostkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej lub poza komórkę organizacyjną, placówkę lub dywizjon Straży Granicznej może nastąpić wyłącznie za pismem przewodnim, w którym określa się każdą z przekazywanych teczek jako odrębny załącznik do pisma, wymieniając kolejno:

1) rodzaj teczki, zgodnie z oznaczeniami, o których mowa w § 71 ust. 4 pkt 1;

2) klauzulę tajności teczki;

3) numer ewidencyjny teczki;

4) liczbę kart teczki, zgodnie ze spisem zawartości.

2. Postanowienia ust. 1 nie stosuje się wobec teczek przekazywanych do Archiwum Straży Granicznej.

§ 76.
1. Przesyłając teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnych, prowadzące je osoby przedstawiają w kancelarii wyłącznie pismo przewodnie, bez załączników.

2. Pracownik kancelarii rejestruje pismo przewodnie, o którym mowa w ust. 1, wypełnia poszczególne pozycje dziennika korespondencji korzystając z informacji zawartych w piśmie przewodnim, przygotowuje kopertę wewnętrzną i przekazuje pismo przewodnie osobie prowadzącej teczkę.

3. Osoba prowadząca teczkę pakuje pismo przewodnie i załączniki do koperty wewnętrznej, zakleja ją oraz składa podpis na kopercie jako osoba pakująca i przekazuje do kancelarii celem przesłania.

§ 77.
1. Trwałe przekazanie teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnej innej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej należy odnotować we właściwym urządzeniu ewidencyjnym, w którym była ona zarejestrowana.

2. Jednostka organizacyjna Straży Granicznej, która otrzymała teczkę ewidencjonuje ją w prowadzonym rejestrze, a osoba, która wykonuje tę czynność, niezwłocznie powiadamia o powyższym pracownika kancelarii.

3. Pracownik kancelarii odnotowuje w dzienniku korespondencji, w pozycji, pod którą zarejestrowano wpływ teczki, informację o nowym numerze ewidencyjnym teczki.

4. Wpis, o którym mowa w ust. 3, potwierdza podpisem osoba, która dokonała rejestracji teczki.

§ 78.
1. Teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających oraz teczki ewidencji operacyjnej nie podlegają przekazaniu do właściwych archiwów zakładowych, a są przekazywane bezpośrednio do Archiwum Straży Granicznej.

2. Teczki akt osobowych są przekazywane do Archiwum Straży Granicznej bezpośrednio po zwolnieniu funkcjonariusza lub pracownika.

3. Teczki ewidencji operacyjnej są przekazywane do Archiwum Straży Granicznej bezpośrednio po ich zakończeniu.

4. Teczki akt postępowań sprawdzających są przekazywane do Archiwum Straży Granicznej bezpośrednio po zwolnieniu funkcjonariusza lub pracownika lub są brakowane i niszczone we właściwej komórce organizacyjnej Straży Granicznej, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej.

5. Przed przekazaniem teczki akt osobowych, teczki akt postępowań sprawdzających lub teczki ewidencji operacyjnej do Archiwum Straży Granicznej, osoba prowadząca teczkę dokonuje przeglądu i uporządkowania zawartości wyłączając dokumenty nie podlegające archiwizacji.

6. Czynność, o której mowa w ust. 5, polega na:

1) wykonaniu w dwóch egzemplarzach wykazu dokumentów i materiałów niearchiwalnych kategorii „Bc” nie podlegających archiwizacji wyłączonych z teczki, z których jeden włącza się do archiwizowanej teczki, a drugi pozostawia wraz z wyłączonymi dokumentami w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej;

2) skreśleniu odpowiednich pozycji ze spisu zawartości i wpisaniu przy skreśleniach kategorii „Bc”;

3) sporządzeniu nowego spisu zawartości pozostawiając wcześniej prowadzony w teczce.

7. Przekazanie teczek, o których mowa w ust. 1, do Archiwum Straży Granicznej następuje na podstawie spisu akt przekazanych.

Rozdział 9
Rejestracja spraw i korespondencji powstałej w trakcie ich prowadzenia

§ 79.
1. Wykonawca merytoryczny po otrzymaniu lub wytworzeniu pierwszego dokumentu w sprawie, klasyfikuje go określając według jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej: symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne i kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia, przy czym za wytworzony uważa się dokument, podpisany przez uprawnioną osobę.

2. Symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną oraz sposób postępowania z dokumentem na wypadek zagrożenia wykonawca merytoryczny wpisuje w górnym prawym rogu pierwszej strony dokumentu i potwierdza tę czynność podpisem.

3. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, wykonawca merytoryczny ma obowiązek zarejestrować sprawę we właściwej kancelarii, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W uzasadnionych szczególnymi okolicznościami przypadkach, dopuszcza się rejestrację sprawy po jej zakończeniu.

§ 80.
1. Pracownik kancelarii rejestruje sprawy w kolejnych pozycjach rejestru dokumentacji, przy czym:

1) rejestrując sprawę z chwilą otrzymania bądź wytworzenia pierwszego dokumentu, w rubrykach:

a) „liczba porządkowa” – wpisuje kolejny numer sprawy w danym roku kalendarzowym poprzedzając numer oznaczeniem klauzuli tajności sprawy,
b) „nazwa teczki, dziennika, książki itp.” – wpisuje tytuł sprawy, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej,
c) „klauzula tajności” – wpisuje klauzulę tajności sprawy,
d) „data rozpoczęcia” – wpisuje datę otrzymania albo wytworzenia pierwszego dokumentu;

2) rejestrując sprawę zakończoną, wypełnia rubryki, o których mowa w pkt 1, a ponadto w rubrykach:

a) „data zakończenia” – wpisuje datę zakończenia sprawy,
b) „liczba kart” – wpisuje liczbę kart sprawy,
c) „uwagi” – wpisuje symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną i sposób postępowania na wypadek zagrożenia.

2. Jeśli w chwili rejestrowania sprawy nie można określić klauzuli tajności dopuszcza się uzupełnienie rubryki „klauzula tajności” po zakończeniu sprawy.

3. W przypadku, gdy tytuł sprawy, zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej nie wyczerpuje jej zawartości, dopuszcza się jego rozwinięcie przez użycie dookreślenia, po kropce.

4. W przypadku, kiedy akta sprawy składają się z kilku teczek, wszystkie teczki rejestruje się w rejestrze dokumentacji, używając cyfr rzymskich, jako kolejne tomy akt sprawy, każdy tom pod oddzielną pozycją.

5. W przypadku, gdy w tej samej sprawie prowadzi się korespondencję jawną i niejawną, sprawę rejestruje się we właściwej kancelarii.

6. Zabrania się rejestrowania tej samej sprawy równocześnie w kancelarii jawnej..

§ 81.
1. Dokumentacja dotycząca jednej sprawy stanowi gromadzony w teczce zbiór dokumentów, którą przechowuje właściwa kancelaria, komórka organizacyjna albo prowadzący sprawę wykonawca merytoryczny.

2. Wykonawca merytoryczny zakłada i prowadzi, dla każdej prowadzonej przez siebie sprawy, przegląd dokumentów zbioru lub spis zawartości.

3. Po zakończeniu sprawy wykonawca merytoryczny dokonuje przeglądu i uporządkowania zebranych dokumentów poprzez:

1) wydzielenie z teczki dokumentów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym kategorii „Bc”;

2) sprawdzenie zawartości teczki pod względem skompletowania dokumentów;

3) ponumerowanie, przy użyciu ołówka grafitowego, w prawym górnym rogu arkuszy teczki;

4) sporządzenie spisu spraw lub spisu zawartości;

5) ułożenie dokumentów w kolejności:

a) czysta karta,
b) karta kontrolna,
c) spis spraw lub spis zawartości,
d) dokumenty,
e) czysta karta.

4. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 3, wykonawca merytoryczny przekazuje teczkę do kancelarii.

5. Numeracji, o której mowa w ust. 3 pkt. 3, nie podlega czysta karta, karta kontrolna i spis spraw (spis zawartości).

6. Spisy spraw i spisy zawartości należy wykonywać metodą komputerową lub trwałym środkiem piszącym koloru niebieskiego lub czarnego.

7. Grubość teczki sprawy (spraw) nie powinna przekraczać 5 cm.

8. Do właściwego archiwum przekazuje się wyłącznie teczki uporządkowane kompletnymi rocznikami.

9. Dzienniki korespondencji przekazywane do właściwego archiwum powinny zawierać wpis o ich rozliczeniu o treści: „Niniejszy dziennik rozliczono ze wszystkich zaewidencjonowanych w nim pozycji” potwierdzony imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby rozliczającej z podaniem daty dokonania rozliczenia.

10. Zabrania się:

1) numerowania pominiętych kart teczki poprzez dodawanie kolejnych liter alfabetu (np. 100, 100a, 100b, 100c,...). W takim przypadku ponumerowanie należy wykonać ponownie;

2) doklejania dokumentów do dokumentów znajdujących się w zszytej teczce.

§ 82.
1. Ułożenie dokumentów w sprawie lub sprawach zawartych w archiwizowanej teczce powinno odzwierciedlać kolejność zdarzeń, uzyskiwanych informacji, sporządzanych dokumentów od dokumentu najwcześniejszego, rozpoczynającego sprawę, na górze, do najpóźniejszego stanowiącego jej zakończenie, na dole.

2. W przypadku, gdy w sprawie występują kolejno pisma zawierające zapytania i odpowiedzi, pismo zawierające odpowiedź umieszcza się po piśmie zawierającym zapytanie, a całość sprawy układa się w kolejności zapytań.

3. W przypadku, gdy wymaga tego charakter sprawy, do ułożenia dokumentów można stosować także inne kryteria, a w szczególności geograficzne, organizacyjne, osobowe, alfabetyczne, stosując w ich obrębie zasady, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. W skompletowanej teczce powinien znajdować się oryginał dokumentu bądź ten egzemplarz dokumentu otrzymanego, na którym ostatecznie zrealizowano sprawę.

5. W przypadku posiadania dwóch lub więcej egzemplarzy dokumentu, archiwizacji podlega wyłącznie jeden egzemplarz dokumentu.

§ 83.
1. Elektroniczne nośniki informacji z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami, przechowywane są tak długo, jak długo są niezbędne do potrzeb własnych użytkownika.

2. W przypadkach szczególnych, dopuszcza się włączanie elektronicznego nośnika informacji do teczki i zarchiwizowanie go, jeśli okres przechowywania teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, nie przekracza pięciu lat.

3. W przypadku, gdy określony jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej, okres przechowywania teczki przekracza 5 lat, umieszcza się w niej wydruki informacji utrwalonych na elektronicznym nośniku informacji.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, elektroniczny nośnik informacji umieszcza się w kopercie, na której wpisuje się informację o nazwie i wersji edytora tekstu albo oprogramowania służącego do odtworzenia utrwalonej informacji oraz zawartości tego nośnika.

5. Elektroniczny nośnik informacji wyszczególnia się jako odrębną pozycję w spisie zawartości opisując typ nośnika, numer ewidencyjny i jego zawartość.

§ 84.
1. W przypadkach szczególnych, podyktowanych koniecznością szczególnej ochrony zawartych w dokumencie informacji, wykonawca merytoryczny przygotowujący teczkę do archiwizacji, może włączyć ten dokument do teczki w zamkniętej kopercie zabezpieczonej pieczęciami i taśmą klejącą.

2. Na kopercie, o której mowa w ust. 1, umieszcza się informację o jej zawartości oraz dodatkowo adnotację o treści: „otwierać za zgodą ............. (podać stanowisko właściwego przełożonego)”.

3. W spisie zawartości, w rubryce „nazwa dokumentu” wpisuje się nazwę dokumentu z adnotacją „w kopercie”.

4. Podczas oznaczania kart teczki kopertę traktuje się tak jak kolejną kartę teczki, bez względu na liczbę stron umieszczonego w niej dokumentu.

§ 85.
1. W przypadku spraw objętościowo niewielkich, nie zawierających informacji, których udostępnienie następuje po uzyskaniu zgody osoby podpisującej dokument lub jej przełożonego, a dotyczących tej samej tematyki dopuszcza się rejestrację i prowadzenie teczek zagadnieniowych.

2. Teczki, o których mowa w ust.1, służą do gromadzenia i przechowywania spraw dotyczących tego samego zagadnienia, realizowanych w danym roku kalendarzowym przez tą samą komórkę organizacyjną, pod warunkiem, iż posiadają identyczne, wynikające z jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej:

1) symbol klasyfikacyjny;

2) hasło klasyfikacyjne;

3) kategorię archiwalną;

4) sposób postępowania na wypadek zagrożenia.

3. Z chwilą założenia teczki, o której mowa w ust 2, zakłada się do niej spis spraw.

4. W teczce, o której mowa w ust 2, gromadzi się kompletne i uporządkowane sprawy zachowując kolejność ich powstania od najwcześniejszej do najpóźniejszej.

5. W przypadku archiwizacji teczki, o której mowa w ust 2, zawartość teczki poprzedza się spisem spraw, a każdą sprawę poprzedza się przeglądem dokumentów zbioru.

6. W przypadku, o którym mowa w ust 5, numeracji nie podlega czysta karta oraz spis spraw, a numerowanie rozpoczyna się od przeglądu dokumentów zbioru pierwszej sprawy.

§ 86.

1. Po otrzymaniu uporządkowanej przez wykonawcę merytorycznego teczki pracownik kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza kolejność ułożenia oraz ponumerowania dokumentów;

2) usuwa części metalowe, a w szczególności zszywki i spinacze;

3) wkłada w okładki i przeszywa otrzymaną teczkę;

4) umieszcza na niej odcisk pieczęci suchej na laku lub kleju oraz opisuje zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 31 do zarządzenia;

5) na teczkę nakleja etykietę i wpisuje:

a) nazwę jednostki organizacyjnej;
b) nazwę komórki organizacyjnej;
c) oznaczenie akt, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;
d) numer teczki według rejestru dokumentacji, łamany przez ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano teczkę, łamany przez cyfrę rzymską określającą numer tomu akt;
e) klauzulę tajności;
f) kategorię archiwalną;
g) sposób postępowania na wypadek zagrożenia;
h) tytuł teczki;
i) datę rozpoczęcia i zakończenia sprawy lub spraw zawartych w teczce;
j) liczbę kart teczki.

2. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, pracownik kancelarii zakłada kartę teczki.

3. W dziennikach korespondencji, w pozycjach rejestracji poszczególnych dokumentów znajdujących się w teczce, wpisuje numer teczki, o którym mowa w ust. 1 pkt 5 lit. d.

§ 87.
1. Czynności w zakresie porządkowania teczek, należy zakończyć do 15 lutego każdego roku kalendarzowego, w stosunku do teczek spraw prowadzonych w roku ubiegłym.

2. Nie archiwizuje się teczek spraw nie zakończonych bądź niekompletnych.

3. W przypadku spraw o niewielkiej objętości dopuszcza się prowadzenie teczki sprawy przez okres trzech lat.

4. W przypadku wznowienia sprawy znajdującej się w zarchiwizowanej teczce, kolejne napływające w sprawie dokumenty gromadzi się w nowej teczce oznaczając ją jako „Tom II” i kolejne.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, tytuł zarchiwizowanej teczki należy uzupełnić o oznaczenie „Tom I”:

1) na etykiecie teczki;

2) w rejestrze dokumentacji, w rubryce „nazwa teczki, dziennika, książki itp.”.

6. Kancelaria udostępnia teczki spraw zakończonych i spraw pozostających w toku:

1) prowadzącym je wykonawcom merytorycznym;

2) przełożonym wykonawców, o których mowa w pkt 1;

3) osobom upoważnionym przez Komendanta Głównego Straży Granicznej na podstawie imiennego upoważnienia.

7. Udostępnienie teczek spraw zakończonych i spraw pozostających w toku osobom, o których mowa w ust. 6 pkt 1 i 2 ewidencjonuje się w karcie RWD osoby, której zostały one udostępnione, a w przypadku teczek zarchiwizowanych, w karcie teczki.

8. Udostępnienie zarchiwizowanych teczek innym osobom, niż wymienionym w ust. 6 pkt 1 i 2, odbywa się w Komendzie Głównej Straży Granicznej na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, a w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej na podstawie pisemnej zgody kierownika komórki organizacyjnej, komendanta placówki lub dywizjonu Straży Granicznej, w których zostały one wytworzone.

§ 88.
1. Zarchiwizowane teczki, zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, oznaczoną klauzulą tajności „poufne”, przechowuje właściwa kancelaria.

2. Okres przechowywania zarchiwizowanych teczek w kancelarii nie może być dłuższy niż 2 lata.

3. Nie później niż po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2, teczki przekazywane są do właściwego archiwum zakładowego.

4. Bieg okresu przechowywania teczki w kancelarii rozpoczyna się z dniem 1 stycznia roku kalendarzowego, następującego po jej zarchiwizowaniu.

5. Przekazanie teczek do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie spisu akt przekazanych.

6. Klauzula tajności spisu akt przekazanych, na podstawie którego kancelaria przekazuje teczki do właściwego archiwum, powinna odpowiadać najwyższej klauzuli tajności teczki przekazywanej za pośrednictwem tego spisu.

7. Spisy akt przekazanych, na podstawie których kancelaria przekazuje teczki do właściwego archiwum, powinny posiadać dyspozycję: „jawne po odłączeniu akt”.

8. Zniesienia klauzuli tajności spisu akt przekazanych dokonuje właściwa kancelaria dla właściwego archiwum.

9. Po przekazaniu teczek i podpisaniu spisu akt przekazanych przez kierownika właściwego archiwum zakładowego oraz nadaniu mu numeru tego archiwum, zgodnie z rejestrem spisów zdawczo-odbiorczych pracownik kancelarii, przy każdej przekazanej pozycji w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym dokonuje adnotacji o treści: „przekazano do archiwum zakładowego, zgodnie ze spisem akt przekazanych nr … , poz…. ”.

Rozdział 10
Przechowywanie dokumentów stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” poza kancelarią

§ 89.
1. Pełnomocnik ochrony właściwy dla danej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej może udzielić zgody na przechowywanie przez wykonawców merytorycznych dokumentów poza kancelarią na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych dokumentów.

2. Zgody, o której mowa w ust. 1, udziela się:

1) na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej

2) na wniosek właściwego kierownika komórki organizacyjnej, komendanta placówki lub dywizjonu Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej.

3. Wnioski, o których mowa w ust. 2, przed przekazaniem do pełnomocnika ochrony, podlegają opiniowaniu przez funkcjonariusza pionu ochrony odpowiedzialnego za zapewnienie ochrony fizycznej pomieszczeń kancelarii.

§ 90.
1. Zgoda, o której mowa w § 89 ust. 1, może być udzielona po spełnieniu wymogów bezpieczeństwa, określonych w rozdziale 3.

2. Za dostosowanie pomieszczeń do wymogów bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, odpowiada osoba wnioskująca.

3. W przypadku nie spełniania wymogów bezpieczeństwa, funkcjonariusz pionu ochrony, odpowiedzialny za zapewnienie ochrony fizycznej pomieszczeń kancelarii sporządza spis zaleceń jakie należy spełnić by zgoda, o której mowa w § 89 ust. 1, mogła być udzielona.

4. Zalecenia, o których mowa w ust. 3, zatwierdza właściwy pełnomocnik ochrony i informuje o tym osobę występującą z wnioskiem.

5. Wykaz pomieszczeń, w których dopuszcza się przechowywanie dokumentów poza kancelarią oraz osób, które uzyskały zgodę na ich przechowywanie na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych związanych z dostępem do tych dokumentów prowadzi i przechowuje właściwa kancelaria.

Rozdział 11
Brakowanie dokumentów

§ 91.
1. Dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, kategorii „Bc”, brakuje i niszczy komisja powoływana doraźnie lub planowo decyzją kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej, a kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

2. Z czynności, o których mowa w ust. 1, komisja sporządza protokół brakowania dokumentów.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w jednym egzemplarzu i przekazuje do właściwej kancelarii.

4. Zgodę na wybrakowanie i zniszczenie dokumentów wymienionych w protokole, o którym mowa w ust. 2, udzielają:

1) kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej w Komendzie Głównej Straży Granicznej, w odniesieniu do dokumentów posiadanych przez te jednostki;

2) kierownicy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej, w odniesieniu do dokumentów posiadanych przez te jednostki.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 2, po zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w ust. 4, podlega zaopiniowaniu przez właściwego pełnomocnika ochrony.

§ 92.
1. Wydruki próbne albo wadliwe, niewłaściwie wykonane odbitki, zawierające informacje niejawne, niszczy niezwłocznie wykonawca, w sposób uniemożliwiający odczyt.

2. Klisze, matryce, kalki i taśmy atramentowe służące do wytworzenia dokumentów po ich wykorzystaniu, brakuje i niszczy się w sposób określony w § 91.

3. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne umiejscowione na elektronicznych nośnikach informacji, wykonawca kasuje we własnym zakresie, potwierdzając ten fakt w metryce nośnika.

4. Elektroniczne nośniki informacji zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, kategorii „Bc”, po ich wykorzystaniu brakuje i niszczy się w sposób określony w § 91.

§ 93.
1. Wybrakowane dokumenty do czasu ich zniszczenia przechowuje, wraz z podpisanymi przez komisję i zatwierdzonymi przez właściwych przełożonych protokołami brakowania dokumentów, właściwa kancelaria.

2. Zniszczenie dokumentów polega na rozdrobnieniu ich w stopniu uniemożliwiającym odtworzenie zawartych w nich informacji lub ich spaleniu.

3. Dokumenty zdejmuje się z ewidencji kancelarii po ich zniszczeniu, odnotowanym w protokole brakowania dokumentów.

4. Brakowanie dokumentów w Archiwum Straży Granicznej i archiwach zakładowych określają przepisy w zakresie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacja niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych.

Rozdział 12
Depozyty

§ 94.
W celu zapewnienia właściwej ochrony i usprawnienia udostępniania dokumentów wykonawcom merytorycznym dopuszcza się tworzenie w kancelarii depozytów.

§ 95.
1. Depozyty, o których mowa w § 94, znajdują się w kancelarii i służą do przechowywania dokumentów udostępnionych funkcjonariuszom i pracownikom zatrudnionym w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, przez okres niezbędny do załatwienia sprawy związanej z dostępem do tych dokumentów.

2. W przypadku założenia depozytów, kancelarię wyposaża się dodatkowo w pojemniki lub teczki z możliwością przesznurowania i opieczętowania referentką posiadającego je funkcjonariusza lub pracownika.

§ 96.
1. Dopuszczalne jest również tworzenie depozytów w formie skrytek, w specjalnie do tego przystosowanych szafach metalowych.

2. Skrytki, o których mowa w ust. 1, winny być zaopatrzone w odrębne zamki i możliwość oplombowania referentką korzystającego z nich funkcjonariusza lub pracownika.

§ 97.
1. Depozyt przydziela właściwy pełnomocnik ochrony lub upoważniony przez niego pracownik kancelarii, na wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w Komendzie Głównej Straży Granicznej;

2) kierownika właściwej komórki organizacyjnej, komendanta placówki lub dywizjonu Straży Granicznej - w oddziałach i ośrodkach szkolenia Straży Granicznej.

2. Z chwilą podjęcia decyzji o założeniu depozytów, kierownik kancelarii tworzy wykaz depozytów.

3. Po przydzieleniu depozytu pracownik kancelarii uzupełnia wykaz depozytów.

§ 98.
1. Funkcjonariusz lub pracownik, któremu przydzielono depozyt, korzystając ze spisu zawartości zakłada i prowadzi wykaz dokumentów znajdujących się w depozycie.

2. Uzupełnianie wykazu dokumentów znajdujących się w depozycie polega na systematycznym wpisywaniu do spisu zawartości dokumentów włączanych do depozytu i wykreślaniu dokumentów przekazanych do kancelarii.

§ 99.
1. Przed włączeniem dokumentu do depozytu, wykonawca potwierdza jego odbiór w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.

2. Przyjęcie zaplombowanego depozytu do przechowania w kancelarii, z dokumentem, o którym mowa w ust. 1, nie wymaga odnotowywania przez pracownika kancelarii zwrotu dokumentu w urządzeniu ewidencyjnym, w którym pokwitowano jego odbiór.

§ 100.
1. Funkcjonariusz lub pracownik, mając potrzebę skorzystania z dokumentów znajdujących się w depozycie, pobiera depozyt kwitując jego odbiór w prowadzonej przez kancelarię książce doręczeń przesyłek miejscowych.

2. Po skorzystaniu z dokumentu, osoba posiadająca depozyt umieszcza ponownie dokument w depozycie, plombuje depozyt swoją referentką i zdaje depozyt do przechowania w kancelarii, przed zakończeniem przez tą kancelarię dnia pracy.

§ 101.
1. Depozyty mogą być wydawane wyłącznie osobom, którym zostały przydzielone.

2. W przypadkach uzasadnionych nieobecnością funkcjonariusza lub pracownika i koniecznością uzyskania dostępu do zgromadzonych przez niego w depozycie dokumentów dopuszcza się komisyjne pobranie i otwarcie depozytu.

§ 102.
Z czynności, o której mowa w § 101 ust. 2, komisja sporządza protokół, o którym mowa w § 105 ust 1.

§ 103.
Likwidacja depozytu, o którym mowa w § 97 ust. 1, następuje na wniosek posiadającego go funkcjonariusza lub pracownika, albo ich przełożonych.

Rozdział 13
Dostęp do dokumentów posiadanych przez funkcjonariuszy
i pracowników w przypadku ich nieobecności w służbie lub pracy

§ 104.
1. W przypadku nieobecności funkcjonariusza lub pracownika w służbie lub pracy i konieczności uzyskania dostępu do udostępnionych mu i przechowywanych przez niego dokumentów, bezpośredni przełożony tego funkcjonariusza lub pracownika wyznacza komisję, w składzie co najmniej trzech osób, której zadaniem jest odszukanie dokumentu w pomieszczeniu, szafie lub depozycie.

2. Wyznaczając osoby do komisji, o której mowa w ust. 1, przełożony nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika powinien kierować się następującymi wskazaniami:

1) wszystkie osoby wchodzące w skład komisji powinny posiadać dostęp do informacji niejawnych, jakie mogą być przechowywane w pomieszczeniu, szafie lub depozycie nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika;

2) skład komisji powinien uwzględniać charakter dokumentów posiadanych przez nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika;

3) osoby wyznaczone do komisji nie powinny być podwładnymi nieobecnego funkcjonariusza lub pracownika, którego pomieszczenie, szafa lub depozyt są otwierane.

§ 105.
1. Z wykonanych czynności komisja sporządza protokół z otwarcia, zgodnie z wzorem, o którym mowa w § 19 ust. 2 pkt 20, w trzech egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przekazywany jest właściwemu pełnomocnikowi ochrony, drugi pozostaje w komórce organizacyjnej, placówce lub dywizjonie Straży Granicznej, a trzeci pozostawia się w pomieszczeniu, szafie lub depozycie osoby, której pomieszczenie, szafa lub depozyt był otwierany.

2. Protokół z otwarcia zatwierdza przełożony, który wyznaczył komisję.

§ 106.
1. W protokole z otwarcia należy wyszczególnić dokumenty pobrane z pomieszczenia, szafy lub depozytu funkcjonariusza lub pracownika oraz wskazać komu zostały one przekazane.

2. Odbiór dokumentów, otrzymujący je funkcjonariusz potwierdza swoim podpisem na protokole z otwarcia, a następnie udaje się do kancelarii, gdzie w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się zmiany w zakresie osoby, której zostały one udostępnione.

§ 107.
Po zakończeniu prac komisji, o której mowa w § 104 ust. 1, otwierane pomieszczenie, szafa lub depozyt zostają ponownie zamknięte i zaplombowane referentką członka komisji.

Rozdział 14
Zasady postępowania w przypadku utraty kontroli nad dokumentem

§ 108.
1. W przypadku utraty kontroli nad dokumentem, osoba która stwierdza jego brak zobowiązana jest złożyć kierownikowi jednostki organizacyjnej Straży Granicznej pisemny meldunek za pośrednictwem właściwego pełnomocnika ochrony.
2. Pełnomocnik ochrony po otrzymaniu meldunku, o którym mowa w ust. 1, przedstawia go kierownikowi jednostki organizacyjnej Straży Granicznej proponując tryb postępowania w tej sprawie.

§ 109.
1. Gdy poszukiwania lub przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie doprowadzi do odnalezienia dokumentu osoba, która je prowadziła sporządzając sprawozdanie z jego przebiegu zawiera w nim wniosek o zdjęcie dokumentu z ewidencji.

2. Zatwierdzone przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, stanowi podstawę do zdjęcia dokumentu z ewidencji kancelarii.

§ 110.
W przypadku utraty dokumentu w oddziale lub ośrodku szkolenia Straży Granicznej, komendant oddziału lub ośrodka szkolenia Straży Granicznej oprócz działań, o których mowa w § 108, powiadamia o stwierdzonym fakcie, podjętych działaniach i ich wyniku Komendanta Głównego Straży Granicznej za pośrednictwem Dyrektora Biura Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej.

Rozdział 15
Likwidacja kancelarii

§ 111.
W przypadku likwidacji kancelarii kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej powołuje komisję likwidacyjną.

§ 112.
Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu ewidencyjnego i faktycznego dokumentów;

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres przechowywania, wybrakowanie jej i zniszczenie;

3) zarchiwizowanie dokumentacji dotychczas nie zarchiwizowanej;

4) ostateczne zakończenie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych;

5) przekazanie akt oraz innych materiałów zgromadzonych w likwidowanej kancelarii do archiwum zakładowego lub wyznaczonemu następcy prawnemu;

6) wyjaśnienie ewentualnych nieścisłości w ewidencji.

§ 113.
Z czynności likwidacyjnych komisja likwidacyjna sporządza szczegółowy protokół.

Rozdział 15
Przepisy przejściowe i końcowe

§ 114.
W przypadku włączenia przez kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej zadań w zakresie: ewidencji obiegu, ochrony, przechowywania, przekazywania i przesyłania dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą "zastrzeżone", do kompetencji kancelarii, przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się odpowiednio do tych dokumentów.

§ 115.
Dotychczasowe urządzenia ewidencyjne kancelarii, których wzory ulegają zmianie, mogą być stosowane w kancelariach do dnia 31 grudnia 2007 r.

§ 116.
Upoważnienia do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne” oraz udzielone zgody na przechowywanie dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności „poufne”, wydane na mocy decyzji nr 56 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 22 maja 2002 r. w sprawie funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 3, poz. 33 oraz z 2003 r. Nr 10, poz. 59) zachowują ważność do dnia 31.12.2006 r.

§ 117.
Traci moc decyzja nr 56 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 22 maja 2002 r. w sprawie funkcjonowania kancelarii tajnych oraz obiegu dokumentów niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 3, poz. 33 oraz z 2003 r. Nr 10, poz. 59)

§ 118.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

KOMENDANT GŁÓWNY STRAŻY GRANICZNEJ

gen. bryg. Mirosław KUŚMIERCZAK

ZAŁĄCZNIKI (dostępne na CD)

Załącznik nr 1
Upoważnienie na wykonywanie czynności kancelaryjnych, związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli tajności „poufne”, przez upoważnionych funkcjonariuszy lub pracowników spoza pionu ochrony - WZÓR

Załącznik nr 2

Rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych - WZÓR

Załącznik nr 3
Dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą - WZÓR

Załącznik nr 4
Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych - WZÓR

Załącznik nr 5
Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą tajności: „ściśle tajne”, „tajne, „poufne”
- WZÓR

Załącznik nr 6

Skorowidz rejestrów - WZÓR

Załącznik nr 7
Rejestr wydanych dokumentów (karta RWD) - WZÓR

Załącznik nr 8
Wykaz przesyłek nadanych - WZÓR

Załącznik nr 9
Książka doręczeń przesyłek miejscowych - WZÓR

Załącznik nr 10
Karta zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą „ściśle tajne/tajne” - WZÓR

Załącznik nr 11
Dziennik ewidencji elektronicznych nośników informacji - WZÓR

Załącznik nr 12
Metryka elektronicznego nośnika informacji - WZÓR

Załącznik nr 13
Protokół brakowania/zniszczenia dokumentów manipulacyjnych kategorii „Bc” - WZÓR

Załącznik nr 14
Protokół brakowania akt - WZÓR

Załącznik nr 15
Spis akt przekazanych - WZÓR

Załącznik nr 16
Spis zawartości teczki/ depozytu - WZÓR

Załącznik nr 17
Przegląd dokumentów zbioru - WZÓR

Załącznik nr 18
Spis spraw zawartych w teczce - WZÓR

Załącznik nr 19
Karta kontrolna - WZÓR

Załącznik nr 20
Wykaz osób dopuszczonych do dostępu do informacji niejawnych - WZÓR

Załącznik nr 21
Wykaz pomieszczeń, w których dopuszcza się przechowywanie dokumentów poza kancelarią oraz osób, które uzyskały zgodę na ich przechowywanie na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych
- WZÓR

Załącznik nr 22
Protokół z komisyjnego otwarcia pomieszczenia, szafy, depozytu - WZÓR

Załącznik nr 23
Wniosek o udzielenie zgody na przechowywanie dokumentów poza kancelarią - WZÓR

Załącznik nr 24
Etykieta archiwalna - WZÓR

Załącznik nr 25
Karta teczki - WZÓR

Załącznik nr 26
Rejestr osób wchodzących do kancelarii - WZÓR

Załącznik nr 27
Wykaz oznaczeń dokumentów według dzienników ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonych w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej - WZÓR

Załącznik nr 28
Wykaz depozytów - WZÓR

Załącznik nr 29
Dziennik wykonawcy - WZÓR

Załącznik nr 30

Przykładowy sposób oznaczania dokumentów rejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej

Załącznik nr 31

Przykładowy sposób przeszycia teczki oraz oznakowania pierwszej i ostatniej strony teczki