ARCHIWIZACJA I NISZCZENIE DOKUMENTÓW

Artykuł ten poświęcam przede wszystkim sferze niemundurowej, gdzie obowiązujące przepisy i instrukcje jasno precyzują zasady archiwizowania dokumentacji.
Praktycznie wszystkie państwowe i niepaństwowe jednostki organizacyjne są zobowiązane ustawowo do zapewnienia należytych warunków przechowywania materiałów archiwalnych, powstałych w wyniku ich działalności.

W żadnym wypadku nie wolno mylić rzeczowej klasyfikacji oraz kwalifikacji materiałów pod względem archiwalnym z ich klasyfikowaniem, czyli nadawaniem klauzul tajności. To dwie odrębne sprawy, bowiem materiał archiwalny mogą stanowić zarówno dokumenty jawne jak i niejawne.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Ogólnie sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji dzieli się na:
- "A" - kategoria archiwalna dokumentacji stanowiąca materiały archiwalne.
- "B" kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

Cała działalność związana z archiwizacją powinna być uzgadniana z przedstawicielami archiwów państwowych.
Dotyczy to przede wszystkim:
- sporządzania „Wykazów akt”;
- przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
- brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Wykaz archiwów państwowych zawiera
załącznik nr 1.

Wykazy akt
stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

Przykładowy „Wykaz akt typowych” dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
Jednostki organizacyjne – niepaństwowe stosują również przykładowy wykaz akt typowych, oraz wprowadzają w go w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowego archiwum państwowego.

Przekazanie akt do archiwum
odbywa się po powiadomieniu dyrektora właściwego miejscowego archiwum państwowego o takim zamiarze, na podstawie spisu zdawczo- odbiorczego.
Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:

- nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
- znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
- tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
- rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
- sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
- symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
- liczby stron w teczce.

Przekazywane materiały należy:
- przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
- umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
- zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.

Brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

Zgodę na brakowanie jednorazowe wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego natomiast na brakowanie generalne dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Do wniosku o zgodę jednorazową załącza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

Przy niszczeniu można korzystać z firm, które posiadają stosowne uprawnienia lub z odpowiednich niszczarek. Należy przy tym jednak pamiętać, iż w przypadku niszczenia dokumentów niejawnych obowiązują pewne normy, które przedstawiono w
załączniku nr 2.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1

WYKAZ ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie;
- Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie;
- Archiwum Główne Akt Dawnych;
- Archiwum Akt Nowych;
- Archiwum Dokumentacji Mechanicznej
- Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej;
- Archiwum Państwowe w Białymstoku;

- Oddział w Łomży;

- Archiwum Państwowe w Bydgoszczy;

- Oddział w Inowrocławiu;
- Ekspozytura w Chojnicach;

- Archiwum Państwowe w Częstochowie;
- Archiwum Państwowe w Elblągu (z siedzibą w Malborku);
- Archiwum Państwowe w Gdańsku;

- Oddział w Gdyni;

- Archiwum Państwowe w Kaliszu;
- Archiwum Państwowe w Katowicach;

- Oddział w Bielsku-Białej;
- Oddział w Cieszynie;
- Oddział w Gliwicach;
- Oddział w Oświęcimiu;
- Oddział w Pszczynie;
- Oddział w Raciborzu;
- Oddział w Żywcu;

- Archiwum Państwowe w Kielcach;

- Oddział w Jędrzejowie;
- Oddział w Pińczowie;
- Oddział w Sandomierzu;
- Oddział w Starachowicach;

- Archiwum Państwowe w Koszalinie;

- Oddział w Słupsku;
- Oddział w Szczecinku;

- Archiwum Państwowe w Krakowie;

- Oddział w Bochni;
- Oddział w Nowym Sączu;
- Oddział w Nowym Targu;
- Oddział w Tarnowie;
- Ekspozytura w Spytkowicach;

- Archiwum Państwowe w Lesznie;
- Archiwum Państwowe w Lublinie;

- Oddział w Chełmie;
- Oddział w Kraśniku;
- Oddział w Radzyniu Podlaskim;

- Archiwum Państwowe w Łodzi;

- Oddział w Pabianicach;
- Oddział w Sieradzu;

- Archiwum Państwowe w Olsztynie;

- Oddział w Mrągowie;
- Oddział w Nidzicy;

- Archiwum Państwowe w Opolu;
- Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim;

- Oddział w Tomaszowie Mazowieckim;

- Archiwum Państwowe w Płocku;

- Oddział w Kutnie;
- Oddział w Łęczycy;

- Archiwum Państwowe w Poznaniu;

- Oddział w Gnieźnie;
- Oddział w Koninie;
- Oddział w Pile;

- Archiwum Państwowe w Przemyślu;
- Archiwum Państwowe w Radomiu;
- Archiwum Państwowe w Rzeszowie;

- Oddział w Sanoku;
- Oddział w Skołyszynie;

- Archiwum Państwowe w Siedlcach;
- Archiwum Państwowe w Suwałkach;

- Oddział w Ełku;

- Archiwum Państwowe w Szczecinie;

- Oddział w Gorzowie Wielkopolskim;
- Oddział w Płotach;
- Oddział w Stargardzie Szczecińskim;
- Ekspozytura w Strzmielu;

- Archiwum Państwowe w Toruniu;

- Oddział we Włocławku;

- Archiwum Państwowe m. st. Warszawy;

- Oddział w Grodzisku Mazowieckim;
- Oddział w Łowiczu;
- Oddział w Mławie;
- Oddział w Otwocku;
- Oddział w Pułtusku;
- Ekspozytura w Nidzicy;

- Archiwum Państwowe we Wrocławiu;

- Oddział w Jeleniej Górze;
- Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim;
- Oddział w Legnicy;
- Oddział w Lubaniu;

- Archiwum Państwowe w Zamościu;
- Archiwum Państwowe w Zielonej Górze z siedzibą w Starym Kisielinie;

- Oddział w Wilkowie;
- Oddział w Żarach;

 

Załącznik nr 2

 

NORMA DIN 32757

KLASA

TAJNOŚCI

DOKUMENTY

WYMAGANIA

 I

materiały ogólne, korespondencja

długość nielimitowana, powierzchnia ogółem =< 2000 mm

szatkowanie paskowe max 12 mm

 II

korespondencja wewnętrzna

długość nielimitowana, powierzchnia ogółem =< 800 mm.

szatkowanie paskowe max 6 mm

 III

materiały poufne

powierzchnia ogółem =< 594 mm,
szerokość paska =< 4 mm, długość =< 80 mm
powierzchnia ogółem =< 320 mm

szatkowanie paskowe max 2 mm,

szatkowanie paskowo-odcinkowe max 4 x 60 mm

 IV

materiały tajne

szerokość paska =< 2 mm, długość =< 15 mm
powierzchnia ogółem =< 30 mm

szatkowanie paskowo-odcinkowe max 2 x 15 mm

 V

materiały ściśle tajne, najwyższego utajnienia

długość =< 13 mm, powierzchnia ogółem =< 10 mm

szatkowanie paskowo-odcinkowe max 0,8 x 12 mm

 
©
  Opracował: 
mgr inż. Marek ANZEL