|
W 2009 roku minie 10 lat od chwili wejścia w życie ustawy z
dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (UOIN),
a tym samym rozpocznie się czas w którym pełnomocnicy ochrony
staną przed poważnym dylematem w zakresie dalszego
postępowania z aktami zakończonych postępowań sprawdzających
(teczki APS).
Obowiązująca ustawa, a także akty wykonawcze nic nie mówią na
temat czasu przechowywania teczek APS, czyli ich kategorii
archiwalnej. Pojawia się zatem pytanie, kiedy niszczyć te
dokumenty, teczki? Czy w ogóle je niszczyć? A jeśli nie, to
jak długo je przechowywać?
W aktach normatywno prawnych, dotyczących problematyki ochrony
informacji niejawnych, nie znajdziemy również wskazówek na
temat weryfikacji klauzul tajności ankietom bezpieczeństwa
osobowego po upływie ustawowego czasu ochrony, a co za tym
idzie ustawowego czasu ochrony teczki APS, jako niejawnego
zbioru. Czy przedłużać czasy ochrony, czy ujawniać dokumenty?
Inny problem to rozwiązanie, zniesienie, likwidacja,
przekształcenie lub reorganizacja podmiotu gospodarczego
(jednostki organizacyjnej), a czasami likwidacja tylko samego
pionu ochrony. Co począć z teczkami zakończonych akt
postępowań sprawdzających w takich przypadkach? Zniszczyć?! A
może komuś przekazać?!
To właśnie tym zagadnieniom pragnę poświęcić niniejszy
artykuł.
1. Kategorie archiwalne APS.
Zgodnie z postanowieniami zawartymi w ustawie z dnia 14 lipca
1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.
Nr 171 z 2002 r., poz. 1396, z późn. zm.) oraz aktem
wykonawczym - Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16
września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją,
zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
(Dz. U. Nr 167 z 2002 r., poz. 1375), każda jednostka
organizacyjna zobligowana jest do rzeczowej klasyfikacji oraz
kwalifikacji dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania, według jednolitych rzeczowych wykazów akt.
Zasada dotyczy również teczek zakończonych akt postępowań
sprawdzających.
We wstępie, zadałem pytanie: do jakiej kategorii archiwalnej
zakwalifikować teczki APS?
Po konsultacji z archiwistami, proponuję aby przedmiotowe
teczki kwalifikować do kategorii „B-10”. Na taką decyzję wpływ
ma niewątpliwie ważność poświadczenia bezpieczeństwa, które po
nowelizacji ustawy o ochronie informacji niejawnych ważne jest
zawsze przez okres 10 lat (nawet wydawane przez SOP w wyniku
specjalnego postępowania sprawdzającego, ponieważ obowiązuje
zasada „kaskadowości” uprawniająca osobę sprawdzaną do dostępu
do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową przez
okres 10 lat).
Co prawda, symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się
kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która
po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu, jednakże dopiero po utracie przez dokumentację
praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub
jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.
Powyższy zapis ma niezwykle istotne znaczenie, bowiem po
nowelizacji UOIN nie zawsze będziemy mogli zniszczyć teczki
APS bezpośrednio po upływie wskazanego okresu przechowywania
(np. po 10 latach). Sytuacja dotyczyć będzie przede wszystkim
teczek osób, wobec których przeprowadzono kolejne
postępowanie sprawdzające. W kolejnej (np. drugiej) ankiecie
bezpieczeństwa osobowego tych osób nie znajdą się bowiem
wszystkie informacje. Przy kolejnym postępowaniu
sprawdzającym, osoby sprawdzane częstokroć odnosić się będą
wyłącznie do okresu począwszy od daty wypełnienia poprzedniej
ankiety do dnia wypełnienia następnej ankiety i wpisywać będą
sformułowanie: „bez zmian”. Zatem informacja źródłowa
zachowana będzie jedynie w poprzednio wypełnionej ankiecie
(przed np. 10 laty).
Według opinii specjalistów z Archiwum Państwowego, jeśli w
trakcie kolejnego postępowania sprawdzającego w nowej ankiecie
znajdą się wyżej wymienione sformułowania „bez zmian”, wówczas
pierwotna ankieta (a tym samym cała teczka APS) stanowić
będzie materiał źródłowy dla kolejnego postępowania
sprawdzającego. Z tego też względu okres przechowywania
pierwotnych akt liczy się jakby od początku (w omawianym
przypadku kolejne 10 lat).
2. Weryfikacja teczek APS.
Zbiorom dokumentów „przyznaje się klauzulę tajności co
najmniej równą najwyżej zaklasyfikowanej informacji lub
najwyższej klauzuli w zbiorze”. Teczki APS zawierają co
najmniej jeden niejawny dokument (np. ankietę bezpieczeństwa
osobowego), dlatego cała teczka winna być oznaczona klauzulą
tajności.
Zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie
informacji niejawnych informacje niejawne stanowiące tajemnicę
służbową podlegają ochronie przez okres 2 lat (Zastrzeżone) i
5 lat (Poufne), W związku z tym materiały (dokumenty, teczki
itp.) winny być poddawane okresowym przeglądom, w trakcie
których podejmowana jest decyzja o ich ujawnieniu bądź
o przedłużeniu czasu ochrony. Zgodnie z Art. 25 ust. 4
przywoływanej ustawy, przeglądu dokonuje osoba upoważniona do
podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument
materiału (ewentualnie następca prawny – Art. 25 ust. 6). Jak
wiemy ankieta podpisywana jest między innymi przez
pełnomocnika ochrony, w związku z powyższym to on może, po
dokonaniu przeglądu materiałów zawartych w teczce APS,
przedłużać okres ochrony tych informacji na kolejne okresy
...”. W tym miejscu warto przypomnieć, że zgodnie z Art. 25
ww. ustawy, przeglądu materiałów niejawnych stanowiących
tajemnicę służbową dokonuje się przed upływem ustawowego
terminu ich ochrony.
W dalszym ciągu pozostaje pytanie – Czy warto przedłużać czas
ochrony dokumentom niejawnym zawartym w teczce APS? Czy nie
lepiej, po upływie ustawowego czasu ochrony, ujawnić je z mocy
ustawy? Moim zdaniem, należy ujawnić z mocy ustawy! Teczki APS
przecież i tak będą chronione na mocy ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz.U.2002.101.926 z późn. zm.). A poza tym, ustawa z dnia 22
stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych, wyjątkowo
ściśle reguluje zasady przechowywania
i udostępniania tych dokumentów. Dlatego nie widzę żadnej
przesłanki ani potrzeby do utrzymywania klauzuli tajności
na opisywanych dokumentach poza podstawowy czas ochrony
wyznaczony ustawą.
Chcę przypomnieć, że zniesienie klauzul tajności dokonuje się
zgodnie z §6 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 5 października 2005 roku w sprawie sposobu oznaczania
materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także
zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz.U.2005.205.1696).
3. Przechowywanie teczek APS.
Zasady przechowywania zakończonych akt postępowań
sprawdzających reguluje Art. 42 UOIN. Artykuł jasno precyzuje,
iż mają być przechowywane, „jako wyodrębniona część w
archiwach służb, które przeprowadziły te postępowania”,
natomiast „akta zakończonych postępowań sprawdzających
prowadzonych w odniesieniu do osób ubiegających się o
stanowisko lub zlecenie pracy, z którymi łączy się dostęp do
informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową, są
przechowywane przez pełnomocnika ochrony”.
Z zacytowanego przepisu jednoznacznie wynika, iż zakończonych
teczek APS pełnomocnik ochrony nie ma prawa przekazywać do
archiwum zakładowego, czy też innego podmiotu zajmującego się
składowaniem (przechowywaniem) akt. Teczki APS do czasu ich
zniszczenia musi przechowywać wyłącznie pełnomocnik ochrony
(lub jego następca prawny).
4. Rozwiązanie, reorganizacja
jednostki organizacyjnej.
W mojej ocenie poważny problem w zakresie postępowania z
teczkami APS mają (lub będą mieli) pełnomocnicy ochrony z
podmiotów (jednostek organizacyjnych), które w wyniku np.
przebranżowienia lub braku środków finansowych na płace,
likwidują pion ochrony. W Art. 42 ust. 4 UOIN właściwie
przewidziano taką sytuację, ale jednoznacznie nie określono,
co zrobić z aktami zakończonych postępowań sprawdzających,
jeśli jednostka organizacyjna zaprzestała działalności
związanej z dostępem do informacji niejawnych. Wiadomo, że w
przedstawionej sytuacji likwidacji podlega pion ochrony.
Wiadomym jest również, że z dokumentacją archiwalną i
niearchiwalną postępuje się według przepisów archiwalnych
(wydzielenie materiałów archiwalnych celem przekazania do
archiwum, wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej celem
przekazania następcy prawnemu lub do zniszczenia itp.).
Jednakże z teczkami APS nie można postąpić na ogólnie
obowiązujących zasadach. Są to jednak akta, z którymi należy
postępować w sposób szczególny, według zasad określonych w
UOIN.
W przytoczonym Art. 42 ust. 4 UOIN zapisano: „w przypadku
rozwiązania, zniesienia, likwidacji, przekształcenia lub
reorganizacji jednostki organizacyjnej akta te przejmuje jej
następca prawny, a w jego braku – właściwa służba ochrony
państwa”.
Moim zdaniem w rozpatrywanej sytuacji (likwidacja pionu
ochrony!) nie można mówić o jakimkolwiek prawnym następcy. Już
ustawowo „restrykcyjne” ograniczenie osób, którym pełnomocnik
może udostępnić zakończone APS-y do wglądu (Art. 42 ust. 3
UOIN) wskazuje, iż nawet kierownik jednostki organizacyjnej
nie może być rozpatrywany w kategorii następcy prawnego!
Dla mnie jedynie słusznym i zasadnym wydaje się przekazanie
zakończonych akt postępowań sprawdzających właściwej służbie
ochrony państwa.
Chciałbym jednak podkreślić, iż jest to moja interpretacja
artykułów ustawy, a „ostateczny werdykt” w przedmiotowej
sprawie powinny wydać biura prawne służb ochrony państwa.
Opracował: mgr inż. Marek ANZEL
|
