|
Praktycznie wszystkie państwowe i
niepaństwowe jednostki organizacyjne są zobowiązane ustawowo
do zapewnienia należytych warunków przechowywania materiałów
archiwalnych, powstałych w wyniku ich działalności.
W żadnym wypadku nie wolno mylić
rzeczowej klasyfikacji oraz kwalifikacji materiałów pod
względem archiwalnym z ich klasyfikowaniem, czyli nadawaniem
klauzul tajności. To dwie odrębne sprawy, bowiem materiał
archiwalny mogą stanowić zarówno dokumenty jawne jak i
niejawne.
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Ogólnie sposób oznaczania kategorii
archiwalnych dokumentacji dzieli się na:
- "A"
- kategoria archiwalna dokumentacji stanowiąca materiały
archiwalne.
- "B"
kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem "B"
z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o
czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres
przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych,
poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej
wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego
znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki
organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem "Bc"
oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie
praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest
przekazywana na makulaturę;
3) symbolem "BE"
z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po
upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać
zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może
wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
Cała działalność związana z archiwizacją powinna być
uzgadniana z przedstawicielami archiwów państwowych.
Dotyczy to przede wszystkim:
- sporządzania „Wykazów akt”;
- przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum
państwowego;
- brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Wykaz archiwów państwowych zawiera załącznik nr 1.
„Wykazy
akt”
stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia
dokumentacji w akta spraw.
Przykładowy „Wykaz akt typowych” dla organów państwowych i
państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę
ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia
ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i
kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. Nr 167, poz.
1375).
Jednostki organizacyjne – niepaństwowe stosują również
przykładowy wykaz akt typowych, oraz wprowadzają w go w
porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowego archiwum
państwowego.
Przekazanie akt do archiwum
odbywa się po powiadomieniu dyrektora właściwego
miejscowego archiwum państwowego o takim zamiarze, na
podstawie spisu zdawczo-
odbiorczego.
Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale
rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich
opisaniu, nadaniu właściwego
układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym
zabezpieczeniu.
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w
kolejności spraw,
a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego
pisma wszczynającego
sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce
powinny być opatrzone
kolejną numeracją.
Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na
wierzchniej stronie każdej
teczki:
- nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w
której materiały powstały;
- znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej
oraz symbolu
klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce
organizacyjnej;
- tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według
wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i
informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się
w teczce;
- rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i
najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
- sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i
numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
- symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria
A);
- liczby stron w teczce.
Przekazywane materiały należy:
- przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych
elementów metalowych;
- umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z
materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym,
chemicznym lub biologicznym;
- zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w
porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w
zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w
etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki
organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów
archiwalnych.
Brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności
do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej
i przekazaniu jej na makulaturę.
Zgodę na brakowanie jednorazowe wyraża dyrektor miejscowo
właściwego archiwum państwowego natomiast na brakowanie
generalne dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części
wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
Do wniosku o zgodę jednorazową załącza się protokół oceny
dokumentacji niearchiwalnej, oraz spis dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej
przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.
Przy niszczeniu można korzystać z firm, które posiadają
stosowne uprawnienia lub z odpowiednich niszczarek. Należy
przy tym jednak pamiętać, iż w przypadku niszczenia dokumentów
niejawnych obowiązują pewne normy, które przedstawiono w
załączniku nr 2.
ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1
WYKAZ
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
- Naczelna Dyrekcja Archiwów
Państwowych w Warszawie;
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie;
- Archiwum Główne Akt Dawnych;
- Archiwum Akt Nowych;
- Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
- Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej;
- Archiwum Państwowe w Białymstoku;
- Oddział w Łomży;
- Archiwum Państwowe w Bydgoszczy;
- Oddział w Inowrocławiu;
- Ekspozytura w Chojnicach;
- Archiwum Państwowe w Częstochowie;
- Archiwum Państwowe w Elblągu (z siedzibą w Malborku);
- Archiwum Państwowe w Gdańsku;
- Oddział w Gdyni;
- Archiwum Państwowe w Kaliszu;
- Archiwum Państwowe w Katowicach;
- Oddział w Bielsku-Białej;
- Oddział w Cieszynie;
- Oddział w Gliwicach;
- Oddział w Oświęcimiu;
- Oddział w Pszczynie;
- Oddział w Raciborzu;
- Oddział w Żywcu;
- Archiwum Państwowe w Kielcach;
- Oddział w Jędrzejowie;
- Oddział w Pińczowie;
- Oddział w Sandomierzu;
- Oddział w Starachowicach;
- Archiwum Państwowe w Koszalinie;
- Oddział w Słupsku;
- Oddział w Szczecinku;
- Archiwum Państwowe w Krakowie;
- Oddział w Bochni;
- Oddział w Nowym Sączu;
- Oddział w Nowym Targu;
- Oddział w Tarnowie;
- Ekspozytura w Spytkowicach;
- Archiwum Państwowe w Lesznie;
- Archiwum Państwowe w Lublinie;
- Oddział w Chełmie;
- Oddział w Kraśniku;
- Oddział w Radzyniu Podlaskim;
- Archiwum Państwowe w Łodzi;
- Oddział w Pabianicach;
- Oddział w Sieradzu;
- Archiwum Państwowe w Olsztynie;
- Oddział w Mrągowie;
- Oddział w Nidzicy;
- Archiwum Państwowe w Opolu;
- Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim;
- Oddział w Tomaszowie Mazowieckim;
- Archiwum Państwowe w Płocku;
- Oddział w Kutnie;
- Oddział w Łęczycy;
- Archiwum Państwowe w Poznaniu;
- Oddział w Gnieźnie;
- Oddział w Koninie;
- Oddział w Pile;
- Archiwum Państwowe w Przemyślu;
- Archiwum Państwowe w Radomiu;
- Archiwum Państwowe w Rzeszowie;
- Oddział w Sanoku;
- Oddział w Skołyszynie;
- Archiwum Państwowe w Siedlcach;
- Archiwum Państwowe w Suwałkach;
- Oddział w Ełku;
- Archiwum Państwowe w Szczecinie;
- Oddział w Gorzowie Wielkopolskim;
- Oddział w Płotach;
- Oddział w Stargardzie Szczecińskim;
- Ekspozytura w Strzmielu;
- Archiwum Państwowe w Toruniu;
- Oddział we Włocławku;
- Archiwum Państwowe m. st. Warszawy;
- Oddział w Grodzisku Mazowieckim;
- Oddział w Łowiczu;
- Oddział w Mławie;
- Oddział w Otwocku;
- Oddział w Pułtusku;
- Ekspozytura w Nidzicy;
- Archiwum Państwowe we Wrocławiu;
- Oddział w Jeleniej Górze;
- Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim;
- Oddział w Legnicy;
- Oddział w Lubaniu;
- Archiwum Państwowe w Zamościu;
- Archiwum Państwowe w Zielonej Górze z siedzibą w Starym
Kisielinie;
- Oddział w Wilkowie;
- Oddział w Żarach;
Załącznik nr 2
NORMA DIN 32757
|
KLASA
TAJNOŚCI |
DOKUMENTY |
WYMAGANIA |
|
I |
materiały ogólne, korespondencja |
długość nielimitowana, powierzchnia ogółem =< 2000 mm
szatkowanie paskowe max 12 mm |
|
II |
korespondencja wewnętrzna |
długość nielimitowana, powierzchnia ogółem =< 800 mm.
szatkowanie paskowe max 6 mm |
|
III |
materiały poufne |
powierzchnia ogółem =< 594 mm,
szerokość paska =< 4 mm, długość =< 80 mm
powierzchnia ogółem =< 320 mm
szatkowanie paskowe max 2 mm,
szatkowanie paskowo-odcinkowe max 4 x 60 mm |
|
IV |
materiały tajne |
szerokość paska =< 2 mm, długość =< 15 mm
powierzchnia ogółem =< 30 mm
szatkowanie paskowo-odcinkowe max 2 x 15 mm |
|
V |
materiały ściśle tajne, najwyższego utajnienia |
długość =< 13 mm, powierzchnia ogółem =< 10 mm
szatkowanie paskowo-odcinkowe max 0,8 x 12 mm |
©
Opracował:
mgr inż. Marek ANZEL
|
